Die 12 wichtigsten SAP R/3 Transaktionen für den Monatsabschluss

Normale SAP R/3 Anwender mit einem klar eingegrenzten Aufgabenbereich in der Buchhaltung kennen das: im Tagesgeschäft benutzt man nur wenige Transaktionen aus mehreren 1000 verfügbaren, weil z.B. nur Kreditoren, Reisekosten oder Debitoren gebucht werden müssen! An SAP-Kursen wird oftmals gespart und die Mitarbeiter bringen sich gegenseitig den Umgang mit diesem führenden Buchhaltungsprogramm bei! So bleibt das "Expertenwissen" häufig nur wenigen vorbehalten…

Der Trend geht dagegen in eine ganz andere Richtung: Sachbearbeiter in der Buchhaltung bekommen mehr Verantwortung übertragen, übernehmen Aufgaben der Bilanzbuchhalter. Die zunehmende Komplexität der Aufgaben im Rechnungswesen fordert deshalb mehr Wissenstransfer, um Buchhaltungs-Chaos zu vermeiden.

SAP-Anwenderschulungen bieten den Vorteil der Zeitersparnis, weil Auswertungen und die Weiterleitung von Fehlermeldungen ausführlich erklärt werden. Ein Problem kann allerdings sein, dass solche Schulungen nicht bedarfsgerecht erfolgen. Schon aus dem erwähnten Grund, weil so unglaublich viele Programmfunktionen existieren!

Ein Grund mehr also, einmal die wichtigsten SAP R/3-Transaktionen aus dem Arbeitsalltag eines Bilanzbuchhalters für den Monatsabschluss und die laufende Buchhaltung vorzustellen: 

Platz 1 und 2: F-02 (Sachkontenbuchung erfassen) und F-04 (Verrechnung auflösen)

Die Allroundtransaktion für Buchungen heißt F-02! Es existieren noch zahlreiche weitere Möglichkeiten, Debitoren, Kreditoren, Sach- und Bankbuchungen durchzuführen. Das ständige Hin- und Herwechseln zum Beispiel beim Buchen der Bank und bei den Monatsabschlussbuchungen kann man sich auf diese Weise ersparen. Außerdem extrem praktisch: die Option "Buchen mit Vorlage" bzw. "Umkehrbuchung erzeugen": hier kann man eine vorherige Buchung laden und Einzelwerte (z.B. beim monatlichen Gehaltsbeleg) bei Bedarf überschreiben. Beim Storno habe ich die genaue Umkehrbuchung mit allen ursprünglichen Buchungstexten. Der "kleine Bruder" F-04 ermöglicht, offene Posten auszuwählen und die Differenz auszubuchen. 

Nachteil: bei Nutzung weiterer Transaktionen zum Buchen (z.B. Zahlungseingänge, Zahlungsausgänge) kann das System einen anderen Nummernkreis für SAP-Buchungsnummern vergeben. Das ist unter Umständen nützlich für Auswertungen. 

Platz 3: FB03 (Beleg anzeigen)

Braucht jeder! Der Clou: die zuletzt durchgeführte Buchung wird als Belegnummer vorgeschlagen, sofern es im Customizing eingestellt ist. So kann man nach einer Buchung mal eben den Beleg aufrufen und über "Beleg/Druckvorschau" einen Buchungsbeleg mit allen relevanten Angaben drucken. Per Screenshot (Kurzanleitung: DRUCK+Einfügen im Paint-Programm+Ausschneiden des relevanten Bereichs) kann man seine Buchung auch in einem Standard-Buchungsformular einfügen.

Noch ein Tipp: sollten nicht alle gewünschten Angaben angezeigt werden, kann man über die Funktionen "Auswählen", falls vorhanden, ein anderes Layout laden.

Platz 4 und 5: FBRA (Rücknahme Ausgleich) und FB08 (Beleg stornieren)

Ein Problem beim Stornieren, wenn nicht die Umkehrbuchung über F-02 gewünscht ist: ausgeglichene Positionen (sowohl Kreditoren-, Debitorenrechnungen als auch Sachkonten mit OP-Verwaltung wie Durchlaufende Posten) können nicht mit FB08 storniert werden. Erfolgt vorher die Rücknahme des Ausgleichs mit der Transaktion FBRA, lässt sich ein Storno durchführen. Hauptvorteil ist der automatische Ausgleich offener Posten mit der Stornierung. Nachteile: möglicherweise wird eine komplette Bankzahlung gleich mit storniert und muss neu gebucht werden (je nach Customizing Einstellungen). Auch Debitoren- und Kreditorenkonten können unübersichtlich werden und müssen unter Umständen nochmals geklärt werden, wenn Ausgleiche und Verrechnungen mit storniert wurden. Vorsicht auch beim Buchungsmonat: der sollte festgelegt werden, um nicht eine falsche Buchungsperiode zu erwischen…

Platz 6 und 7 und 8: FBL5N (Debitoren Einzelpostenliste) und FBL1N (Kreditoren Einzelpostenliste) und FBL3N (Einzelposten Sachkonten)

Beim Arbeiten mit Einzelpostenlisten hat der Autor dieses Artikels als SAP-Coach die größten Defizite festgestellt! Üblicherweise wählt man die Option "Offene Posten" oder "Alle Posten" (eingrenzbar auf einen bestimmten Zeitraum). Hat man nun die Liste aufgerufen, kann man noch fehlende Felder mit Hilfe des "Würfels" (Layout ändern, auch STRG+F8) einblenden. Oder eine Variante laden, die alle nötigen Felder beinhaltet. Dabei ein wichtiges Feld, das meistens standardmäßig ausgeblendet ist: das Erfassungsdatum! Hier kann man als Anwender sehen, was nach "offiziellem" Buchungsschluss noch in den Monat nachgebucht oder storniert wurde.

