Stufenplan zur Vorbereitung auf E-Invoicing

Die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B ab 1. Januar 2025 ist beschlossen. Dabei definieren Beitragsgrenzen, welche Unternehmen tatsächlich verpflichtet sind und für welche die Pflicht nicht gilt. Bei den von der E-Rechnungspflicht betroffenen Unternehmen bringt diese neue Herausforderungen mit sich, welche gemeinsam mit dem Dienstleistungsmarkt gemeistert werden müssen.

Mittlerweile steht zudem fest, dass ergänzend zu dem in der EN 16931 definierten „Kern“ einer E-Rechnung Extensions (Erweiterungen) definiert werden, in welchen auf spezifische Bedürfnisse von Branchen und Ländern eingegangen wird. Eine bereits bekannte Extension ist z.B. die XRechnung, in welcher eine Positionszeile hierarchisiert werden kann. Einer Position lassen sich hier eine oder mehrere untergeordnete Positionszeilen zuordnen.

Somit werden neben der allgemeinen Einführung der E-Rechnung noch weitere Anpassungsprojekte in den Unternehmen entstehen. Vielfach setzen diese bereits auf Anwendungen zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Hier gilt es nun zu prüfen, ob die Software auch in der Lage ist, strukturierte Rechnungen anzunehmen. Einige Nacharbeiten dürften an dieser Stelle notwendig werden. Hinzu kommt, dass künftig auch der Versand steuerbarer und steuerpflichtiger B2B-Rechnungen im Inland elektronisch stattfinden muss.

Wie können sich Unternehmen nun organisatorisch und technisch auf die kommenden Verpflichtungen vorbereiten? Es empfiehlt sich ein mehrstufiges Vorgehen und vor allem sollte man besser heute als morgen damit beginnen.
Denn den tausenden Unternehmen, die sich allein in Deutschland darum kümmern müssen, steht derzeit eine nur begrenzte Anzahl an Software- und Serviceanbietern gegenüber, die das Thema E-Rechnungsimplementierung überhaupt realisieren kann.

Stufe eins: Planung und Analyse

An erster Stelle steht die Bildung eines Projektteams, bestehend aus Mitgliedern aller Abteilungen, die mit Empfang und Versand von Rechnungen befasst sind, sowie der IT-Abteilung und Fachkräften für (Steuer-)Recht. Das Team prüft die rechtlichen Anforderungen, die aktuelle Struktur des Rechnungseingangs- und Ausgangsprozesses und welche Kosten dabei entstehen. An dieser Stelle sollte ferner eine Kreditoren-Debitoren-Analyse stattfinden, d. h. die Klärung, ob die eigenen Lieferanten und Kunden bereits in der Lage sind E-Rechnungen versenden bzw. empfangen zu können.

Stufe zwei: Auswertung

Nach Aufnahme des Ist-Zustandes ist dieser in der zweiten Phase auszuwerten. Etwa dahingehend, ob der Ein- und Ausgangsprozesses wirklich effektiv ist oder sich weiter optimieren lässt, auch im Hinblick auf eine Senkung der Prozesskosten. Wo können durch die E-Rechnung zusätzlich noch Kosten eingespart werden? Was lässt sich durch die Auslagerung von Input/Output-Management-Anwendungen in die Cloud zusätzlich optimieren?

Basierend auf dem Analyseergebnis von Kreditoren/Debitoren gilt es, für diese ggf. eine Strategie zu entwickeln. Kreditoren müssen überzeugt werden, E-Rechnungen zu versenden (da diese Plicht erst zu einem späteren Zeitpunkt greifen wird), Debitoren, sie zu empfangen. Liegen alle Informationen vor, lässt sich an dieser Stelle schon ein erster Return-on-Invest der E-Rechnungslösung abschätzen. Laut BearingPoint kann dieser bei unter sechs Monaten liegen.

Stufe drei: Anbieterauswahl

Den passenden Software- bzw. Serviceanbieter, der idealerweise Versand, Annahme und Verarbeitung gleichermaßen anbietet, findet man, indem man einen Anforderungskatalog erstellt und die richtigen Fragen stellt. Wichtig ist u.a. die Information, welche Länder, Portale und Formate benötigt werden, welche (ERP-)Systeme eingebunden werden müssen, wie die Systemarchitektur insgesamt aussieht und welche Anforderungen an spezielle Features gestellt werden. Das Landes-, Format- und Netzwerkportfolio des Anbieters spielt ebenfalls eine wichtige Rolle und auch wie er dieses anbindet.
 
