Wie zahle ich privat bezahlte Rechnungen aus

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Wie zahle ich privat bezahlte Rechnungen aus
Guten Tag,

ich habe im Januar diesen Jahres aus kurzer Arbeitslosigkeit nach Elternzeit eine UG (haftungsbeschränkt) gegründet. Ich bin alleiniger Gründer und Geschäftsführer. Nach der Gründung habe ich versucht einen Kredit für das Unternehmen zu bekommen. Leider ist dabei viel Zeit verstrichen. Zeit in der ich z.B. mehrere Büroartikel gekauft habe und privat bezahlt habe. Alle Rechnungen habe ich jetzt über SevDesk als "ausstehend" gebucht. Mit der Buchhaltung habe ich erst jetzt begonnen, weil erst seit zwei Monaten ein Kredit ausbezahlt wurde. Meine Frage wäre nun: Wie zahle ich das Geld denn an mich zurück? Muss ich jeweils eine Überweisung von dem Geschäfts- an das Privatkonto machen?
Ich hoffe das ist ok, die Frage hier zu stellen. Ich würde mich über eine Antwort sehr freuen.

Herzlichen Dank!
Ich würde damit anfangen, ein Verbindlichkeitskonto gegen Gesellschafter anzulegen (Konto 3341 (SKR 04) bzw. 1651 (SKR 03)) und die jeweiligen Rechnungen dort einzubuchen. Zur besseren Organisation solltest du ein Expense Sheet ausfüllen (Auslagenerstattung, gibt es tausende Vordrucke im Internet).

Wenn du ein Bankkonto hast für die Firma, dann kannst du dir dann das Geld auf das Privatkonto überweisen. Wenn du dir damit Zeit lassen willst (geringer Cashflow), kannst du es auch in eine Kapitalrücklage umwandeln durch Gesellschafterbeschluss. Dann kannst du es mit einem zweiten Gesellschafterbeschluss dir problemlos auszahlen.

Sanity
Du hast eine Kapitalgesellschaft gegründet, da kannst du nicht einfach wie ein "kleiner" Einzelunternehmer einfach einmal etwas kaufen (im Namen der Gesellschaft) und dann privat bezahlen, zumal du Alleingesellschafter bist. Das könnte hier steuerliche Folgen haben, auch wenn du guten Glaubens warst. Da du privat gezahlt hast, hat die UG jetzt eine Verbindlichkeit dir gegenüber. Die könnte - da keine Vereinbarung im Vorfeld getroffen wurde - als verdeckte Einlage gesehen werden, d.h. es wäre Eigenkapital steuerlich.
Was im Einzelnen noch zu machen wäre, ist zumindest einen Gesellschafterbeschluss (bei Einpersonen-UG zwingend laut GmbHG) zu fassen, dass die UG dir diese verauslagten Gelder erstattet. Dann natürlich als Verbindlichkeit gegenüber dem Gesellschafter buchen und wenn die Gesellschaft genügend Geld hat, dieses an dich vom Gesellschaftskonto überweisen. Aber beachte: du darfst keine Gelder an dich ausschütten, die das Eigenkapital verzehren - genaueres sollte dir ein Gesellschaftsrechtler sagen können (§30 GmbHG). Ob dies hier greift. kann ich nicht beurteilen.
Hallo Daniina,

was heisst "alle Rechnungen habe ich über Sevdesk als ausstehend gebucht ?
Über Verbindlichkeiten ? Sorry, das würde ich alles wieder löschen.

An deiner Stelle würde ich so buchen:
BS:
Büroartikel (Aufwandskonto) (mit Datum wie auf dem Beleg bzw. der Rechnung) an Privateinlagen.

Die Büroartikel, die du für deine UG gekauft hast mit Privatgeld legst du sozusagen in dein Geschäft (deine UG) ein.

Alternativ kannst du auch ein Kassenbuch (gibt es Vordrucke im Handel oder bei DATEV) anlegen zum Zeitpunkt der Gründung
und die Ausgaben eintragen. Dazu musst du fiktiv eine Einlage machen, da das Kassenbuch nicht ins Minus rutschen darf.
Es darf kein Negativsaldo aufweisen.

BS:

Privateinlage an Kasse

und dann mit Sevdesk Büroartikel anstatt gegen Privateinlagen gegen Kasse buchen.

LG
Zitat
Fachkraft schreibt:
Büroartikel (Aufwandskonto) (mit Datum wie auf dem Beleg bzw. der Rechnung) an Privateinlagen.
In einer UG gibt es aber keine Privateinlagen, da es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt! Daher so nicht buchbar.

