Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Postgiro-und Bankbelege), Lageberichte sind 10 Jahre aufzubewahren. 

2. Für empfangene Handelsbriefe, Kopien abgesandter Handelsbriefe, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. 

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Abschluss des Kalenderjahres, in dem 

• die letzte Eintragung im Handelsbuch ausgeführt wurde, 
• die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss erfolgte 
• der Handelsbrief erhalten oder abgesandt wurde. 
• der Buchungsbeleg ausgefertigt wurde. 

Nach steuerlichen Gesichtspunkten gelten für die genannten Unterlagen grundsätzlich die gleichen Fristen. Die Aufbewahrungsfrist läuft allerdings erst dann ab, wenn die Unterlagen für die Steuer bedeutungslos geworden sind (wenn die Festsetzungsfrist verstrichen ist). Die Aufbewahrung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist nur z.B. Beginn einer Außenprüfung notwendig. 

Die Aufbewahrung der Unterlagen muss in einem geordneten System erfolgen, so dass ein sachkundiger Dritter in der Lage ist, in angemessener Zeit die erforderliche Belege und Geschäftspapiere ohne fremde Hilfe für eine Prüfung herauszufinden.