Stand der Einführung der GDPdU - Ein Gespräch mit dem Finanzamt

„Mit der Einführung des Datenzugriffs passt der Gesetzgeber den Handlungsrahmen der Finanzverwaltung an den Fortschritt und den zwischenzeitlichen sehr umfangreichen Einsatz der Informationstechnik in den Unternehmen an und trägt damit nicht zuletzt Anregungen der Wirtschaft und der Verbände Rechnung. Dabei steht ein flexibler Umgang mit den im jeweiligen Unternehmen anzutreffenden Verhältnissen im Vordergrund. Dem Prüfer stehen hierfür drei unterschiedliche Zugriffsarten als geeignete Instrumente nebeneinander zur Verfügung:

• unmittelbarer Datenzugriff (Z1): Der Prüfer nutzt das DV-System des Unternehmens mittels “Nur-Lesezugriff” inklusive eventuell vorhandener Auswertungsprogramme des Systems.
• mittelbarer Datenzugriff (Z2): Der Unternehmer oder ein beauftragter Dritter wertet die Daten nach den Vorgaben des Prüfers mit Hilfe des vorhandenen DV-Systems aus.
• Datenträgerüberlassung (Z3): Das Unternehmen stellt die steuerlich relevanten Daten auf einem Datenträger in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung. Der Prüfer wertet die Daten ohne Nutzung unternehmenseigener DV-Systeme mit Hilfe von “IDEA” aus.

Für die zunehmende Routine, tragen vor allem umfangreiche Schulungen im Umgang mit dem Analyseprogramm IDEA bei, die auch technische Weiterentwicklungen laufend berücksichtigen. Heute agieren die Betriebsprüfer bei der automationsgestützten Analyse der Daten weitestgehend sicher und sind in der Lage, die Prüfungshandlungen und Analyseschritte dem Unternehmer bzw. dem Steuerberater transparent zu erläutern. 

Diese Routine und das notwendige Know-how werden künftig wachsen. Bereits heute werden über ¾ aller Betriebsprüfungen unter Anwendung einer der drei Datenzugriffsarten durchgeführt. Davon kommt die Zugriffsart “Z3” in annähernd 90% der Prüfungen zum Einsatz. 

Die Finanzverwaltung verwendet hierzu ausschließlich die Analysesoftware “IDEA”. Diverse, nach Notwendigkeit aktualisierte Makros für häufig wiederkehrende Datenanalysen ergänzen das Programm sinnvoll. Eine Nutzung weiterer Analyse- bzw. Prüfprogramme ist zurzeit nicht geplant. Wissen und Erfahrung im Umgang mit der Software werden sich dadurch auch künftig auf ein Programm konzentrieren. 

Ist die digitale Steuerprüfung inzwischen die Regel und welche Vorteile für die Unternehmen gibt es aus Ihrer Sicht, Herr von Noman? 

„Bei Großbetrieben und in Konzernen war eine weitgehend papierlose Prüfung und die damit verbundenen Vorteile für das Unternehmen verbreitete Praxis. Insoweit hat die Einführung des hier besprochenen Verfahrens die bisher zwischen Prüfern und Unternehmen freiwillig vereinbarte Vorgehensweise nur auf eine gesetzliche Grundlage gestellt. Das Unternehmen wird von Druckkosten (z.B. Buchhaltungskonten) weitgehend entlastet und der Umfang von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen verringert sich (Datenträger statt Papier). Durch effektive Verprobungsmethoden gestaltet der Prüfer den Prüfungsablauf zügig, was in der Regel zu weiteren Einsparungen im Unternehmen führt. Mittel- bzw. langfristig werden sich die Prüfungsdauern in geeigneten Fällen zum Teil deutlich verkürzen lassen.

Wie ist die Akzeptanz der GDPdU in den Unternehmen und wie ist die aktuelle Umsetzungsphase?

Leider werden in Klein- und Mittelbetrieben die Vorteile einer “digitalen Betriebsprüfung” noch zu selten erkannt. Gerade in diesen Unternehmen treffen die Prüfer immer wieder Umstände an, die den gesetzlichen Vorgaben der Abgabenordnung nicht entsprechen und den GDPdU nur mangelhaft genügen. Häufigster Mangel ist dabei die fehlende Möglichkeit dem Prüfer einen ausreichenden Datenzugriff einzuräumen oder die Daten maschinenlesbar zur Verfügung zu stellen.“

Im Bezug auf den Datenzugriff und die Anwendung der GDPdU muss eine Übergangs- bzw. Anlaufzeit mittlerweile als beendet angesehen werden, so dass die Finanzverwaltung nunmehr gehalten ist, mit Nachdruck auf Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben zu drängen.

Dies geschieht nicht nur um dem Gesetzestext zu genügen, sondern auch im vitalen Interesse der Unternehmen. Bietet der Datenzugriff dem Prüfer doch die Möglichkeit, weitestgehend die Zahlen und konkreten Verhältnisse des jeweils geprüften Unternehmens zugrunde zu legen. Natürlich werden auch externe Betriebsvergleiche und Branchenkennzahlen weiterhin als Vergleichsgrößen heranzuziehen sein. Ein zentraler Anknüpfungspunkt des Ertragsteuersystems, die Leistungsfähigkeit des einzelnen Steuerpflichtigen bzw. Betriebes, rückt damit jedoch stärker in den Mittelpunkt.

Was ist Ihr Rat für die Unternehmen?

Ich empfehle daher allen Unternehmen - soweit noch nicht geschehen - sich fit für die digitale Gegenwart zu machen. Neben Steuerberatern stehen dafür die Kammern und Berufsverbände als Ansprechpartner zur Verfügung. Selbstverständlich können sich interessierte Unternehmen auch an die Finanzbehörden wenden. Einen guten Überblick über den jeweils aktuellen Informationsstand zum Thema Datenzugriff und GDPdU bietet das Info-Portal des Bundesfinanzministeriums. Dies ist unter www.bundesfinanzministerium.de und dem Suchbegriff “Datenzugriff” jedermann zugänglich. Dort finden Interessenten neben den gesetzlichen Grundlagen und weiteren Verordnungen einen Katalog der häufigsten Fragen und Antworten zum Datenzugriff.

Vielen Dank, Herr Dethart von Norman.

Schauen wir jetzt auf die andere Seite, auf die Seite der Unternehmen und Softwareentwickler.

Um eine Auswertbarkeit oder Verwertbarkeit der auf dem Datenträger gespeicherten Daten zu erreichen, ist es notwendig, dass die Dateiformate für die Datenträgerüberlassung definiert und standardisiert werden. Zu diesem Zweck hat das Bundesfinanzministerium in Zusammenarbeit mit der Firma Audicon GmbH einen Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung entwickelt. Die Steuerprüfer werden nach entsprechender Einweisung mit dem Programm IDEA 2002 für GDPdU ausgestattet. Diese Software erlaubt es, Datenträger, die nach den Vorgaben dieses Beschreibungsstandards erstellt wurden, zu lesen und die Daten in das Programm IDEA zu übernehmen.

Die Firma Audicon GmbH vertreibt dieses Programm als Distributor in Deutschland. Der aktuelle Beschreibungsstandard stammt vom 1. August 2002.

Auf der Basis dieses Beschreibungsstandards wurde von Microsoft Business Solutions eine GDPdU-Schnittstelle für Microsoft Navision ab Version 3.70 erstellt, die es ermöglicht, die Daten für den GDPdU-Export nach den Vorgaben dieses Beschreibungsstandards aus Microsoft Navision heraus zu erstellen. Dieser Beschreibungsstandard ist die Richtlinie für die Erstellung der Schnittstelle und stellt den Datenexport gemäß GDPdU sicher. Damit sind alle Anforderungen an die GDPdU-Schnittstelle mit Microsoft Navision abgedeckt und die Anforderungen der GDPdU sind erfüllt. Steuerrelevante Altdaten brauchen nicht mehr im Produktivsystem gespeichert zu werden. Zukünftige Softwareveränderungen sind hinsichtlich GDPdU unkritisch. Detaillierte Daten für interne Analysen stehen in einer Datenbank zur Verfügung. Innerhalb des Systems können Analysen durchgeführt werden.

Bei vielen Unternehmen, gerade bei kleineren Unternehmen und Selbstständigen, besteht noch ein deutlicher Handlungsbedarf bei der Bereitstellung maschinell auswertbarer Daten.

Und dennoch, auch in diesen Unternehmen müssen die Daten gesetzeskonform gespeichert werden, d.h. sie diese müssen fälschungssicher archiviert werden und es müssen Zugriffbeschränkungen festlegt werden. Die Regeln für die GDPdU schreiben allen Unternehmen vor, dass sie steuerlich relevante, digitale Dokumente langfristig speichern müssen. Die Archivierungsdauer beträgt für Buchführungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege etc. zehn Jahre, für Handelsbriefe und andere steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre.

„Eine GDPdU-Lösung muss im Unternehmensalltag gelebt werden, dann funktioniert sie auch und ist kein lästiges Übel“, so Lutz Förster, Vorstand der Amitoso Datensystem AG. „Unsere Mitarbeiter beraten und unterstützen Sie gern bei der Umsetzung und Einführung einer relevanten GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Lösung in Ihrem Unternehmen.“