Rechnungsverarbeitung automatisieren – die Ansatzpunkte

Die Buchhaltung von manuellen Tätigkeiten entlasten sowie Rechnungen schneller prüfen, freizugeben und bezahlen, um Skontoerträge besser zu realisieren. Dies sind die beiden Hauptziele, warum Firmen die Verarbeitung eingehender Rechnungen digitalisieren und automatisieren. Hinzu kommen: mehr Transparenz über offene Verbindlichkeiten, bessere Auswertungsmöglichkeiten, höhere Prozessqualität, weniger Fehler, bessere Erkennung von Auffälligkeiten und Betrugsversuchen sowie die sichere Erfüllung von Compliance-Anforderungen.

Rechnungsverarbeitung automatisieren, das bedeutet zugleich mehr als digitale Belege und elektronische Workflows. Ziel ist ein möglichst hoher Automatisierungsgrad direkt im SAP-Prozess: von der Erfassung über die Validierung und Prüfung bis hin zur Freigabe, Buchung, Archivierung und Ausnahmebehandlung.

Um Digitalisierung und Automatisierung zu erreichen, gibt es unterschiedliche Ansatzpunkte, die zugleich häufig kombiniert werden. Geht es vor allem um sinkenden Arbeitsaufwand, sollte der Fokus zunächst darauf liegen, wie Rechnungsdaten ins SAP-System gelangen. Für eine Reduzierung von Durchlaufzeiten rücken Workflow, Regelwerke, Freigabelogiken und automatisierte Hintergrundverarbeitung in den Mittelpunkt. Und stehen Compliance, E-Rechnung oder internationale Rollouts im Fokus, kommt es besonders auf Standardisierung, Transparenz und auditierbare Prozesslogik an.

Moderne Erkennungssoftware kombiniert OCR mit KI

Automatisierung bei Beleglesung und Workflow ist bereits gang und gäbe, zugleich ist in beiden Bereichen noch Luft nach oben. Firmen, die eine Erkennungssoftware einsetzen, senken den Arbeitsaufwand bei der Rechnungsverarbeitung insgesamt bereits häufig schon um ein Drittel, so ein Ergebnis eines von der xSuite 2025 durchgeführten Customer Health Checks unter 135 ihrer Kunden. Kombiniert eine solche Software OCR mit KI-gestützter Dokumentenverarbeitung, erkennt sie nicht nur Zeichen, sondern interpretiert Inhalte stärker im Kontext. Das ist besonders relevant, wenn Rechnungen unterschiedliche Layouts haben, Angaben an ungewohnten Stellen stehen oder Daten mit SAP-Stammdaten abgeglichen werden müssen.

Die Untersuchung der xSuite ergab einen Mittelwert von 84,77 Prozent bei der Erkennungsquote. Beleglesung sollte aber nicht isoliert betrachtet werden. Der nächste Entwicklungsschritt (nach der besseren Erkennung) liegt darin, Rechnungsdaten mit SAP-Stammdaten, Bestellungen, Wareneingängen, Toleranzen und Prozessregeln zusammenzuführen. Erst dadurch entsteht intelligente Automatisierung. KI-gestützte Beleglesung, Matching und Validierung können dazu beitragen, manuelle Prüfungen zu reduzieren und die Buchhaltung stärker auf echte Ausnahmefälle zu fokussieren. Voraussetzung dafür ist eine hohe Stammdatenqualität, denn Dubletten oder fehlerhafte Stammdaten im SAP-System wirken sich direkt auf die Automatisierung aus.

Workflow: Fokus auf Zeitersparnis

Die durchschnittlichen Durchlaufzeiten von Rechnungen lassen sich allein durch die Einführung eines digitalen Workflows oft schon halbieren. Zusätzlich gibt es zahlreiche Stellschrauben, um die Zeiten weiter zu verkürzen und den Automatisierungsgrad zu erhöhen. Sie setzen daran an, wie Prozesse definiert sind. Bei Rechnungen mit hohen Summen sind mehrstufige Freigabeprozesse sinnvoll und angemessen. Kleinstbeträge durch

mehrere Abteilungs-, Bereichs- und Kostenstellenverantwortliche sowie zusätzlich durch die Geschäftsführung freigeben zu lassen, empfiehlt sich hingegen nicht.

Ein weiterer Faktor ist die Bearbeiterfindung. Muss ein großer Teil der Rechnungen noch manuell den jeweiligen Bearbeitenden zugeordnet werden, statt die Verteilung regelbasiert zu automatisieren, entstehen unnötige Verzögerungen. Gut gepflegte Regeln, klare Zuständigkeiten und automatische Eskalationen sind deshalb zentrale Voraussetzungen für effiziente SAP-integrierte Workflows. Auch Vertreterregelungen wirken sich positiv aus. Sie stellen sicher, dass Rechnungen nicht unbearbeitet liegen bleiben, wenn Beschäftigte abwesend sind.

Dunkelbuchung als Ziel

Moderne Automatisierung geht noch einen Schritt weiter. Ziel ist nicht nur, Aufgaben schneller an die nächste Person weiterzuleiten, sondern vielmehr, manuelle Bearbeitung dort zu vermeiden, wo sie nicht nötig ist. Bei Rechnungen mit Bestellbezug können SAP-Daten aus Bestellung, Wareneingang und Rechnung automatisch abgeglichen werden. Stimmen die Daten überein und liegen sie innerhalb definierter Toleranzen, kann die Rechnung im Hintergrund verarbeitet werden (3-Way-Match oder Dunkelbuchung). Die Buchhaltung muss dann nicht mehr jede Rechnung einzeln prüfen, sondern konzentriert sich auf Ausnahmen.

Damit wird der Workflow von einem digitalen Umlauf zu einem intelligenten Steuerungsmechanismus. Er entscheidet regelbasiert, welche Rechnung automatisch verarbeitet werden kann, welche eine Prüfung benötigt und welche aufgrund von Auffälligkeiten besonders betrachtet werden sollte. Vorgelagerte Prozessqualität ist dabei essenziell. Je besser Einkauf, Bestellung, Wareneingang und Rechnung im SAP-System zusammenspielen, desto höher ist das Automatisierungspotenzial in der Rechnungsverarbeitung.

Erstellt von (Name) E.R. am 31.07.2026 Geändert: 31.07.2026 08:36:21 Autor:  Dina Ziems, Senior Lead Marketing, xSuite Group Bild:  Bildagentur PantherMedia / Boris Zerwann

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