PDF-Rechnungen und die digitale Signatur

Änderungen durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011

Den meisten Rechnungsausstellern wie auch -empfängern sind die neuen Regelungen zu digitalen Rechnungen unbekannt. Wer Rechnungen per E-Mail verschicken möchte, steht vor einem großen Problem, denn viele wissen nicht, welche Voraussetzungen für den rechtmäßigen Vorsteuerabzug digitaler Rechnungen bei Sender und Empfänger erfüllt sein müssen. Die Redaktion von Rechnungswesen-Portal.de hat sich mit häufigen Fragen zu diesem Thema befasst und stellt im Folgenden die Ergebnisse bereit. Auch die Änderungen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 werden anschließend berücksichtigt.

1. Welche Anforderungen werden derzeit an PDF-Rechnungen gestellt? Welche Verpflichtungen haben dabei Sender und Empfänger? Wie sieht die rechtmäßige Archivierung auf beiden Seiten aus?

Insbesondere durch die starren Regelungen der Umsatzsteuerrichtlinien entsteht ein großer Verwaltungsaufwand. Die UStR 184a Abs. 1 sowie § 14 Abs. 1 UStG setzen bspw. eine formlose Zustimmung des Empfängers für den Versand digitaler Rechnungen voraus. Zu beachten ist dabei, dass ein Nachweis über die Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts vorliegen muss, um eine Manipulation ausschließen zu können. Dies kann mithilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder über das EDI-Verfahren bestätigt werden (§ 14 Abs. 3 UStG). Auch diese Schritte müssen lt. § 145 AO in angemessener Zeit nachprüfbar sein und auf einem nicht wiederbeschreibbaren Datenträger erfasst werden. Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) müssen eingehalten werden.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 muss ebenso sichergestellt werden, dass der Inhalt der Rechnung unversehrt und die Identität des Rechnungsausstellers gesichert ist. Anstelle der digitalen Signatur sollen dies innerbetriebliche Kontrollverfahren garantieren. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann auf die elektronische Signatur verzichtet werden. Die Zustimmung des Empfängers sowie die Aufbewahrungspflichten gelten weiterhin. 

2. Auch Fax-Rechnungen werden lt. UStG anerkannt. Weshalb werden ausgedruckte PDF-Rechnungen nicht wie Faxe behandelt? Wo liegt der Unterschied zum empfangenen Fax?


Als elektronisch übermittelt gelten auch von Fax zu Fax übermittelte Rechnungen. Diese berechtigen den Empfänger zum Vorsteuerabzug, da die Echtheit dort nicht in Frage gestellt wird (184a Abs. 5 UStR). Anders sieht es aus, wenn ein Computer bei der Versendung beteiligt ist. Vor Gültigkeit des Steuervereinfachungsgesetzes konnten in diesem Fall Unversehrtheit und Echtheit nicht mehr gewährleistet werden. Der Sender musste, wie bei der E-Mail auch, auf eine qualifizierte elektronische Signatur achten, welche der Empfänger wiederum aufbewahren muss (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG).

Eine Ausnahme stellten Online-Fahrausweise dar, die nicht mit einer elektronischen Signatur abgesichert sein mussten (§ 34 UStDV). Der Vorsteuerabzug wurde bei diesen elektronischen Rechnungen nicht versagt, wenn sichergestellt war, dass eine Kontobelastung erfolgt ist (Abschnitt 184a Abs. 5 UStR). 

Da Rechnungen, die nach dem 30.06.2011 ausgestellt wurden, nun auch ohne elektronische Signatur versendet werden dürfen, entfällt auch die unterschiedliche Behandlung von Fax und Rechnung.


3. Wie sieht zurzeit die Prüfungspraxis aus? Werden PDF-Rechnungen ohne Signatur durchgängig nicht anerkannt und Vorsteuerabzüge versagt? Ist in diesem Fall eine Nachforderung von Postrechnungen ausreichend?


