Buchhaltungs-Chaos – 12 Gründe und 3 Lösungsschritte zur Beseitigung!

Artikelbild_Buchhaltungs-Chaos.jpg
Wie kann eine Buchhaltung völlig aus dem Ruder laufen? Warum versagen bisherige Kontrollmechanismen? Warum fällt einem Geschäftsführer nicht auf, wenn ordnungsgemäße Buchhaltung nicht mehr stattfindet? Und was kann man tun, um Buchhaltungs-Chaos zu beseitigen? Ein Bilanzbuchhalter berichtet aus seiner Praxis.


12 Gründe – Wie das Buchhaltungs-Chaos beginnt

  1. Alleinbuchhalter wird krank, arbeitet aber weiter!
  2. Geschäftsführer muss sich um wichtigere Dinge wie den Vertrieb kümmern, hat keine Zeit zum Kontrollieren!
  3. Controlling findet kaum statt. Die Konzerngesellschaft lässt sich mit einfachen Antworten abspeisen!
  4. Abstimmung findet einmal im Quartal statt. Der Alleinbuchhalter erweckt durch Umbuchungen auf Verrechnungskonten den Eindruck, Salden wie der Banksaldo seien abgestimmt!
  5. Mahnungen werden direkt und ungeprüft bezahlt, um Ruhe zu haben. Auch ohne zugehörige Rechnung!
  6. Die Verrechnungskonten gleichen einem Schlachtfeld: es fehlen sinnvolle Buchungstexte, oftmals wird storniert und neu gebucht oder zwischen den Konten hin- und her gebucht!
  7. Offene Kundenrechnungen werden mit Zahlungseingängen so weit wie möglich ausgeglichen, um Liefersperren zu verhindern. Dies ist die einzige Aufgabe, die noch einigermaßen funktioniert! Ein Mahnwesen findet nur noch statt, falls automatische Liefersperren vergeben werden.
  8. Kontierungen und Buchungsnummern werden grundsätzlich nicht auf den Eingangsrechnungen oder Kontoauszügen vermerkt. Man begnügt sich mit unzähligen Ausdrucken!
  9. Auf den Kreditorenkonten wird nur noch wenig gebucht. Zahlungsausgänge ohne Rechnung gehen gegen "Durchlaufende Posten"! Oder direkt gegen die Kosten, oft auch ohne Beleg!
  10. Ablage findet fast nicht mehr statt! Zahllose Stapel verhindern einen näheren Einblick in das angesammelte Chaos!
  11. Kassenbelege, Reisekosten und Kreditkartenbelege werden nicht gebucht und befinden sich in diversen Stapeln. Vieles wird inzwischen ungeprüft in bar ausgezahlt, meistens ohne Auszahlungsquittung!
  12. Eine nachvollziehbare Dokumentation findet nicht statt! Das meiste findet nur noch im Kopf des Alleinbuchhalters statt oder ist in seiner "Zettelwirtschaft" irgendwo hin gekritzelt! 
Diese Liste ist eine Zusammenfassung von mehreren Praxisfällen, wo der Buchhaltungsexperte einen völligen Schiffbruch in der Buchhaltung vorgefunden hat. Es waren meistens keine Kleingewerbetreibenden, sondern Vertriebsniederlassungen von internationalen Konzernen, deren hochwertige Produkte wir alle bei uns im Alltag wiederfinden. 


Wie hole ich mir Hilfe zur Beseitigung der Chaos-Buchhaltung?

Jetzt sind Klarheit und Offenheit gefragt, die zwei wichtigsten Skills, um Transparenz zu schaffen und jedem Ansatz von Verwirrung früh entgegenzuwirken. Hilfe bieten kann z.B. ein Steuerberater. Auch spezialisierte Personaldienstleister oder Berufsverbände wie der BVBC Bundesverband Bilanzbuchhalter und Controller e.V. können möglicherweise geeignete Experten nennen. Googlen Sie nach Erfahrungsberichten und Bewertungen!

