XRechnung: Jetzt den Umstieg planen

XRechnung wird neuer Standard für E-Rechnungen - Experteninterview

Die XRechnung kommt. Was bedeutet das für Unternehmen? Wie aufwendig wird der Umstieg, und ist er überhaupt notwendig? Diese Fragen hat Rechnungswesen-Portal.de dem Experten Jörgen Erichsen gestellt.

Die XRechnung wird spätestens zum 27. November 2020 Standard für Geschäfte mit Bundesbehörden. So legt es die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) fest. Doch nicht nur Landes- und Kommunalverwaltungen werden folgen, sondern auch die Privatwirtschaft. Davon geht der Leverkusener Unternehmensberater Jörgen Erichsen im Gespräch mit Rechnungswesen-Portal.de aus. Erichsen ist Fachautor zum Thema XRechnung beim Haufe Verlag und sieht durchaus Vorteile im neuen Standard. Die XRechnung erspart zeitraubende und oft fehlerbehaftete manuelle Nacharbeiten im Rechnungslauf. Der Experte rät zu einem geplanten Umstieg, sieht aber keinen Grund zur Panik. Ohnehin werden die Softwareanbieter den neuen Standard in ihren Produkten umsetzen und in den Unternehmen implementieren.

Die Bundesbehörden beginnen im Augenblick mit der Einführung der XRechnung. Viele Unternehmen fürchten eine aufwendige Umstellung. Komme ich als Unternehmer um den Standard herum, wenn ich keine Geschäfte mit Behörden mache?

Jörgen Erichsen: Das Thema befindet sich heute natürlich noch im Fluss. Aber die Behörden geben die Richtung vor, wie Sie richtig sagten. In diesem und im nächsten Jahr werden alle Behörden auf die X-Rechnung umstellen. Unternehmen, die keine Geschäftsbeziehungen mit Behörden haben – egal auf welcher Ebene -, werden kurzfristig eher weniger Umsetzungsdruck haben. Wobei ich kurzfristig als Zeitraum von 12 bis 18 Monaten ansehe. Wenn ich als kleiner oder mittelständischer Unternehmer aber oft mit großen Unternehmen oder großen Mittelständlern zu tun habe, dann kann das Thema für mich doch etwas schneller einholen, denn auch diese Firmen stellen um oder sind dabei es zu tun. Unternehmer im B2G-Bereich – also Business to Government – und im B2B-Bereich sollten sich frühzeitig mit der XRechnung auseinandersetzen. Wer nur Rechnungen an Privatkunden ausstellt, kann sich vielleicht noch ein bisschen länger Zeit nehmen. Aber klar ist aus heutiger Sicht: Die XRechnung wird sich mittel- oder langfristig durchsetzen.
Damit sprechen Sie an, dass Unternehmen, die mit Behörden Geschäfte machen, ja ohnehin auf die XRechnung umsteigen müssen?

Erichsen: Nach aktuellem Stand wird der Bund nur die XRechnung akzeptieren. Bei den Ländern oder Kommunen könnte es Ausnahmen geben. Ich gehe aber nicht davon aus, dass wir einen Wildwuchs von unterschiedlichen Formaten und Lösungen haben werden. Die XRechnung wird sich schon deshalb durchsetzen, weil sie ja nicht nur national gilt, sondern auch international.

Wildwuchs ist ein gutes Stichwort. Viele Unternehmen stellen ja jetzt schon Rechnungen per PDF. Für den Rechnungssteller ist das ein Mausklick, dann entsteht die PDF-Rechnung aus dem Office- oder Buchhaltungsprogramm. Aber die PDF-Rechnung ist keine XRechnung. Hat sie dennoch eine Zukunft?

Erichsen: Gerade weil die PDF-Rechnung so einfach zu erstellen und zu versenden ist, wird sie für eine Übergangszeit noch erhalten bleiben, vielleicht sogar über die nächsten zwei bis drei Jahre hinaus. Viele kleinere Unternehmen haben immer noch nicht auf einen elektronischen Rechnungslauf umgestellt, auch nicht mittels PDF. Die Nutzung von PDF ist meist der erste Schritt in Richtung E-Rechnung und wird uns wohl noch eine Weile begleiten. Aber der Druck auf die reine PDF-Rechnung zu verzichten, wird kontinuierlich steigen. Mit dem Standard ZUGFeRD haben wir eine hybride Rechnung, die aus einem PDF und einem XML-Datensatz gleichzeitig besteht.

