GoBD

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

1. Grundlagen

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) beinhaltet die Rechte und Pflichten im Umfang mit digitalen Buchführungsdaten.

2. Geltungsbereich

Die GoBD gelten für alle Buchführungs-und Aufzeichnungspflichtige. Nicht nur für die Buchführungspflichtige, sondern auch für die Pflichtigen, die eine Einnahme-Überschussrechnung erstellen, auch wenn hier keine doppelte Buchführung vorgeschrieben ist.

3. Inkrafttreten

Die GoBD wurden mit Schreiben vom 14. November 2014 vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) herausgegeben. Sie sind seit dem 1. Januar 2015 gültig und gilt für alle steuerlichen Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 begonnen haben. Durch die GoBD wurden folgende Vorschriften abgelöst:

*GDPdU:
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, erschienen 2001.

*GoBS: 
Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme, erschienen 1995.

4. Datensicherheit und – unveränderbarkeit

Die Datensicherheit und –unveränderbarkeit müssen bei der elektronischen Datenerfassung und Aufzeichnung nach den Vogaben der Finanzbehörden 
gegeben sein.

Beispiel

Bei der Speicherung eines geschäftlichen E-Mail muss gewährleistet sein, dass eine Veränderung noch eine Löschung von fremden Dritten (Unberechtigte) erfolgen kann. Ebenfalls muss der Zugriff von fremden Dritten ausgeschlossen sein.

Info  
Datenunveränderbarkeit Datensicherheit
Es muss ausgeschlossen sein:
Keine Veränderung, Überschreiben oder Ersetzen von Daten ohne eine entsprechende Kennzeichnung
Ein Schutz der Daten vor Verlust und unberechtigten Zugriffen muss gegeben sein.

4. Elektronische Aufzeichnungen

Die Aufzeichnungen sind alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder auf Medien mit Schriftersatzfunktion. (z.B. Datenträgern). Der Begriff Aufzeichnungen beinhaltet Darstellungen in Worten, Zahlen, Symbolen und Grafiken.

Bei der Führung von Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen in elektronischer oder in Papierform sind die folgenden Anforderungen zu beachten:

*Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

*Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung bei der
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  • Ordnung
  • Unveränderbarkeit

Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt und erhalten bleiben.

Beispiel

Wann ist die progressive und retrograde Prüfung erfüllt?

Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg, z.B. Eingangsrechnung, weiter über die Aufzeichnungen im Grundbuch und Journale zu den einzelnen angesprochenen Konten, schließlich zur Bilanz mit der Gewinn-und Verlustrechnung. Hieraus entwickelt sich die Daten für die Erstellung einer richtigen Steuererklärung gegenüber der Finanzbehörde.

Dagegen läuft die retrograde Prüfung genau umgekehrt.

Eine progressive und retrograde Prüfung muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt erfüllbar sein.

Info
Allgemeine Anforderungen der Finanzverwaltung
Die GoBD konkretisiert die allgemeinen Anforderungen der Finanzverwaltung wie folgt:
Ordnungsmäßigkeit

Alle buchungsrelevante Daten, Aufzeichnungen und Vorgänge müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht/zeitnah, geordnet und unveränderbar sein. 
Aufzeichnung

Alle relevanten Geschäftsvorfälle müssen in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Gliederung darstellbar sein. Zusätzlich sind auch alle notwendigen Tabellendaten, Historisierungen und Programme zu speichern. 
Aufbewahrung

Die aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente sowie elektronische Unterlagen sind geordnet und grundsätzlich im Original – also etwa auch in ihrem elektronischen Ursprungsformat – aufzubewahren.

5. Beweiskraft der Buchführung

Eine nachvollziehbare Verknüpfung zwischen dem Beleg und der Buchung für die Erfüllung der Beweiskraft der Buchführung muss gegeben sein.
(GoBD des BMF – Rn. 71 ff.)

Beispiel: Bei der Papierbuchführung reicht neben der Angabe zur Kontierung das Datum der Buchung direkt auf dem Beleg. Dagegen bei den digitalen Belegen (E-Belegen) nachweislich die notwendige Verbindung eines Datensatzes mit Angaben zur Kontierung.

6. Zeitnahe Erfassung

Weiterhin gilt eine zeitnahe Erfassung der Buchungen in der laufenden Finanzbuchführung. (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB). Es muss verhindert werden, dass der Steuerpflichtige durch seine gewollte Zeitverzögerung die Möglichkeit erhält, die Geschäftsfälle anders darzustellen, als es zum Zeitpunkt des Vorfalls gegeben war.

Der Gesetzgeber gestattet die Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen. (vgl. GoBD Rn. 47) . Diese Regelung gilt nicht für Bargeschäfte.  Die Belege über Kasseneinnahmen und Kassenausgaben  sind täglich zu erfassen. (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).

7. Geordnete Aufbewahrung

Nach dem GoBD sind die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren (vgl. auch § 147 Abs. 1 AO)
  1. Bücher und Aufzeichnungen, Eröffnungsbilanzen nebst dazugehörigen Arbeitsanweisungen, Inventare und Jahresabschlüsse sowie die Eröffnungsbilanz (vgl. 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).
  2. Geschäfts-und Handelsbriefe (vgl. 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO)
  3. Buchungsbelege (vgl. § 147 Abs. 1 Nr. 4 HGB)

Ferner sind Unterlagen geordnet aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hierbei muss die steuerliche Relevanz in jedem Einzelfall sorgfältig geprüft werden. Auf jeden Fall gehören die Daten aus der Finanz-und Lohnbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung dazu. Ebenfalls ist im Vorfeld zu prüfen, ob zum Sachverhalt nicht die branchenspezifische oder gewerbliche Vorschriften, z.B. § 26 Kreditwesengesetz nicht von Bedeutung ist.

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letzte Änderung W.V.R. am 01.07.2019
Autor(en):  Günther Wittwer
Bild:  panthermedia.net / 3ddock

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