Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt und die Lohnbuchhaltung selbst durchführt, verwendet für die Personalstatistik sowie für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein Lohnprogramm.

Im Lohnprogramm erfolgt die Erfassung und Verwaltung der Personalstammdaten. Nach Prüfung geben die Mitarbeiter der Personalabteilung alle relevanten Daten eines Mitarbeiters ein. Von der Lohnsteuerkarte werden folgende Informationen übernommen: vollständiger Name und Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, Kinderzahl, Konfessionszugehörigkeit, Steuernummer, Steuerklasse und eventuell eingetragene Steuerfreibeträge.

Außerdem müssen das Eintrittsdatum in das Unternehmen, die Sozialversicherungsnummer und die Krankenkassenzugehörigkeit, die Bankverbindung, die Höhe des Bruttostundenlohns beziehungsweise des Bruttogehalts, die Anzahl der Urlaubstage, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen, Einmalzahlungen wie Gratifikationen und Tantiemen sowie Sachbezüge, beispielsweise die Nutzung eines Firmenwagens, eine Unfallversicherung oder kostenloses Mittagessen, erfasst werden. Bei einigen Mitarbeitern werden auch besondere Abzüge vom Lohn oder Gehalt wie Pfändungen oder Gehaltsumwandlung für die Altersversorgung (zum Beispiel im Rahmen einer Direktversicherung oder Pensionskasse) hinterlegt. 
Jeden Monat wird auf Basis von Stamm- und Bewegungsdaten die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchgeführt. Dazu müssen aktuelle Informationen wie von Lohnempfängern geleistete Arbeitsstunden (auch Überstunden) sowie Urlaubs- und Krankheitstage eingegeben werden. Hinzu kommen mögliche Änderungen der Stammdaten, die der Personalabteilung gemeldet wurden.

Sind alle aktuellen Daten vollständig erfasst, startet der Lohnbuchhalter den monatlichen Abrechnungslauf, in dem die Löhne und Gehälter berechnet und in Auswertungen zur Verfügung gestellt werden. Üblicherweise arbeiten die Programme dabei mit sogenannten "Lohnarten", dies sind Posten, die die einzelnen Bestandteile des Lohnes bezeichnen, wie zum Beispiel Gehalt, Überstunden, Stundenlohn oder Gratifikation. Die Unterscheidung in Lohnarten ist erforderlich, damit die richtige Belastung der Vergütung mit Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern gewährleistet wird.

In der Regel erfassen die monatlichen Auswertungen des Lohnprogramms zumindest die Gehaltsabrechnung in doppelter Ausführung (ein Exemplar für den Mitarbeiter), das Lohnjournal, das eine Übersicht über die Höhe sämtlicher angefallener Lohnleistungen (Gehälter, Steuern, Sozialversicherung etc.) gibt, und einen Beleg für die zu leistenden Zahlungen. Diese Zusammenfassung enthält neben den Überweisungen an die Mitarbeiter auch die abzuführenden Steuern und Sozialbeiträge. Darüber hinaus sind die Lohnsteueranmeldung für das Finanzamt sowie der Beitragsnachweis gegenüber den Krankenkassen, über die sämtliche Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden, erforderlich. Zu Auswertungszwecken wird meistens auch eine Personalkostenübersicht ausgedruckt.

Bevor die Überweisung der Löhne und Gehälter durchgeführt wird, prüfen die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung zumindest in Stichproben, ob die Abrechnungen korrekt sind. Probleme ergeben sich dabei nicht aus den Lohnprogrammen - alle Programme bekannter Anbieter (wie SAP, DATEV oder PAISY) arbeiten sehr zuverlässig und werden ständig aktualisiert. Fehler entstehen vielmehr aus falschen Eingaben der Mitarbeiter, insbesondere der Nichtberücksichtigung neuer Sachverhalte.

Die Lohnabrechnung ist über eine Schnittstelle mit der Finanzbuchhaltung verbunden. Nach Abschluss der monatlichen Abrechnung erstellt das Programm eine Buchungsleiste für die Finanzbuchhaltung, in der die einzelnen Aufwendungen zu Buchungen auf Aufwands- und Verbindlichkeitskonten verdichtet werden.

Nach Abschluss des Geschäftsjahres stellt das Lohnprogramm die notwendigen Informationen zur Erstellung der Jahresabschlussbuchungen im Personalbereich (zum Beispiel Urlaubsrückstellungen) zur Verfügung.
Jederzeit können aus dem Programm betriebswirtschaftliche Analysen wie Personal-, Gehalts- und Urlaubsstatistiken mit den entsprechenden Vergleichszahlen vergangener Perioden generiert werden.

Die Zuverlässigkeit und Sicherheit des Lohnprogramms zusammen mit der Kompetenz und Gewissenhaftigkeit der Mitarbeiter der Lohnabrechnung garantieren, dass gesetzliche Vorschriften eingehalten, Steuern und Abgaben korrekt abgeführt, der Informationsbedarf der Geschäftsführung gedeckt und nicht zuletzt die Mitarbeiter pünktlich und korrekt entlohnt werden.

Eine Übersicht von Lohnprogrammen finden Sie in der Softwarerubrik Lohn- und Gehaltsabrechnung >>   

Aktuelle Angebote für Online-Lohnabrechnung werden hier verglichen >>

letzte Änderung R. am 21.08.2018 Autor(en):  Redaktion RWP

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