Eintrittskarte ins digitale Rechnungsmanagement

Dass die Digitalisierung viele Unternehmensbereiche revolutioniert hat, ist längst kein Geheimnis mehr. Doch gerade in der Finanzbuchhaltung hat die manuelle Rechnungsbearbeitung eine lange, eingefahrene Tradition – inklusive aller Nachteile wie Fehleranfälligkeit, hohem Zeitaufwand und mangelnder Transparenz. Beim Ticketing-Anbieter Reservix war es das rasante Wachstum des Unternehmens, das die Schwächen der papierbasierten Buchführung zu Tage förderte: Prozesse wie der analog organisierte Rechnungseingang konnten mit der schnellen Entwicklung des Freiburger Unternehmens immer weniger Schritt halten. Ein individuelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) für digitales und automatisiertes Rechnungsmanagement musste her. Fündig wurde Reservix bei den Digitalisierungsexperten von Optimal Systems.
Die Reservix GmbH ist eines der führenden Ticketing-Unternehmen im deutschsprachigen Raum.
 

Hoher Zusatzaufwand durch analoge Prozesse

„Vor allem das gestiegene Volumen an Eingangsrechnungen hat uns bewusst gemacht, dass unsere bisherigen Bearbeitungsprozesse nicht mehr zeitgemäß sind. Jeder einzelne Beleg wurde bis dato manuell gebucht, neue Lieferanten per Hand im System angelegt. Der Aufwand war riesig und stand in keinem Verhältnis mehr“, so Marcel Imschweiler, operativer Teamleiter für das Finanz- und Rechnungswesen bei Reservix. „Hinzu kam, dass der Rechnungseingang immer stärker fragmentiert war. Beispielsweise gingen Rechnungen regelmäßig bei der falschen Niederlassung ein, mussten mit hohem Zusatzaufwand sortiert und zum richtigen Standort geschickt werden. Letztendlich wurden diese Belege also doppelt bearbeitet.“

Auch der Jahresabschluss wurde immer aufwendiger: Wegen der papierbasierten und nicht zentralen Ablage von Rechnungen und anderen Belegen mussten die Mitarbeiter:innen erst einmal alle relevanten Dokumente zusammensuchen, bevor sie mit der eigentlichen Arbeit – der Erstellung des Geschäftsberichts – beginnen konnten. Eine weitere Herausforderung für das Unternehmen wurde während der Corona-Pandemie deutlich: Das Arbeiten im Homeoffice war für die Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung nicht möglich, da Eingangsrechnungen nicht in digitaler Form vorlagen.

Gemeinsam zur individuellen DMS-Lösung

„Aufgrund dieser Erfahrungen haben wir uns dazu entschlossen, unseren Rechnungseingangsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren. Wir haben gemeinsam qualitative Anforderungen definiert und uns auf die Suche nach einem passenden Dokumentenmanagementsystem gemacht“, sagt Marcel Imschweiler. „Der Markt bietet einige gute Lösungen. Uns war aber nicht nur das Produkt an sich wichtig. Darüber hinaus wollten wir mit einem mittelständischen Anbieter zusammenarbeiten, der Rücksicht auf unsere individuellen Anforderungen nimmt und uns bei Rückfragen oder Problemen schnell unterstützen kann. Das Projekt sollte ein Gemeinschaftsprojekt von uns und dem DMS-Anbieter sein.“ 

Die passende Lösung fand Reservix mit enaio® von Optimal Systems. Der Rechnungseingang wurde komplett digitalisiert. „enaio® liest eingehende Rechnungen elektronisch aus und startet einen Workflow, der die weitere Bearbeitung der Belege initiiert. Daten, die vom System nicht eindeutig erkannt oder zugeordnet werden können, werden von einem Verifier identifiziert und können auf einfache Weise nachbearbeitet werden“, so Projektleiterin Melanie Konietzka, Senior Consultin bei Optimal Systems Berlin. „Auch das Anlegen neuer Lieferanten ist nun vollständig automatisiert. Reservix hat sich hier eine individuelle Lösung gewünscht, ausgerichtet an den spezifischen Prozessen des Unternehmens. Wir haben zusammen einen Anforderungskatalog ausgearbeitet und dieses Feature speziell für Reservix neu entwickelt und in enaio® integriert. Außerdem haben wir eine neue Schnittstelle programmiert, die die Übermittlung von Stammdaten aus enaio® an DATEV ermöglicht.“
 

Ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung

Etwa sechs Monate nahm das gesamte Projekt in Anspruch, Anfang Oktober 2022 erfolgte dann das erfolgreiche Go-live der individuellen Softwarelösung. „Wir sind sehr zufrieden, nicht nur mit der DMS-Lösung an sich, sondern mit dem gesamten Projektablauf. Durch den automatisierten Rechnungseingang ist die Bearbeitung der eingehenden Belege zeitlich und personell deutlich flexibler sowie standortunabhängig. Auch der Zugriff auf abgelegte Dokumente ist jetzt viel einfacher“, bilanziert Marcel Imschweiler. „Das Zusammenspiel von enaio® und dem Verifier funktioniert ebenfalls sehr gut. Etwa 80 Prozent der eingepflegten Daten werden automatisch erkannt, was ein sehr guter Wert ist. Unsere Mitarbeiter sparen sich dadurch viel Zeit und können sich stärker auf andere Aufgaben im Rechnungsmanagement konzentrieren, etwa die Kreditorenbuchhaltung. Wir haben einen großen Schritt in der Digitalisierung und Automatisierung unserer Prozesse gemacht.“
 