Dass der Anbieter bestimmte Qualitätsmerkmale aufweisen und in seiner Größe zur Größe des beauftragenden Unternehmens passen sollte, ist ebenfalls ein Kriterium, wie auch die Tatsache, ob er freie Kapazitäten in den kommenden zwei bis drei Jahren anbieten kann.

Stufe vier: Projektplanung

Die E-Rechnung einzuführen bedeutet ein nicht zu unterschätzendes Change Management und benötigt internes Projektmarketing. Das bereits gebildete Projektteam wird in dieser Phase crossfunktional erweitert. Das Vorhaben muss intern kommuniziert, weitere individuelle Anforderungen müssen eingeholt werden. Eine Kick-off-Veranstaltung leitet das Vorhaben offiziell ein, bei dem Kommunikationspläne und Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Bezugnehmend auf die Anbieterauswahl sollte in dem Projekt der Fokus auf die Chancen des E-Invoicings gelegt werden, also auf Prozessoptimierung, Aufwandsminimierung und Qualitätssteigerung. Die eigentlichen Herausforderungen sollten lediglich bei der IT- oder Rechtsabteilung liegen.

Stufe fünf: Projektumsetzung

Schließlich geht das neue System für die Inbound- und Outboundprozesse in den Betrieb. Bei der xSuite heißt dieses „xSuite electronic Document Network Adapter“, kurz xSuite eDNA, und läuft vollständig in der Cloud. Capture-Prozesse zum Auslesen sind dabei passé. Es ist im Prinzip nur noch ein Zusammenstecken der Cloud-Lösung mit dem im Unternehmen eingesetzten ERP (SAP)-System.

Die Rechnungen laufen dabei künftig über ein Netzwerk, derzeit vorwiegend Peppol (in Europa) oder landeseigene Portale wie z.B. SDI (Sistema de Intercambio), und gelangen so in den Adapter. Dieser formt aus den heterogenen Eingangsdokumenten ein einheitliches Format, das der nachfolgende Rechnungseingangsworkflow direkt übernehmen kann. Eine Validierung ist technisch gesehen nicht erforderlich, auch dies erledigt der Adapter.

Für die debitorischen Vorgänge übernimmt das System den „Druck“ der Ausgangsrechnungen, in dem es aus den angelieferten Rechnungsdaten eine rechtsgültige Rechnung erstellt. Diese verschickt es dann über das Netzwerk der Wahl (Portale, Finanzbehörden, perspektivisch auch per E-Mail) an den Empfänger und spielt sie gleichzeitig zurück an die Finanzabteilung für die Archivierung.

Stufe sechs: Produktivphase

Im konkreten Betrieb gilt es von dort an, regelmäßig zu prüfen, ob eventuell noch weiterte Funktionen notwendig sind, zum Beispiel für neue Formate oder ob Produktneuerungen verfügbar sind.

Zusammenfassung

Die E-Rechnung ist mehr als eine Pflicht – sie ist die Kür. Sie birgt das Potenzial für weiter deutlich verbesserte Rechnungsprozesse: fehlerminimiert und kostenreduziert. Denn ein E-Rechnungsprojekt ist im Idealfall rein technisch/rechtlicher Natur und es wird „lediglich“ ein einzelner Input-/Output Channel zusätzlich zu den bestehenden bereitgestellt, der das benötigte Portfolio abdeckt. Läuft es gut, bemerken Buchhaltung bzw. Rechnungslegung praktisch nichts von der Umstellung.

Erstellt von (Name) E.R. am 19.06.2024
Geändert: 20.06.2024 14:34:41
Autor:  Sven Holtmann, Product Manager E-Invoicing, xSuite Group
Quelle:  xSuite Group
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Andriy Popov
Drucken RSS

Premium-Stellenanzeigen


Rechnungswesen- Newsletter

Buchführung, Bilanzierung und Rechnungswesen bilden den Schwerpunkt der News und Fachbeiträge im Newsletter. Daneben werden ERP- bzw. Buchführungssoftware, Rechnungswesen- Seminare und Tagungen für Buchhalter bzw. Bilanzbuchhalter, Stellenangebote und Literaturtipps vorgestellt.
Werden Sie jetzt monatlich über neue Fachbeiträge, Excel-Tools und aktuelle Urteile informiert! zur Newsletter-Anmeldung >>

Über 2.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Buchhalter-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Forum für Rechnungswesen und Buchhaltung.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>
Anzeige
Premium-Mitgliedschaft

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Rechnungswesen.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Buchhalter oder Bilanzbuchhalter? Mit einer Stellenanzeige auf Rechnungswesen-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern und und diskutieren ihre Fragen.

Riesen- Ressource

Auf Rechnungswesen-Portal.de sind bereits über 700 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Buchhalter, u.a. auch Kurse zum Bilanzbuchhalter zusammengestellt.

