Effizienzsteigerung durch Payroll-Outsourcing

Wie Unternehmen Zeit, Kosten und Ressourcen sparen

Die intern durchgeführte Abrechnung von Lohn und Gehalt gehört zu den komplexen Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens. Eine Vielzahl von Firmen entscheidet sich für den innovativen Ansatz, ihre Gehaltsabrechnungen extern abwickeln zu lassen. Dies bringt zahlreiche Vorteile mit sich. 

Die Durchführung der Lohnabrechnung stellt Monat für Monat eine komplexe Angelegenheit dar: Es bedarf umfassender Kenntnisse in verschiedenen Rechtsgebieten, wie dem Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Zudem erfordern oft wechselnde rechtliche Rahmenbedingungen eine kontinuierliche Weiterbildung. Ein Beispiel für die Komplexität ist die Handhabung des Kurzarbeitergeldes, die während der Corona-Pandemie viele Unternehmen vor erhebliche Schwierigkeiten gestellt hat.
 

Komplexität, Zeitaufwand, Fachkräftemangel

Die für die Durchführung der Gehaltsabrechnungen benötigte Zeit sollte ebenso nicht unterschätzt werden. Payroll ist eine komplexe Aufgabe, da zahlreiche Aspekte die Gehaltsabrechnungen beeinflussen können. Dazu zählen zum Beispiel personelle Veränderungen, Ausfälle von Mitarbeitenden aufgrund Krankheit, Abwesenheiten wegen Urlaub oder geleistete Überstunden. Sollte es im Rahmen des Verarbeitungsprozesses zu personellen Ausfällen in der Lohnabrechnung kommen, kann Chaos die Folge sein. Vor allem Abrechnungsfehler können für Unternehmen zu kostspieligen Angelegenheiten führen, sei es durch erforderliche Nachzahlungen, Geldstrafen oder sogar wegen juristischen Folgen. Zusätzlich wirkt sich der Mangel an qualifiziertem Personal auch auf die Lohnbuchhaltung aus. Junge Talente für die Position des Gehaltsbuchhalters reißen sich bei den Firmen längst nicht mehr um die Arbeitsplätze.
 

Payroll-Outsourcing als Antwort auf Herausforderungen

Als Lösung für diese Herausforderungen ziehen zunehmend mehr Betriebe das Outsourcing der Gehaltsabrechnung, auch „Payroll as a Service“ genannt, in Betracht. Dabei geht es um die Übertragung der Aufgaben rund um die Gehaltsabrechnung an einen spezialisierten externen Anbieter. Wenn sich ein Unternehmen für diese Möglichkeit entscheidet, übernimmt der externe Dienstleister entweder die vollständige Verantwortung für den Prozess der Gehaltsabrechnung, inklusive der Beachtung aller gesetzlichen Vorschriften, oder lediglich bestimmte Teilaspekte davon, je nach den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens. 
 
Durch die Entscheidung für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung ergeben sich für Unternehmen mehrere Vorzüge: In der Regel realisieren Firmen durch die Verlagerung dieser Aufgaben nach außen größere Kosteneinsparungen, als würden sie die Gehaltsabrechnungen intern durch eigene Mitarbeiter durchführen lassen. Gründe dafür sind vorrangig die Reduzierung der Lohnkosten für das benötigte Fachpersonal und Kürzung der Ausgaben für laufende Fortbildungen. Die finanziellen Einsparungen, die mit dem Outsourcing der Lohnabrechnung einhergehen, sind zudem mit einem Zugewinn an zeitlichen Kapazitäten verbunden. So sind Unternehmen in der Lage, ihre Ressourcen zielgerichteter einzusetzen, beispielsweise für die Konzentration auf strategische Kernbereiche.
  

Genauigkeit, Flexibilität und Sicherheit

Über die Einsparungen bei Kosten und Zeit hinaus bringt die Externalisierung der Gehaltsabrechnungen einen weiteren wesentlichen Nutzen mit sich: präzises Arbeiten. Anbieter von Payroll-Services sind Spezialisten in ihrem Bereich und nutzen aktuelle Software. Außerdem verfügen sie über tiefgreifendes Fachwissen und umfangreiche Erfahrung. Sie sind auf dem laufenden Stand der Gesetzgebung. Dadurch können sie ihren Kunden eine hohe Genauigkeit in der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu bieten.

Neben der Präzision in der Gehaltsabrechnung sprechen zwei zusätzliche Schlüsselelemente die Vorteile des Outsourcings der Payroll-Aufgaben: Anpassbarkeit und Sicherheit. Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung extern verwalten lassen, profitieren von der Fähigkeit der Dienstleister, maßgeschneiderte Lösungen anzubieten, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Dabei kann entweder die gesamte Lohnabrechnung oder nur ausgewählte Teilaufgaben ausgelagert werden. Die Anbieter sichern dabei durch ihre Systeme konsequent den Schutz der Daten. Angesichts der Sensibilität der Informationen in der Gehaltsabrechnung ist dies äußerst wichtig.  
 
Die Sorge, dass durch das Auslagern der Gehaltsabrechnung ein Verlust der Kontrolle für die Unternehmen resultiert, lässt sich entkräften. Viele Anbieter von Outsourcing-Dienstleistungen stellen den Nutzern ihrer Services Dashboards zur Verfügung, die es gestatten, wichtige Daten und Informationen jederzeit zu überprüfen, auch wenn die Abrechnungen extern abläuft.
  

Fokus auf strategische Themen

Zusammenfassend erweist sich das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung als vorteilhafte Option für Firmen, die zukünftig auf die interne Bearbeitung verzichten möchten. Der wesentliche Nutzen ergibt sich insbesondere aus der Einsparung essentieller Ressourcen, die stattdessen für strategische Unternehmensziele eingesetzt werden können. Dabei sichern die Unternehmen ihren Angestellten eine zuverlässige, termingerechte und den gesetzlichen Bestimmungen entsprechende Gehaltsabrechnung.

Erstellt von (Name) E.R. am 12.04.2024
Geändert: 12.04.2024 07:39:52
Autor:  Thomas Bischof, Teamleiter Payroll, CSS AG
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Wolfgang Filser
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