Insofern die Rechnung nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde, waren die Voraussetzungen von § 14 UStG vor dem 1. Juli 2011 nicht erfüllt und Empfänger durften keine Vorsteuer abziehen. Eine Nachforderung von postalischen Rechnungen sollte stets möglich sein. Es bestand sogar ein zivilrechtlicher Anspruch, welcher nach Abschnitt 183 Abs. 5 UStR vor einem ordentlichen Gericht geltend zu machen war. Zu bedenken ist jedoch, dass über Steuerprüfungen der Rechnungssteller auch herauszufinden ist, ob lediglich unsignierte PDF-Rechnungen versendet wurden. Folglich konnten auch Rechnungsempfänger Schwierigkeiten mit dem Vorsteuerabzug bekommen. Aus diesem Grund sollte bei jeder Rechnung eine Signatur vorliegen oder eine postalische Rechnung nachgefordert werden.

Mit Beschluss vom 1. November 2011 ist der Vorsteuerabzug auch bei elektronischen Rechnungen gestattet, unter der Bedingung, dass interne Kontrollmaßnahmen durchgeführt und die Voraussetzungen des § 14 ff. UStG erfüllt werden.



4. Was kann getan werden, um einen besseren Schutz für Rechnungsempfänger vor nicht genehmigten PDF-Rechnungen zu gewährleisten?


Der günstigste Fall für die vielen betroffenen Unternehmen war eine schnelle Lockerung der Richtlinien zur digitalen Signatur. Diese ist mit dem Steuervereinfachungsgesetz rückwirkend für Rechnungen ab dem 1. Juli 2011 eingetreten. Doch auch nach diesen Regelungen muss das Einverständnis des Empfängers zum digitalen Rechnungsempfang vorliegen.


Tatsächlich gibt es Firmen, die sogar nur einen Online-Link zur Rechnung mitteilen und auf elektronischen oder postalischen Versand vollkommen verzichten. Helfen kann dabei ein genaues Beachten der Vertragsgrundlagen bzgl. des Rechnungsversandes. Wer dennoch vollkommen auf digitale Rechnungen verzichten möchte, kann bei dem Rechnungsaussteller eine Umschaltung auf Briefrechnungen vornehmen lassen.


5. Gibt es bereits Initiativen zur vereinfachten Versendung von PDF-Rechnungen? Sind demnächst Gesetzesänderungen geplant?


Am 28. Januar 2009 hat die Europäische Kommission eine Richtlinie zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungslegungsvorschriften vorgeschlagen. Der Richtlinienvorschlag KOM (2009) 21 soll zum 1. Januar 2013 in Kraft treten, wobei Einstimmigkeit im Rat der Wirtschafts- und Finanzminister nötig ist. Vorgeschlagen wurde u. a. eine Angleichung von Papier- und elektronischen Rechnungen, sodass auf Signaturen verzichtet werden kann. Zudem soll die Archivierungsfrist auf sechs Jahre herabgesetzt werden. Kurzfristige Änderungen waren lt. Bundesministerium der Finanzen im Umsatzsteuerrecht nicht geplant.

Am 1. November 2011 wurde schließlich das Steuervereinfachungsgesetz 2011 veröffentlicht. Mit diesem wurden die Hürden für die Versendung von digitalen Rechnungen merklich verringert. Der Rechnungsaussteller hat nun die Wahl zwischen mehreren Versandarten wie z. B. E-Mail, Download, Fax oder mit der vorher schon zugelassen elektronischen Signatur bzw. EDI-Verfahren. 

Weitere Informationen erhalten Sie unter Elektronische Rechnungen - Freiräume nutzen, Fallstricke beachten >>


Quellen: 
AO,
UStG, UStR, UStDV
KOM (2009) 21
Richtlinie 2006/112/EG
GoBS, GDPdU
Steuervereinfachungsgesetz 2011

Aktualisiert am 9.01.2012

letzte Änderung Sarah Depold am 21.08.2018
Bild:  © adpic

Drucken RSS
Literaturhinweise
Weitere Fachbeiträge zum Thema

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Anzeige

Rechnungswesen- Newsletter

Buchführung, Bilanzierung und Rechnungswesen bilden den Schwerpunkt der News und Fachbeiträge im Newsletter. Daneben werden ERP- bzw. Buchführungssoftware, Rechnungswesen- Seminare und Tagungen für Buchhalter bzw. Bilanzbuchhalter, Stellenangebote und Literaturtipps vorgestellt.
zur Newsletter-Anmeldung >>
Anzeige

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Community

Community_Home.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhalter und und diskutieren ihre Fragen zu Rechnungswesen-Themen.
Anzeige

Neu - Controlling-Journal!