Hat man nun die Tabelle in der gewünschten Form vorliegen, ist oftmals eine Aufbereitung notwendig. Dabei ist die Umwandlung in eine Exceltabelle sicherlich die beliebteste Möglichkeit – und gleichzeitig die zeitintensivste! Zweitschlechteste Lösung: Screenshots erstellen und in eine Email oder Textdatei kopieren. Das bietet sich an, wenn ein Kunde mal eben einen Kontostand anfordert. Eine Minute - und er erhält übersichtlich seine offenen Posten mit Fälligkeit. Meine Empfehlung: Arbeiten mit der Filterfunktion (Filter setzen)! So bekommt man nur noch die relevanten Informationen angezeigt. Wichtig vor allem beim Jahresabschluss, wenn Sachkonten keine Verwaltung offener Posten vorgesehen haben.

Nachteile: Laden der Kontowerte kann lange dauern bei vielen Buchungen! Dann verwendet man doch lieber die nächste Transaktion:

Platz 9: FS10N (Sachkonten Saldenanzeige)

Hier kann man wahlweise den Saldo (Jahreswerte) oder den kumulierten Saldo (historische Werte seit Systemstart, auch nur Offene Posten-Anzeige!) anklicken. Beim Klicken auf eine Monatsspalte bekommt man sogar nur die gebuchten Werte der entsprechenden Periode angezeigt. Summenbildung pro Tag erleichtert z.B. die Abstimmung des Bankkontos

Platz 10: VF02 (Anzeigen und Drucken von Ausgangsrechnungen/ Ändern Faktura)

Ein weiterer Zeitsparer! Die Fakturanummer eingeben, Faktura ausgeben und Druckansicht. Dann ein Screenshot und in eine Email oder Textdatei hineinkopiert. Schneller geht nicht! Weitere Funktionen außer der Druckfunktion bleiben eher den Keyusern und der Fakturierung vorbehalten. Auch nützlich, wenn bei Erstellen der Kundenrechnung oder Gutschrift ein aussagefähiger Buchungstext fehlt.

Platz 11: FS00 (Sachkonto Stammdatenpflege)

Nur für Profis! Stammdaten müssen manchmal verändert werden. Am häufigsten sicherlich: Sachkontentexte in mehreren Sprachen und die Steuerkategorie. Darüber müsste man einen ausführlichen Artikel schreiben!

Platz 12: S_ALR_870_12326 (Kontenplan)

Als letztes hat es diese unentbehrliche Funktion in die "Top 12" geschafft. Der Buchhalter muss auf Grund der E-Bilanz und auch gesetzlicher Änderungen immer differenziertere Konten verwenden. Gibt es bereits Konten, die sich eignen? Oder existieren bisher unbebuchte Konten, die sich einfach umbenennen lassen? Mit dieser Transaktion kann man sämtliche existierenden Konten anzeigen, auch solche, die in der Summen- und Saldenliste nicht auftauchen!

Schlusswort

Nicht aufgenommen in die Liste wurde die Summen- und Saldenliste F.01 sowie die Strukturierte Saldenliste F.54. Beide erfordern eine vorherige Erstellung mindestens einer Bilanzstruktur neben einem Kontenplan. Diese muss zudem regelmäßig aktualisiert werden mit OB58. Ist so etwas nicht vorgesehen, behelfen sich Unternehmen gerne mit einer "selbstgestrickten" Transaktion. Die erkennt man daran, dass sie mit einem "Z" beginnen. Wer also feststellt, er nutzt eine ganz andere Transaktion, hat möglicherweise eine solche. Die Transaktionen in meiner beispielhaften Favoritenliste für diesen Artikel habe ich sinnvoll für den Gebrauch umbenannt. Oftmals kann man eine Transaktion mit mehreren Abkürzungen aufrufen (z.B. Kreditoren Einzelpostenliste FBL5N oder F.41 oder S_ALR_87012083). Möglicherweise ist eine Berechtigung für den Anwender nicht vorgesehen. Mit einem anderen Kürzel kann er dann doch arbeiten!

Tipp: Nutzen Sie die Kommentare für Fragen zum Artikel an den SAP-Coach!

Abschließende Anmerkung: Die Angaben wurden sorgfältig recherchiert. Für Hinweise auf Fehler ist der Autor dankbar. Selbstverständlich gibt es nicht die "einzig richtige" Vorgehensweise. Dieser Artikel benennt lediglich einen praxiserprobten Weg.

letzte Änderung R.B. am 28.01.2022 Bild:  Bildagentur PantherMedia / Andriy Popov

Autor:in

	Herr Rüdiger Böttcher Rüdiger Böttcher ist geprüfter Bilanzbuchhalter IHK, Mitglied im Bundesverband Bilanzbuchhalter und Controller e.V. und BVBC.Xpert-Netzwerk. Er bietet sein Expertenwissen als Dozent und Dienstleister vor Ort an. Sein Angebot: "Modulare Buchhaltung": http://www.modulare-buchhaltung.net, E-Mail: modulare-buchhaltung(AT)mail(DOT)de
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