Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen

Verpflegungskosten, die dem Arbeitnehmer aus Anlass betrieblicher Auswärtstätigkeit im Ausland entstehen, können vom Arbeitgeber durch die Gewährung länderweise unterschiedlicher Pauschbeträge (Auslandstagegelder) lohnsteuerfrei ersetzt werden (§ 4 Abs. 5 EStG). Deren Höhe ist vom besuchten Land und von Dauer der Reise abhängig. Verpflegungsmehraufwendungen dürfen nur mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Verpflegungsmehraufwendungen ist nicht zulässig.

Auslandstagegelder werden vom Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder (fast) jedes Jahr veröffentlicht (R 9.6 Abs. 3 LStR). Seit 01.01.2025 gelten die mit dem Schreiben des BMF vom 2. Dezember 2024 festgelegten Beträge. Für Staaten, die nicht in der Auslandsreisekostentabelle enthalten sind, ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend; für Übersee- und Außengebiete eines Staates gilt der für das Mutterland geltende Pauschbetrag (R 9.6 Abs. 3 LStR).

Die Pauschbeträge gelten sowohl für eintägige als auch für mehrtägige Auslandsreisen (bis zu drei Monate). Die berufliche Abwesenheit bei Auslandreisen ist an jedem Kalendertag gesondert zu ermitteln. Angesetzt wird hierbei der höchste Auslandstagegeldsatz mit folgenden Prozentsätzen (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 S. 4 EStG): 

• Abwesenheit von 24 Stunden: 120%
• Abwesenheit unter 24 Stunden, aber mindestens 8 Stunden: 80%

Bei einer Abwesenheit von weniger als 8 Stunden darf kein Pauschbetrag berücksichtigt werden. Die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte ist am Reisetag maßgebend. Falls Auswärtstätigkeit  nach 16 Uhr des einen Tages beginnt und vor 8 Uhr des darauffolgenden Tages endet, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, wird die gesamte Auswärtstätigkeit an beiden Tagen zusammengerechnet  und als eintägige Auslandsreise behandelt.

Bei Dienst- und Geschäftsreisen vom Inland in das Ausland richtet sich der Pauschbetrag nach dem Land,  das der Steuerpflichtige vor 24 Uhr (Ortszeit) zuletzt erreicht hat. Für den Tag der Rückreise vom Ausland in das Inland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 S. 4 EStG), selbst dann, wenn der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der Dienstreise an diesem Tag im Inland verbracht hat (R 9.6 Abs. 3 Satz 3 LStR).

Bei Flugreisen kommt es darauf an, welches Land vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht wurde. Ein Land gilt als erreicht in dem Zeitpunkt der Landung des Flugzeuges am Zielflughafen. Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt. Erstreckt sich die Flugreise über mehr als 2 Kalendertage,  so ist für die Tage,  die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagesgeld zur Berechnung der Pauschbeträge heranzuziehen (R 9.6 Abs. 3 Satz 4 LStR).

Für die Tage einer Schiffsreise ist das für Luxemburg geltende Tagegeld und für die Tage der Einschiffung und der Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend (R 9.6 Abs. 3 Satz 4 LStR).

Beispiel:

Ein Unternehmer reist geschäftlich für drei Tage nach Frankreich. Er verlässt am Montag um 14:00 Uhr seine Wohnung in Berlin und fliegt zu einem in Paris ansässigen Kunden. Frankreich erreicht er um 23:00 Uhr. Am Mittwoch fliegt er zurück über die Schweiz nach Deutschland. Um 19 Uhr landet er in Berlin.

Lösung:

Steuerfrei können folgende Pauschbeträge erstattet werden:

• Montag: 39,00 Euro (Pauschbetrag für Paris bei 8- bis 24-stündiger Abwesenheit)
• Dienstag: 58,00 Euro ( Pauschbetrag für Paris bei 24-stündiger Abwesenheit)
• Mittwoch: 39,00 Euro (Pauschbetrag für Paris bei 8- bis 24-stündiger Abwesenheit)

Wenn der Arbeitnehmer durch Einzelnachweis höhere Kosten belegt, darf der Arbeitgeber  ihm nur die jeweiligen Reisekosten lohnsteuerfrei ersetzen,  die nicht über die oben genannten Beträge hinausgehen.  Es steht dem Arbeitgeber natürlich frei, mehr zu zahlen. Übersteigen die vom Arbeitgeber erstatteten Verpflegungsmehraufwendungen die steuerfreien Auslandstagegelder, können unter bestimmten Voraussetzungen die übersteigenden Beträge bis zur Höhe der jeweils geltenden Auslandstagegelder mit einem Steuersatz von 25% pauschal lohnversteuert werden, soweit diese Beträge die steuerfrei erstattbaren Auslandstagegelder um nicht mehr als 100% übersteigen (§ 40 Abs. 2 S.1 Nr. 4 EStG). Darüber hinausgehende Beträge unterliegen dem Steuerabzug nach allgemeinen Grundsätzen. 

letzte Änderung E.R. am 08.01.2025 Autor(en):  Anna Werner Bild:  PantherMedia / tom sch