CJ_Muster_titel-190px.jpg
Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen.

Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>
Anzeige

Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>
Anzeige

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

rotstift_adpic_190px.jpg 
Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 5 kurze Fragen, die in 5 Minuten beantwortet sind!  zur Umfrage >>
Anzeige

Ihr Fachbeitrag

Autorin_pm_Jasper_Grahl.jpgGerne veröffentlichen wir auch ihren Fachbeitrag im Themenbereich Rechnungs- wesen oder betriebliche Steuern. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. Informationen dazu erhalten Sie in der Rubrik "Mitmachen" >>.
Anzeige

Software Tipp
Übersicht_Dashboard.pngSage Business Cloud Lohnabrechnung, eine intuitiv bedienbare Online-Lösung für die Lohnabrechnung mit 3rd Party Zugriff für Mitarbeiter oder Steuerberater.

Jetzt 30 Tage kostenlos testen.
Anzeige
Excel-Vorlagen-Shop.de
Anzeige

RS Liquiditätsplanung L

RS-Liquiditaetsplanung L.jpg
Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Klein- unternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Preis 20,- EUR. Mehr Informationen >>
Anzeige

Stellenmarkt

Leiter Accounting (m/w/d) - Konsumgüterindustrie
Unser Mandant, die Brauns-Heitmann GmbH in Warburg (Westf.), entwickelt, produziert und vertreibt seit der Gründung im Jahr 1874 Spezialmittel auf höchstem Qualitätsstandard für die Haushalts- und Wäschepflege, Dekorationsartikel sowie Lebens­mittel­farben. Am Firmensitz in Warburg sind a... Mehr Infos >>

Sachbearbeiter_in (w/m/d) zentrales Controlling / Kostenleistungsrechnung
Das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik betreibt für die Stadtverwaltung Frankfurt am Main die zentrale städtische Kommunikationsinfrastruktur (Rechenzentren, Datennetz) mit einer Vielzahl von zentralen Diensten (z. B. Maildienste, Webhosting, Internet-/ und Fax-Gateway... Mehr Infos >>

Bilanzbuchhalter (m/w/d)
Als erfolgreicher Fachgroßhandel mit Sortimentsschwerpunkten in den Bereichen Elektro-Installationen, Haus- und Lichttechnik sowie Heizung und Sanitär bieten wir Interessierten beste Chancen. An 30 Standorten im Norden und Westen Deutschlands sorgen insgesamt 750 Beschäftigte für zufriedene Kund... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>
Anzeige

JOB- Letter

 jobletter.jpg
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.
Anzeige

Softwaretipp: Quick-Lohn

Logo290122.png
Erledigen Sie Ihre Lohnabrechnung im Handumdrehen selbst mit Quick-Lohn und versenden alle Meldungen an die Krankenkassen, das Finanzamt und die Unfallversicherung direkt aus dem Programm. Auch für Baulohn. Probieren Sie Quick-Lohn gratis und völlig unverbindlich 3 Monate lang aus. Es ist keine Kündigung nötig! Weitere Informationen >>

Anzeige
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG
RS Plan - Unternehmensplanung leicht gemacht:


Erstellen Sie mit RS-Plan ganz einfach Ihre gesamte Unternehmensplanung!
Button__subThema.PNG
RS-Controlling-System f. EÜR:


Planen, analysieren und steuern Sie Ihr Unternehmen mit RS-Controlling-System f. EUR!
Button__subThema.PNG
RS-Investitionsrechner:



