Gerade selbstständige Unternehmer müssen jeden Monat den präzisen Überblick über alle ein- und ausgehenden Finanzströme behalten. In früheren Zeiten nahm man für die Bewerkstelligung der benötigten Arbeitsschritte ein handelsübliches Kassenbuch zu Hand. In dieses wurden alle Ausgaben und Einnahmen übertragen, um einsehen zu können, ob sich das eigene Unternehmen wirtschaftlich rentiert oder ob an gewissen Stellen Nachbesserungsbedarf besteht.

Selbstverständlich ist der technische Fortschritt auch an diesem Bereich nicht spurlos vorüber gegangen. Um nicht sämtliche Finanzen per Hand eintragen zu müssen, kann eine moderne Software alle Funktionen eines handschriftlichen Kassenbuchs übernehmen. Das mögliche Einsatzgebiet dieser Software gestaltete sich jedoch viel breiter. Neben dem unternehmerischen Tätigkeitsfeld kann eine solche Anwendung ebenfalls im privaten Bereich verwendet werden. Auf diese Weise können die Einnahmen und geplanten Ausgaben anschaulich gegenübergestellt werden. Selbstverständlich kann man diese Daten in Programmen, wie beispielsweise das von Microsoft veröffentlichte Excel, übertragen. In diesem Fall kann jedoch ausschließlich der Vergleich dieser beiden Werte stattfinden. Wer weitreichendere Funktionen wünscht, kommt um die Inanspruchnahme einer professionellen Kassenbuch-Software nicht herum.
Die Grundfunktion einer professionellen Kassenbuch-Software

Ein entscheidender Punkt bei der Auswahl einer zutreffenden Software dieses Bereichs ist die Handhabung. Nur wer tatsächlich die Bedienung versteht und nachvollziehen kann, kann den vollen Funktionsumfang eines solchen digitalen Kassenbuchs für sich nutzen. Viele Programme können dank veröffentlichter Demo-Versionen umfassend getestet werden.

Hierbei muss sich der potentielle Nutzer jedoch mit einem eingeschränkten Funktionsumfang begnügen. Viele Anwendungen beinhalten bereits eine integrierte Währungsumstellung. Mittels weniger Mausklicks kann eine Umrechnung in die gewünschte Währungseinheit vorgenommen werden. Wer trotz der technischen Möglichkeiten die eigenen Ausgaben handschriftlich eintragen möchte, kann einen beliebigen Zeitraum festlegen und eine hierauf zugeschnittene Tabelle ausdrucken. Gerade für selbstständige Personen wird der Punkt, aktuelle Mehrwertsteuer Sätze mitberechnen zu können, von entscheidender Bedeutung sein. Um bei einem möglichen Systemausfall nicht alle eingetragenen Daten zu verlieren, besteht die Möglichkeit, eine Datensicherung auf einem zuvor gewählten Datenträger durchführen zu können. Hierbei kann man sowohl mobile Daten-Sticks als auch vollständige Festplatten anderer Systeme verwenden.

Wer in einem mehrsprachigen Haushalt lebt oder im eigenen Betrieb mehrsprachiges Personal beschäftigt, kann bei einer erstklassigen Kassenbuch-Software während des laufenden Betriebs die aktuelle Sprache umstellen. Wenn man sich für diese Anwendung entschlossen hat, kann nach dem Erwerb der Vollversion von weiteren Funktionen profitiert werden. Hierbei kann man eine separate Passworteingabe in Anspruch nehmen, um die persönlichen Daten effektiv vor unbefugtem Zugriff sichern zu können. Zusätzlich erlaubt eine komfortable Suchfunktion das sekundenschnelle Auffinden der gewünschten Werte.

Viele Anwendungen beinhalten eine Export-Funktion, um übertragene Informationen in eine beliebige Excel- oder Text-Datei kopieren zu können. Selbstverständlich können Nutzer bei einer Kassenbuch-Software neben dem Export in Excel von einem hohen individuellen Charakter profitieren. Die Darstellung der eigenen Einnahmen und Ausgaben kann alternativ als Kassenbericht im Querformat mit einer Restspalte bewerkstelligt werden.

Die parallele Verwendung mehrerer Kassenbücher an einem Computer ist ebenfalls möglich. Mittels weniger Handgriffe kann zwischen den verfügbaren Exemplaren gewechselt werden. Hierbei kommt der professionelle Passwortschutz zum Tragen. Die aktuellen Überschriften können mittels einer einfachen Eingabe geändert und dem Anlass entsprechend angepasst werden. Auf diese Weise kann man jedes Kassenbuch mit einem genau definierten Verwendungszweck versehen.

letzte Änderung R. am 21.08.2018 Autor(en):  Redaktion RWP

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