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Eigenbeleg

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Ein Eigenbeleg ist ein durch den Unternehmer selbst erstellter Beleg. Der Grund für solch einen Beleg kann sein, dass der Originalbeleg verloren ging oder der Leistungsempfänger keinen Beleg ausgestellt hat (z. B. bei Trinkgeldern).

Ein Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:

Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers
Die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
Die Menge der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
Das Datum
Der Bruttobetrag
Nachweis der Einzelpreise (soweit wie möglich)
Grund für die Erstellung des Eigenbeleges
Die eigene Unterschrift und Datum

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Zu den Eigenbelegen zählen:

Durchschriften der Gutschriftsanzeigen an Kunden
Der Grund einer Gutschriftsanzeige an Kunden kann sein:
- Rücksendung von Erzeugnissen / Handelswaren und der Gewährung von nachträglichem Preisnachlass an den Kunden
- Begleitbriefen zu Zahlungsanweisungen (z.B. Scheck an Lieferanten)
- Abgesandte Ausgangspost (z.B. sonstige Geschäftsbriefe)
Kopien der Ausgangsrechnungen
Quittungsdurchschriften
Lohn-und Gehaltslisten
Belege über Privatentnahmen
Belege über Stornobuchungen und Umbuchungen, ferner auch über die jeweiligen Abschlussbuchungen

Zu den Eigenbelegen gehören auch die Ersatzbelege. Die Ersatzbelege sind auszustellen, wenn ein Originalbeleg abhanden gekommen ist oder ein Fremdbeleg trotz Anforderung nicht vorliegt.

Beispiel: Die Fahrausweise über eine mit der DB geführte Geschäftsreise sind verloren gegangen. Es ist ein Ersatzbeleg mit der Angabe über den Zeitpunkt, Grund und Höhe der Ausgabe zu erstellen.

Aufgaben

Welcher Grundsatz wird bei Ausstellung von Ersatzbelegen erfüllt?
Wie lange muss die Durchschrift einer Ausgangsrechnung vom 5.8.2015 aufbewahrt werden?

Lösungen

Keine Buchung ohne Beleg!
Die Aufbewahrungsfrist für die Durchschrift einer Ausgangsrechnung endet am 31.12.2025. Am 1.1.2026 kann die Durchschrift der Ausgangsrechnung vernichtet werden.

Info

Die Eigenbelege für das Rechnungswesen und hierzu zählen alle Buchungsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren, dagegen die Durchschrift eines Schreibens an den Kunden 6 Jahre.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen angefallen sind.

Siehe hierzu auch das Stichwort: Aufbewahrungsfristen.

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letzte Änderung Redaktion RWP am 27.07.2018

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Literaturhinweise

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17.12.2014 15:06:30 - wundertsichüberDATEV

Gibt es für Eigenbelege Höchstgrenzen (Fremdleistung)? Fallbeschreibung: Auf einer Baustelle wurde einem Handwerker (branchenüblich) 300,- € bar ohne Qittung ausgezahlt und mündlich vereinbart daß eine Rechnung nachgereicht werden soll. Nun weigert sich der Handwerker, eine Rechnung zu erstellen oder eine Quittung abzugeben. Danke für eine Antwort im Voraus.

[ Zitieren | Name ]

19.12.2014 09:11:03 - wvr

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