Wie verträgt sich ZUGFeRD mit der XRechnung? Nach der Europäischen Norm EN 16931 müssen XRechnungen an die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) gestellt werden. ZUGFeRD basiert ja bisher auf einem Versand der Rechnung. Müssen Unternehmen am Ende zweigleisig fahren?

Erichsen: Seit längerem umgesetzt ist der Standard 1.0 von ZUGFeRD. Der ist nicht kompatibel mit der XRechnung. Erst der kürzlich veröffentlichte neue Standard 2.0 erfüllt alle Anforderungen an eine echte elektronische Rechnung im XML-Format. Dabei muss man aufpassen. ZUGFeRD 2.0 bietet fünf Versionen, und nur die Versionen Comfort und Extended erfüllen die Anforderungen an den europäischen Standard, auf dem die XRechnung beruht. Was das Rechnungseingangsportal angeht, so ist das noch nicht fertig implementiert. Viele Experten gehen davon aus, dass das Portal künftig auch in der Lage sein wird, Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard anzunehmen. Aber im Augenblick ist das noch nicht abschließend geklärt.

Wie aufwendig ist die Umstellung auf die XRechnung?

Erichsen: Pauschal lässt sich das nicht beantworten. Der ZUGFeRD-Standard ist in den gängigen Buchhaltungsprogrammen enthalten und auch der Standard 2.0, der mit der XRechnung kompatibel ist, wird ganz sicher umgesetzt. Das Problem sind eher die internen Abläufe in den Betrieben, die neben der Buchhaltung betroffen sind. Etwa der Einkauf und der Vertrieb, die Rechnungsfreigaben leisten müssen. Der Aufwand lässt sich so allgemein nicht in Euro und Cent beziffern. Unternehmen sollten schon mehrere Monate für die Transformation einplanen, weil Arbeitsschritte im Unternehmen angepasst werden müssen. Ich empfehle, eine solche Umstellung in Projektform abzuwickeln. Dabei sollte nicht nur die Buchhaltung, sondern alle Unternehmensbereiche berücksichtigt werden, die mit Rechnungen zu tun haben. Dabei empfiehlt es sich, an bestehenden Prozessen einer Papierrechnung zu orientieren: Wie läuft mein Debitorenprozess, und wie läuft mein Kreditorenprozess? Diese Prozesse sollte man adaptieren.

Die Umstellung auf die XRechnung ist also ein durchaus aufwendiger Prozess. Zumindest im Vergleich zur PDF-Rechnung, die ja nur aus einem Mausklick im Anschluss an die Erstellung einer Papierrechnung besteht. Welche Vorteile hat die XRechnung eigentlich für Unternehmen, gerade für die kleineren?

Erichsen: Auch die PDF-Rechnung hat den Unternehmen ja Vorteile gebracht. Ich kann Kosten für Papier, Toner, Porto oder für den Weg zum Briefkasten einsparen. Durch die Volltextsuche in Dokumenten habe ich sehr viel bessere Recherchemöglichkeiten, wenn ich eine bestimmte Rechnung wiederfinden will. Beispielsweise bei Rückfragen oder Reklamationen. Mit der XRechnung habe ich keine Medienbrüche mehr. Die Kosten für eine Papierrechnung werden auf 20 bis 25 Euro pro Vorgang geschätzt. Da ist auch die Arbeitszeit mit berechnet. Die Kosten für eine elektronische Rechnung liegen laut Schätzung zwischen 5 und 7 Euro. Damit können auch kleine Unternehmen leicht Kostenvorteile von 3.000 bis 5.000 Euro im Jahr erreichen.

Könnten Sie erläutern, was Sie mit Medienbrüchen meinen?

