Prozessautomatisierung hilft in Controlling und Rechnungswesen

Prozessautomatisierung ist das Rückgrat vieler Unternehmen in der Post-COVID-Welt. Unternehmen brauchten während der Pandemie einen effizienten Weg, um ihre Prozesse aus der Ferne zu betreiben. Sie haben aus erster Hand erfahren, wie viel Zeit sich mit Automatisierungswerkzeugen einsparen lässt. Weitere Automatisierungsschritte erzwingt auch der Fachkräftemangel, denn für zusätzliche Aufgaben lässt sich heute nicht mehr so einfach das notwendige Personal rekrutieren.

Die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung sind endlos. Wo fangen Unternehmen also an? Und was sind die wichtigsten zu automatisierenden Prozesse? Das IT-Unternehmen Ninetex schlägt vor, schon diese Aufgabe mit Prozesserkennungs-Tools zu automatisieren. Mit dem richtigen Tool lasse sich die Zeit bis zur Implementierung der Automatisierung um bis zu 80 Prozent reduzieren und der ROI um bis zu 352 Prozent steigern, erklärt Ninetex in einer Pressemitteilung.

Eine Automatisierung kann für viele Prozesse in unterschiedlichen Unternehmensabteilungen eingesetzt werden, etwa in der Personalabteilung, im Marketing, im Vertrieb und in anderen Bereichen. Ninetex führt Beispiele für die Prozessautomatisierung in den folgenden Unternehmensbereichen vor:

Kundenservice: Kommunikation und Kundenfeedback verbessern

Wenn Menschen an eine Unternehmensmarke denken, denken sie wahrscheinlich an ihre letzte Interaktion und Erfahrung mit dem Unternehmen. Kommunikation und Effizienz sind der Schlüssel zu einem guten Kundenerlebnis. Prozessautomatisierung könnte zur Vereinfachung der Kommunikation beitragen, rät das Unternehmen. Prozesse von Mensch zu Mensch, von System zu System liefen dann ohne Verzögerung oder Probleme ab. Durch Verbesserung der Prozesse rund um die Wissensdatenbank stellten Unternehmen sicher, dass die Kundendienstmitarbeiter relevante Probleme schnell erfassen, recherchieren und lösen können. Mit Robotic Process Automation (RPA) ließen sich einfache Probleme und Fragen eines Kunden automatisiert lösen, so dass die Teams ihre Aufmerksamkeit auf übergeordnete Themen richten könnten, empfiehlt Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Personalwesen: Einstellungsprozesse beschleunigen

Rekrutierung und Onboarding neuer Mitarbeiter dauert in vielen Unternehmen immer noch mehrere Wochen. Viele Prozesse werden heute online abgewickelt. Den Prozess vom Erstellen der Stellenbeschreibung über das Durcharbeiten der Lebensläufe bis zum Ansetzen von Interviews kann Prozessautomatisierung auf Tage verkürzen. Automatisierte Arbeitsabläufe könnten das Sammeln von Lebensläufen, Nachfass-E-Mails, die Planung von Vorstellungsgesprächen und vieles mehr übernehmen, bis hin zur elektronischen Unterzeichnung von Verträgen etc.

Marketing: neue Kampagnen zügiger realisieren

Der Start einer neuen Marketingkampagne ist mit zahlreichen Überschneidungen zwischen den Abteilungen verbunden. Ninetex empfiehlt hier Prozessautomatisierung in der Kommunikation. Fehlkommunikation führe zu Verzögerungen der Kampagne, was wiederum die Budgets in die Höhe treibt. Automatisierte Arbeitsabläufe könnten für ein klareres Briefing der Teams, eine effektive Aufgabenzuweisung und eine Optimierung des Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses sorgen, erklären die Experten. Auf diese Weise könnten Teams Marketinginitiativen schneller durchführen, Feedback umsetzen, effizient zusammenarbeiten und Termine einhalten, ohne dass es zu Verzögerungen kommt.

Vertrieb: Verträge und Rabattgenehmigungen innerhalb von Sekunden erstellen

Im Vertriebszyklus empfehlen die Experten eine Automatisierung beim Erstellen von Vertragsvorlagen. Diese seien in wenigen Minuten erstellt, inklusive elektronischer Unterzeichnung. Ebenso könnten Rabattgenehmigungen mit einem einfachen Workflow automatisiert werden. Allerdings seien Kontrollmechanismen nötig, die sicherstellen, dass die Vertriebsmitarbeiter Angebote erstellen, die den Rabattrichtlinien entsprechen.

Einkauf: Beschaffungs- und Lieferkettenprozesse straffen

Mit einer Automatisierung von Beschaffungsanfragen werde die termingerechte, budgetkonforme und fehlerfreie Lieferung von Aufträgen zum Standard, erklärt Ninetex. Zudem könnten digitale Workflows und Formularen Teams mehr Raum geben, sich auf höherwertige Arbeiten zu konzentrieren.

Finanzwesen: Finanztransaktionen reibungsloser durchführen

Im Finanzwesen lässt sich vor allem das Eingeben von Daten, das Überprüfen von Kosten und das Korrigieren von Rechnungen kann durch Prozessautomatisierung erledigen. Automatisierte Workflows und Formularerstellung übernehmen die Datenerfassung in Tabellenkalkulationen. Dies führe in Unternehmen zu genaueren und schnelleren Entscheidungsfindungen sowie zu genaueren Daten, erklärt Ninetex. Die Experten raten zu einer detaillierten Prozessabbildung. So könnten Unternehmen etwa Probleme bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Rechnungsstellung oder an anderen Stellen aufdecken und im nächsten Schritt beheben, damit Finanztransaktionen im gesamten Unternehmen reibungslos ablaufen.

Über Nintex

Nintex ist ein Anbieter für Lösungen rund um Prozessintelligenz und -automatisierung. Laut Unternehmensangaben nutzen mehr als 10.000 Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors in 90 Ländern die Nintex Process Platform.

Erstellt von (Name) W.V.R. am 09.11.2022 Geändert: 11.11.2022 15:49:53 Autor:  Wolff von Rechenberg Quelle:  ninetex Bild:  Bildagentur PantherMedia / Oleg Dudko

Drucken