Ermitteln Sie ganz einfach den Kapitalwert Ihres Investitionsvorhabens!
Anzeige

Software

SD-Reisekosten
SD-Reisekosten hilft ihnen die Reisekostenabrechnung und die Führung eines Fahrtenbuch für mehrere Fahrzeuge zu erleichtern. Alle gesetzlichen Pauschalen und Länder werden berücksichtigt. Die Software spart Ihnen Zeit  und alle steuerlichen Möglichkeiten bei der Abrechnung zu nutzen. Dabe... Mehr Infos >>

Taxpool-Buchhalter Bilanz (EÜR und Bilanzierung)
Taxpool-Buchhalter Bilanz ist eine professionelle Buchhaltungssoftware und wurde speziell für eine leichte Bedienbarkeit optimiert. Sowohl die Eingabemasken als auch die Auswertungen können für den Benutzertyp 'Anfänger' oder 'Profi' angepasst werden. Zielgruppe: Unternehmen, die zur Bilanzier... Mehr Infos >>

Collmex
Nähere Informationen zu Collmex erhalten Sie direkt auf der Anbieterhompage >> Mehr Infos >>

Zum Buchhaltungssoftware-Verzeichnis >>
Anzeige

Software-Tipp

eurodata nr.1 lohn 290x120.jpg 
edlohn – webbasierte Lohn- und Gehaltsabrechnung mit eLohnakte, Archivierung  im eurodata Rechenzentrum, edtime/edpep für Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung. www.eurodata.de/steuerberater/lohnabrechnung
Anzeige

Excel-Tools

Exceltool für Bilanzanalytische und bilanzkritische Schwerpunkte finanzwirtschaftlicher Untersuchungen
Dieses leistungsstarke Exceltool unterstützt Sie in allen Belangen bei den Analysen der vergangenen, gegenwärtigen sowie zukünftigen Jahresabschlüssen und bei der Bereitstellung aller entscheidungs- und unternehmensrelevanten Informationen für das Management sowie für externe Adressaten wie zum B... Mehr Infos >>

Management Report - Kennzahlen analysieren
Mit der Excel Vorlage "Management Report" berichten Sie die Kennzahlen von 4 Bereichen auf Top-Line Ebene. Mehr Infos >>

Personalplanung mit Excel
Wie Sie Ihren Personalbestand analysieren, Ihren Personalbedarf planen, Kosten im Blick behalten und Personalmaßnahmen ableiten. Mit Excel-Vorlagen für die Personalplanung und zum Visualisieren der Kennzahlen. Mehr Infos >>

Zum Excel-Vorlagen-Verzeichnis >>
Anzeige

RS-Controlling-System für EÜR inkl. Liquiditätsplanung

Bericht5_pm_Jan_Prchal.jpg
Mit dem RS-Controlling-System für Einnahme-Überschuss-Rechnung steuern Sie erfolgreich ihr Unternehmen. Dieses Tool ermöglicht es Ihnen ihr Unternehmen zu planen, zu analysieren und zu steuern. Zusätzlich ermittelt das Tool einen Liquiditätsplan. Mehr Informationen >>
Anzeige

PLC Preiskalkulations- Tool 

laptop_rechner__pm_AndreyPopov_290px.jpg
Sie wollen ihr Produkt zum besten Preis verkaufen und sich dabei sicher sein, die eigenen Kosten mit einzuplanen?

Das PLC Preiskalkulations-Tool hilft Ihnen dabei. Es bietet umfangreiche Eingabemöglichkeiten und Zuschlagssätze um die bestehenden Kosten Ihres Unternehmens, sowie die Herstellungskosten für das Produkt direkt mit einzubeziehen.  Zum Shop >>
Anzeige

Seminar-Tipps

CA controller akademie®, Projektmanagement und -Controlling, Hotel Residence Starnberger See, Feldafing, 07.12.2020 3 Tage
Mehr Infos >>

CA controller akademie®, Stufe III - Berichtswesen & Kommunikation für Controller, Lindner Park-Hotel Hagenbeck, Hamburg, 26.10.2020 5 Tage
Mehr Infos >>

CA controller akademie®, Financial Due Diligence, Holiday Inn München Leuchtenbergring, München, 12.10.2020 2 Tage
Mehr Infos >>