Erichsen: Wenn ich eine PDF-Rechnung aus meinem Buchhaltungsprogramm exportiere und versende, dann beschere ich meinem Kunden Medienbrüche. Das bedeutet: Er muss die Rechnung ausdrucken und weiterverarbeiten, oder er versucht es mit der Texterkennung in Scannern und Softwareprodukten. Die weisen aktuell noch Fehlerquoten von 10 bis 20 Prozent auf. Ich verlagere also die Probleme beim Verarbeiten der Rechnung an den Kunden. Die Daten im XML-Format können automatisiert und weitgehend fehlerfrei verarbeitet werden. Ich kenne den Stand bei allen Anbietern nicht im Detail, bin aber sicher, dass die großen Anbieter wie SAP, Lexware oder DATEV schon jetzt eine XML-Rechnung automatisiert verarbeiten können, oder in Kürze dazu in der Lage sein werden. Das gilt sehr wahrscheinlich auch für die meisten kleineren Anbieter.
Joergen_Erichsen_web.jpgJörgen Erichsen
ist als Unternehmensberater in Leverkusen spezialisiert auf die Beratung von kleinen und mittelständischen Unternehmen. Zum Thema XRechnung hat er für den Haufe Verlag mehrere Fachbeiträge verfasst. Erichsen ist Vorsitzender des Arbeitskreises Controlling beim Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC). Zu Controllingthemen veröffentlicht er regelmäßig Fachbeiträge auf Controlling-Portal.de und im Controlling-Journal.

letzte Änderung W.V.R. am 09.09.2019
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  panthermedia.net / scanrail

Drucken RSS

Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
Homepage | Club-Profil | weitere Fachbeiträge | Forenbeiträge | Blog | Fotogalerie | Google
Weitere Fachbeiträge zum Thema

Premium-Stellenanzeigen



Keine passende Stelle gefunden? 

Tragen Sie sich im kostenfreien Talentpool ein & Firmen bewerben sich bei Ihnen!
1. In wenigen Minuten Ihr Profil erstellen
Teilen Sie uns mit, wie Ihr Wunscharbeitgeber aussieht, welche Gehaltsvorstellungen Sie haben und in welcher Region Sie arbeiten möchten.
2. Arbeitgeber bewerben sich bei Ihnen
Wir stellen Ihnen passende Arbeitgeber vor und Sie entscheiden, mit wem Sie ein Interview führen.
3. Ihren neuen Traumjob antreten
Prüfen Sie im Interview, ob der neue Arbeitgeber Ihren Vorstellungen entspricht, und falls ja: Starten Sie Ihre neue Karriere!
Kostenlos registrieren und passende Jobs erhalten:jetzt registrieren

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Anzeige

RS Controlling-System

Das RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist- Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalflussrechnung analysieren.  Alle Funktionen im Überblick >>.
Anzeige

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Community

Community_Home.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhalter und und diskutieren ihre Fragen zu Rechnungswesen-Themen.
Anzeige

Neu - Controlling-Journal!

CJ_Muster_titel-190px.jpg
Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen.

Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>
Anzeige

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge und sämtliche Ausgaben des Controlling-Journals. Das aktuelle Controlling-Journal erhalten Sie zudem als pdf-Ausgabe. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Mitgliedschaft für nur 89,- EUR inkl. MWSt. im Jahr! Weitere Informationen >>
Anzeige

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

rotstift_adpic_190px.jpg 
Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>
Anzeige

Ihr Fachbeitrag

Autorin_pm_Jasper_Grahl.jpgGerne veröffentlichen wir auch ihren Fachbeitrag im Themenbereich Rechnungs- wesen oder betriebliche Steuern. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. Informationen dazu erhalten Sie in der Rubrik "Mitmachen" >>.
Anzeige

RS Controlling-System

Das RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist- Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalflussrechnung analysieren.  Alle Funktionen im Überblick >>.
Anzeige

RS Toolpaket - Controlling

Excel-Tool_152x89px.jpgWir setzen für Sie den Rotstift an, sparen Sie mit unsrem RS Toolpaket - Controlling über 30% im Vergleich zum Einzelkauf. Die wichtigsten Controlling-Vorlagen in einem Paket (Planung, Bilanzanalyse, Investitionsrechnung, ...). Das Controllingpaket umfasst 6 Excel-Tools für Ihre Arbeit! mehr Infos >>
Anzeige
Anzeige

Stellenmarkt

(Junior) International Accountant (m/w/d)
Wir waren schon immer eine der besten Adressen für strategischen Einkauf und Supply Chain Management. Jetzt bekommen wir durch den Anschluss an die Boston Consulting Group noch einmal eine ganz neue, internationale Dynamik. Kurz, wir suchen Verstärkung. Eine, die zu unserem Anspruch ebenso wie zu... Mehr Infos >>