Wie motiviere ich den "schuldigen" Buchhalter zur Mitwirkung?

Wenn die Verursacher des vorgefundenen Zustands noch befragt werden können, ist Fingerspitzengefühl gefragt! Urteilen Sie nicht voreilig und vermeiden Sie Schuldzuweisungen. Bei Krankheit oder fehlenden Fachkenntnissen, verbunden mit Druck reagiert ein Sachbearbeiter möglicherweise, indem er "nur noch" Stressfaktoren beseitigt. Ein offenes Gespräch zu suchen wäre damals angebracht gewesen, aber Versäumnisse kann man nicht ungeschehen machen. Allerdings kann es vorkommen, dass die Befragten keine klaren Antworten geben können oder wollen. Halten Sie sich nicht zu lange auf, wenn hier Fleißarbeit gefragt ist!

3 Lösungsschritte - Sofortmaßnahmen gegen das Buchhaltungschaos

  • TOP 1: Bestandsaufnahme
    Wenn "Land unter!" herrscht, dann sollte der Zustand zunächst "festgefroren" werden. Bis zur (Wieder-) Herstellung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung empfiehlt sich, die Spuren chaotischer und hektischer Arbeit möglichst sorgfältig und akribisch offen zu legen und sofern möglich im vorgefundenen Zustand zu belassen.
  • TOP 2: Stapelabbau
    Die Stapel werden selbstverständlich sortiert und abgebaut. Auf das sonst ratsame Entsorgen von Redundanzen (Mehrfachkopien insbesondere!) sollte verzichtet werden. Außerdem darf eine Rechnung aus mehreren Bestandteilen bestehen. Es kann also durchaus notwendig sein, aus einer einfachen Rechnung, einen "Vorgang" zu kreieren und alles zusammen zu tackern: Rechnung, Mahnung, Überweisungsbeleg, abgezeichnete Kopie, Lieferschein, Emailkorrespondenz. Bewährt hat sich das Vorsortieren der Papiere in einer Registermappe (10 Kategorien wie z.B. Eingangsrechnungen, Reisekosten, Kassenbelege, Kreditkartenbelege, Steuern, Personal, Kundenkorrespondenz, Zahlungsverkehr/ Bank, Emailausdrucke, Mahnungen).
  • TOP 3: Checkliste oder To-Do-Liste
    Wie könnte eine Checkliste aussehen, die man zum schrittweisen Abbau der Probleme benötigt? Es gibt sicherlich kein Patentrezept, aber die eigene Bestandsaufnahme wird den Beteiligten schnell Klarheit verschaffen über die zu bewältigenden Aufgaben! In einem weiteren Artikel im Rechnungswesen-Portal berichtet der Autor, welche Schritte dazu notwendig sind.



Abschließende Anmerkung: Die Angaben wurden sorgfältig recherchiert. Für Hinweise auf Fehler ist der Autor dankbar. Selbstverständlich gibt es nicht die "einzig richtige" Vorgehensweise. Dieser Artikel benennt lediglich einen praxiserprobten Weg.

letzte Änderung R.B. am 11.05.2021
Autor(en):  Rüdiger Böttcher
Quelle:  © September2014 www.modulare-buchhaltung.net
Bild:  Rüdiger Böttcher

Drucken RSS

Der Autor:
Herr Rüdiger Böttcher
Rüdiger Böttcher ist geprüfter Bilanzbuchhalter IHK, Mitglied im Bundesverband Bilanzbuchhalter und Controller e.V. und BVBC.Xpert-Netzwerk. Er bietet sein Expertenwissen als Dozent und Dienstleister vor Ort an. Sein Angebot: "Modulare Buchhaltung": http://www.modulare-buchhaltung.net, E-Mail: modulare-buchhaltung(AT)mail(DOT)de
Homepage | Club-Profil | weitere Fachbeiträge | Forenbeiträge | Blog | Fotogalerie | Google

Premium-Stellenanzeigen



Keine passende Stelle gefunden? 

