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Monatliche Rechnungsabgrenzung

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Monatliche Rechnungsabgrenzung
1.
02.02.2017 18:39:57
Hallo liebes Forum, ich möchte gerne eine Excel Tabelle für die monatliche Rechnungsabgrenzung erstellen. In dem Unternehmen wurde bis dato keine monatliche Abgrenzung vorgenommen, so dass ich keine "Vorlage" habe. Bis jetzt habe ich recht übersichtliche RAP gehabt, also vielleicht 15 Positionen beim Jahreswechsel. Hier habe ich aber das Problem, dass wenn ich alle Positionen im Excel aufliste, komme ich auf die volle Seite Format A3, im Januar kommt noch mindestens eine Seite. Ich muss dazu wiederkehrende Buchungen anlegen. Ich habe Bedenken, den Überblick zu verlieren.

Wie macht Ihr das im Laufe des Jahres? Meine Überlegung ist:
1. Für die Dauerbuchung mehrere Positionen zusammenfassen, je Aufwandskonto und je Kostenstelle. Z.B. wir haben etwa 30 PKW, pro PKW wird monatlicher Betrag in Höhe  von 50,- bis 70,- Euro aufgelöst. Ich könnte ja diese 30 Buchungen in die 5 Buchungen zusammenfassen. Oder macht man das so nicht?

2. Für die Spalten selbst plane ich die Folgenden: EB-Wert, monatlicher Betrag, monatlicher Saldo usw. für 12 Monate bis man auf den Saldo zum 31.12.17 kommt.
Welche Excel Funktionen können dabei nützlich sein. Muss gestehen, bin kein Profi in Excel, habe einfach zu wenig mit Excel gearbeitet. Es ist aber Zeit, mich mit dem auseinander zu setzen.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung!
 
 
2.
03.02.2017 09:33:55
Bitte konkretisiere deine Fragestellung.

Wie ist der Sachverhalt? Werden Leasinggebühren jährlich gezahlt und du sollst monatlich den Aufwand gegen Verbindlichkeit buchen?

Welchen EB-Wert meinst du?

Was für 5 Buchungen? Sind jeweils 6 PKW mit derselben Kostenstelle und demselben Aufwandskonto zu buchen?

Sorry, aber aus deinen Ausführungen kann ich mir keinen Reim machen.  :denk:
 
 
3.
05.02.2017 22:25:52
Hallo, ich versuche zu konkretisieren. Da hast du schon Recht. Die Aufgabe richtig zu stellen, ist die halbe Miete :D

Bei den PKWs geht es meistens um die Versicherungen. Diese werden jährlich abgebucht, abgegrenzt und ich soll monatlich Aufwand gegen die Abgrenzung buchen.

Bei den 30 Autos sind es nun mal 30 Buchungssätze (und das sind nur die Autos, die Abgrenzung von den restlichen Versicherungen, Gebühren, Mieten etc. kommen noch dazu und das sind dann monatlich mindestens 120 Buchungssätze).

Deswegen überlege ich diese Buchungen zusammenzufassen. Z. B. bei 30 PKW, die zu den 3 Kostenstellen gehören: die 30 monatlichen Buchungen PKW-Versicherung gegen Abgrenzung  könnte ich ja zu den 3 Buchungen zusammenfassen (nach Kostenstelle). Ich sehe dabei keinen Verstoß gegen Saldierungsverbot oder Sonstiges?

EB-Wert: unter dem EB-Wert verstehe ich den abgegrenzten Wert zum 01.01.xxxx Z. B. 100.000 €, die sich aus 60 Positionen zusammensetzen (40 Versicherungen, davon 30 PKW-Versicherungen, verschiedene Mieten, die quarteilsweise abgebucht werden, verschieden Service Verträge, die wir abgrenzen etc.)

Und in Excel muss ich erstmal eine Tabelle mit der monatlichen Abgrenzung aufbauen, so dass ich den Saldo am Monatsende jedesmal überprüfen kann.

Und zweitens, anhand dieser Tabelle will ich auch in der Lage sein, die Positionen für die Dauerbuchung zusammenzufassen.

