Lohnabrechnung bei Dienstwagen - die 1%-Regel

Wenn ein Arbeitnehmer einen Dienstwagen auch privat nutzen darf, dann entsteht ihm ein geldwerter Vorteil. Dieser geldwerte Vorteil ist steuer- und sozialversicherungspflichtig wie das normale Gehalt. Um den geldwerten Vorteil zu berechnen, sieht der Gesetzgeber die 1%-Regel vor. Aber was besagt die 1%-Regel eigentlich? Wie muss man den geldwerten Vorteil verbuchen und wie kann man ihn senken? Welche Sonderregeln gelten für Autos mit Hybrid- oder Elektroantrieb?

Über einen Dienstwagen freut sich wohl jeder Arbeitnehmer. Logisch: Da er den Firmenwagen in der Regel auch privat benutzen darf, spart er beim eigenen Auto. Diesen Vorteil nennt man "geldwerten Vorteil", und der unterliegt der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht. Das Unternehmen berechnet und versteuert diesen fiktiven Betrag nach der 1%-Regel. Nach dieser Lösung wird der geldwerte Vorteil pauschal mit einem Prozent des Brutto-Listenpreises angesetzt.

Die Besteuerung eines geldwerten Vorteils können Unternehmen vermeiden, indem sie ihre Mitarbeiter dazu verpflichten, ein Fahrtenbuch zu führen. Alternativ kann der Arbeitgeber die Privatnutzung des Dienstwagens im Arbeitsvertrag ausschließen. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden (Az.: VI R 46/11).

So errechnet man den geldwerten Vorteil

Wie hoch liegt nun der geldwerte Vorteil, den ein Arbeitnehmer erhält, wenn er einen Dienstwagen auch privat nutzen darf? Die Grundlage bildet immer der Brutto-Listenneupreis im Inland gemäß § 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 EStG. Diesen Preis rundet man auf volle 100 Euro ab. Ein Prozent dieser Summe muss der Arbeitgeber monatlich auf den Bruttolohn des Arbeitnehmers aufschlagen. Zum geldwerten Vorteil fällt außerdem die Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.     

Beispiel:
Jürgen K. hat von seiner Firma einen Dienstwagen bekommen, einen Ford Mondeo in Grundausstattung. Kostenpunkt nach Liste: 19.990 Euro brutto. Er darf den Wagen auch privat benutzen. Außerdem fährt er jeden Tag die 20 Kilometer von der Wohnung ins Büro mit dem Wagen. Jürgen K. verdient im Monat 3.000 Euro brutto.

Dass er einen Dienstwagen benutzen darf, stellt für Jürgen K. einen sogenannten "geldwerten Vorteil" dar. Diesen Vorteil muss das Unternehmen nun auf den monatlichen Bruttolohn von 3.000 Euro aufschlagen. Auf diesen Betrag fallen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge an, wie auf den Bruttolohn. Für die Berechnung des geldwerten Vorteils für die Fahrten eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und Arbeitsplatz muss der geldwerte Vorteil für Pendelfahrten mit einer Kilometerpauschale in Höhe von 0,03 % des Bruttolistenpreises berechnet werden. Wie bei der Pendlerpauschale zählt der Weg immer nur einfach.

Aus den Daten ergibt sich dann folgende Rechnung:

• Listenpreis des Dienstautos: 19.990 Euro
• Abgerundet auf volle 100 Euro: 19.900 Euro
• 1 % des Bruttolistenpreises: 199 Euro
• 0,03 % des Listenpreises pro Kilometer: 5,97 Euro
• Für 20 Kilometer: 119,40 Euro
• Der geldwerte Vorteil beträgt: 199 + 119,40 = 318,40 Euro  

Die Lohnbuchhaltung muss also Herrn K.s monatliches Bruttogehalt auf 3.318,40 Euro berechnen. Dieser Betrag dient als Grundlage zur Berechnung der Lohnsteuerabzüge und der Sozialversicherungsbeiträge.

Geldwerter Vorteil lässt sich mindern

Der Betrag lässt sich mindern. So könnte das Unternehmen mit Herrn K. ein Nutzungsentgelt vereinbaren. Dieses monatliche Nutzungsentgelt wird vom geldwerten Vorteil abgezogen.

Vorsicht: Übersteigt das Nutzungsentgelt den geldwerten Vorteil, zahlt der Arbeitnehmer den Rest aus seinem Nettolohn.Jürgen K. aus unserem Beispiel würde also ein schlechtes Geschäft machen, wenn er für den Firmenwagen 200 Euro oder mehr als Nutzungsentgelt zahlen müsste. Der geldwerte Vorteil kann zwar theoretisch auf Null sinken. Er kann aber keinen negativen Betrag erreichen.

Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte

Das Unternehmen kann Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte pauschal ermitteln. Das geschieht wie beschrieben mit einer Pauschale von 0.03 % des Listenpreises. Der Gesetzgeber räumt außerdem die Pauschalierung der Lohnsteuer auf die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte zu einem Satz von 15 % an. Der Arbeitgeber kann dabei eine Nutzung an 15 Arbeitstagen im Monat ausgehen (R 40.2 Abs. 6 Lohnsteuer-Richtlinien). Er kann aber auch die Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage zugrunde legen. Demnach errechnen sich die Fahrtkosten folgendermaßen:

20 km x 0,30 Euro x 15 Arbeitstage = 90 Euro

Will der Arbeitgeber die Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte einzeln bewerten, dann kann er sie pro Entfernungskilometer und Fahrt mit 0,002 % vom Bruttolistenpreis berechnen. Auch hierfür besteht die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung. Bei Anwendung der Pauschalversteuerung mit 15 % fallen auf den Fahrtkostenanteil Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer an, allerdings keine Sozialversicherungsbeiträge.

Achtung! Selbstständige und Gewerbetreibende können ihren Fahrtkostenanteil zwischen Wohnung und Betriebsstätte ausschließlich mit 0,03 % des Bruttolistenpreises des Firmenwagens bewerten.

Buchung des geldwerten Vorteils

Der geldwerte Vorteil ist ein fiktiver Betrag, den der Arbeitnehmer nicht ausgezahlt bekommt. Der geldwerte Vorteil wird zunächst wie oben beschrieben berechnet und auf den Bruttolohn des Arbeitnehmers aufgeschlagen. Vom Gesamtbetrag werden Steuern und Sozialversicherungsbeträge abgezogen.

Wichtig: Der Nettobetrag muss anschließend wieder vom Nettolohn abgezogen werden. Denn die eigentlichen Kosten entstehen ja beim Unternehmen als Abschreibungen, KFZ-Steuer und -Versicherung sowie in Gestalt weiterer laufender Kosten. 

Sonderregeln für Firmenwagen mit Hybrid- oder Elektroantrieb

Um den Anteil der Firmenwagen mit umweltschonendem Hybrid- oder Elektroantrieb zu steigern, setzt der Gesetzgeber Steueranreize für Unternehmen und Selbstständige. Der Unternehmer durfte gemäß § 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 und 3 EStG bei der Berechnung des geldwerten Vorteils den Listenpreis eines vor dem 31. Dezember 2013 angeschafften Hybrid- oder Elektroautos um 500 Euro pro Kilowattstunde mindern - bis zu einem Höchstbetrag von 10.000 Euro.

Für in den darauffolgenden Jahren angeschaffte Hybrid- oder Elektrofahrzeuge sank dieser Steuerbonus um jährlich 50 Euro, der Höchstbetrag um 500 Euro. Für ein 2018 angeschafftes E-Auto darf das Unternehmen bei der Berechnung des geldwerten Vorteils den Listenpreis nur noch um 250 Euro je Kilowattstunde mindern, höchstens aber um 7.500 Euro.

0,5 %-Regel für Firmenwagen mit Hybrid- oder Elektroantrieb

Für Firmenwagen mit Hybrid- oder Elektroantrieb, die nach dem 1. Januar 2019 und vor dem 31. Dezember 2021 angeschafft werden, hat der Gesetzgeber eine einfachere Regel aufgestellt.  Unternehmen dürfen den Listenpreis bei der Berechnung des geldwerten Vorteils einfach halbieren. Aus der 1-Prozentregel wird eine 0,5-Prozentregel. Die Halbierung gilt auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Familienheimfahrten bei einer doppelten Haushaltsführung. 

Die Halbierungsregel gilt grundsätzlich auch für Firmenwagen mit Hybridantrieb. Allerdings müssen diese Fahrzeuge zwei Voraussetzungen erfüllen:

• Das Auto darf höchstens 50 Gramm Kohlendioxid pro gefahrenem Kilometer ausstoßen. 
  
• Das Auto muss allein mit dem Elektroantrieb mindestens 40 Kilometer fahren können.

Für Hybridfahrzeuge, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, gelten bei der Bewertung des geldwerten Vorteils weiter die Regeln der Minderung des Listenpreises um einen festen Geldbetrag.

Fragen und Antworten

• Gilt die 1%-Regel auch für Gebrauchtwagen?
  Auch für gebrauchte Firmenwagen muss das Unternehmen vom Bruttolistenneupreis ausgehen. Das gilt auch für sehr, sehr alte Autos.
• Ich habe meinen Firmenwagen mitten im Monat erhalten. Gilt die 1%-Regel dann erst ab diesem Tag?
  Die 1%-Regel wird immer in ganzen Monaten berechnet. In diesem Fall also für den gesamten Monat, obwohl der Firmenwagen nur die Hälfte des Monats zur Verfügung stand.

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Quelle: Gesetze im Internet, Haufe.de, Lexware.de, Steuerlinks.de, Beck.de letzte Änderung W.V.R. am 08.07.2022 Autor(en):  Wolff von Rechenberg Bild:  panthermedia.net / crashtackle

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	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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