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Mitgliedschaft wahlweise für nur 119,- EUR für ein Jahr, 199,- für 2 Jahre oder 399,- für 5 Jahre Laufzeit! Studenten und Auszubildende 39,- EUR für zwei Jahre! Kein Abonnement! Weitere Informationen >>
 

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>
 

Jobletter und Newsletter!

Mit dem monatlich erscheinenden Newsletter werden Sie über neue Fachbeiträge, News und Excel-Tools informiert! zur Anmeldung >>

Der 14-tägige Jobletter informiert Sie automatisch über neue Stellenangebote und Arbeitsmarkt-News! zur Anmeldung >>
 

Fachbeitrag veröffentlichen?

Sie sind Autor von Fachbeiträgen mit Controlling-bzw. Rechnungswesen-Thema? Gerne veröffentlichen oder vermarkten wir ihren Fachbeitrag. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. jetzt Mitmachen >>

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Planung:
4 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 149,- EUR statt 227,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Controlling:
6 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 189,- EUR statt 286,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS FiBu Paket:

8 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 39,- EUR statt 49,- EUR bei Einzelkauf
Facebook_Logo_Primary.png
Bleiben Sie auf dem Laufenden und informieren sich über neue Fachbeiträge, Excel-Tools und Jobangebote auf unserer Facebook-Seite >>

Stellenanzeigen

Stellvertretende Leitung Finanzbuchhaltung (m/w/d)
Seit Generationen kümmern wir uns um die Erfassung und Abrechnung von Heizenergie, Wasser und Strom in den ver­schiedensten Immobilienarten. Dank unserer digitalen Messtechniken können wir Kundinnen und Kunden verlässliche Daten über ihren Energieverbrauch zur Verfügung stellen und machen damit E... Mehr Infos >>

Mitarbeiter*in Controlling Forschungsprojekte in Teilzeit (all genders)
Die Fraunhofer-Einrichtung für Additive Produktionstechnologien IAPT in Hamburg zählt zu den führenden Institutionen für die Industrialisierung der Additiven Produktion. Wie der Name schon verrät, dreht sich in der Fraunhofer-Einrichtung für Additive Produktionstechnologien IAPT alles um Additive... Mehr Infos >>

Head of Finance & Controlling Germany (w/m/d)
Als Head of Finance & Controlling bist Du verantwortlich für die gesamte Finanz- und Controlling-Funktion der deutschen Standorte. Neben dieser Verantwortung agierst Du gleichzeitig als zentrale Schnittstelle zu den internationalen Standorten, insbesondere im Hinblick auf das Intercompany-Geschäf... Mehr Infos >>

Fachinformatiker (m/w/d) Support und Controlling
Der Medizinische Dienst Nord ist ein unabhängiger Gutachterdienst und berät gesetzliche Kranken- und Pflegekassen in Hamburg und Schleswig-Holstein in medizinischen und pflegefachlichen Fragen. Wir sind die Spezialistinnen und Spezialisten für Begutachtungen der Pflegebedürftigkeit, in der Beurte... Mehr Infos >>

Bilanzbuchhalter (m/w/d)
LKC ist eine expansive Unternehmens­gruppe von Wirtschafts­prüfern, Rechtsanwälten, Steuer­beratern und Unter­nehmens­beratern mit derzeit über 600 Mit­arbeitern an 24 Stand­orten. Mit dem Anspruch „Qualität für Unter­nehmen, Unter­nehmer und Privat­personen“ bieten wir einen Full Service für uns... Mehr Infos >>

Betriebswirt:in (w/m/d) Stabsstelle Controlling
Wir wollen Frankfurt noch besser machen. Darum suchen wir Sie als Betriebswirt:in (w/m/d) Stabsstelle Controlling für unser Stadt-Up Frankfurt! Bereit für eine Aufgabe für Herz und Verstand? Bewerben Sie sich jetzt und gestalten mit uns die Stadt von morgen! Mehr Infos >>

Business Partner (w/m/d) Controlling mit unternehmerischem Gestaltungswillen
Wir sind MAINGAU – ein ambitioniertes Energie- und Techunternehmen mit klarem Fokus auf technologiegetriebene Lösungen für die Energiewelt von morgen. Mehr als 1.000.000 Kundenbeziehungen europaweit und ein Umsatz von 1,3 Milliarden Euro in 2024 machen uns zu einem der am schnellsten wachsenden E... Mehr Infos >>

Controller*in – Forschungsinstitut
Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungs­einrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden ... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Veranstaltungs-Tipp

290-2.jpg       
Die E-Rechnung ist ab 2025 Pflicht: Tipps zur Umsetzung!
Ab 1.1.25 gelten zahlreiche gesetzliche Neuregelungen zur Umsetzung der E-Rechnung im B2B-Bereich. Bei der Umsetzung gibt es aber häufig noch viele Detail- und Praxisfragen. Im Webinar der Haufe Akademie erhalten Sie einen Überblick über alle wesentlichen Neuerungen und Anwendungshinweise zur neuen E-Rechnungspflicht.  Mehr Infos >>

JOB- Letter

 jobletter.jpg
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.

