Interview: Wenn der Buchhalter betrügt

Kriminelle Mitarbeiter im Rechnungswesen schaffen über längere Zeit in kleinen Beträgen oft riesige Summen auf die Seite. Dabei gibt es in vielen Fällen Warnhinweise, dass der Buchhalter betrügt, sagt Roland Beranek (Foto), Führungskraft beim österreichischen IT-Systemhaus BMD. 

Herr Beranek, wie groß ist der Schaden durch Betrug im Rechnungswesen? 
Roland Beranek: Laut einer Studie entsteht in der Schweiz ein Schaden von mehr als 300 Millionen Franken im Jahr durch Wirtschaftskriminalität gesamt. Ein Viertel der dolosen Handlungen in Unternehmen entstehen davon im Rechnungswesen. Dieselbe Zahl können Sie für Österreich anwenden. Für Deutschland müssen wir die Zahl mit zehn multiplizieren. Die Dunkelziffer ist hoch, denn es wird nur jeder zehnte Fall aufgeklärt. 

Auf welche Zeichen sollte ein Unternehmer achten, wenn er fürchtet, dass sein Buchhalter ihn betrügt? 
Beranek: Es gibt mehrere Ansatzpunkte. Er sollte auf Buchungen zu ungewöhnlichen Zeiten achten: Buchungen nach Feierabend oder am Wochenende. Sind Buchungen ohne Belege vorhanden? Oft häufen sich Buchungen auf Verrechnungs- oder Interimskonten. Auf häufige Stornierungen und Umbuchungen sollte man achten. Das sollte der Unternehmer ganz offen gegenüber dem Steuerberater oder dem Wirtschaftsprüfer ansprechen, dem das eigentlich auffallen sollte. 

Durch welche Verhaltensweisen verrät sich ein Buchhalter, der sein Unternehmen betrügt? 
Beranek: Täter verweigern oft den Urlaub, weil sie fürchten, dass in ihrer Abwesenheit der Schwindel auffliegt. Es gibt auch noch viele andere "Verhaltensauffälligkeiten". 

Wie können sich Unternehmen schützen? 
Beranek: Grundsätzlich sollte man sich über die Funktionstrennung zwischen Buchhaltung und Kasse Gedanken machen: Ist derjenige, der die Rechnungen einbucht auch derjenige, der die Zahlungen anweist. Wenn ja, muss ich mich als Unternehmer fragen: habe ich alle Überweisungen UND die Empfängerbank kontrolliert?


Die Funktionstrennung ist in kleinen Unternehmen natürlich schwierig. Da überweist der Buchhalter die Gehälter und bezahlt die Rechnungen. Muss ein Kleinunternehmer selbst zum Gegenstück des Buchhalters werden?
Beranek: Genau. Kleinunternehmer sollten zumindest darauf achten, auf welche Konten Überweisungen gehen. Wir haben in unserer Buchhaltungssoftware beispielsweise eine Sicherheitskontrolle eingebaut, die prüft, ob es für einen Lieferanten oder Mitarbeiter eine Kontonummer doppelt gibt. Wenn Lieferantenkonten sich ändern, sollte man schauen, warum das erfolgte und ob das die Kontonummer eines Mitarbeiters ist. Beziehungsweise, warum wurden Lieferantenkontonummern geändert? Die Kontonummern können auch Unternehmer leicht kontrollieren. Die Buchhaltung selbst fällt ihnen oft schwerer. Ein zweiter Weg wären Unterschriftsgrenzen. Der Unternehmer kann festlegen, dass der Buchhalter nur kleinere Beträge bis 300 Euro ohne Unterschrift des Unternehmers überweisen kann.

Aber oft entwenden Mitarbeiter ja nur kleine Beträge, diese jedoch über sehr lange Zeit. Wäre es nicht leicht, die Unterschriftgrenze so zu umgehen?
Beranek: Die Erfahrung zeigt, dass die Beträge im Laufe der Zeit immer größer werden. Weil es so einfach geht.

Nach einer Zeit wird der Mitarbeiter also immer dreister und entwendet immer größere Beträge?
Beranek: Genau. Das ist wie ein Ladendiebstahl, bei dem man nur eine Kleinigkeit stiehlt und nicht erwischt wird. Das nächste Mal wird der Diebstahl größer und größer. Genauso ist das mit Überweisungen. Erst sind es 500 Euro, dann 700, dann 1.000 Euro. Beträge werden in der Regel immer größer.

