Cloud-Plattform verbindet Selbstständige und kleine Betriebe mit zertifizierten Buchhaltern

Buchhaltung gilt unter Selbstständigen, Handwerksbetrieben und Startups als lästiges Übel: Am Monatsende werden rasch alle Belege zusammengesucht, die Aufträge ab- und die Ausgaben zusammengerechnet. Das Problem dabei: Buchhaltung lässt sich nicht nebenher erledigen. Ohne einen gewissen Zeitaufwand geht es nicht, nicht selten kommt es zu Fehlern, die unangenehme Fragen des Finanzamts nach sich ziehen können – die eigene Expertise liegt eben woanders. Der Versuch, die Buchhaltung über Steuerberater abwickeln zu lassen, scheitert allerdings oftmals am Budget und an der chronischen Überlastung der Branche.

Mix aus DIY und professioneller Buchführung

Stehen Selbstständige, Handwerksbetriebe, Startups und gewachsene Unternehmen nun angesichts der Buchhaltung vor einer unlösbaren Aufgabe? „Nein“, sagt Eric Steiner-Mantei, Geschäftsführer der SEEWARA GmbH. Mit seinem Team hat er eine Plattform entwickelt, die kleine Betriebe mit professionellen Buchhaltern verbindet – ein Mix aus Do-it-yourself-Buchhaltung und Buchführung von Profis also. Als Co-Inhaber einer Digitalagentur hat Steiner-Mantei seine Buchhaltung lange Zeit selbstständig betrieben und weiß deshalb um die Herausforderungen, die sich Solo-Selbstständigen, Startups und auch Handwerksbetrieben stellen: „Ob in Eigenregie oder über eine Steuerberatungskanzlei: Kleinere Unternehmen haben in beiden Fällen immer einen Kostennachteil“, betont Steiner-Mantei. „Entweder, weil sie hohe Gebühren zahlen oder selbst viel Zeit investieren.“

An dieser Stelle setzen moderne Cloud-Plattformen wie SEEWARA an. Sie bieten ein Dokumentenmanagement und verbinden die Betriebe und Selbstständigen mit professionellen Buchhaltern – über eine Art Marktplatz. Die Betriebe laden all ihre Belege hoch – idealerweise funktioniert das auch als Scan und Upload ortsunabhängig per App am Handy –, die Buchführung erledigt dann ein Buchhalter oder eine Buchhalterin, mit der sich der Betrieb zuvor persönlich verknüpft hat. „Betriebe sollten darauf achten, dass sie über eine Plattform eine vertrauliche Beziehung zu ihrem Buchhalter aufbauen können“, betont Steiner-Mantei. „Es gibt schließlich um sehr sensible Informationen.“

Ein integriertes Dokumentenmanagement ist nicht nur Voraussetzung dafür, dass für die Buchhaltung alle Belege zur Verfügung stehen, sondern auch, dass Betriebe ihrer Aufbewahrungspflicht nachkommen, ohne im Keller Akten und Kartons voller Papier zu lagern. Ein digitales Archiv spart nicht nur Platz, sondern auch in erheblichem Maße Aufwand: Mit wenigen Klicks können Betriebe auch auf historische Daten zugreifen und bei Bedarf über einen Suchfilter bestimmte Belege heraussuchen. Zudem lässt sich mit einem digitalen Dokumentenmanagement sicherstellen, dass kein Beleg verloren geht oder hintenüberfällt – zumindest, wenn das Handling besonders nutzerfreundlich ist. Hier kommen Apps für mobile Endgeräte ins Spiel, mit denen sich Tank- oder Waren-Quittungen direkt nach dem Kauf abfotografieren und in die Plattform hochladen lassen. Gerade solche Belege versauern im Alltag gerne mal im Dienstwagen; mit einem durchdachten Dokumentenmanagement stehen sie aber sofort für die Buchführung zur Verfügung.

Mit KI Belege auslesen und Abteilungen treffen

Von Vorteil ist auch, wenn die Plattform „mitdenkt“ und dank einer integrierten Künstlichen Intelligenz Ableitungen treffen kann: Wurden in den vergangenen Monaten beispielsweise zehn Tankquittungen hochgeladen, zum Ende des laufenden aber nur zwei, fragen smarte Plattformen nach, ob nicht noch Tankquittungen fehlen. Solche smarten Funktionen bieten kleineren Betrieben eine zusätzliche Entlastung. Hilfreich ist auch, wenn das System Vorkontierungen vornimmt, die hochgeladenen Belege also automatisch ausliest, sortiert und den entsprechenden Konten zuordnet, um Unternehmen und die Buchhalterinnen und Buchhalter weiter zu entlasten. Hier stoßen einige Systeme allerdings schnell an ihre Grenzen, weil es für Rechnungen – auch für E-Rechnungen – kein einheitliches Format gibt. „Ein Beleg hat nicht selten über 25 Parameter, die für die Buchhaltung relevant sind“, weiß Steiner-Mantei. Hochwertige Plattformen können diese auslesen und entsprechend verarbeiten. Idealerweise beinhaltet eine solche Buchhaltungsplattform dafür eine eigenentwickelte KI. „KI kommt bislang im Wesentlichen nicht aus Europa, das ist hinsichtlich Datensicherheit durchaus ein Problem“, weiß Steiner-Mantei.

Auch bei der Kommunikation über solche Cloud-Plattformen spielt das Thema Datensicherheit eine übergeordnete Rolle. Da Selbstständige und Betriebe sensible Informationen mit einer Buchhalterin bzw. einem Buchhalter teilen, sollte die Kommunikation absolut sicher sein. Asymmetrische Verschlüsselungen wie das RSA-Kryptosystem bieten hier die höchstmögliche Sicherheit: Beide Seiten verfügen über einen geheimen privaten Schlüssel, mit dem nur sie die Dokumente und deren Inhalte wie auch Nachrichten im Austausch miteinander jeweils entschlüsseln – sprich empfangen und lesen – können. Die Rechenzentren, auf denen die Cloud-Plattformen gehostet werden, sollten in Europa betrieben werden, damit sie den hohen Datenschutzstandards der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechen.

Für Selbstständige und kleinere Betriebe jeder Art bieten solche Buchhaltungsplattformen gleich mehrere Vorteile: Sie verwenden weniger Zeit auf die Buchführung; sie stellen sicher, dass ihre Buchhaltung fachlich korrekt erledigt wird; sie generieren durch die Expertise von verifizierten Fachleuten Steuerminimierungen; sie werden mental entlastet, weil sie die Buchführung auslagern; sie sparen gegenüber der Buchhaltung durch eine Steuerberatungskanzlei erhebliche Kosten. Zudem behalten sie mit einer Plattform, die über nutzerfreundliche Dashboards verfügt, den Überblick über ihre Finanzen: Das System bringt Verkäufe, Einnahmen, Ausgaben – hochwertige Plattformen integrieren übrigens auch die Lohnbuchhaltung – übersichtlich in Verbindung. Wichtige Kennzahlen sind so immer griffbereit, anhand derer Betriebe fundierte Entscheidungen treffen und ihren Betrieb steuern können. „Letztlich steigern Betriebe auf diese Weise ihre Wirtschaftlichkeit, sparen viel Zeit und Kosten und sichern somit nachhaltig ihre Existenz im zunehmenden Wettbewerb“, betont Steiner-Mantei.

Erstellt von (Name) E.R. am 25.03.2025 Geändert: 25.03.2025 07:46:35 Autor:  Julia Kowal, freie Redakteurin Bild:  Bildagentur PantherMedia / Rawpixel

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