Ich weiß nicht, ob mein Eintrag von heute nachmittag der Zensur zum Oprfer gefallen ist: aber
a) wenn in einer Einpersonen-Kapitalgesellschaft (hier UG, also GmbHG und HGB anzuwenden), dann müssen private Zahlungen im Vorhinein schriftlich beschlossen werden. Einfach nur einlegen wie bei einem Einzelunternehmen geht nicht.
Zitat
Fachkraft schreibt:
Alternativ kannst du auch ein Kassenbuch (gibt es Vordrucke im Handel oder bei DATEV) anlegen zum Zeitpunkt der Gründung und die Ausgaben eintragen. Dazu musst du fiktiv eine Einlage machen, da das Kassenbuch nicht ins Minus rutschen darf. Es darf kein Negativsaldo aufweisen.
Auch das geht nicht, weil die private Kasse von der betrieblichen Kasse strikt getrennt werden muss. Wir haben eine UG, das heißt eine Kapitalgesellschaft als juristische Person
Zitat
sogehts schreibt:
Zitat
Fachkraft schreibt:
Büroartikel (Aufwandskonto) (mit Datum wie auf dem Beleg bzw. der Rechnung) an Privateinlagen.
In einer UG gibt es aber keine Privateinlagen, da es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt! Daher so nicht buchbar.

Ich weiß nicht, ob mein Eintrag von heute nachmittag der Zensur zum Oprfer gefallen ist: aber
a) wenn in einer Einpersonen-Kapitalgesellschaft (hier UG, also GmbHG und HGB anzuwenden), dann müssen private Zahlungen im Vorhinein schriftlich beschlossen werden. Einfach nur einlegen wie bei einem Einzelunternehmen geht nicht.
Zitat
Fachkraft schreibt:
Alternativ kannst du auch ein Kassenbuch (gibt es Vordrucke im Handel oder bei DATEV) anlegen zum Zeitpunkt der Gründung und die Ausgaben eintragen. Dazu musst du fiktiv eine Einlage machen, da das Kassenbuch nicht ins Minus rutschen darf. Es darf kein Negativsaldo aufweisen.
Auch das geht nicht, weil die private Kasse von der betrieblichen Kasse strikt getrennt werden muss. Wir haben eine  UG, das heißt eine Kapitalgesellschaft als juristische Person

Keine Zensur, ich habe auch 2 Tage auf meinen Beitrag gewartet.

Richtig ist, dass es in einer UG keine Privatkonten gibt, ebensowenig Reisekosten für Unternehmer.

Allerdings gibt es hier einfach ein Missverständnis. Es gab nie Private Zahlungen. Die Büromittel, welche besorgt wurden sind für die Firma besorgt worden. Die Zahlungen wurden vielmehr ausgelegt; ein völlig normaler Prozess bei Gründung einer UG; wie will man vor Gründung ein Bankkonto öffnen? Und ohne Notar kann man schwer gründen. Und der will ja auch bezahlt werden.

ALSO Nochmal: Expense Sheet ausfüllen, alles aufzählen, was man für die Firma gekauft hat (wichtig natürlich, dass die Rechnungsadresse auf die Firma laufen muss, sonst wird der Steuerberater meckern), natürlich NUR Firmensachen aufführen, also keine Zigaretten, Alltagskleidung und der Kram... und dann mit vollem Vorsteuerabzug gegen Verbindlichkeit gegen Gesellschafter buchen. Und dann natürlich bei nächster Gelegenheit vom Firmenkonto auf das Privatkonto erstatten.

Expense Sheets sind in bisher allen Firmen, wo ich gearbeitet hatte aufgekommen und in der Buchhaltung ein problemloses Mittel: Manchmal ist es einfacher, wenn der Angestellte (und auch ein Geschäftsführer einer UG ist ein Angestellter) einfach auf dem Heimweg ein paar Ordner oder Stifte mitnimmt und dann dafür das Geld zurückkriegt, als ob man langfristig etwas bestellt.

Sanity
Also Einige denken hier viel zu kompliziert. Es ist nahezu normal, dass eine Gesellschafter für seine UG Auslagen hat und die sich natürlich zu gegebener Zeit zurück holt. Privateinlagen gibt es bei einer UG nicht und Aktenordner als Privateinlage zu titulieren ist äusserst grenzwertig.

Im Prinzip kannst Du das so machen, wobei 3 Fälle zu unterscheiden sind:

Rechnung auf den Namen der Firma ist vorhanden:
Rechnung einbuchen, Gegenkonto 1665 oder 1666 (Gesellschafter Verrechnungskonto)

Rechnung für Kleinbeträge ohne Namen (Tankbelege, Kassenzettel, etc.):
wie oben

Rechnungen auf die Privatadresse ausgestellt:

Diese können so einfach nicht in die Buchhaltung übernommen werden und da hilft auch kein Expense Sheet (von dem ich noch nie was gehört habe ...) sondern da musst Du privat einfach eine Rechnung an die UG schreiben. Dabei wird der Abzug der Vorsteuer leider regelmässig verloren gehen wenn Du privat nicht auch ein Einzelunternehmen hast)  und Du musst den Bruttobetrag an Deine UG in Rechnung stellen und buchst dann die Rechnung wie oben.

Die Gelder kannst Du auf dem Gesellschafter Verrechnungskonto sammeln und zu einem günstigen Zeitpunkt Deiner Wahl auf Dein Privatkonto auszahlen, in einer Summe oder in Teilbeträgen (nicht alle Posten einzeln).
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