Buchhaltungs-Chaos – 12 Gründe und 3 Lösungsschritte zur Beseitigung!

Rüdiger Böttcher

Wie kann eine Buchhaltung völlig aus dem Ruder laufen? Warum versagen bisherige Kontrollmechanismen? Warum fällt einem Geschäftsführer nicht auf, wenn ordnungsgemäße Buchhaltung nicht mehr stattfindet? Und was kann man tun, um Buchhaltungs-Chaos zu beseitigen? Ein Bilanzbuchhalter berichtet aus seiner Praxis.

12 Gründe – Wie das Buchhaltungs-Chaos beginnt

  1. Alleinbuchhalter wird krank, arbeitet aber weiter!
  2. Geschäftsführer muss sich um wichtigere Dinge wie den Vertrieb kümmern, hat keine Zeit zum Kontrollieren!
  3. Controlling findet kaum statt. Die Konzerngesellschaft lässt sich mit einfachen Antworten abspeisen!
  4. Abstimmung findet einmal im Quartal statt. Der Alleinbuchhalter erweckt durch Umbuchungen auf Verrechnungskonten den Eindruck, Salden wie der Banksaldo seien abgestimmt!
  5. Mahnungen werden direkt und ungeprüft bezahlt, um Ruhe zu haben. Auch ohne zugehörige Rechnung!
  6. Die Verrechnungskonten gleichen einem Schlachtfeld: es fehlen sinnvolle Buchungstexte, oftmals wird storniert und neu gebucht oder zwischen den Konten hin- und her gebucht!
  7. Offene Kundenrechnungen werden mit Zahlungseingängen so weit wie möglich ausgeglichen, um Liefersperren zu verhindern. Dies ist die einzige Aufgabe, die noch einigermaßen funktioniert! Ein Mahnwesen findet nur noch statt, falls automatische Liefersperren vergeben werden.
  8. Kontierungen und Buchungsnummern werden grundsätzlich nicht auf den Eingangsrechnungen oder Kontoauszügen vermerkt. Man begnügt sich mit unzähligen Ausdrucken!
  9. Auf den Kreditorenkonten wird nur noch wenig gebucht. Zahlungsausgänge ohne Rechnung gehen gegen "Durchlaufende Posten"! Oder direkt gegen die Kosten, oft auch ohne Beleg!
  10. Ablage findet fast nicht mehr statt! Zahllose Stapel verhindern einen näheren Einblick in das angesammelte Chaos!
  11. Kassenbelege, Reisekosten und Kreditkartenbelege werden nicht gebucht und befinden sich in diversen Stapeln. Vieles wird inzwischen ungeprüft in bar ausgezahlt, meistens ohne Auszahlungsquittung!
  12. Eine nachvollziehbare Dokumentation findet nicht statt! Das meiste findet nur noch im Kopf des Alleinbuchhalters statt oder ist in seiner "Zettelwirtschaft" irgendwo hin gekritzelt! 


Diese Liste ist eine Zusammenfassung von mehreren Praxisfällen, wo der Buchhaltungsexperte einen völligen Schiffbruch in der Buchhaltung vorgefunden hat. Es waren meistens keine Kleingewerbetreibenden, sondern Vertriebsniederlassungen von internationalen Konzernen, deren hochwertige Produkte wir alle bei uns im Alltag wiederfinden.

Wie hole ich mir Hilfe zur Beseitigung der Chaos-Buchhaltung?

Jetzt sind Klarheit und Offenheit gefragt, die zwei wichtigsten Skills, um Transparenz zu schaffen und jedem Ansatz von Verwirrung früh entgegenzuwirken. Hilfe bieten kann z.B. ein Steuerberater. Auch spezialisierte Personaldienstleister oder Berufsverbände wie der BVBC Bundesverband Bilanzbuchhalter und Controller e.V. können möglicherweise geeignete Experten nennen. Googlen Sie nach Erfahrungsberichten und Bewertungen!

Wie motiviere ich den "schuldigen" Buchhalter zur Mitwirkung?

Wenn die Verursacher des vorgefundenen Zustands noch befragt werden können, ist Fingerspitzengefühl gefragt! Urteilen Sie nicht voreilig und vermeiden Sie Schuldzuweisungen. Bei Krankheit oder fehlenden Fachkenntnissen, verbunden mit Druck reagiert ein Sachbearbeiter möglicherweise, indem er "nur noch" Stressfaktoren beseitigt. Ein offenes Gespräch zu suchen wäre damals angebracht gewesen, aber Versäumnisse kann man nicht ungeschehen machen. Allerdings kann es vorkommen, dass die Befragten keine klaren Antworten geben können oder wollen. Halten Sie sich nicht zu lange auf, wenn hier Fleißarbeit gefragt ist!