Excel-Vorlage für Angebotsvergleich

Angebotsvergleich Excel 290px.jpg
Formelgestützte Ermittlung des "besten" Angebots durch Gegenüberstellung der Angebotskonditionen verschiedener Anbieter. Das Excel-Tool bietet einen quantitativen und einen qualitativen Angebotsvergleich, in dem zunächst der Anbieter mit dem günstigsten Bezugspreis und anschließend nach bestimmten Bewertungskriterien der "beste" Lieferant ermittelt wird.

Jetzt hier für 25,- EUR downloaden >>

Softwaretipp: Quick-Lohn

QL_Brandmark_CMYK_v1.jpg
Erledigen Sie Ihre Lohnabrechnung im Handumdrehen selbst mit Quick-Lohn und versenden alle Meldungen an die Krankenkassen, das Finanzamt und die Unfallversicherung direkt aus dem Programm. Auch für Baulohn. Probieren Sie Quick-Lohn gratis und völlig unverbindlich 3 Monate lang aus. Es ist keine Kündigung nötig! Weitere Informationen >>

Excel-Tool Unternehmensbewertung (Valuation Box)

Die „Valuation Box“ von Fimovi beinhaltet drei verschiedene, unabhängig voneinander verwendbare Excel-Vorlagen zur einfachen und schnellen Unternehmensbewertung. Dabei werden die Verfahren die Discounted Cashflow Methode (DCF), Venture Capital Methoden und First Chicago Methode.
Mehr Informationen >>

Break Even Analyse

BreakEven.png
Nach Eingabe der Fixkosten, der variablen Stückkosten und des Verkaufspreises wird die Break-Even-Menge sowie für alternative Absatzmengen die Kosten-, Erlös- und Gewinnwerte ermittelt. Für die tabellarische Lösung kann durch die Eingabe der Schrittweite frei festgelegt werden, für welche Absatzmengen die jeweiligen Kosten und Erlöse dargestellt werden sollen.
Mehr Informationen >>

RS Liquiditätsplanung L (Excel-Tool)

Liquiditätsplan.png
Es handelt sich hierbei um ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen sind auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorhanden. Auswertungen erfolgen in der Jahresplanung mit monatlichen Werten.
Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>
Ditz_Nachhaltigkeit_ChatGPT.jpg

eBook: Nachhaltigkeit mit ChatGPT

Nachhaltigkeit und KI sind keine Gegensätze, sondern verstärken sich gegenseitig. Für Controller bietet das Buch eine unschätzbare Hilfestellung. Mit einem klaren Bezug zum Controlling bietet es Ihnen die Werkzeuge, um ESG- und CSRD-Anforderungen erfolgreich zu erfüllen und gleichzeitig die Potenziale von künstlicher Intelligenz (KI) wie ChatGPT auszuschöpfen.

Jetzt hier für 8,99 EUR downloaden >>

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen. Mehr Infos und Download >>

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Rückstellungsrechner XL:
Die optimale Unterstützung bei Ihren Jahresabschlussarbeiten
Button__subThema.PNG RS Einkaufs-Verwaltung:
Erstellung und Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen
Button__subThema.PNG RS Kosten-Leistungs-Rechnung:

Erstellen Sie eine umfassende Kosten-Leistungsrechnung

Erfolgreich mit Fernstudium

Fernkurse.jpgEin modernes Fernstudium bietet viele Vorteile. Sie selbst bestimmen, wann und wo Sie lernen - umfassend betreut von einem Team kompetenter Fernlehrer. Wir stellen Ihnen einige interessante Fernkurse bzw. Studiengänge zum Bilanzbuchhalter detailliert vor >>

Software-Tipp

Baukostenrechner-150px.jpgDer Excel-Baukostenrechner unterstützt Sie in der Kalkulation der Kosten Ihres Hausbaus mit einer detaillierte Kosten- und Erlösplanung. Zusätzlich bietet Ihnen dieses Excel-Tool einen Plan / IST-Vergleich sowie verschiedene andere Auswertungen.. Preis 30,- EUR Mehr Infos und Download >>