Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

Mit einem Jahresabschluss oder einem Steuerbescheid ist ein Geschäftsjahr noch längst nicht abgeschlossen. Denn sowohl nach dem Handelsrecht als auch nach dem Steuerrecht gelten Aufbewahrungsfristen für zahlreiche Geschäftsunterlagen, für viele sind es zehn Jahre. Selbst für Privatpersonen gelten in einigen Fällen solche Fristen; für die Aufbewahrung mancher Unterlagen gibt es zwar keine gesetzlichen Fristen, sie ist aber dringend zu empfehlen.

Aufbewahrungsfristen: Gründe und gesetzliche Grundlagen

Vorgänge in vergangenen Geschäftsjahren können aus verschiedenen Gründen noch einmal relevant werden. Am offensichtlichsten ist dies bei einer Betriebsprüfung, bei der auch Geschäftsvorfälle untersucht werden können, die bis zu zehn Jahre zurückliegen. Im produzierenden Gewerbe können archivierte Unterlagen auch im Hinblick auf die Gewährleistungspflicht im Rahmen der Produkthaftung wichtig sein. Rechtswirksamen Ansprüchen gegen ein Unternehmen innerhalb einer Verjährungsfrist kann nur mit entsprechenden Unterlagen beweiskräftig begegnet werden. Und bei einem Rechtstreit kann das Gericht nach § 258 Abs. 1 HGB (Handelsgesetzbuch) die Vorlage von Handelsbüchern anordnen.

Im Handelsrecht regelt § 257 HGB die Aufbewahrung von Unterlagen. Sie steht im Zusammenhang mit der Buchführungspflicht nach § 238 HGB. So gilt § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB auch für aufbewahrte Unterlagen:
"Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann."

Im Steuerrecht enthalten § 147 und § 147a AO (Abgabenordnung) die Vorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. Darüber hinaus stellt § 14b UStG (Umsatzsteuergesetz) besondere Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen.

Welche Fristen für welche Unterlagen gelten

Wer sämtliche Geschäftsunterlagen zehn Jahre ab Beginn der Aufbewahrungsfrist (siehe nächsten Abschnitt) archiviert, ist im Normalfall auf der sicheren Seite. Aber je nach Größe des Unternehmens können solche Unterlagen ein enormes Volumen erlangen. Daher ist es gut zu wissen, bei welchen Dokumenten die Aufbewahrungsfrist bereits früher endet.

Zehn Jahre lang aufzubewahren sind nach § 147 Abs. 1 i. V. m. Abs. 3 folgende Unterlagen:
  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege
  • Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der EU

Ähnliches gilt im Handelsrecht, § 257 Abs. 1 i. V. m. Abs. 4 HGB nennt zusätzlich Handelsbücher, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte. 

Für den Fall eines Wechsels des Datenverarbeitungssystems oder der Auslagerung von Daten hat der Gesetzgeber die Frist im Steuerrecht inzwischen verkürzt: Dann ist es "ausreichend, wenn der Steuerpflichtige nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, diese Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorhält" (§ 147 Abs. 6 Satz 6 AO). 

Seit Inkrafttreten des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG II) im Jahr 2017 müssen nach dem Steuerrecht Lieferscheine nicht mehr aufbewahrt werden, wenn sämtliche Informationen darauf auch auf der zugehörigen Rechnung zu finden sind (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO). Anderenfalls und insbesondere, wenn Lieferscheine als Belege dienen, gilt weiterhin die Zehn-Jahres-Frist.

Sechs Jahre lang sind beiden Gesetzen zufolge empfangene und versendete Handels- oder Geschäftsbriefe aufzubewahren. Die Abgabenordnung nennt zusätzlich "sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind" (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO). Dazu gehören beispielsweise Verträge, Auftragsbestätigungen, Angebote, Mahnungen sowie das Buchführungsprogramm

Die genannten Vorgaben gelten für Unternehmer und Selbstständige. Aber auch Privatpersonen mit hohen Einkünften haben Aufbewahrungsfristen zu beachten. Wer aus nicht selbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung sowie sonstigen Einkünfte im Sinne des § 22 EStG (Einkommensteuergesetz) positive Einkünfte von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr erzielt, hat "die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zu Grunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre aufzubewahren" (§ 147a Abs. 1 Satz 1 AO).

Zwei Jahre müssen Privatpersonen Rechnungen für steuerpflichtige Werklieferungen im Sinne von § 3 Abs. 4 Satz 1 UStG oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 Nr. 1 i. V. m. § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Dies gilt insbesondere für Eigenheimbesitzer, die beispielsweise handwerkliche Arbeiten im Haus und auf dem Grundstück ausführen lassen, aber auch für bauliche und planerische Leistungen sowie Reinigungs-, Instandhaltungs- und Gartenarbeiten. Damit soll die Schwarzarbeit bekämpft werden. Weitere, empfohlene Aufbewahrungszeiträume für unterschiedliche Unterlagen von Privatpersonen sind im letzten Abschnitt zu finden.

Beginn und Ende von Fristen

Die Aufbewahrungsfristen sind immer auf ein Kalenderjahr bezogen.

Sie beginnen stets am Ende des Jahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, ähnlich auch § 257 Abs. 5 HGB). 

Bei einem Jahresabschluss für das Jahr 2021, der 2022 aufgestellt wird, beginnt die Frist am 31.12.2022 um 24 Uhr und läuft bis 31.12.2032, 24 Uhr. Das bedeutet, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für den Jahresabschluss 2021 erst am 01.01.2033 abgelaufen ist. Erst dann dürfen die Unterlagen vernichtet werden, wobei auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten ist, wenn es um personenbezogene Daten geht.