3 Lösungsschritte - Sofortmaßnahmen gegen das Buchhaltungschaos

TOP 1: Bestandsaufnahme

Wenn "Land unter!" herrscht, dann sollte der Zustand zunächst "festgefroren" werden. Bis zur (Wieder-) Herstellung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung empfiehlt sich, die Spuren chaotischer und hektischer Arbeit möglichst sorgfältig und akribisch offen zu legen und sofern möglich im vorgefundenen Zustand zu belassen.

TOP 2: Stapelabbau

Die Stapel werden selbstverständlich sortiert und abgebaut. Auf das sonst ratsame Entsorgen von Redundanzen (Mehrfachkopien insbesondere!) sollte verzichtet werden. Außerdem darf eine Rechnung aus mehreren Bestandteilen bestehen. Es kann also durchaus notwendig sein, aus einer einfachen Rechnung, einen "Vorgang" zu kreieren und alles zusammen zu tackern: Rechnung, Mahnung, Überweisungsbeleg, abgezeichnete Kopie, Lieferschein, Emailkorrespondenz.

Bewährt hat sich das Vorsortieren der Papiere in einer Registermappe (10 Kategorien wie z.B. Eingangsrechnungen, Reisekosten, Kassenbelege, Kreditkartenbelege, Steuern, Personal, Kundenkorrespondenz, Zahlungsverkehr/ Bank, Emailausdrucke, Mahnungen).

TOP 3: Checkliste oder To-Do-Liste

Wie könnte eine Checkliste aussehen, die man zum schrittweisen Abbau der Probleme benötigt? Es gibt sicherlich kein Patentrezept, aber die eigene Bestandsaufnahme wird den Beteiligten schnell Klarheit verschaffen über die zu bewältigenden Aufgaben! In einem weiteren Artikel im Rechnungswesen-Portal berichtet der Autor, welche Schritte dazu notwendig sind.
Abschließende Anmerkung: Die Angaben wurden sorgfältig recherchiert. Für Hinweise auf Fehler ist der Autor dankbar. Selbstverständlich gibt es nicht die "einzig richtige" Vorgehensweise. Dieser Artikel benennt lediglich einen praxiserprobten Weg.




Quelle: © September2014 www.modulare-buchhaltung.net
letzte Änderung R.B. am 08.05.2024
Autor(en):  Rüdiger Böttcher
Bild:  Rüdiger Böttcher


Autor:in
Herr Rüdiger Böttcher
Rüdiger Böttcher ist geprüfter Bilanzbuchhalter IHK, Mitglied im Bundesverband Bilanzbuchhalter und Controller e.V. und BVBC.Xpert-Netzwerk. Er bietet sein Expertenwissen als Dozent und Dienstleister vor Ort an. Sein Angebot: "Modulare Buchhaltung": http://www.modulare-buchhaltung.net, E-Mail: modulare-buchhaltung(AT)mail(DOT)de
Homepage | weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten und Urteile aus dem Rechnungswesen und Steuern. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Rechnungswesen- Newsletter

Buchführung, Bilanzierung und Rechnungswesen bilden den Schwerpunkt der News und Fachbeiträge im Newsletter. Daneben werden ERP- bzw. Buchführungssoftware, Rechnungswesen- Seminare und Tagungen für Buchhalter bzw. Bilanzbuchhalter, Stellenangebote und Literaturtipps vorgestellt.
Werden Sie jetzt monatlich über neue Fachbeiträge, Excel-Tools und aktuelle Urteile informiert! zur Newsletter-Anmeldung >>

Über 2.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Buchhalter-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Forum für Rechnungswesen und Buchhaltung.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Rechnungswesen.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Buchhalter oder Bilanzbuchhalter? Mit einer Stellenanzeige auf Rechnungswesen-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern und und diskutieren ihre Fragen.

Riesen- Ressource

Auf Rechnungswesen-Portal.de sind bereits über 700 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Buchhalter, u.a. auch Kurse zum Bilanzbuchhalter zusammengestellt.

