Stufenplan zur Vorbereitung auf E-Invoicing

Die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B ab 1. Januar 2025 ist beschlossen. Dabei definieren Beitragsgrenzen, welche Unternehmen tatsächlich verpflichtet sind und für welche die Pflicht nicht gilt. Bei den von der E-Rechnungspflicht betroffenen Unternehmen bringt diese neue Herausforderungen mit sich, welche gemeinsam mit dem Dienstleistungsmarkt gemeistert werden müssen.

Mittlerweile steht zudem fest, dass ergänzend zu dem in der EN 16931 definierten „Kern“ einer E-Rechnung Extensions (Erweiterungen) definiert werden, in welchen auf spezifische Bedürfnisse von Branchen und Ländern eingegangen wird. Eine bereits bekannte Extension ist z.B. die XRechnung, in welcher eine Positionszeile hierarchisiert werden kann. Einer Position lassen sich hier eine oder mehrere untergeordnete Positionszeilen zuordnen.

Somit werden neben der allgemeinen Einführung der E-Rechnung noch weitere Anpassungsprojekte in den Unternehmen entstehen. Vielfach setzen diese bereits auf Anwendungen zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Hier gilt es nun zu prüfen, ob die Software auch in der Lage ist, strukturierte Rechnungen anzunehmen. Einige Nacharbeiten dürften an dieser Stelle notwendig werden. Hinzu kommt, dass künftig auch der Versand steuerbarer und steuerpflichtiger B2B-Rechnungen im Inland elektronisch stattfinden muss.

Wie können sich Unternehmen nun organisatorisch und technisch auf die kommenden Verpflichtungen vorbereiten? Es empfiehlt sich ein mehrstufiges Vorgehen und vor allem sollte man besser heute als morgen damit beginnen.
Denn den tausenden Unternehmen, die sich allein in Deutschland darum kümmern müssen, steht derzeit eine nur begrenzte Anzahl an Software- und Serviceanbietern gegenüber, die das Thema E-Rechnungsimplementierung überhaupt realisieren kann.

Stufe eins: Planung und Analyse

An erster Stelle steht die Bildung eines Projektteams, bestehend aus Mitgliedern aller Abteilungen, die mit Empfang und Versand von Rechnungen befasst sind, sowie der IT-Abteilung und Fachkräften für (Steuer-)Recht. Das Team prüft die rechtlichen Anforderungen, die aktuelle Struktur des Rechnungseingangs- und Ausgangsprozesses und welche Kosten dabei entstehen. An dieser Stelle sollte ferner eine Kreditoren-Debitoren-Analyse stattfinden, d. h. die Klärung, ob die eigenen Lieferanten und Kunden bereits in der Lage sind E-Rechnungen versenden bzw. empfangen zu können.

Stufe zwei: Auswertung

Nach Aufnahme des Ist-Zustandes ist dieser in der zweiten Phase auszuwerten. Etwa dahingehend, ob der Ein- und Ausgangsprozesses wirklich effektiv ist oder sich weiter optimieren lässt, auch im Hinblick auf eine Senkung der Prozesskosten. Wo können durch die E-Rechnung zusätzlich noch Kosten eingespart werden? Was lässt sich durch die Auslagerung von Input/Output-Management-Anwendungen in die Cloud zusätzlich optimieren?

Basierend auf dem Analyseergebnis von Kreditoren/Debitoren gilt es, für diese ggf. eine Strategie zu entwickeln. Kreditoren müssen überzeugt werden, E-Rechnungen zu versenden (da diese Plicht erst zu einem späteren Zeitpunkt greifen wird), Debitoren, sie zu empfangen. Liegen alle Informationen vor, lässt sich an dieser Stelle schon ein erster Return-on-Invest der E-Rechnungslösung abschätzen. Laut BearingPoint kann dieser bei unter sechs Monaten liegen.

