Den meisten Rechnungsausstellern wie auch -empfängern sind die neuen Regelungen zu digitalen Rechnungen unbekannt. Wer Rechnungen per E-Mail verschicken möchte, steht vor einem großen Problem, denn viele wissen nicht, welche Voraussetzungen für den rechtmäßigen Vorsteuerabzug digitaler Rechnungen bei Sender und Empfänger erfüllt sein müssen. Die Redaktion von Rechnungswesen-Portal.de hat sich mit häufigen Fragen zu diesem Thema befasst und stellt im Folgenden die Ergebnisse bereit. Auch die Änderungen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 werden anschließend berücksichtigt.
1. Welche Anforderungen werden derzeit an PDF-Rechnungen gestellt? Welche Verpflichtungen haben dabei Sender und Empfänger? Wie sieht die rechtmäßige Archivierung auf beiden Seiten aus?
Insbesondere durch die starren Regelungen der Umsatzsteuerrichtlinien entsteht ein großer Verwaltungsaufwand. Die UStR 184a Abs. 1 sowie § 14 Abs. 1 UStG setzen bspw. eine formlose Zustimmung des Empfängers für den Versand digitaler Rechnungen voraus. Zu beachten ist dabei, dass ein Nachweis über die Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts vorliegen muss, um eine Manipulation ausschließen zu können. Dies kann mithilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder über das EDI-Verfahren bestätigt werden (§ 14 Abs. 3 UStG). Auch diese Schritte müssen lt. § 145 AO in angemessener Zeit nachprüfbar sein und auf einem nicht wiederbeschreibbaren Datenträger erfasst werden. Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) müssen eingehalten werden.
Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 muss ebenso sichergestellt werden, dass der Inhalt der Rechnung unversehrt und die Identität des Rechnungsausstellers gesichert ist. Anstelle der digitalen Signatur sollen dies innerbetriebliche Kontrollverfahren garantieren. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann auf die elektronische Signatur verzichtet werden. Die Zustimmung des Empfängers sowie die Aufbewahrungspflichten gelten weiterhin.
Anzeige
2. Auch Fax-Rechnungen werden lt. UStG anerkannt. Weshalb werden ausgedruckte PDF-Rechnungen nicht wie Faxe behandelt? Wo liegt der Unterschied zum empfangenen Fax?
Als elektronisch übermittelt gelten auch von Fax zu Fax übermittelte Rechnungen. Diese berechtigen den Empfänger zum Vorsteuerabzug, da die Echtheit dort nicht in Frage gestellt wird (184a Abs. 5 UStR). Anders sieht es aus, wenn ein Computer bei der Versendung beteiligt ist. Vor Gültigkeit des Steuervereinfachungsgesetzes konnten in diesem Fall Unversehrtheit und Echtheit nicht mehr gewährleistet werden. Der Sender musste, wie bei der E-Mail auch, auf eine qualifizierte elektronische Signatur achten, welche der Empfänger wiederum aufbewahren muss (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG).
Eine Ausnahme stellten Online-Fahrausweise dar, die nicht mit einer elektronischen Signatur abgesichert sein mussten (§ 34 UStDV). Der Vorsteuerabzug wurde bei diesen elektronischen Rechnungen nicht versagt, wenn sichergestellt war, dass eine Kontobelastung erfolgt ist (Abschnitt 184a Abs. 5 UStR).
Da Rechnungen, die nach dem 30.06.2011 ausgestellt wurden, nun auch ohne elektronische Signatur versendet werden dürfen, entfällt auch die unterschiedliche Behandlung von Fax und Rechnung.
3. Wie sieht zurzeit die Prüfungspraxis aus? Werden PDF-Rechnungen ohne Signatur durchgängig nicht anerkannt und Vorsteuerabzüge versagt? Ist in diesem Fall eine Nachforderung von Postrechnungen ausreichend?
