Steuerkanzleien: Augen auf bei der IT-Partner-Wahl

Die Digitalisierung auch von Steuerkanzleien beginnt in der Cloud – und bringt Vorteile wie eine erhöhte Sicherheit, Skalierbarkeit und Performance. Am einfachsten gelingt das mit einem erfahrenen Partner, der die IT-Landschaft aufsetzt und betreibt, so dass sich die Kanzlei aufs Kerngeschäft konzentrieren kann. Bei der Auswahl sollte die Kanzlei genau hinsehen und Fallstricke vermeiden.

Auch wenn IT-Anwendungen im Berufsalltag eine wichtige Rolle spielen: Steuerberater sind per se keine IT-Fachleute. Dennoch betreiben schätzungsweise rund 50.000 Steuerberater und Kanzleien noch eigene Inhouse-Server. Das bedeutet, dass sich die Kanzlei selbst um ihre IT kümmern muss: Dazu gehört die Datensicherung, der Zugriff auf die Server im Notfall, die Pflege und Aktualisierung von Soft- und Hardware sowie die Beobachtung der allgemeinen Marktentwicklung.

Der Software-Anbieter DATEV, spezialisiert auf Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte, hat beispielsweise die Zusammenarbeit mit Microsoft-2019-Produkten beendet; Kanzleien, die DATEV-Dienste weiterhin nutzen wollen, müssen künftig verpflichtend Microsoft 365 anwenden. Hosten sie die IT selbst, müssen sie auf solche Entwicklungen reagieren – und die Umstellung ist für Inhouse-Server nicht einfach. "Microsoft 365 ist ebenfalls ein gehosteter Server in der Microsoft Cloud – das umzusetzen erfordert fast eine Weiterbildung zum Cloudtechniker", erklärt Philipp Hüne, Key Account Manager bei der CONVOTIS GmbH, einem Anbieter von skalierbaren und sicheren IT-Lösungen für Unternehmen. "Das ganze Thema IT-Sicherheit ist kompliziert geworden. Server und Endgeräte - alles muss sicher sein. Das ist ein eigenes Geschäftsfeld und allein eigentlich nicht mehr zu stemmen", so Hüne weiter.

Die Sicherheitsrisiken liegen auf der Hand: Inhouse-Server bieten für Hacker ein lohnenswertes Szenario, weil die großen, professionellen Anbieter in der Regel deutlich besser abgesichert und schwieriger zu infiltrieren sind. Hinzu kommt die hohe und ständig zunehmende Regulierungsdichte, aktuell NIS2 oder DORA. Es geht also um viel mehr als nur technische Unterstützung. Ein IT-Spezialist unterstützt idealerweise dabei, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten, IT-Sicherheit zu gewährleisten und neue Technologien sinnvoll in den Kanzleialltag zu integrieren. "Digital bedeutet, nicht nur mit einer digitalen Signatur oder digitalem Dokumentenaustausch zu arbeiten. Auch die darunterliegenden Prozesse, Schnittstellen, Updates und der Umgang mit Fremdsoftware zahlen auf die digitale Reife ein", sagt Hüne. Muss sich die Steuerkanzlei nicht mehr um die IT kümmern, gewinnt sie Zeit für ihre Kernaufgaben und ist dem Fachkräftemangel nicht mehr unbesehen ausgeliefert. Das Outsourcen der IT bildet den Grundstein für eine sorglose Digitalisierung.

Den richtigen Outsourcing-Partner finden

Als Dienstleister für das Outsourcing bieten sich Lösungspartner von DATEV an, die sogenannten "Partner ASP". Kanzleien sollten aber genau hinsehen, welche Leistung diese konkret anbieten und welche Preismodelle sie aufrufen. "Partner ASP umfasst verschiedenste Leistungsspektren und sagt per se nichts über ihre Vergleichbarkeit aus", erklärt Philipp Hüne. Er empfiehlt: "Kanzleien sollten auf einen Premium-ASP-Anbieter setzen, der unter anderem über die ISO-27001-Zertifizierung für Datensicherheit, Verarbeitung und Systemsicherheit verfügt."

