Fahrtenbuch und 1% Regel

Das Fahrtenbuch dient in einem Unternehmen zur Ermittlung des privat und betrieblich genutzten Anteils eines Pkws. Hierbei handelt es sich um ein Dokument, dass bestimmte Anforderungen erfüllen muss, um als Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt zu werden. Dabei muss es folgende Punkte beinhalten. Ein elektronisches Fahrtenbuch muss die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einhalten.

Es muss:

• den Fahrer,
• das Datum,
• das Reiseziel,
• den aufgesuchten Geschäftspartner/Kunden,
• den Zweck der Fahrt 
• den Endkilometerstand nach der Fahrt aufweisen.

Zudem wird vorgeschrieben, dass es nicht manipuliert werden darf sowie zeitnah und fortlaufend geführt werden muss. In diesen Buch müssen alle Änderungen ersichtlich sein, damit der Schutz vor Manipulation gewährleistet ist. Zudem wird das Fahrtenbuch nicht vom Finanzamt anerkannt, wenn es sich dabei um Notizblätter, Ausdrücke von einen Kalkulationsprogramm oder ähnliches handelt. Es sollte sich mindestens um ein gebundenes Buch handeln. Durch die exakte Aufschlüsselung von Privat- und Geschäftsfahrten in diesem Buch lässt sich ein genauer Anteil der betrieblichen und privaten Fahrten ermitteln. Dieser Anteil kann dann genutzt werden, um entsprechende Steuerentlastungen zu erhalten. 

Ein Arbeitnehmer, der den Firmenwagen privat nutzen darf, muss diesen Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Unternehmer müssen dies als entsprechende Entnahmen buchen. Hierbei werden die Kosten des Fahrzeuges angesetzt. Alternativ zum Fahrtenbuch können die Betriebsfahrten pauschal mit 1% des Listenpreis  angesetzt werden. 

Übersicht für Anforderungen eines Fahrtenbuches:

1. das amtliche Kennzeichen muss in dem Fahrtenbuch vermerkt sein
2. das Datum der einzelnen Fahrten muss genannt werden
3. der Fahrer muss genannt werden
4. das Reiseziel, den aufgesuchten Geschäftspartner/Kunde muss genannt sein
5. die Reiseroute muss genannt werden
6. der Grund der Fahrt muss genannt sein
7. der Anfangskilometerstand muss genannt sein
8. der Endkilometerstand muss genannt sein
9. Privatfahrten benötigen keinen Eintrag über die Reiseroute
10. Fahrten von der Heimstätte zum Betrieb müssen extra gekennzeichnet werden
11. es muss zeitnah aufgezeichnet werden, dass bedeutet Eintragungen, die später vorgenommen werden, sind ungültig
12. es muss in einer geschlossenen Form vorliegen und nur mit höheren Aufwand veränderbar sein bzw. es muss Veränderungen eindeutig aufzeigen  

1 %-Regel

Die 1%-Regel  ist eine Methode, mit der der Anteil privater Fahrten mit einem Firmenwagen ermittelt wird. Hierbei wird nicht der genaue Anteil an Privatfahrten ermittelt. Bei der 1 %-Pauschale wird auf den Bruttolistenpreis inklusive Sonderausstattungen des Fahrzeuges 1 % berechnet, wenn es keine Distanz zwischen der Arbeitsstätte und den Wohnort gibt.

Für Unternehmer gelten dabei folgende Regelungen zur Versteuerung: Hier gilt es zu beachten, ob das  Fahrzeug voll, teilweise oder gar nicht zum Unternehmen gezählt wird. Bei einer vollen Zuordnung zum Unternehmen wird die Vorsteuer in vollständiger Höhe abgezogen. Private Nutzungsanteile führen dabei zu einer unberechtigten Vorsteuer und werden somit als Nutzungsentnahme versteuert. Bei  einer teilweisen Zuordnung zum Unternehmen können nur entsprechende Anteile von der Vorsteuer abgezogen werden.

Wenn der Pkw dem Unternehmen nicht zugeordnet ist, kann das Unternehmen nur Kosten der Nutzung von der Vorsteuer abziehen. Hierbei ist zu beachten, wenn das Auto weniger als 50 % im Betrieb genutzt wird, ist die 1 %-Methode nicht zulässig und darf deshalb nicht angewandt werden. Diese Regel betrifft im Allgemeinen die Freiberufler und Selbstständigen, die ihr Privatfahrzeug auch betrieblich nutzen. Bei einer Nutzung über 50 % des Fahrzeuges im Betrieb darf die 1 %-Methode angewandt werden. Hierbei sind aber eventuelle Vorteile durch die Fahrtenbuchmethode zu beachten.

Der Dienstwagen für Arbeitnehmer zählt zum betriebsnotwendigen Kapital. Dabei gilt weiterhin 1 % vom Bruttolistenpreis zzgl. Sonderausstattungen. Außerdem werden für jeden Kilometer von der Arbeit bis nach Hause 0,03 % des Bruttolistenpreises zzgl. Sonderausstattungen hinzugerechnet. Dieser Betrag muss dann als zusätzlicher Lohn versteuert werden.

Möglichkeiten für den Nachweis, dass das Fahrzeug mehr als 50% betrieblich genutzt wird

• ein anerkanntes Fahrtenbuch
• Eintragungen in einen Terminkalender
• Daten aus Reisekostenabrechnungen
• Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber Auftragsgebern
• Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten
• Nicht nachweispflichtig sind berufstypische Reisetätigkeiten zum Beipiel Taxifahrer oder Bauhandwerker
• Wenn die Fahrten vom Betrieb nach Hause oder umgekehrt mehr als 50% der Fahrleistung im Jahr ausmachen, muss kein Nachweis erbracht werden 

Klassifizierung der Fahrten:

Beispiel ( von → zu)	Einstufung
Privat →  Privat	Privatfahrt
Wohnung →  Betrieb	Betriebsfahrt
Betrieb → Kunde	Betriebsfahrt
Kunde →  Kunde	Betriebsfahrt
Kunde →  Privat	Privatfahrt
Privat →  Kunde	Privatfahrt
Kunde →  Betrieb	Betriebsfahrt
Betrieb →  Wohnung	Betriebsfahrt
Wohnung →  Kunde	Betriebsfahrt

Tatsächliche Kosten:	12.000 €
davon privat entstandene:	9.600 €	(12.000 € * 80%)
Aufwandsüberschuß:	2.400 €	(12.000 € - 9.600 €)

Es ist nicht zu empfehlen, ein Fahrzeug nicht dem Betriebsvermögen zuzurechnen, wenn es weniger als 50% genutzt wird. Da es durch die Anteilsrechnung bzw. Schätzung zu einer höheren Steuerlast kommt. Diese Fahrzeuge können dann als eine Einlage der entstandenen Kosten im Betrieb verbucht werden; hierfür müssen alle Belege und betriebliche Fahrten aufgezeigt bzw. genannt werden. Als Alternative dazu können die Kosten mit einer Pauschale von 0,30 € je Kilometer, der betrieblich entstanden ist, als Aufwand verbucht werden.

letzte Änderung Alexander Wildt am 30.01.2024