Insofern die Rechnung nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde, waren die Voraussetzungen von § 14 UStG vor dem 1. Juli 2011 nicht erfüllt und Empfänger durften keine Vorsteuer abziehen. Eine Nachforderung von postalischen Rechnungen sollte stets möglich sein. Es bestand sogar ein zivilrechtlicher Anspruch, welcher nach Abschnitt 183 Abs. 5 UStR vor einem ordentlichen Gericht geltend zu machen war. Zu bedenken ist jedoch, dass über Steuerprüfungen der Rechnungssteller auch herauszufinden ist, ob lediglich unsignierte PDF-Rechnungen versendet wurden. Folglich konnten auch Rechnungsempfänger Schwierigkeiten mit dem Vorsteuerabzug bekommen. Aus diesem Grund sollte bei jeder Rechnung eine Signatur vorliegen oder eine postalische Rechnung nachgefordert werden.
Mit Beschluss vom 1. November 2011 ist der Vorsteuerabzug auch bei elektronischen Rechnungen gestattet, unter der Bedingung, dass interne Kontrollmaßnahmen durchgeführt und die Voraussetzungen des § 14 ff. UStG erfüllt werden.
4. Was kann getan werden, um einen besseren Schutz für Rechnungsempfänger vor nicht genehmigten PDF-Rechnungen zu gewährleisten?
Der günstigste Fall für die vielen betroffenen Unternehmen war eine schnelle Lockerung der Richtlinien zur digitalen Signatur. Diese ist mit dem Steuervereinfachungsgesetz rückwirkend für Rechnungen ab dem 1. Juli 2011 eingetreten. Doch auch nach diesen Regelungen muss das Einverständnis des Empfängers zum digitalen Rechnungsempfang vorliegen.
Tatsächlich gibt es Firmen, die sogar nur einen Online-Link zur Rechnung mitteilen und auf elektronischen oder postalischen Versand vollkommen verzichten. Helfen kann dabei ein genaues Beachten der Vertragsgrundlagen bzgl. des Rechnungsversandes. Wer dennoch vollkommen auf digitale Rechnungen verzichten möchte, kann bei dem Rechnungsaussteller eine Umschaltung auf Briefrechnungen vornehmen lassen.
5. Gibt es bereits Initiativen zur vereinfachten Versendung von PDF-Rechnungen? Sind demnächst Gesetzesänderungen geplant?
Am 28. Januar 2009 hat die Europäische Kommission eine Richtlinie zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungslegungsvorschriften vorgeschlagen. Der Richtlinienvorschlag KOM (2009) 21 soll zum 1. Januar 2013 in Kraft treten, wobei Einstimmigkeit im Rat der Wirtschafts- und Finanzminister nötig ist. Vorgeschlagen wurde u. a. eine Angleichung von Papier- und elektronischen Rechnungen, sodass auf Signaturen verzichtet werden kann. Zudem soll die Archivierungsfrist auf sechs Jahre herabgesetzt werden. Kurzfristige Änderungen waren lt. Bundesministerium der Finanzen im Umsatzsteuerrecht nicht geplant.
Am 1. November 2011 wurde schließlich das Steuervereinfachungsgesetz 2011 veröffentlicht. Mit diesem wurden die Hürden für die Versendung von digitalen Rechnungen merklich verringert. Der Rechnungsaussteller hat nun die Wahl zwischen mehreren Versandarten wie z. B. E-Mail, Download, Fax oder mit der vorher schon zugelassen elektronischen Signatur bzw. EDI-Verfahren.
Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter
Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten und Urteile aus dem Rechnungswesen und Steuern. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>
Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>
Kommentar zum Fachbeitrag abgeben
Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!
Buchführung, Bilanzierung und Rechnungswesen bilden den Schwerpunkt der News und Fachbeiträge im Newsletter. Daneben werden ERP- bzw. Buchführungssoftware, Rechnungswesen- Seminare und Tagungen für Buchhalter bzw. Bilanzbuchhalter, Stellenangebote und Literaturtipps vorgestellt. zur Newsletter-Anmeldung >>
Werden Sie Mitglied in einer großen Buchhalter-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Forum für Rechnungswesen und Buchhaltung.
Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Rechnungswesen. Zu den Stellenanzeigen >>
Sie suchen einen Buchhalter oder Bilanzbuchhalter? Mit einer Stellenanzeige auf Rechnungswesen-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>
Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.
Mitgliedschaft wahlweise für nur 119,- EUR inkl. MwSt. im Jahr oder 12,- EUR im Monat! Studenten und Auszubildende 39,- EUR für zwei Jahre! Kein Abonnement! Weitere Informationen >>
Wie zufrieden sind Sie mit uns?
Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>
Fachbeitrag veröffentlichen?
Sie sind Autor von Fachbeiträgen mit Controlling-bzw. Rechnungswesen-Thema? Gerne veröffentlichen oder vermarkten wir ihren Fachbeitrag. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. jetzt Mitmachen >>
Talentpool - Jobwechsel einfach!
Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.
Buch-Vorstellungen
Kennzahlen-Guide
Über 200 Kennzahlen aus Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.
Jede Kennzahl wird in diesem Buch ausführlich erläutert. Neben der Formel wird eine Beispielrechnung aufgeführt. Für viele branchenneutrale Kennzahlen stehen Zielwerte bzw. Orientierungshilfen für eine Bewertung zur Verfügung. Für die genannten Bereiche hat die Redaktion von Controlling-Portal.de jeweils spezialisierte Experten als Autoren gewonnen, die auf dem jeweiligen Gebiet über umfangreiche Praxiserfahrung verfügen.
Wie erstelle ich ein Tacho- oder Ampel-Diagramm? Wie kann ich Abweichungen in Tabellen ansprechend visualisieren? Das wird Ihnen hier anschaulich erklärt.
Viel ist zum Berichtswesen oder Reporting schon geschrieben worden. Dennoch zeigen Umfragen, dass rund 50 Prozent der Empfänger von Berichten mit dem Reporting nicht zufrieden sind. Jörgen Erichsen erklärt in diesem Buch die Bedeutung und die Handhabung des Berichtswesens speziell für kleinere Betriebe. Mit zahlreichen Beschreibungen, Beispielen und Checklisten.
Buchhalter (m/w/d)
Innovation und Tradition zeichnet die Firma Emil Kiessling aus. Nahezu seit 75 Jahren basiert der Erfolg des Unternehmens ganz wesentlich auf dem großen Know-How in Forschung und Entwicklung hochwertiger Kosmetikprodukte. Die Schwerpunkte liegen in den Bereichen Sonnenkosmetik, Haarfarbe und Haar... Mehr Infos >>
Lohn- und Gehaltsbuchhalter*in (d/w/m)
Jedes Kind hat das Recht auf eine Zukunft. In Deutschland und weltweit arbeiten wir als größte unabhängige Kinderrechtsorganisation mit aller Kraft dafür, dass Kinder gesund aufwachsen, lernen können und geschützt werden, auch in Krisenzeiten. In unseren Projekten beteiligen wir sie und setzen un... Mehr Infos >>
Buchhalter*in für die Hauptbuchhaltung
Der rbb bietet als eines der größten Medienunternehmen der Region vielfältige Fernseh-, Radio- und Onlineangebote aus Berlin und Brandenburg. Er gehört zur Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD). Mehr Infos >>
Sachbearbeiter/in (m/w/d) Rechnungswesen
Lösungen der Heraeus Gruppe sorgen für schnelleres Internet, befreien Wasser von Keimen und lassen Herzen im richtigen Takt schlagen. Als ein breit diversifiziertes und weltweit führendes Technologie- und Familienunternehmen verbinden wir Materialexpertise und Technologieführerschaft und s... Mehr Infos >>
Sachbearbeitung (m/w/d) Rechnungswesen und Vergabe
Der Landkreis Stade (rd. 200.000 Einwohnende) liegt im Norden Niedersachsens in direkter Nachbarschaft zur Hansestadt Hamburg und ist Teil der Metropolregion Hamburg; die Kreisverwaltung hat ihren Sitz in der Hansestadt Stade. Ein wohnortnahes breites Angebot an allgemein- und berufsbilde... Mehr Infos >>
Senior Accountant
