Reisenebenkosten - Welche sind Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten?

Die aus Anlass einer betrieblichen Auswärtstätigkeit entstandenen Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen ersetzen (§ 3 Nr. 16 EStG). Der Arbeitnehmer muss seinem Arbeitgeber entsprechende Unterlagen vorlegen, die der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren hat (R 9.8 Abs. 3 LStR). 

Die Aufwendungen müssen durch einen Fremdbeleg nachgewiesen sein. Bei Fehlen eines Beleges sind die Aufwendungen durch einen Eigenbeleg glaubhaft zu machen. Eine pauschale Abrechnung der Reisenebenkosten ist dabei nicht zulässig. Erstatte der Arbeitgeber die Reisenebenkosten nicht, so können Reisenebenkosten in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abgezogen werden.

Zu den abziehbaren Reisenebenkosten (R 9.8 Abs. 1 LStR; H 9.8 LStH) zählen beispielsweise Aufwendungen für:

  • Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck (einschließlich Reisegepäckversicherung soweit diese sich auf Dienstreisen beschränkt),
  • Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner,
  • Gebühren für die Benutzung von Straßen, Brücken und Parkplätzen,
  • Reparaturkosten am PKW auf Grund eines Unfalls auf der Geschäftsreise,
  • Taxikosten oder Mietkosten für ein Leihfahrzeug,
  • Trinkgelder,
  • Schadensersatzleistungen, die im Zusammenhang mit auf Dienstreisen erlittenen Verkehrsunfällen stehen,
  • Unfallversicherungen, die ausschließlich Berufsunfälle außerhalb einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte abdecken (BMF vom 28.10.2009-BStBI S. 1274),
  • Der Wertverlust, der durch Diebstahl bzw. Beschädigung der mitgeführten Gegenstände, die der Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit verwenden musste, eintritt. Dieser ist mit den Anschaffungskosten bzw. dem fiktiven Buchwert absetzbar. Dabei muss nachgewiesen werden, dass diese Gegenstände zwingend für die Reise erforderlich waren und dass der Schaden durch eine reisespezifische Gefährdung verursacht wurde (BFH vom 30.11.1993 - BStBI 1994 II S. 256). Dieser Nachweis ist in der Regel durch eine polizeiliche Anzeige zu führen. Es ist darauf zu achten, dass wertvoller Schmuck bzw. der Verlust einer Geldbörse nicht in den Reisenebenkosten berücksichtigt werden darf, da solche Gegenstände zu dem persönlichen Bedarf der Person gehören (BFH vom 26.01.1968 - BStBI  II S. 256).

Aufwendungen, die nicht zu den Nebenkosten gehören: z.B.  Aufwendungen für:

  • Anschaffung von Reisekleidung,
  • Anschaffung von Koffern und anderer Reiseausrüstung
  • private Ferngespräche,
  • Massagen, Mini-Bar oder Pay-TV usw.

können nicht als Reisenebenkosten steuerlich geltend gemacht werden (R 9.8 Abs. 1 LStR).

letzte Änderung E.R. am 16.08.2018
Autor(en):  Anna Werner

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