Die Frist endet nicht wie dargestellt, wenn eine Betriebsprüfung schriftlich angekündigt wird, wenn steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen anhängig sind oder bei einer vorläufigen Steuerfestsetzung nach § 165 AO. Wer einen Antrag an das Finanzamt stellt, benötigt die Unterlagen zur Begründung womöglich über die Frist von zehn Jahren hinaus.

GoBD-konforme Aufbewahrung elektronischer Unterlagen

Grundsätzlich können die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in Papierform, also als Akten aufbewahrt werden. Dabei sind sie vor Wasser/Feuchtigkeit, Feuer und anderen Gefahren sowie vor unbefugtem Zugriff, z. B. durch einen abschließbaren Aktenschrank, zu schützen. Damit Unternehmen Platz sparen können, sind heute auch elektronische Archivierungsmethoden zulässig. Nur bei Eröffnungsbilanzen und Abschlüssen verlangt das Handelsgesetzbuch die Aufbewahrung in der originalen Papierform (§ 257 Abs. 3 Satz 1 HGB).

Für die elektronische Aufbewahrung hat das Finanzamt die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) herausgegeben (zurzeit aktuell ist das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 – IV A 4 - S 0316/19/10003 :001). Darin wird kein bestimmtes Verfahren, aber eine revisionssichere Archivierung vorgeschrieben. Das bedeutet, dass die Unterlagen nachprüfbar, vollständig, richtig, nachvollziehbar, unveränderbar und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden müssen. Cloud-Speicher und externe Festplatten bieten in der Regel keinen Schutz vor Veränderungen. Um sicher den Vorgaben der GoBD zu entsprechen, ist die Verwendung einer speziellen Archivierungssoftware zu empfehlen.

Digitale Unterlagen, wie E-Mails oder Rechnungen als PDF, sind als Originale zu betrachten. Ihre Aufbewahrung als Ausdrucke ist nicht GoBD-konform. Im Übrigen können auch bei der Archivierung auf Papier Unterlagen verschwinden, beispielsweise Belege, die auf Thermopapier gedruckt wurden. Hier empfiehlt es sich, die Belege auf Normalpapier zu kopieren und die Kopie zum Original zu heften.

Folgen der Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen

Wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen vor Ende der Frist vernichtet oder unbrauchbar macht, verstößt gegen die Buchführungspflichten nach § 140 bis § 148 AO. Je nach Umfang und konkretem Vorgehen kann ein Gericht darin eine Steuergefährdung oder eine Steuerhinterziehung sehen. Dann drohen hohe Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen (z. B. wegen § 283b Abs. 1 Nr. 2 StGB – Verletzung der Buchführungspflicht; § 274 StGB – Urkundenunterdrückung; § 370 AO Steuerhinterziehung). Wenn die Unterlagen allerdings höherer Gewalt zum Opfer gefallen sind, etwa einem Hochwasser oder anderen Katastrophen, wird dies dem Steuerpflichtigen nicht angelastet, sofern er nicht fahrlässig gehandelt hat. 

Wenn wichtige Unterlagen fehlen, kann es auch finanziell unangenehm werden. Denn wenn entsprechende Unterlagen fehlen, dürfen Finanzbeamte nach § 162 AO Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen mittels Branchenvergleichswerten vornehmen. Dann muss mit Steuernachzahlungen und einer Verzinsung dieser Zahlungen gerechnet werden.

Empfohlene Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen


Dokumente Empfohlener Zeitraum Begründung
Rechnungen, Kaufverträge, Quittungen 2 Jahre Für die meisten höherwertigen Produkte, wie Elektrogeräte oder Möbel, gilt eine Gewährleistungsfrist von 2 Jahren.
Kontoauszüge und Bankunterlagen 3 Jahre So lange sollten Zahlungen zu laufenden Verträgen oder die Bezahlung von Rechnungen nachgewiesen werden können.
Mietverträge 3 Jahre Nach 3 Jahren verjähren eventuelle Mietrückstände, wenn der Vermieter sie nicht gerichtlich eingefordert hat. Gleiches gilt auch für die Geltendmachung von Mietminderungsansprüchen durch den Mieter.
Unterlagen zum Eigenheim 5 Jahre Wegen Reklamationsfristen und Mängelansprüchen sollten alle relevanten Unterlagen und Rechnungen 5 Jahre aufbewahrt werden.
Steuerbescheide und -unterlagen 5 Jahre Unter Umständen können sich Änderungen von Steuergesetzen rückwirkend auf die zu zahlende Steuer auswirken.
Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten 30 Jahre Die Schriftstücke haben üblicherweise eine Gültigkeit von 30 Jahren, wenn in der Zwischenzeit kein anderes Urteil ergeht.
Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsunterlagen bis zur Rentenberechnung Für die Berechnung der Rente können verschiedene Unterlagen im Zusammenhang mit Lohn- und Gehaltszahlungen relevant sein.
Geburtsurkunden, Taufscheine, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Familienangehörigen, Abschluss- und Arbeitszeugnisse, ärztliche Gutachten bis zum Lebensende




Autor(en): Stefan Parsch
letzte Änderung S.P. am 23.08.2022
Autor(en):  Stefan Parsch


Autor:in
Herr Stefan Parsch
Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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