In welchen Posten in der Buchhaltung kommt es am häufigsten zu Unterschlagungen?
Am häufigsten kommen Unterschlagungen in Bereichen ohne Warenwirtschaft vor, in denen es keinen Materialfluss gibt: Werbeaufwand oder Fremdleistungen beispielsweise, also immer wenn es um Dienstleistungen geht. Das ist der eine Posten. Der andere Posten sind die Lieferantenkonten. Also etwa Lieferantenkonten mit sehr vielen Buchungen, auf denen einzelne Buchungen leicht untergehen. Oder es handelt sich um erfundene Lieferantenkonten, die beispielsweise unter dem Namen "diverse Lieferanten" in den Büchern stehen. Der dritte Punkt sind fiktive Buchungen bei der Gewinn- und Verlustrechnung. Denn mit der GuV verschwinden einzelne Buchungen zum Jahresende und tauchen im nächsten Jahr nicht mehr auf.

Worauf sollten Arbeitgeber bei der Auswahl von neuen Mitarbeitern für das Rechnungswesen achten?
Beranek: Zunächst sollten Unternehmen auf einem Leumundszeugnis bestehen, einem polizeilichen Führungszeugnis. Viel zu selten fragen Unternehmen beim vorherigen Arbeitgeber nach, wie sich der Bewerber dort verhalten hat, warum er seinen Arbeitsplatz verloren hat oder wechseln will.

Häufig arbeiten Mitarbeiter schon längere Zeit, im Unternehmen, bevor sie zu betrügen beginnen.
Beranek: Irgendwann passiert dann etwas. Das kann eine übergangene Beförderung sein, eine Spielsucht oder eine Alkoholsucht. Deshalb: Augen auf. Bei allem Vertrauen ist eine gesunde Portion Misstrauen absolut angebracht.

In einem Vortrag für den Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) betonten Sie die große Bedeutung der Loyalität der Mitarbeiter für deren Ehrlichkeit. Wie können Arbeitgeber die Loyalität ihrer Mitarbeiter fördern?
Beranek: Ganz einfach: Behandele deine Mitarbeiter so wie du selbst behandelt werden möchtest. Wir können die Loyalität von Mitarbeitern durch Wertschätzung erhalten und fördern. Wenn du Nüsse fütterst, wirst du nur Affen bekommen. Es gibt Unternehmer, die ihre Mitarbeiter wertschätzen. Es gibt aber auch Unternehmer, die ihre Mitarbeiter als notwendiges Übel betrachten, das frecherweise am Monatsende noch Gehalt haben will. Die Loyalität gegenüber dem Unternehmen steigert enorm die Hemmschwelle vor dem Griff in die Kasse.

Worauf sollte ein Unternehmen beim Arbeitsumfeld achten?
Beranek: Vertrauen ist gut, Kontrolle geht schneller. Stellen Sie sich vor, Sie fahren U-Bahn, und Sie wissen genau, dass auf dieser Linie nie Fahrscheine kontrolliert werden. Sie wissen, dass keiner der anderen Fahrgäste ein Ticket besitzt – bis auf Sie. Wie lange dauert es wohl bis Sie selbst auch schwarzfahren? Deswegen sollte man Kontrollsysteme einführen. Schließlich geht es um das Geld des Unternehmens. Es geht um die Existenz der Firma und um die der anderen Mitarbeiter. Dazu muss ein Unternehmen gewisse Kontrollen aufbauen. Grenzenloses Vertrauen hat im Rechnungswesen oder überall dort, wo es um Geld geht, nichts verloren.

Die wichtigsten Hinweise auf Betrug im Rechnungswesen hat Roland Beranek in einer Übersicht zusammengefasst unter dem Titel "RED FLAGS".

Roland Beranek ist MBA und Abteilungsleiter an der BMD Aus- und Weiterbildungsakademie der BMD Systemhaus Gmbh Steyr, Österreich

letzte Änderung W.V.R. am 29.01.2024 Autor(en):  Wolff von Rechenberg Bild:  BMD Systemhaus GmbH, Teaser: Ronalds Stikans

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	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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