Stufe drei: Anbieterauswahl

Den passenden Software- bzw. Serviceanbieter, der idealerweise Versand, Annahme und Verarbeitung gleichermaßen anbietet, findet man, indem man einen Anforderungskatalog erstellt und die richtigen Fragen stellt. Wichtig ist u.a. die Information, welche Länder, Portale und Formate benötigt werden, welche (ERP-)Systeme eingebunden werden müssen, wie die Systemarchitektur insgesamt aussieht und welche Anforderungen an spezielle Features gestellt werden. Das Landes-, Format- und Netzwerkportfolio des Anbieters spielt ebenfalls eine wichtige Rolle und auch wie er dieses anbindet.
 
Dass der Anbieter bestimmte Qualitätsmerkmale aufweisen und in seiner Größe zur Größe des beauftragenden Unternehmens passen sollte, ist ebenfalls ein Kriterium, wie auch die Tatsache, ob er freie Kapazitäten in den kommenden zwei bis drei Jahren anbieten kann.

Stufe vier: Projektplanung

Die E-Rechnung einzuführen bedeutet ein nicht zu unterschätzendes Change Management und benötigt internes Projektmarketing. Das bereits gebildete Projektteam wird in dieser Phase crossfunktional erweitert. Das Vorhaben muss intern kommuniziert, weitere individuelle Anforderungen müssen eingeholt werden. Eine Kick-off-Veranstaltung leitet das Vorhaben offiziell ein, bei dem Kommunikationspläne und Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Bezugnehmend auf die Anbieterauswahl sollte in dem Projekt der Fokus auf die Chancen des E-Invoicings gelegt werden, also auf Prozessoptimierung, Aufwandsminimierung und Qualitätssteigerung. Die eigentlichen Herausforderungen sollten lediglich bei der IT- oder Rechtsabteilung liegen.

Stufe fünf: Projektumsetzung

Schließlich geht das neue System für die Inbound- und Outboundprozesse in den Betrieb. Bei der xSuite heißt dieses „xSuite electronic Document Network Adapter“, kurz xSuite eDNA, und läuft vollständig in der Cloud. Capture-Prozesse zum Auslesen sind dabei passé. Es ist im Prinzip nur noch ein Zusammenstecken der Cloud-Lösung mit dem im Unternehmen eingesetzten ERP (SAP)-System.

Die Rechnungen laufen dabei künftig über ein Netzwerk, derzeit vorwiegend Peppol (in Europa) oder landeseigene Portale wie z.B. SDI (Sistema de Intercambio), und gelangen so in den Adapter. Dieser formt aus den heterogenen Eingangsdokumenten ein einheitliches Format, das der nachfolgende Rechnungseingangsworkflow direkt übernehmen kann. Eine Validierung ist technisch gesehen nicht erforderlich, auch dies erledigt der Adapter.

Für die debitorischen Vorgänge übernimmt das System den „Druck“ der Ausgangsrechnungen, in dem es aus den angelieferten Rechnungsdaten eine rechtsgültige Rechnung erstellt. Diese verschickt es dann über das Netzwerk der Wahl (Portale, Finanzbehörden, perspektivisch auch per E-Mail) an den Empfänger und spielt sie gleichzeitig zurück an die Finanzabteilung für die Archivierung.

Stufe sechs: Produktivphase

Im konkreten Betrieb gilt es von dort an, regelmäßig zu prüfen, ob eventuell noch weiterte Funktionen notwendig sind, zum Beispiel für neue Formate oder ob Produktneuerungen verfügbar sind.

Zusammenfassung

Die E-Rechnung ist mehr als eine Pflicht – sie ist die Kür. Sie birgt das Potenzial für weiter deutlich verbesserte Rechnungsprozesse: fehlerminimiert und kostenreduziert. Denn ein E-Rechnungsprojekt ist im Idealfall rein technisch/rechtlicher Natur und es wird „lediglich“ ein einzelner Input-/Output Channel zusätzlich zu den bestehenden bereitgestellt, der das benötigte Portfolio abdeckt. Läuft es gut, bemerken Buchhaltung bzw. Rechnungslegung praktisch nichts von der Umstellung.

Erstellt von (Name) E.R. am 19.06.2024 Geändert: 20.06.2024 14:34:41 Autor:  Sven Holtmann, Product Manager E-Invoicing, xSuite Group Quelle:  xSuite Group Bild:  Bildagentur PantherMedia / Andriy Popov

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