GOhiring ist die führende Software-Lösung für automatisiertes Jobposting und Recruiting Analytics. Mit unserem Tool managen Recruiter:innen den gesamten Jobposting-Prozess an einem Ort – von datengetriebenen Multiposting-Kampagnen bis hin zur tiefgehenden Analyse entlang der Candidate-Journey. GO... Mehr Infos >>
Referent* Konzernsteuern / Steuerreferent
Unsere Abteilungen Controlling, Treasury, Rechnungswesen und Steuern sind eng miteinander verzahnt. Wir steuern den nationalen und internationalen Zahlungsstrom, managen finanzwirtschaftliche Risiken und bilden Schnittstellen zu Banken und dem Kapitalmarkt. Dabei behalten wir unsere wirtschaftlic... Mehr Infos >>
Referent* Konzernrechnungswesen
Unsere Abteilungen Controlling, Treasury, Rechnungswesen und Steuern sind eng miteinander verzahnt. Wir steuern den nationalen und internationalen Zahlungsstrom, managen finanzwirtschaftliche Risiken und bilden Schnittstellen zu Banken und dem Kapitalmarkt. Dabei behalten wir unsere wirtschaftlic... Mehr Infos >>
Neu!Ihre Werbung hier. JetztBanner oder Tipp-Anzeige auf Klick-Basis buchen.Weitere Infos hier >>
JOB- Letter
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.
Softwaretipp: Quick-Lohn
Erledigen Sie Ihre Lohnabrechnung im Handumdrehen selbst mit Quick-Lohn und versenden alle Meldungen an die Krankenkassen, das Finanzamt und die Unfallversicherung direkt aus dem Programm. Auch für Baulohn. Probieren Sie Quick-Lohn gratis und völlig unverbindlich 3 Monate lang aus. Es ist keine Kündigung nötig! Weitere Informationen >>
Software-Tipps
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungspotenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Mehr Informationen >>
Mit XTravel rechnen Sie Ihre Reisekostenschnell und kostengünstig ab. XTravel enthält zahlreiche Plausibilitätsprüfungen, alle gesetzlichen Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen (In- und Ausland) und ist konfigurierbar, so dass Sie unternehmensspezifische Merkmale einrichten können. Mehr Infos >>
Planung und Controlling leichtgemacht: Excel your Budget ist speziell konzipiert für kleine bis mittelständische Unternehmen und Selbstständige. Excel your Budget ist eine schlanke, leicht verständliche Lösung zum Planen, Budgetieren und Analysieren der Geschäftsentwicklung. Mehr Infos >>
Buch-Tipp
Dashboards mit Excel im Controlling Tipps, Charts und Diagramme für Ihre tägliche Arbeit mit Microsoft Excel® im Controlling. Präsentiert von Controlling-Portal.de. Sogenannte Dashboards werden heute vom Management erwartet. Möglichst auf einem Blatt sollen alle wichtigen Kennzahlen auf einem Blick erfassbar sein.
Dafür muss der Controller sparsam mit Tabellen umgehen und Abweichungen sowie Zahlenreihen ansprechend visualisieren. Dabei kommen u. a. Tacho- und Ampeldiagramme sowie Sparklines zum Einsatz. E-Book (PDF) für 24,90 EUR. oder Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR,
Mehr Infos >>
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. Mehr Informationen >>
Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damitschnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>
Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden. Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen Management. Mehr Informationen>>
Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EURMehr Infos und Download >>
Software-Tipp
Reisekostenabrechnung leicht gemacht. Erstellen Sie einfach und übersichtlich Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitern mit diesem Excel-Tool. Automatische Berechnungen anhand von Pauschalen, durckfähige Abrechnungen umd einfache Belegverwaltung. Mehr Infos >>
Excel Tool
Anlagenverwaltung in Excel: Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert, Abschreibungen und Rest- Buchwerte ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Eine AfA- Tabelle, mit der Sie die Nutzungsdauer ihrer Anlagegüter ermitteln können, ist integriert. mehr Informationen >>