Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Welche Kosten sind rückstellungsfähig?

Das Landesamt für Steuern Niedersachsen hat in einer aktuellen Verfügung ausgeführt, welche steuerlichen Besonderheiten bei der Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Papier oder in digitaler Form zu beachten sind, also welche Kosten in die Rückstellung einzubeziehen sind und welche nicht (Az. S 2137-St 224a/St 221-3596/2023).

Folgende Kosten sind der Verfügung zufolge rückstellungsfähig:
  • der einmalige Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr,
  • einmalige Aufwendungen für das Brennen von DVDs oder CDs und für die Datensicherung (Sach- und Personalkosten),
  • Raumkosten, also die anteilige Miete beziehungsweise Gebäude-Abschreibung, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Nebenkosten etc.,
  • Aufwendungen für Einrichtungsgegenstände, sofern diese nicht bereits vollständig abgeschrieben sind,
  • anteilige Finanzierungskosten für Server, PC oder Archivräume und
  • der Zinsanteil aus Leasingraten, wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer des Leasinggegenstands ist.

Nicht rückstellungsfähig sind laut Verfügung hingegen unter anderem Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern, die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen und die Aufbewahrung von Mandantendaten bei einer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft.

Hintergrund ist das Handels- und Steuerrecht. Demnach muss wegen der öffentlich-rechtlichen Aufbewahrungspflicht für die zu erwartenden Aufwendungen eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten gebildet werden. Dabei ist zu beachten, welche Unterlagen der Aufbewahrungspflicht unterliegen und wie lange diese für einzelne Unterlagen noch besteht. Jahresabschlüsse mit allen dazugehörenden Unterlagen, Buchungsbelegen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen beispielsweise sind zehn Jahre aufzubewahren, sechs Jahre sind es bei Handels- und Geschäftsbriefen sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Bei einer längeren freiwilligen Aufbewahrung gibt es keine rechtliche Verpflichtung, eine Rückstellung zu bilden.


Erstellt von (Name) E.R. am 14.05.2024
Geändert: 14.05.2024 08:40:28
Autor:  Petra Hannen
Quelle:  Landesamt für Steuern Niedersachsen
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Randolf Berold
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