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Planung:
4 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 149,- EUR statt 227,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Controlling:
6 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 189,- EUR statt 286,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS FiBu Paket:

8 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 39,- EUR statt 49,- EUR bei Einzelkauf
Anzeige
Excel-Vorlagen-Markt.de

Stellenanzeigen

Bilanzbuchhalter (m/w/d)
Sie bieten Leistung, Leidenschaft und Erfahrung und suchen eine neue spannende Heraus­forderung? Dann entdecken Sie DUNGS – den führenden Anbieter für technische Spitzen­produkte und System­lösungen für Gas­sicher­heits- und Regelungs­technik für die Heiz- und Prozess­wärme-Industrie sowie für Ga... Mehr Infos >>

Kreditsachbearbeiter für das Immobiliencenter (m/w/d)
Als Tochterunternehmen der Frankfurter Sparkasse und Mitglied der Landesbank Hessen-Thüringen bieten wir von der 1822direkt innovative Direktbankdienstleistungen mit herausragendem Service und attraktiven Konditionen. Unsere Mission seit der Gründung 1996: Kundenorientierung und Qualität auf höch... Mehr Infos >>

Record to Report Rollout Manager (German Speaker)
We are seeking a talented Process Expert to join our dynamic team. As a Rollout Manager, you will play a crucial role in supporting automation and transformation projects, with a focus on SAP S/4 HANA. You will have the opportunity to utilize your expertise to implement process improvements, leve... Mehr Infos >>

Stellvertretende Leitung Finanzbuchhaltung (m/w/d)
Seit Generationen kümmern wir uns um die Erfassung und Abrechnung von Heizenergie, Wasser und Strom in den verschiedensten Immobilienarten. Dank unserer digitalen Messtechniken können wir Kunden und Kundinnen verlässliche Daten über ihren Energieverbrauch zur Verfügung stellen und machen damit Ei... Mehr Infos >>

Accountant General Ledger (gn) Vollzeit/Teilzeit
Deine Aufgabe bei DKV Mobility? Als Teil einer führenden europäischen B2B Plattform für On-the-Road Paymentlösungen, arbeitest Du in einem spannenden Umfeld. Unsere Aufgaben definieren sich durch unseren Purpose: To drive the transition towards an efficient and sustainable future of mobility. Wir... Mehr Infos >>

Referent (m/w/d) Konzernabschluss
Diakoneo ist eines der größten Gesundheits- und Sozial­unternehmen in Deutschland. Als international vernetztes diakonisches Unter­nehmen in Süddeutsch­land begleitet Diakoneo Menschen, die in ihren Lebens­situationen verlässliche Unter­stützung suchen. Mit rund 10.000 Mitarbeitenden in über 200 ... Mehr Infos >>

Teamleitung Finanzen (m/w/d)
Wir bieten eine interessante und anspruchsvolle Tätigkeit in einem dynamischen, anregenden und unterstützenden internationalen Forschungs­umfeld. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD), je nach persönlicher Qualifikation und Erfahrung bis zur Entgel... Mehr Infos >>

Buchhalter (m/w/d)
Der Medizinische Dienst Nord ist ein unabhängiger Gutachter­dienst und berät gesetzliche Kranken- und Pflege­kassen in Hamburg und Schleswig-Holstein in medizinischen und pflege­fachlichen Fragen. Wir sind die Spezia­listinnen und Spezialisten für Begut­achtungen der Pflegebe­dürftigkeit, in der ... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Veranstaltungs-Tipp

290-2.jpg       
Die E-Rechnung ist ab 2025 Pflicht: Tipps zur Umsetzung!
Ab 1.1.25 gelten zahlreiche gesetzliche Neuregelungen zur Umsetzung der E-Rechnung im B2B-Bereich. Bei der Umsetzung gibt es aber häufig noch viele Detail- und Praxisfragen. Im Webinar der Haufe Akademie erhalten Sie einen Überblick über alle wesentlichen Neuerungen und Anwendungshinweise zur neuen E-Rechnungspflicht.  Mehr Infos >>

JOB- TIPP

Karriere_290px.png
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Rechnungswesen- Experten finden Sie in der Rechnungswesen-Portal Stellenbörse. Immer auf dem Laufenden bleiben und neue Jobangebote mit dem Jobletter automatisch erhalten? Zur Jobletter-Anmeldung >>

Excel-Vorlage für Angebotsvergleich

Angebotsvergleich Excel 290px.jpg
Formelgestützte Ermittlung des "besten" Angebots durch Gegenüberstellung der Angebotskonditionen verschiedener Anbieter. Das Excel-Tool bietet einen quantitativen und einen qualitativen Angebotsvergleich, in dem zunächst der Anbieter mit dem günstigsten Bezugspreis und anschließend nach bestimmten Bewertungskriterien der "beste" Lieferant ermittelt wird.

