Zahlungsausfälle verhindern: In 3 Schritten zum perfekten Forderungsmanagement

Die Zahlungsmoral ist das erste Opfer der Krise. Schon jetzt erreichten die Defizite bei vielen Betrieben ein so gravierendes Ausmaß, dass sie von der Pleite bedroht seien, warnt der Controller Robert Griebenrath, der Unternehmen als externer CFO berät. Der Experte empfiehlt ratsuchenden Unternehmen ein "intelligent strukturiertes Forderungsmanagement", um derart kritische Szenarien zu meistern. In einer Mitteilung beschreibt er, wie jedes Unternehmen ein solches System in drei einfachen Schritten aufbauen kann.

1. Schritt: Ordnung schaffen und Software einrichten

Die Voraussetzung für ein effizientes Forderungsmanagement ist ein System, das alle Vorgänge übersichtlich abbildet. Viele Betriebe haben keinen Überblick über ihre offenen Posten – so kann es unmöglich gelingen, die Außenstände einzutreiben. Daher wird im ersten Schritt eine Software installiert, die alle Daten erfasst und koordiniert.

Anhand einer Schnittstelle zwischen Buchhaltung und Rechnungssystem werden Übersichten der aktuellen Debitoren erstellt. Erfasst werden unter anderem Rechnungsdaten, Zahlungsziele und Vereinbarungen mit Kunden. Bei der Auswahl der geeigneten Software spielen Kriterien wie die Branchenzugehörigkeit und die Größe des Unternehmens eine Rolle. Die alternative Datenpflege mittels Excel ist in der Regel zu aufwändig.

2. Schritt: Hilfreiche Instrumente nutzen

Zu den strategischen Instrumenten im Forderungsmanagement zählen die SEPA-Lastschriften. Der Vorteil daran: Beim Einsatz zwischen von SEPA-Firmenlastschriften ist keine Rückforderung möglich, somit ist der Zahlungseingang garantiert. SEPA-Basislastschriften hingegen können sowohl zum Zahlungsverkehr B2B als auch zwischen Unternehmen und Endkunden genutzt sowie zurückgebucht werden. Bei Geschäften zwischen Unternehmen werden sie meist zum Abrechnen einmaliger Projekte eingesetzt.


Ein weiteres Instrument zum Zahlungsmanagement ist das Factoring. Dabei verkauft der Betrieb seine Forderung an ein Factoring-Unternehmen. Inzwischen gibt es einige Varianten des Factorings. Hierzulande ist das "echte Factoring" am gebräuchlichsten – mit ihm wird auch das Ausfallrisiko abgedeckt. Ebenfalls interessant ist die Möglichkeit, das Factoring bereits vor der gesamten Erbringung einer Leistung in Anspruch zu nehmen. Auf Wunsch kann sogar die komplette Debitoren-Buchhaltung an einen Factor ausgelagert werden. Neben den genannten Instrumenten hält der Finanzmarkt weitere Angebote zur Entlastung bereit. Ob sie für ein Unternehmen geeignet sind, hängt unter anderem von der Betriebsgröße und Branche ab.

3. Schritt: Arbeitsablauf einrichten und Automatisierung anpassen

Nachdem eine durchdachte Struktur für das Forderungsmanagement eingerichtet ist, muss nur noch die Einhaltung der Abläufe organisiert werden. Dafür bieten sich Prozesse und Workflows an, die individuell erstellt werden. Zudem sollte das automatisierte Mahnwesen mit einer persönlichen Schnittstelle versehen werden, an der beispielsweise ein Anruf bei dem Kunden erfolgt. Damit werden Mahnungen in einem potenziell zu strengen Tonfall vermieden – immerhin kann es sein, dass die Kundschaft aufgrund einer Erkrankung oder sonstigen Verhinderung in Verzug ist. Eine direkte Kontaktaufnahme per Telefon kann die Umstände klären und zusätzlich einen positiven Akzent setzen.


Robert Giebenrath
ist Geschäftsführer der RG Finance GmbH. Als externer CFO unterstützt er Unternehmen in der finanziellen Planung und Absicherung. Dabei kümmert er sich mit seinem Team um die Finanzplanung, implementiert ein sauberes Controlling und berät zu laufenden strategischen Themen. 

Erstellt von (Name) W.V.R. am 25.01.2023 Geändert: 25.01.2023 17:06:57 Autor:  Robert Griebenrath Quelle:  RG Finance (rg-finance.de) Bild:  Bildagentur PantherMedia / ajcabeza.yahoo.es

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