Anforderungen an Kassenbuch, Kassenberichte und elektronische Kassensysteme

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Unternehmen mit Bargeldumsätzen müssen in der Regel eine Registrierkasse betreiben oder sie müssen ein Kassenbuch führen - mit den entsprechenden Auflagen für Technik und Verfahren.

Der Gesetzgeber formuliert eine Ausnahme für Unternehmen, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind. Darunter fallen Gewerbetreibende, die maximal 60.000 Euro Gewinn oder 600.000 Euro Umsatz im Jahr erzielen (§ 141 Abs. 1 AO; § 241a HGB). Für sie genügt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG), solange sie keine Registrierkasse oder andere elektronische Kassensysteme verwenden ("offene Ladenkasse"). Verwendet jedoch ein Gewerbetreibender – ohne dazu verpflichtet zu sein – ein Kassenbuch oder eine elektronische Kasse, müssen diese den rechtlichen Vorgaben entsprechen.

Zwar können Gewerbetreibende im Handel und Dienstleistungsbereich mit einer Vielzahl von Kunden und kleinen Beträgen (z. B. Bäcker, Friseur) aus Gründen der Zumutbarkeit auf die Einzelaufzeichnung verzichten (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO). Eine tägliche Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben ist aber auch für sie Pflicht (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), etwa in Form eines Kassenberichts für jede einzelne Kasse. Dieser Bericht sollte mit Datum, Uhrzeit und Unterschrift versehen werden. Die Finanzverwaltung erwartet eine Ablage der Berichte, die den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht.