Status Quo der E-Rechnung in Deutschland

Mit dem im November 2023 verabschiedeten Wachstumschancengesetz ist die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab 2025 quasi gesetzt. Zugleich steht damit die Einführung eines Umsatzsteuer-Meldesystems bevor. Was kommt auf Unternehmen nun zu, welche Übergangsfristen gibt es?

23 Milliarden € – so groß klafft laut Schätzungen der Europäischen Kommission die derzeitige Umsatzsteuerlücke in Deutschland, sprich die Höhe der hinterzogenen Umsatzsteuer. Ein digitales Meldesystem soll diesem Betrug einen Riegel vorschieben. Untrennbar verbunden damit ist die Einführung der elektronischen Rechnung als Basis für die Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung. Dies erspart der Finanzverwaltung Steuerprüfungen im Nachgang. Sie hat künftig zeitnah Kenntnis darüber, welcher Geschäftspartner welche Rechnung an wen in welcher Höhe geschickt hat.

Bereits im Koalitionsvertrag 2021 war die Einführung eines elektronischen Meldesystems auf Basis der E-Rechnung geplant. Über die diesbezügliche EU-Initiative (ViDA) wurde in den vergangenen Monaten viel diskutiert. Um nicht erst warten zu müssen, was in Europa dabei herauskommt, hat Deutschland im November 2022 eine Ausnahmegenehmigung bei der EU zur verpflichtenden Einführung der elektronischen Rechnung für den innerdeutschen B2B-Verkehr B2B gestellt. 

Nach den üblichen Vorstufen (Diskussionspapier, Referentenentwurf, Regierungsentwurf, Kabinettsbeschluss) mündete das Vorhaben im Ende November verabschiedeten Wachstumschancengesetz, in welches das Thema E-Rechnung eingebettet ist. Den Bundesrat hat das Gesetz bereits durchlaufen und liegt derzeit im Vermittlungsausschuss. Es ist davon auszugehen, dass die Teile des Gesetzes die E-Rechnung betreffend den Ausschuss im Großen und Ganzen passieren werden.

Stichtag für die E-Rechnung ist der 1.1.2025

Die Rechtslage stellt sich nach momentaner Sachlage demnach wie folgt dar: 
Ab dem 1.1.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten (sowie zu archivieren). Dafür benötigt man eine entsprechende Lösung zur Verarbeitung von digitalen Eingangsrechnungen, wie sie u.a. die xSuite Group anbietet.
Gleiches gilt ab diesem Zeitpunkt für den Versand von steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Rechnungen im Inland, der ab dann elektronisch in einem strukturierten Format erfolgen muss (ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250,- € netto und Fahrausweise).

Übergangsregelungen zur Einführung der E-Rechnung

In den ersten zwei Jahren (bis 31.12.2026) darf man weiterhin Papierrechnungen verschicken, ebenso wie andere elektronische Formate (diese aber nur, wenn der Empfänger einwilligt). Die Papierrechnung hat keinen Vorrang mehr. Wer bereits ab 1.1.25 vollständige elektronische Rechnungen verschicken möchte, kann dies tun – der Empfänger hat die Verpflichtung zu ihrer Annahme, siehe oben. 

Für Kleinunternehmen (unter 800T€-Vorjahresumsatz) gilt die Ausnahmeregelung (vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers) noch ein Jahr länger, also bis 31.12.2027.

Ab dem 1.1.2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. 

Mit dem aktuellen Gesetzgebungsverfahren verbunden ist eine Änderung des Umsatzsteuergesetzes. Die Papierrechnung wird ab 1.1.2025 als sonstige Rechnung deklariert, mit verschwindendem Vorrang. Standard ist demnach ab diesem Zeitpunkt die elektronische Rechnung.  Ab 1.1.2028, nach Ende der Übergangsfrist, sind Papierrechnungen für den B2B-Bereich dann nicht mehr zulässig. Spannend werden dann auch die Auswirkungen auf den B2C- Bereich zu beobachten sein.

Diese Regelungen gelten nur für die im Inland übermittelten Rechnungen (inkl. Debitorenrechnungen im Gutschriftverfahren). Sie müssen demzufolge noch mit dem abgestimmt werden, was europaweit beschlossen wird und dann für alle Rechnungen gilt, die grenzüberschreitend gestellt werden. Es kann jedoch davon ausgegangen werden: Die sich derzeit in Deutschland im Aufbau befindliche Infrastruktur für die Digitalisierung der Rechnungsprozesse wird später ebenso für grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr mitgenutzt werden können.

Meldesystem kommt später

Für das geplante Meldesystem gibt es im Gesetzgebungspaket noch keine Vorgaben. Dieses kann zum Beispiel so funktionieren: Man schickt eine elektronische Rechnung an den Geschäftspartner und muss parallel aus der Rechnung bestimmte Daten extrahieren und zeitnah an die Finanzverwaltung übermitteln. Damit soll es unmöglich werden, Umsatzsteuer zu hinterziehen.

Beide Vorgänge entkoppelt der Gesetzgeber mit dem Wachstumschancengesetz: Zuerst wird die elektronische Rechnung eingeführt, später das Meldesystem. Was die aktuelle Gesetzgebung ebenfalls nicht beinhaltet, ist die Frage der Übertragung: per E-Mail oder Portal? Die Plattformen für das künftige Meldesystem zum Steuer-Reporting sind logischerweise prädestiniert, auch für die Rechnungsübertragung genutzt zu werden. Dieser Übertragungsweg wird zum Beispiel schon in Italien verwendet. Bis dies auch in Deutschland so weit ist (frühestens ab 1.1.2028), ist weiterhin der Rechnungsversand per E-Mail möglich.

Zukunft des EDI-Verfahrens

Laufende EDI-Prozesse können voraussichtlich bis Ende 2027 ohne Einschränkungen weiter betrieben werden, sofern der Empfänger zustimmt. Ferner muss sichergestellt werden, dass aus dem übermittelten elektronischen Datensatz auch die Pflichtangaben für die Steuermeldungen extrahiert werden können. Nicht mehr die Rechnung muss dabei konform sein zur Norm EN 16931, sondern nur die für das Reporting wichtigen Informationen müssen bereitgestellt werden.

letzte Änderung E.R. am 15.04.2025 Autor(en):  Dina Haack, Head of Marketing, xSuite Group Bild:  Bildagentur PantherMedia / Rawpixel