Tragen Sie sich im kostenfreien Talentpool ein & Firmen bewerben sich bei Ihnen!
1. In wenigen Minuten Ihr Profil erstellen
Teilen Sie uns mit, wie Ihr Wunscharbeitgeber aussieht, welche Gehaltsvorstellungen Sie haben und in welcher Region Sie arbeiten möchten.
2. Arbeitgeber bewerben sich bei Ihnen
Wir stellen Ihnen passende Arbeitgeber vor und Sie entscheiden, mit wem Sie ein Interview führen.
3. Ihren neuen Traumjob antreten
Prüfen Sie im Interview, ob der neue Arbeitgeber Ihren Vorstellungen entspricht, und falls ja: Starten Sie Ihre neue Karriere!
Kostenlos registrieren und passende Jobs erhalten:jetzt registrieren

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Anzeige

Themenspecials

Für die gefragtesten Themen hat die Rechnungswesen-Portal.de-Redaktion jetzt Themenspecials erstellt, die jeweils die wichtigsten Beiträge zum TOP-Thema auflisten:

Über 2.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Buchhalter-Community und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Forum für Rechnungswesen und Buchhaltung.
Anzeige

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Rechnungswesen.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Buchhalter oder Bilanzbuchhalter? Mit einer Stellenanzeige auf Rechnungswesen-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern und und diskutieren ihre Fragen.
Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Riesen- Ressource

Auf Rechnungswesen-Portal.de sind bereits über 700 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>
Anzeige

Neu - Controlling-Journal!

CJ_Muster_titel-190px.jpg
Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen.

Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>
Anzeige

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge und sämtliche Ausgaben des Controlling-Journals. Das aktuelle Controlling-Journal erhalten Sie zudem als pdf-Ausgabe. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Mitgliedschaft für nur 89,- EUR inkl. MWSt. im Jahr! Studenten und Auszubildende 39,- EUR für zwei Jahre! Weitere Informationen >>
 

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>
 

Fachbeitrag veröffentlichen?

Sie sind Autor von Fachbeiträgen mit Controlling-bzw. Rechnungswesen-Thema? Gerne veröffentlichen oder vermarkten wir ihren Fachbeitrag. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. jetzt Mitmachen >>
Anzeige

Kennzahlen-Guide

Kennzahlen-Guide-klein.pngÜber 200 Kennzahlen aus Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.
Jede Kennzahl wird in diesem Buch ausführlich erläutert. Neben der Formel wird eine Beispielrechnung aufgeführt. Für viele branchenneutrale Kennzahlen stehen Zielwerte bzw. Orientierungshilfen für eine Bewertung zur Verfügung. Für die genannten Bereiche hat die Redaktion von Controlling-Portal.de jeweils spezialisierte Experten als Autoren gewonnen, die auf dem jeweiligen Gebiet über umfangreiche Praxiserfahrung verfügen. 

Preis: ab 12,90 Euro Brutto mehr Informationen >>
 

Dashboards mit Excel

dashboards_cover.jpgWie erstelle ich ein Tacho- oder Ampel-Diagramm? Wie kann ich Abweichungen in Tabellen ansprechend visualisieren? Das wird Ihnen hier anschaulich erklärt.

Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR
oder E-Book für 24,90 EUR 
mehr Informationen >>

  

Reporting 1x1

reporting1x1-klein.jpgViel ist zum Berichtswesen oder Reporting schon geschrieben worden. Dennoch zeigen Umfragen, dass rund 50 Prozent der Empfänger von Berichten mit dem Reporting nicht zufrieden sind. Jörgen Erichsen erklärt in diesem Buch die Bedeutung und die Handhabung des Berichtswesens speziell für kleinere Betriebe. Mit zahlreichen Beschreibungen, Beispielen und Checklisten.