Ich hoffe, ich konnte die Frage einigermaßen erklären :D
 
 
4.
06.02.2017 11:03:45
Ich versteh das Excel-Problem nicht wirklich.

Du baust dir einfache eine Tabelle.

Zeile = Aufwand
Spalte = Monate

Dann kannst du Zwischensummenziehen (was deinen Buchungen entspricht). In der Summe hast du (a) monatliche Gesamtaufwand aus RAP und kannst Prinzipiell "gegen den Saldo des RAP Kontos" subtrahieren.

Da versteh ich nicht so recht welche Excel Funktion du suchst.
 
 
5.
07.03.2017 09:34:49
:wink1: Servus Affe,

hast du deine Excel-Tabelle hinbekommen? Wie hast du das jetzt gelöst?

Und noch eine Frage, hast du dir aus diesen Abgrenzungen eine Excel-Datei für die Datenübertragung ins RW-Programm "gebaut", so dass du nicht jede Buchung immer buchen musst? ;)

VG,
anni

und danke dir schon mal für deine Antwort. :)
**** Ein kurzes "Danke" oder "hat geklappt" tut net weh ;) , andere User freuen sich, wenn sie sehen, dass der Weg geht und ich sage "Dankeschee" :) ****
 
 
6.
07.09.2026 21:35:22
Hallo Affe,

Zitat
Bei den PKWs geht es meistens um die Versicherungen. Diese werden jährlich abgebucht, abgegrenzt und ich soll monatlich Aufwand gegen die Abgrenzung buchen.

Hier handelt es sich um die jährliche Abgrenzung. Da brauche ich kein Tool für, sondern lediglich einen Rechner. Ich buche:
Die Rechnung der Versicherung (Gesamtbetrag) - Kfz.-Versicherungen an Kreditor Versicherungsgesellschaft und in einer zweiten Buchung unter gleicher Belegnummer
Buchungstext "davon x/12 von xxx,xx € für 2027" (errechneter Teilbetrag) - Aktive Rechnungsabgrenzung an Kfz.-Versicherungen.
Dann brauche ich keinen zusätzlichen Beleg. Die Rechnung reicht.
Beim JAB drucke ich ein Kontenblatt des Kontos "Aktive Rechnungsabgrenzung" und buche im neuen Jahr jede Buchung darauf im neuen Jahr ein. Das Gegenkonto steht ja auf dem Auszug.

Monatliche Abgrenzungen nehme ich nur bei relativ hohen Beträgen vor, die das Controlling verfälschen würden. Hier habe ich ein Konto 0981 RA unterjährig und einen Belegnummernkreis AG eingerichtet, wobei die Belegnummer stets dem Monat entspricht, dem der Betrag zuzuordnen ist.
Weiter habe ich eine XLSX-Tabelle (ich benutze nicht den Ausdruck "Excel", weil das Werbung für ein MS-Produkt wäre und viele mittlerweile eine Abhängigkeit von US-Firmen scheuen - ich auch und benutze das Produkt "Planmaker" vom deutschen Hersteller "Softmaker") entworfen, die ich als Anlage beifüge. Dort trage ich die Werte ein und drucke die Tabelle aus. Dann buche ich zunächst den Wert, der nicht für den aktuellen Monat bestimmt ist (links) und anschließend für jeden anderen Monat die rechte Spalte. Die Ursprungsbeleg-Nr. kopiere ich in die Zwischenablage, um sie nicht immer erneut eingeben zu müssen. Beleg-Nr. ist immer AG und die Nr. des betreffenden Monats (01-12) und Buchungstext die Ursprungsbeleg-Nr. Dann prüfe ich, ob Konto 0981 auf 0,00 ist. Das Tabellenblatt hefte ich an den Ursprungsbeleg.
Beim JAB drucke ich lediglich für die Belegsammlung für jeden Monat ein Tabellenbaltt von Konto 0981. Die Buchungen sind ja bereits erfolgt.

Gruß
Rainer
 
 
 
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