Außerdem ist es vorteilhaft, wenn das gesamte Spektrum aus einer Hand stammt und das Gros der Leistungen bereits im Paket inkludiert ist. Verträge mit Pauschalen wirken eingangs vielleicht günstiger, führen aber oft zu versteckten Kosten, wenn Extragebühren zum Beispiel für eine E-Mail-Verschlüsselung oder Servicekontakte aufgerufen werden. "Für Kanzleien kommt das böse Erwachen, wenn jeder Handgriff Zusatzkosten mit sich bringt, egal, ob ein neuer User angelegt werden soll, Updates fällig werden oder Hilfe benötigt wird", berichtet Hüne. Vorsicht sei auch bei Schachtelverträgen mit Staffelung der Leistung geboten, wenn das Hosting zum Beispiel für vier Jahre gebucht wird und der Support für weitere sechs Jahre miteingekauft werden muss – dieses Vorgehen ist immer noch recht verbreitet. Empfehlenswert sei ein Rundum-Sorglos-Paket: Die Berechnung kann dann nach einer Preisstaffel erfolgen, die von der Zahl der User abhängt.

Weitere Faktoren bei der Auswahl des Partners ASP sind:

• E-Mail-Verschlüsselung und Archivierung: E-Mails müssen verschlüsselt werden – ideal ist eine Software wie jene des Marktführers hornet security. Ist für das Lesen von E-Mails ein weiteres Passwort notwendig, bedeutet das zusätzlichen Aufwand – das sollte anders gelöst werden. Außerdem müssen die Emails nach GOPD archiviert werden.
• Systemperformance und mobiles Arbeiten: Funktionierende Systeme sind das A und O – der Partner sollte deswegen bis zu einem gewissen Grad eine Performance-Garantie einräumen. Hüne: "Unsere Lastenverteilung ist so gegliedert, dass für jeden siebten User ein Terminalserver freigeschaltet wird, so dass die CPU hochgeht, wenn das erforderlich ist." Außerdem muss sichergestellt werden, dass die Anwendungen stets mit dem Server synchronisiert sind, so dass die Arbeit von überall und von allen Geräten aus möglich ist.
• Individuelle Anforderungen: Der Partner sollte in der Lage sein, auch individuellen Anforderungen gerecht zu werden, etwa Softwareanwendungen der Kanzlei auf dem Server laufen zu lassen. Die Bedürfnisse variieren hier stark: „Manche Kanzleien benötigen nur zwei Anwendungen, andere 30“, weiß Hüne aus Erfahrung. Da sich Anwendungen auch gegenseitig bedingen und zu Fehlern führen können, ist es hilfreich, wenn der Outsourcing-Partner auch in diesem Fall unterstützen kann.
• Alles aus einer Hand: Kanzleien können mit ihrem Cloud-Service-Partner idealerweise alles abdecken, ohne zahlreiche Zusatzprogramme zu benötigen. Sie fahren ihr System hoch, melden sich sicher via VPN an und widmen sich ihrem Tagesgeschäft. Hosting der IT und den Betrieb übernimmt der Partner.
• Sicherheit und Notfalleinsatz: Der Partner muss sein Netzwerk härten, Virenschutz gewährleisten, vielleicht sogar mit einer KI-gestützten Anti-Schadsoftware. Eine Notfallhotline sollte rund um die Uhr erreichbar sein – und im regulären Servicefall eine Rückmeldung innerhalb eines Tages erfolgen.

Zuständigkeits-Pingpong vermeiden

Neben diesen Notwendigkeiten, die ein Outsourcing-Partner mitbringen sollte, gibt es weitere Anforderungen, die ein externer Partner erfüllen sollte. Feste Ansprechpartner gehören dazu. Diese Art der Organisation gibt Kanzleien ein Stück weit Gelassenheit, da sie mit bekannten Gesichtern zusammenarbeiten. Außerdem wird Zuständigkeits-Pingpong vermieden, wenn sich verschiedene Dienstleister etwa für Telefon, Internet oder Software die Verantwortlichkeit zuschieben und der Kunde am Ende allein dasteht.

Hüne empfiehlt, das Outsourcing in die Cloud zeitnah in Angriff zu nehmen: "Viele Kunden melden uns zurück, dass sie im Nachhinein betrachtet den Schritt schon hätten früher gehen sollen."

Erstellt von (Name) S.P. am 30.09.2025 Geändert: 30.09.2025 18:14:51 Autor:  Nadja Müller, S. P. Quelle:  CONVOTIS GmbH Bild:  Bildagentur PantherMedia / Igor Vetushko

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