Taschenbuch in Farbe für 24,90 EUR
oder E-Book für 15,90 EUR 
mehr Informationen >>

Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Planung:
4 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 149,- EUR statt 227,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Controlling:
6 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 189,- EUR statt 286,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS FiBu Paket:

8 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 39,- EUR statt 49,- EUR bei Einzelkauf
Anzeige

Anzeige

Digitale Rechnungswesenwoche 2021

key-visual-rechnungswesenwoche_300x120.jpg
Seien Sie dabei und verschaffen sich einen Überblick über brandaktuelle Themen und Erneuerungen rund um Rechnungswesen & Controlling. Unsere renommierten Referenten aus Wissenschaft & Praxis teilen in spannenden Modulen ihr Wissen sowie Best Practices für den Arbeitsalltag! Buchen Sie flexibel die Module, die Sie wirklich interessieren und die optimal in Ihr Tagesgeschäft passen! Sichern Sie sich noch heute Ihr Ticket!
Mehr Infos >> 
Anzeige

Stellenmarkt

Spezialist (m/w/d) Steuern national / international
Mehr Wir-Gefühl. Mehr Gestaltungsfreiheit. Mehr Erfolg. Und dadurch mehr vom Leben. Das ist Arbeiten bei Apollo. In unseren rund 900 Filialen in Deutsch­land verhelfen wir täglich tausenden Menschen zu besserem Sehen und Hören, sodass auch sie mehr vom Leben haben. Dabei begeistern wir mit mehr S... Mehr Infos >>

Steuerfach­angestellte/r bzw. Steuerfachwirt/in (m/w/d)
Jähn & Bieg Partner ist eine mittelständische Steuerberatungsgesellschaft in zentraler Lage in Esslingen. Mit dem Wachstum unseres Mandantenstammes und der wirtschaftlichen Entwicklung unserer Mandanten suchen wir Sie zur Verstärkung unseres Teams. Für unsere digitale Kanzlei suchen wir Verstärku... Mehr Infos >>

Debitorenbuchhalter (m/w/d)
Techtronic lndustries Central Europe GmbH mit Sitz in Hilden vertreibt hochwertige Elektrowerkzeuge und Gartengeräte für Heimwerker, Handwerk und Industrie. Unser leistungsstarkes Portfolio umfasst die Marken Milwaukee®, AEG® und Ryobi®. Hinter uns steht der TTl-Konzern mit Sitz in Hongkong. Mit ... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>
Anzeige

JOB- TIPP

Stellenmarkt.jpg
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Rechnungswesen- Experten finden Sie in der Rechnungswesen-Portal Stellenbörse. Ihr Stellengesuch können Sie kostenfrei über ein einfaches Online-Formular erstellen. Zur Stellenbörse >>
Anzeige

Softwaretipp: Quick-Lohn

Logo290122.png
Erledigen Sie Ihre Lohnabrechnung im Handumdrehen selbst mit Quick-Lohn und versenden alle Meldungen an die Krankenkassen, das Finanzamt und die Unfallversicherung direkt aus dem Programm. Auch für Baulohn. Probieren Sie Quick-Lohn gratis und völlig unverbindlich 3 Monate lang aus. Es ist keine Kündigung nötig! Weitere Informationen >>

Anzeige

Software-Tipps

Fibunet_logo_komplett_RGB.jpg
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungspotenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Mehr Informationen >>

Konsolidator.PNG
Konsolidator® ist eine cloudbasierte, moderne SaaS-Lösung für die finanzielle Konsolidierung und Berichterstattung basierend auf Microsoft Azure, die Ihnen hilft, Ihre Finanzfunktion zu digitalisieren und zu automatisieren. Konsolidator® ist unabhängig von den IT-Systemen, die Sie für die Buchführung und die Rechnungslegung verwenden.
Mehr Informationen >>