(Senior) Accountant (m/w/d) unbefristet
VRANKEN-POMMERY MONOPOLEist seit Gründung durch Paul-François Vranken mit über 20 Mio. Flaschen Champagner zum weltweit zweitgrößten Champagnerunternehmen aufgestiegen. Die Luxusmarke POMMERY – Erfinder des „Brut“ – zählt seit 2002 zum Produktportfolio des inhabergeführten Unternehmens, das neben... Mehr Infos >>

Bilanzbuchhalter (w/m/d)
Als großes und leistungsfähiges Wohnungs- und Städtebauunternehmen genießt das Siedlungswerk bei seinen Partnern und Kunden einen sehr guten Ruf. Die seit Bestehen gebauten Objekte – über 30.000 Wohnungen, Gewerbe- und soziale Einrichtungen – zeichnen sich durch anspruchsvolle Architektur und bes... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>
Anzeige

JOB- TIPP

Stellenmarkt.jpg
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Rechnungswesen- Experten finden Sie in der Rechnungswesen-Portal Stellenbörse. Ihr Stellengesuch können Sie kostenfrei über ein einfaches Online-Formular erstellen. Zur Stellenbörse >>
Anzeige

Softwaretipp: Quick-Lohn

Logo290122.png
Erledigen Sie Ihre Lohnabrechnung im Handumdrehen selbst mit Quick-Lohn und versenden alle Meldungen an die Krankenkassen, das Finanzamt und die Unfallversicherung direkt aus dem Programm. Auch für Baulohn. Probieren Sie Quick-Lohn gratis und völlig unverbindlich 3 Monate lang aus. Es ist keine Kündigung nötig! Weitere Informationen >>

Anzeige
Anzeige
Logo_sage.png

Software Tipp


Sage 50cloud: die moderne betriebswirtschaftliche Komplettlösung für Gründer, kleine und wachsende Unternehmen mit integrierten Microsoft Office 365 CloudServices und mobiler Auftragserfassung. 
Jetzt 30 Tage kostenlos testen.
Anzeige

Software

tax
Über die software Einfach. Gut. Günstig. Tax führt Sie zur ordentlichen Steuererklärung. Übersichtlich, verständlich, zuverlässig und präzise – zu einem besonders günstigen Preis. Ob Sie das elektronische ElsterFormular oder die klassischen Papiervordrucke nutzen: Bei der Steuererkl... Mehr Infos >>

Inventarum Anlageninventursystem
Das Anlageninventursystem unterstützt Ihr Unternehmen nicht nur rund um die komplette Inventurdurchführung - egal ob Erstkennzeichnung, Folgeinventuren oder Aufnahme von Neuanschaffungen, mit der Inventursoftware werden Sie Schritt für Schritt durch Ihre Anlageninventur geführt. Die Lösun... Mehr Infos >>

WISO steuer:Start
Über die software Alles, was Sie als Arbeitnehmer brauchen, wenn nur Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit vorliegen In einer Stunde ist die Sache vom Tisch: Eine elektronische Steuererklärung spart Papier. WISO steuer:Start spart noch mehr. Denn mit der einfachen Benutzerführung ... Mehr Infos >>

Zum Buchhaltungssoftware-Verzeichnis >>
Anzeige

Software-Tipp

eurodata nr.1 lohn 290x120.jpg 
edlohn – webbasierte Lohn- und Gehaltsabrechnung mit eLohnakte, Archivierung  im eurodata Rechenzentrum, edtime/edpep für Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung. www.eurodata.de/steuerberater/lohnabrechnung
Anzeige

Excel-Tools

Excel-Vorlage: Technologie-Portfolio nach Pfeiffer
Mit diesem Excel Tool werden 10 Produkte nach der Technologie-Attraktivität und der Ressourcenstärke bewertet. Mehr Infos >>

MA-Beurteilungsbogen
In diesem Excel Tool wird ein Mitarbeiter nach zuvor vom Anwender festgelegten 18 Kriterien beurteilt. Mehr Infos >>

statische Investitionsrechnung
Mit Hilfe dieser Excel- Mappe können Sie 2 Investitionsvorhaben mit einander vergleichen. Es wird dabei die statische Investitionsrechnungs- Methode angewandt. Mehr Infos >>

Zum Excel-Vorlagen-Verzeichnis >>
Anzeige

Webtipp

Sie suchen eine Software für Ihr Unternehmen, z.B. eine Shopsoftware, Newsletter-Software oder ein ERP-System? Im Softwareverzeichnis auf findsoftware.de finden Sie einen Marktüberblick, Vergleichsstudien und ein Forum zum Austausch mit anderen Anwendern.
Anzeige