Eine Investition, die sich rechnet

Die Investition in eine moderne DMS-Software hat sich für Reservix also bereits bezahlt gemacht. „Wir rechnen damit, dass sich die Anschaffungskosten in spätestens zwei bis drei Jahren amortisiert haben werden. Der Nutzen überwiegt die Kosten deutlich, das spüren wir schon jetzt“, so Marcel Imschweiler. Also alle Wünsche erfüllt? „Noch nicht ganz“, entgegnet Imschweiler mit einem Schmunzeln. „Wir haben erfolgreich die ersten Schritte hin zum Digitalunternehmen gemacht und überlegen aktuell gemeinsam mit Optimal Systems, wie wir die Prozesse durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz noch weiter automatisieren können. Wir sind gespannt, was die Zukunft bringt.“

Erstellt von (Name) E.R. am 11.07.2023
Geändert: 11.07.2023 08:23:43
Quelle:  OPTIMAL SYSTEMS GmbH
Bild:  iStock
Drucken RSS

Premium-Stellenanzeigen


Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>

Über 2.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Buchhalter-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Forum für Rechnungswesen und Buchhaltung.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>
Anzeige
RS Controlling System

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Rechnungswesen.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Buchhalter oder Bilanzbuchhalter? Mit einer Stellenanzeige auf Rechnungswesen-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern und und diskutieren ihre Fragen.

Riesen- Ressource

Auf Rechnungswesen-Portal.de sind bereits über 700 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Buchhalter, u.a. auch Kurse zum Bilanzbuchhalter zusammengestellt.

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Mitgliedschaft wahlweise für nur 119,- EUR inkl. MwSt. im Jahr oder 12,- EUR im Monat! Studenten und Auszubildende 39,- EUR für zwei Jahre! Kein Abonnement! Weitere Informationen >>
 

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>
 

Fachbeitrag veröffentlichen?

Sie sind Autor von Fachbeiträgen mit Controlling-bzw. Rechnungswesen-Thema? Gerne veröffentlichen oder vermarkten wir ihren Fachbeitrag. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. jetzt Mitmachen >>

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.
Anzeige

Reisekosten leicht abgerechnet

Reisekostenabrechnung_152px.jpgEinfach zu bedienendes, anwenderfreundliches Excel-Tool zur rechtskonformen Abrechnung von Reisekosten für ein- oder mehrtägige betrieblich und beruflich veranlasste In- und Auslandsreisen. Das Excel-Tool kommt vollständig ohne Makros aus und berücksichtigt alle derzeit geltenden gesetzlichen und steuerlichen Richtlinien. Preis 59,50 EUR  .... Mehr Informationen  hier >>
Anzeige
Buch: Kennzahlenguide für Controller

Stellenanzeigen

(Senior) Accountant (m/w/d)
Authentizität zählt für uns nicht nur bei Uhren, sondern auch bei unseren Mitarbeitenden Willst Du Teil des Teams werden? Dann bewirb dich über den Bewerbungslink unter Angabe deiner Gehaltsvorstellungen und deines frühestmöglichen Eintrittstermins. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung! Mehr Infos >>

Finanzbuchhalter (m/w/d)
HARRY'S ist ein innovatives, stark wachsendes Unternehmen für Rasier- und Pflegeprodukte mit Headquarter in New York und traditionsreichem Werk in Eisfeld. Hier fertigen wir seit 1920 Rasierklingen auf Weltniveau. Neben der HARRY’S Produktserie sind wir Spezialisten für Handelsmarken und prod... Mehr Infos >>

Leitung Konzernbilanzierung (m/w/d)
Die Sidroga Gesellschaft für Gesundheits­produkte ist ein mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Bad Ems. Das Unternehmen vertreibt mit dem Schwerpunkt in der DACH-Region Arzneimittel und Medizin­produkte im Bereich der Atemwegs- und Phyto-Therapien und hochwertige Nahrungsergänzungsmittel für... Mehr Infos >>

Bilanzbuchhalter / Steuerfachwirt (w/m/d)
Energie Südbayern (ESB) bildet gemeinsam mit den Tochter­unter­nehmen Energie­netze Bayern und der ESB Wärme die ESB-Unter­nehmens­gruppe. Mit rund 450 Mitarbeiterinnen und Mit­ar­beitern, Auszu­bildenden und Trainees stehen wir für leistungs­fähigen Service, flexible Energie­produkte und... Mehr Infos >>

