E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) schreibt XRechnung vor

Leistungen für Behörden bald nur noch gegen elektronische Rechnung

Mit der E-Rechnungsverordnung stellt die Bundesregierung die Weichen: Wer Aufträge für die öffentliche Verwaltung ausführt, muss sie per E-Rechnung abrechnen. Allerdings bleibt Unternehmen noch Zeit, bis diese Pflicht tatsächlich in Kraft tritt. Kernpunkt ist die XRechnung als Standard für die elektronische Rechnungsstellung gegenüber den öffentlichen Verwaltungen. Rechnungswesen-Portal erklärt, was sich dahinter verbirgt und was mit der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) auf die Unternehmen zukommt.

Öffentliche Aufträge sollen künftig mit der E-Rechnung abgerechnet werden – nach einem europaweit einheitlichen technischen Standard: Das ist das Ziel der europäischen Richtlinie 2014/55/EU, die von den Mitgliedstaaten in nationales Recht umzusetzen ist. Die Bundesgestaltung hat nun die elektronische Rechnungsstellung mit der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) festgelegt. Die Details fasst der IT-Planungsrat zusammen, ein Gremium von Bund und Ländern.


Fristen: Wann kommt die E-Rechnung


Die EU-Richtlinie verpflichtet alle Mitgliedstaaten, die E-Rechnung für die Abrechnung von öffentlichen Aufträgen bis zum 27.11.2018 einzuführen. Bis dahin muss der Bund die technischen Voraussetzungen für die Annahme von E-Rechnungen schaffen. Das betrifft ausschließlich Bundesministerien und Bundesbehörden. In der Bundesrepublik müssen die Länder dies jeweils noch einmal selbstständig für ihren Einflussbereich regeln. Eine Pflicht zur E-Rechnung für leistende Unternehmen wird es erst ein Jahr später geben, zum 27.11.2020, erklärt das Beratungsunternehmen Deloitte zur Veröffentlichung der E-Rech-VO.
 

Die XRechnung


Die Bundesregierung legt gleichzeitig technische Richtlinien fest, die auf der Europäischen Norm EN16931 „Elektronische Rechnungsstellung“ basieren. Bei diesem Regelwerk – XRechnung genannt – handelt es sich nicht um einen neuen technischen Standard. Die XRechnung legt vielmehr die Anforderungen fest, denen Art, Austausch und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen genügen muss. Diese Anforderungen sind für ganz Europa einheitlich. So entsteht für Unternehmen keine Rechtsunsicherheit, wenn sie Aufträge für öffentliche Verwaltungen in Nachbarländern übernehmen und diese dann elektronisch abrechnen müssen.

Was ist die XRechnung?


Lassen Sie uns zunächst Fragen: Welche Datenformate können keine XRechnung sein? Antwort: Bilddateien oder eingescannte Papierrechnungen sind keine XRechnungen. Auch ein einfaches PDF, erzeugt aus Word oder Excel, genügt nicht den Anforderungen an den Standard. Bei einer XRechnung müssen die Rechnungsdaten strukturiert in einer XML-Datei übertragen werden. Das sollte beispielsweise das Format ZugFERD leisten können, erwartet Deloitte.

Der Inhalt der XRechnung richtet sich nach einem „semantischen Datenmodell“, das ebenfalls Bestandteil der E-Rech-VO ist. Das semantische Datenmodell regelt die Informationselemente innerhalb einer Rechnung sowie deren Anordnung und Abhängigkeiten. Diese Regeln sollen gewährleisten, dass öffentliche Verwaltungen in ganz Europa eingegangene E-Rechnungen schnell richtig zuordnen und ablegen können.


Wenn die XRechnung nicht standardkonform ist


Das semantische Datenmodell schreibt Art und Anordnung der erforderlichen Informationselemente innerhalb der E-Rechnung so exakt vor, dass öffentliche Verwaltungen schnell prüfen können, ob eine eingegangene Rechnung den Anforderungen entspricht. Tut sie das nicht, so ist die Rechnung abzulehnen. Das bestimmt die E-Rech-VO. Aussteller wie Empfänger der XRechnung müssen deshalb in der Lage sein, eine Rechnung auf Einhaltung der Standards der EN16931 zu prüfen, die in Deutschland im Standard der XRechnung beschrieben sind.

Dazu sollen bis zum Start Anwendungen zur Verfügung stehen. Das fällt in die Zuständigkeit der Europäischen Komitees für Normung (CEN). Der IT-Planungsrat kündigt ein Tool an, das in Java programmiert ist und darum plattformübergreifend und möglicherweise sogar auf dem Smartphone oder Tablet laufen könnte.

letzte Änderung W.V.R. am 04.04.2018
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  IT-Planungsrat
Bild:  panthermedia.net / dearza

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Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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