Umsatzsteuerverprobung - Eine Arbeitshilfe

Kurz gesagt, eine Umsatzsteuererprobung unterstützt die Überprüfung der Umsatzsteuer. Jeder Unternehmer sollte eine monatliche Umsatzsteuerverprobung vornehmen. Dabei werden die Daten aus der Finanzbuchhaltung den zu meldenden Daten der Umsatzsteuervoranmeldung gegenübergestellt. Verprobt werden die Bemessungsgrundlagen sowie die Umsatzsteuer- und Vorsteuerbeträge. Dadurch kann die Qualität der Finanzbuchhaltung steigen und es werden am Jahresende weniger Korrekturen und Änderungen für die Umsatzsteuerjahreserklärung notwendig.

Gesetzliche Grundlagen

Unternehmer, die eine Bilanz erstellen müssen und der Sollversteuerung unterliegen, sind durch den § 22 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz zwingend zur getrennten Aufzeichnung ihrer Einnahmen verpflichtet. (§ 1 Abs. 1 UStG) Diese Anforderung an die Unternehmen ist die Basis für die Umsatzsteuerverprobung. Empfehlenswert ist es daher, im Rahmen der Verprobung den Vorgaben aus § 1 Abs. 1 UStG zu folgen. Unterteilt wird also nach steuerbaren Lieferungen und sonstigen Leistungen und den steuerbaren innergemeinschaftlichen Erwerben. Lieferungen und Leistungen aus einem Drittlandsgebiet sind für die Umsatzsteuerverprobung uninteressant, weil die Einfuhrumsatzsteuer im Zollverwaltungsverfahren erhoben wird und nicht innerhalb der Umsatzsteuerveranlagung. 

Darüber hinaus müssen die Umsätze noch unterteilt werden in Umsätze entgeltlicher Art und unentgeltlichen Wertabgaben. (§ 3 Abs. 1b UStG; § 3 Abs. 9a UStG) Diese Aufteilung ist aufgrund der verschiedenen Bemessungsgrundlagen von Bedeutung. Die Bemessungsgrundlage für entgeltliche Umsätze bestimmt sich durch das Entgelt, was der Leistungsempfänger aufwendet, um die Lieferung oder Leistung zu erhalten. Für die unentgeltlichen Wertabgaben bestimmt sich die Bemessungsgrundlage nach § 10 Abs. 4 UStG. Es handelt sich um eine fiktive Bemessungsgrundlage, die für die Umsatzbesteuerung herangezogen wird. 

Warum und wann eine Umsatzsteuerverprobung erstellen?

Wie bereits erwähnt, kann mit der Verprobung die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung nachgewiesen werden. Ratsam ist, dass jedes Unternehmen selbst eine solche Verprobung vornimmt. Doch auch das Finanzamt kann eine solche Umsatzsteuerverpobung während einer Betriebsprüfung vornehmen. Für Unternehmer besteht der Vorteil darin, dass sie bereits frühzeitig und vor allem rechtzeitig Fehler in Bezug auf die Umsatzsteuer entdecken können. Werden diese sofort korrigiert und treten sie in weiterer Folge nicht mehr in der Finanzbuchhaltung auf, so kann man sich unter Umständen Kosten ersparen. Entdeckt das Finanzamt, das zu wenig Umsatzsteuer abgeführt wurde, muss das Unternehmen zumindest mit Bußgeldern rechnen. Diese fallen in der Regel hoch aus.

Im Gegensatz dazu ist es bei zu viel gezahlter Umsatzsteuer innerhalb des Jahres nur durch eine Umsatzsteuerberichtigung der Umsatzsteuervoranmeldung möglich, sich diese wieder zurückzuholen. Manchmal muss man auch bis zur Jahressteuererklärung warten. Zu viele Berichtigungen von Umsatzsteuervoranmeldungen können wieder zu Betriebsprüfungen führen. Gleichzeitig beeinflusst das natürlich die Liquidität des Unternehmens. 

Die Verprobung der Umsatzsteuer sollte zumindest am Jahresende vor Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung stattfinden. Ratsamer ist es jedoch, eine solche Verprobung monatlich vorzunehmen. Die Umsätze werden entsprechend den Umsatzsteuersätzen getrennt. Das Gleiche wird mit den Vorsteuerbeträgen gemacht. Anschließend werden die Umsätze aus den Umsatzsteuervoranmeldungen oder der Umsatzsteuerjahreserklärung mit den Daten aus dem Monats- oder Jahresabschluss abgeglichen. Werden Abweichungen festgestellt, so sind diese zu überprüfen und zu korrigieren.

Wie erfolgt die Umsatzsteuerverprobung?

Zunächst einmal wird der Jahres- oder Monatsabschluss genommen. In beiden Fällen ist die Gewinn- und Verlustrechnung die Grundlage. So werden die Umsatzsteuererlöse ermittelt. Die Umsätze werden nun entsprechend den Umsatzsteuersätzen, die idealerweise auf getrennten Konten gebucht wurden, aufgeteilt. Jetzt werden diese Zahlen den Meldungen für die Umsatzsteuer gegenübergestellt. (Bemessungsgrundlage und Umsatzsteuer) Abweichungen sind zu korrigieren. Das Gleiche erfolgt mit den Vorsteuerbeträgen. 

In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu wissen, dass es aus folgenden Gründen zu Abweichungen kommen kann:

• Nichtberücksichtigung von gewährten Rabatten, Skonti und Boni
• Preisminderungen
• Sonderangebote
• Aktionen
• Preisrückerstattungen wie etwa aus Garantiefällen.

Differenzen von bis zu 0,5 Prozent werden in der Regel nicht vom Finanzamt beanstandet. Trotzdem sollten natürlich die Ursachen gesucht und behoben werden. Es könnte sich schließlich um unrichtige Buchungen handeln. Fallen die Differenzen jedoch größer aus, so sieht man sich schnell dem Vorwurf der Steuerhinterziehung gegenüber.

Zeitraum: 


* Kontobezeichnung beispielhaft, anzupassen entsprechend dem Kontenplan


* Kontobezeichnung beispielhaft, anzupassen entsprechend dem Kontenplan

Verprobung:

   Summe Umsatzsteuer 19 %
+ Summe Umsatzsteuer   7 %
   Gesamtsummer Umsatzsteuer
-  Summe Umsatzsteuer Umsatzsteuervoranmeldung/Jahreserklärung
= Abweichung*

* Bei Abweichungen Differenzen klären!

Vorsteuer


* Bei Abweichung Differenz klären
* Kontobezeichnung beispielhaft, anzupassen entsprechend dem Kontenplan

Verprobung:

   Gesamtsumme Umsatzsteuer
-  Gesamtsumme Vorsteuer
    Zwischensumme
-  1/11 Sondervorauszahlung
-  Zahlungen im lfd. Jahr lt. Konto
-  Zahlungen im Folgejahr lt. Konto
= Umsatzsteuerschuld/-guthaben

letzte Änderung E.R. am 11.04.2023 Autor(en):  Birgit Wichmann