Sachbearbeiter:in Buchhaltung in Teilzeit
PERO entwickelt und produziert Anlagen zur Teilereinigung. Weltweit vertrauen unsere Kund:innen auf unser Knowhow und unsere kompetente Beratung. Unsere Technologien und ständige Innovation machen uns branchen­übergreifend zum anerkannten Partner in der Automobil-, Luftfahrt-, Schmuck-, Licht-, E... Mehr Infos >>

Abrechner §301 (w/m/d) – in Vollzeit (40 Std./Woche) / Teilzeit möglich
Die Dr. Lubos Kliniken sind ein familien­geführter Klinikverbund. Wir betreiben zwei Spezial­kliniken und mehrere hoch­spezialisierte MVZ. Wir sind in den Bereichen Adipositas­chirurgie, Becken­boden­erkrankungen und Endoprothetik bayernweit, im Bereich geschlechts­angleichende Operationen weltwe... Mehr Infos >>

Mitarbeiter in der Buchhaltung (m/w/d)
Als Mitarbeiter in der Finanz- und Kreditorenbuchhaltung (m/w/d) bei der BÄKO Süd-West Bäcker- und Konditorengenossenschaft eG in Edingen-Neckarhausen sind Sie für die korrekte Bearbeitung unterschiedlicher Geschäftsvorfälle in der Finanz- und Kreditorenbuchhaltung zuständig. Zur Ihren Au... Mehr Infos >>

Head of Accounting, Reporting & Tax (m/w/d)
Der Bikeleasing-Service ist als Dienstrad-Anbieter auf steilem Erfolgskurs und befindet sich in einer spannenden Phase des Umbaus und des rasanten Wachstums. Ganz getreu unseres Slogans "Mehr als Dienstrad" sind wir durch den neuesten Zusammenschluss mit Probonio einen weiteren wichtige... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Veranstaltungs-Tipp

290-10.jpg     
ChatGPT im Steuer- und Rechnungswesen sinnvoll nutzen
ChatGPT & Co. bieten revolutionäre Einsatzmöglichkeiten im Bereich Finance. Das Potenzial der Datenanalyse und Texterstellung mit KI ist enorm und bietet viele Möglichkeiten zur Automatisierung und Effizienzsteigerung. Lernen Sie im Online-Seminar, wie Sie den Zeitaufwand für Routineaufgaben massiv reduzieren können.  Mehr Infos >>

JOB- Letter

 jobletter.jpg
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.
Tipp-Anzeige ab 100,- EUR buchen. Weitere Infos hier >>

Software-Tipps

Fibunet_logo_komplett_RGB.jpg
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungspotenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Mehr Informationen >>

Candis-logo-black-beige.png

Effizienter, schneller, intuitiver: das Rechnungsmanagement mit Candis 
Vom automatischen Rechnungseingang, über reibungslose Freigabeprozesse und ein GoBD-konformes Rechnungsarchiv zur nahtlosen Übertragung in die Buchhaltung – mit Candis erleben Sie ein digitalisiertes Rechnungsmanagement, genau nach Ihren Bedürfnissen. Intuitiv und ohne Handbuch. Mehr Informationen >>

Logo-hmd.png
Vom Kassenbuch bis zum Bilanzbericht und Controlling: in hmd.rewe steckt alles drin, was Sie für Ihren Kanzlei- oder Unternehmensalltag benötigen. Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss, Bilanzbericht, Wirtschaftsberatung, E-Bilanz und vieles mehr erhalten Sie von uns in einer komplett durchgängigen und logisch ineinander verzahnten Software zum Rechnungswesen. Mehr Informationen >>

Weitere Rechnungswesen-Software-Lösungen im Marktplatz >>

Excel Mauspad
50 deutsche Excel-Shortcuts

  • über 50 Excel-Shortcuts für das Büro
  • Keine Suche mehr über das Internet und damit Zeitersparnis
  • Gadget für das Büro
  • Keine Zettelwirtschaft mehr auf dem Schreibtisch
  • Schnelle Antwort auf einen Shortcut wenn Kollegen Sie fragen
  • Preis: 17,95 EUR inkl. MWSt.
Jetzt hier bestellen >>

Buch-Tipp

Dashboards mit Excel im Controlling

dashboards_cover.jpgTipps, Charts und Diagramme für Ihre tägliche Arbeit mit Microsoft Excel® im Controlling. Präsentiert von Controlling-Portal.de. Sogenannte Dashboards werden heute vom Management erwartet. Möglichst auf einem Blatt sollen alle wichtigen Kennzahlen auf einem Blick erfassbar sein.
Dafür muss der Controller sparsam mit Tabellen umgehen und Abweichungen sowie Zahlenreihen ansprechend visualisieren. Dabei kommen u. a. Tacho- und Ampeldiagramme sowie Sparklines zum Einsatz. E-Book (PDF) für 12,90 EUR. oder Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR,  Mehr Infos >>

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Rückstellungsrechner XL:
Die optimale Unterstützung bei Ihren Jahresabschlussarbeiten
Button__subThema.PNG RS Einkaufs-Verwaltung:
Erstellung und Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen
Button__subThema.PNG RS Kosten-Leistungs-Rechnung:

Erstellen Sie eine umfassende Kosten-Leistungsrechnung

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR mehr Informationen >>