B. W. L. - Betriebswirtschaft Wird Lebendig, Grundlagen Buchhaltung/Buchführung, Frankfurt a. M., 02.11.2020 3 Tage
Mehr Infos >>

CA controller akademie®, Stufe III - Berichtswesen & Kommunikation für Controller, Holiday Inn Munich Westpark, München, 27.07.2020 5 Tage
Mehr Infos >>

Zur Seminar-Datenbank >>
Anzeige

Excel-Aktien-Depot 

4_0-Excel_Aktien_Depot.jpg
Mit dieser Excel-Vorlage können Sie Ihre Aktien in Excel verwalten. Das Excel-Tool besteht aus drei verschiedenen Tabellenblättern: Das Blatt "Depot" dient der Verwaltung der einzelnen Aktienbestände. Es ist in zwei Bereiche aufgeteilt: Das "aktuelle Depot" sowie verkaufte Aktien unter "Historie". Im Tabellenblatt "Übersicht" werden automatische Zusammenfassung der Aktien-Vorgänge nach Kalenderjahren und der wichtigsten Kennzahlen festgehalten. Im Blatt "Parameter" werden Spesensätze für Kauf und Verkauf, Freistellungsauftrag, Vorjahres-GV-Topf und sonstige persönliche Einstellungen hinterlegt.  Zum Shop >>
Anzeige

Excel Tool

Anlagenverwaltung in Excel: Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert, Abschreibungen und Rest- Buchwerte ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Eine AfA- Tabelle, mit der Sie die Nutzungsdauer ihrer Anlagegüter ermitteln können, ist integriert. mehr Informationen >>
Anzeige

Bilanzbuchhalter werden !

Bilanzbuchhalter/in IHK ist die beliebteste Aufstiegsfortbildung für kaufmännische Praktiker aus allen Branchen.  Werden Sie mit einem sgd-Fernstudium in 21 Monaten Bilanzbuchhalter mit IHK-Abschluss. Nutzen Sie jetzt Ihre Chance >>
Anzeige

Excel-Vorlagen-Paket für Hausverwalter

4. Residualwertberechnung.jpg
Dieses Excel-Vorlagen-Paket enthält folgende Tools:
  • Nebenkostenabrechnung für Eigentumswohnung
  • Rendite – Berechnungsprogramm
  • Residualwertberechnung für eine Immobilie
  • Steuerberechnung für Immobilienanlage 
Zum Shop >>
Anzeige

RS-Investitionsrechner

RS-Investitionsrechner.jpg
Der RS- Investitionsrechner ermittelt Ihnen den Kapitalwert oder internen Zinsfuß für Ihre Investitions- vorhaben. Zusätzlich können Sie die Rentabilität und die Amortisations- zeit Ihres Investitionsvorhabens berechnen lassen. Excel- Tool bestellen >>
Anzeige

Experten-Tipp

diagramm-pm-stephen-rees.jpgWollen Sie ihre im Unternehmen eingesetzten Excel-Lösungen anpassen oder erweitern? Unser Excel-Experte berät und untersützt Sie zu den Produkten der RS-Reihe oder bei der Anpassung und Erweiterung ihrer eigener Excel-Lösungen. Mehr Infos >>
Anzeige

RS Toolpaket - Controlling

Excel-Tool_152x89px.jpgWir setzen für Sie den Rotstift an, sparen Sie mit unsrem RS Toolpaket - Controlling über 30% im Vergleich zum Einzelkauf. Die wichtigsten Controlling-Vorlagen in einem Paket (Planung, Bilanzanalyse, Investitionsrechnung, ...). Das Controllingpaket umfasst 6 Excel-Tools für Ihre Arbeit! mehr Infos >>
Anzeige

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR Mehr Informationen >>
Anzeige

RS-Bilanzanalyse

RS-Bilanzanalyse.jpgBilanzanalyse- Tool (Kennzahlen- Berechnung): Umfangreiches Excel- Tool zur Berechnung der wichtigsten branchenunabhängigen Kennzahlen aus Bilanz und G+V. Es werden Berichte generiert, die die Liquiditäts-, Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens im 5 Jahresvergleich darstellen.
Excel- Tool bestellen >>