PLC Businessplan automatisiert 

PLC_Businessplan.jpg
Der automatisierte Businessplan hilft Ihnen systematisch bei der Erstellung Ihres Businessplans und das automatisiert und ohne viel Dateneingabe.  Zum Shop >>
Anzeige

Seminar-Tipps

Haufe Akademie GmbH & Co. KG, Liquidität sichern in der Corona-Krise: Finanzmanagement in schwierigen Zeiten, Online, 21.01.2021 1 Tag
Mehr Infos >>

CA controller akademie®, Enabling the Citizen Data Scientist, Controlling-Competence-Center, Hamburg, 29.11.2021 3 Tage
Mehr Infos >>

CA controller akademie®, Stufe I - Controllers Best Practice, Hotel Vier Jahreszeiten Starnberg, Starnberg, 13.12.2021 5 Tage
Mehr Infos >>

CA controller akademie®, Datenanalyse mit Excel, Controlling-Competence-Center, Hamburg, 19.11.2020 2 Tage
Mehr Infos >>

Haufe Akademie GmbH & Co. KG, Umsatzsteuerrecht bei Export und Import von Waren, Stuttgart, 20.11.2020 1 Tag
Mehr Infos >>

Zur Seminar-Datenbank >>
Anzeige

Software-Tipp

box_Liquiditaetstool_W.pngRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige

Software-Tipp

  Reisekostenabrechnung Excel
Reisekostenabrechnung leicht gemacht. Erstellen Sie einfach und übersichtlich Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitern mit diesem Excel-Tool. Automatische Berechnungen anhand von Pauschalen, durckfähige Abrechnungen umd einfache Belegverwaltung. Mehr Infos >>
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Rückstellungsrechner XL:
Die optimale Unterstützung bei Ihren Jahresabschlussarbeiten
Button__subThema.PNG RS Einkaufs-Verwaltung:
Erstellung und Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen
Button__subThema.PNG RS Kosten-Leistungs-Rechnung:

Erstellen Sie eine umfassende Kosten-Leistungsrechnung
Anzeige

Software-Tipp

Baukostenrechner-150px.jpgDer Excel-Baukostenrechner unterstützt Sie in der Kalkulation der Kosten Ihres Hausbaus mit einer detaillierte Kosten- und Erlösplanung. Zusätzlich bietet Ihnen dieses Excel-Tool einen Plan / IST-Vergleich sowie verschiedene andere Auswertungen.. Preis 30,- EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige

RS-Investitionsrechner

RS-Investitionsrechner.jpg
Der RS- Investitionsrechner ermittelt Ihnen den Kapitalwert oder internen Zinsfuß für Ihre Investitions- vorhaben. Zusätzlich können Sie die Rentabilität und die Amortisations- zeit Ihres Investitionsvorhabens berechnen lassen. Excel- Tool bestellen >>
Anzeige

Preiskalkulation

Preiskalkulation.jpgPreiskalkulation einfach gemacht: Excel-Tool zur Kalkulation Ihrer Preise. Geeignet sowohl im Dienstleistungs- als auch im Industriebereich. Auch zur Preiskalkulation einzelner Projekte anwendbar. Inklusive einstufiger Deckungsbeitragsrechnung. zum Shop >>
Anzeige

RS Toolpaket - Controlling

Excel-Tool_152x89px.jpgWir setzen für Sie den Rotstift an, sparen Sie mit unsrem RS Toolpaket - Controlling über 30% im Vergleich zum Einzelkauf. Die wichtigsten Controlling-Vorlagen in einem Paket (Planung, Bilanzanalyse, Investitionsrechnung, ...). Das Controllingpaket umfasst 6 Excel-Tools für Ihre Arbeit! mehr Infos >>
Anzeige

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR Mehr Informationen >>
Anzeige

RS-Bilanzanalyse

RS-Bilanzanalyse.jpgBilanzanalyse- Tool (Kennzahlen- Berechnung): Umfangreiches Excel- Tool zur Berechnung der wichtigsten branchenunabhängigen Kennzahlen aus Bilanz und G+V. Es werden Berichte generiert, die die Liquiditäts-, Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens im 5 Jahresvergleich darstellen.
Excel- Tool bestellen >>