Weitere Rechnungswesen-Software-Lösungen im Marktplatz >>
Anzeige

RS - Make or Buy Analyse

make or buy.png
In einem Unternehmen kommt oft die Frage auf, ob man Materialien in Eigenproduktion herstellen sollte oder diese extern zukauft. Dieses Excel-Tool hilft Ihnen bei der Fragestellung auf Grundlage der Make or Buy Analyse. Die Berechnung kann nach Vollkosten- oder Grenzkostenansatz durchgeführt werden.
Mehr Informationen >>


Preiskalkulation mit Excel

Bildschirmfoto 2021-09-09 um 14.04.21.pngPreiskalkulation.png
Preiskalkulation einfach gemacht: dieses Excel-Tool hilft Ihnen bei der Kalkulation Ihrer Preise. Geeignet sowohl im Dienstleistungs- als auch im Industriebereich. Auch zur Preiskalkulation einzelner Projekte anwendbar. Inklusive einstufiger Deckungsbeitragsrechnung.
Mehr Informationen >>

Kundendatenbank inkl. Rechnungsprogramm

Kundendatenbank.png
Die Excel- Kundendatenbank für bis zu 2000 Kunden ist ideal als Vertriebsdatenbank einsetzbar mit integrierten Termin-/ Wiedervorlagenmanagement zur Verwaltung, Steuerung, Planung und Reporting von Kundendaten und Vertriebsaktivitäten. Erstellen Sie ganz einfach Ihre Rechnungen für verwaltete Kunden mit Produkten aus Ihrem Katalog. 
Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>
Anzeige

Web-TippVermieter1x1_logo_282px.jpg 

Vermieter1x1.de - Das Internetportal für Vermieter und Immobilien-Manager. Zahlreiche Fachbeiträge und News zum Thema Vernieten und Verwalten von Immobilien. Umfangreiche Marktübersichten für kaufmännische Software, Seminare  und Tagungen runden das Angebot ab.
Anzeige

Premium-WebinareVideo Kurs: Kennzahlen im Controlling

PantherMedia_Yuri_Arcurs200x150.jpg
Bei der Erstellung eines Kennzahlen-Cockpit, stellt sich oft die Frage, welche KPIs hier zwingend mit aufgenommen werden sollen. In diesem Online-Kurs lernen Sie Schritt für Schritt inkl. praktischer Übungsaufgaben, wie Kennzahlen im Unternehmen priorisiert und im Controlling effektiv eingesetzt werden. Zum Video-Kurs >>

Video Kurs: Controlling kompakt

Controller sind die internen Unternehmensberater im Betrieb. In diesem Controlling Kompakt-Kurs erhalten Sie mehrere Lernvideos, wie gutes Controlling funktioniert. Die Videos sind "Best-of" Auszüge aus anderen spezifischen Video-Kursen. Zum Video-Kurs >>

Video Kurs: Controlling im E-Commerce

Die Gesetze im E-Commerce sind für das Controlling anders. Die Kennzahlen müssen richtig interpretiert werden, um aus den Analysen die richtigen Maßnahmen ableiten zu können. In diesem Online-Kurs lernen Sie Schritt für Schritt, wie erfolgreiches Controlling im E-Commerce funktioniert. Zum Video-Kurs >>

Weitere Video-Kurse finden Sie hier >>
Anzeige

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige

RS Controlling-System

RS-Controlling-System.jpg Das RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist-Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalfluss- rechnung analysieren.  Alle Funktionen im Überblick >>
Anzeige

Excel Tool

Anlagenverwaltung in Excel: Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert, Abschreibungen und Rest- Buchwerte ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Eine AfA- Tabelle, mit der Sie die Nutzungsdauer ihrer Anlagegüter ermitteln können, ist integriert. mehr Informationen >>
Anzeige

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR mehr Informationen >>
Anzeige

Ihre Werbung auf RWP

Werbung Controlling-Portal.jpg
Ihre Werbung hier ab 200 EUR
im Monat
 
Werben Sie zielgruppenorientiert – werben Sie auf www.Rechnungswesen-Portal.de! Nährere Informationen erhalten Sie hier >>