Jetzt hier für 25,- EUR downloaden >>

Software-Tipps

Diamant.PNG
Diamant/4 ist mehr als nur eine Standardsoftware, die Ihre Anforderungen des betrieblichen Rechnungswesens erfüllt. Sie vereinfacht Ihren Buchhaltungsalltag – auch bei mehreren Mandanten. Denn die Software reduziert zahlreiche Routinen und macht dezentrales Arbeiten einfach. Mehr Informationen >>

ed_Logo_300DPI.jpg
Die Lohn- und Gehaltssoftware für Steuerberater und Buchhaltungsbüros mit dem Hintergrund von 50 Jahren Erfahrung: Unsere sichere Cloud-Lösung verbindet die Vorteile einer Rechenzentrumslösung mit dem Komfort einer Vor-Ort-Lösung. Mehr Informationen >>

Weitere Rechnungswesen-Software-Lösungen im Marktplatz >>

Excel-Tool "doppelte Buchführung" für Buchhaltungs-Übungen

PantherMedia_Randolf-Berold_400x250.jpg
Dieses Excel-Tool zur Buchhaltung besteht aus 8 verschiedenen Tabellenblättern. Es besteht die Möglichkeit Buchhaltungsaufgaben zu berechnen und zum Abschluss zu bringen. Im Excel-Tool sind viele Formeln verbaut, die im Nachhinein mit einem Zellschutz versehen sind.  
Mehr Informationen >>

Forderungsverwaltung mit integrierter Kundendatenbank

Bild_Forderungsuebersicht.png
Mit dieser Excel-Vorlage können Sie Kundendatenbanken verwalten von bis zu 5.000 Kunden inkl. aller relevanten Kundendaten. Sie erhalten kundenbezogene Zuordnung von vergangenen und aktuellen Projekten (inkl. des akt. Status). Es gibt ein intelligentes Suchsystem nach Firma, Vor- oder Nachname, Straße, PLZ oder Stadt.
Mehr Informationen >>

ARAP Excel-Tool aktiv. Rechnungsabgrenzung leicht gemacht

Rechnungsabgrenzungsposten bilden beim Jahresabschluss Aufwendungen und Erträge, die dem Geschäftsjahr zuzuordnen sind, zu dem sie unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung wirtschaftlich gehören. Dieses ARAP Excel Tool übernimmt zuverlässig und genau monatliche zeitliche Abgrenzung und ermittelt den exakten Betrag automatisch.
Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Buch-Tipp

Dashboards mit Excel im Controlling

dashboards_cover.jpgTipps, Charts und Diagramme für Ihre tägliche Arbeit mit Microsoft Excel® im Controlling. Präsentiert von Controlling-Portal.de. Sogenannte Dashboards werden heute vom Management erwartet. Möglichst auf einem Blatt sollen alle wichtigen Kennzahlen auf einem Blick erfassbar sein.
Dafür muss der Controller sparsam mit Tabellen umgehen und Abweichungen sowie Zahlenreihen ansprechend visualisieren. Dabei kommen u. a. Tacho- und Ampeldiagramme sowie Sparklines zum Einsatz. E-Book (PDF) für 12,90 EUR. oder Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR,  Mehr Infos >>

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen. Mehr Infos und Download >>

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Rückstellungsrechner XL:
Die optimale Unterstützung bei Ihren Jahresabschlussarbeiten
Button__subThema.PNG RS Einkaufs-Verwaltung:
Erstellung und Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen
Button__subThema.PNG RS Kosten-Leistungs-Rechnung:

Erstellen Sie eine umfassende Kosten-Leistungsrechnung

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR mehr Informationen >>

Excel-Training und -Auftragsarbeiten

controlling_Dashboard_pm_ml12nan_290px.jpg

Sie möchten in Excel fit werden oder möchten ein individuelles Excel-Tool erstellt haben?
Wir bieten Ihnen:
  • individuelle Excel-Schulungen für Ihre Mitarbeiter (online ohne Reisekosten!)
  • lfd. Lösung von Excel-Problemfällen per Telefon/Online-Support
  • Anpassung bzw. komplette Neuerstellung von Excel-Tools
Weitere Informationen >>