Sind meine Prozesse GoBD-konform? Mit Excel-Checkliste

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Mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wird seit 2015 geregelt, wie Unternehmen ihre Buchhaltung zu führen haben, auch und gerade in elektronischer Form. Außerdem finden sich hier Anforderungen an die Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen.

Die GoBD stellen viele Unternehmer in kleinen Betrieben und Selbstständige vor Herausforderungen, weil dort zumindest Teile der Buchhaltung oft mit Programmen wie Word oder Excel vorgenommen werden, z.B. bei der Belegerstellung. Diese Formate sowie deren Speicherung sind nicht GoBD-konform, weil sie verändert werden können. In vielen Firmen besteht also weiter Handlungsbedarf. Dieser Beitrag zeigt in wesentlichen Punkten, wie Unternehmer und Selbstständige mit dem sensiblen Thema umgehen sollten, um Ärger mit dem Finanzamt, Nachzahlungen und Bußgelder zu vermeiden. Auf Grund der Komplexität des Themas kann keine abschließende und vollständige Bewertung vorgenommen werden. Und es kann auch nicht jeder relevante Punkt behandelt werden. Es gibt aktuell verschiedene Leitfäden zu den GoBD, die mehr als 200 (!) Seiten umfassen.

Wichtig: In jedem Fall müssen Betroffene zwingend ihre individuelle Lage prüfen und sind letztendlich immer selbst für die Einhaltung der GoBD-Regeln verantwortlich.

1. Was regeln die GoBD?

Die GoBD sind seit 1 Januar 2015 in Kraft und wurden 2017 weiter konkretisiert. Der Geltungsbereich umfasst die Behandlung sämtlicher steuerlicher Daten für alle Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler. Die GoBD haben die bis dahin geltenden Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) abgelöst.
Mit den GoBD soll sichergestellt werden, dass es in Zeiten, in denen in der Wirtschaft immer mehr Systeme und Programme (z.B. Finanz- und Lohnbuchhaltung, Kassensysteme, ERP, Warenwirtschaft, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung, Produktion, CRM) eingesetzt werden, einheitliche Regeln für die Aufbewahrung elektronischer und schriftlicher Daten gibt. Die GoBD sollen künftig regelmäßigen Aktualisierungen unterzogen werden, um der schnellen Weiterentwicklung der IT-Systeme Rechnung tragen und die Ziele des Gesetzgebers erreichen und einhalten zu können.

Im Kern besagen die GoBD, dass folgende Punkte und Regeln eingehalten werden müssen:

1. Unveränderbarkeit von Belegen und Dokumenten
2. Vollständigkeit der Daten, auch von Kassen, Vor- und anderen Systemen
3. Nachvollziehbarkeit von Geschäftsfällen und Buchungen
4. Verfügbarkeit von Belegen und Dokumenten über i.d.R. mindestens 10 Jahre
5. Vollständige Verfahrensdokumentation
6. Nutzung GoBD konformer Software und IT-Systeme (erfüllen diese die Anforderungen der GoBD, z.B. in Sachen Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Archivierung? Ggf. sollte man sich das vom Anbieter bestätigen lassen)

Gerade der Punkt Verfahrensdokumentation ist wichtig. Er besagt, dass festgehalten werden muss, wie z.B. Betriebsabläufe aussehen, welche Systeme genutzt werden, welche Schnittstellen es gibt und wie der Datenaustausch funktioniert, etwa mit dem Steuerberater. Eine Prüfung von Belegen oder Geschäftsfällen muss über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt möglich sein. Das sind hehre Anforderungen, die Unternehmer und Selbstständige erfüllen müssen. Unternehmer, die die GoBD-Regeln nicht einhalten, müssen mit folgenden Konsequenzen rechnen:

• Aberkennung von Betriebsausgaben
• Hinzuschätzen von Gewinnen
• Bußgelder und 
• im Extremfall Steuerstrafverfahren

Letzte Änderung W.V.R am 15.04.2020
Autor(en): Jörgen Erichsen