Übernachtungskosten bei Auslandsreisen

Übernachtungskosten, die dem Arbeitnehmer aus Anlass einer geschäftlichen Auslandsreise entstehen, können entweder in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen oder ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen mit Pauschbeträgen (Übernachtungsgelder), die länderweise unterschiedlich sind, steuerfrei ersetzt werden (R 9.7 Abs. 3 LStR). 

Übernachtungsgelder werden vom Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder (fast) jedes Jahr veröffentlicht (R 9.6 Abs. 3 LStR). Seit 01.01.2012 gelten die mit Schreiben des BMF vom 8. Dezember 2011 festgelegten Beträge. 
Für Staaten, die nicht in der Auslandsreisekostentabelle enthalten sind, ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend; für Übersee- und Außengebiete eines Staates gilt der für das Mutterland geltende Pauschbetrag(R 9.7 Abs. 3 LStR, R 9.6 Abs. 3 LStR).

Die Pauschbeträge können außerdem nicht ersetzt werden, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder im Rahmen des Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich erhalten hat. Auch ist die steuerfreie Erstattung des Pauschbetrags bei einer Übernachtung im Fahrzeug nicht zulässig.  Bei Benutzung einer Schiffskabine oder eines Schlafwagens dürfen zusätzliche Übernachtungsaufwendungen nur dann steuerfrei erstattet werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist (R 9.7 Abs. 3 LStR).

Werden dem Dienstreisenden die entstandenen Übernachtungskosten durch den Arbeitgeber nicht oder nicht bis zur steuerlich zulässigen Höhe steuerfrei erstattet, hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, tatsächlich entstandene und nachgewiesene Übernachtungskosten als Werbungskosten abzusetzen.  Der Ansatz der Pauschbeträge ist beim Werbungskostenabzug nicht zulässig (R 9.7 Abs.2 und R 9.11 Abs. 8 LStR).

Bei Übernachtungen im Ausland ist der Preis für das Frühstück in der Hotelrechnung in den meisten Fällen nicht enthalten.  Es ist außerdem zu beachten, dass die in einer Hotelrechnung ausgewiesenen Kosten für das Frühstück nicht zu den Übernachtungskosten gehören. Weist eine Rechnung für Übernachtung mit Frühstück oder ggf. auch mit Mittag-/Abendessen nur einen Gesamtpreis aus, ohne dass der Preis für die Verpflegung festgestellt werden kann, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen (R 9.7 Abs. 1 LStR):

• für das Frühstück 20% des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Abwesenheit von 24 Stunden
• für Mittag- und Abendessen jeweils 40% des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Abwesenheit von 24 Stunden

Beispiel:

Übernachtung in Palma de Mallorca

Übernachtungspreis einschließlich Frühstück:	150,00 Euro
./. 20% der Verpflegungspauschale bei einer Abwesenheit von 24 Stunden  (36 Euro):	7,20 Euro
Lohnsteuerfrei können erstattet werden:	142, 80 Euro

Bei Übernachtungen im Ausland genügt ein handschriftlicher Vermerk, dass Kosten für Frühstück in der Rechnung nicht mit enthalten sind. Diese Vereinfachung gilt nur bei Übernachtungen im Ausland, nicht jedoch für das Inland  (s. Übernachtungskosten bei Inlandsreisen: Sonderproblem Frühstück).

letzte Änderung E.R. am 16.08.2018 Autor(en):  Anna Werner

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