Umsatzsteuervoranmeldung - Ein Praxis-Ratgeber

Wolff von Rechenberg
Umsatzsteuer müssen Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler entweder monatlich oder vierteljährlich in einer Umsatzsteuervoranmeldung dem Finanzamt melden und dann noch einmal in einer Umsatzsteuererklärung am Ende des Jahres. Unterschiedliche Steuersätze erschweren die Umsatzsteuer zusätzlich. Das sollten Unternehmer, Freiberufler und Selbstständige wissen. 

Wer eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben muss

Grundsätzlich ist jedes Unternehmen, jeder Selbstständige und jeder Freiberufler verpflichtet, auf jedes Produkte und jede Dienstleistung, die er verkauft, Umsatzsteuer abzuführen.Von der Umsatzsteuer, die der Unternehmer abführen muss, darf er die Umsatzsteuer abziehen, die er selbst auf eingekaufte Produkte und Dienstleistungen gezahlt hat. Das geschieht in der Umsatzsteuervoranmeldung. Zusätzlich muss er am Ende des Jahres eine Umsatzsteuererklärung abgeben.

So funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung

In der Umsatzsteuervoranmeldung gibt der Unternehmer sowohl die Umsatzsteuer an, die er eingenommen hat, als auch die Umsatzsteuer (Vorsteuer), die er bei Einkäufen bezahlt hat. An das Finanzamt muss er nur die Differenz aus Umsatzsteuer und Vorsteuer abführen. Bei der Umsatzsteuer gilt eine so genannte Soll-Besteuerung: Der Unternehmer muss die Umsatzsteuer abführen, sobald er die Rechnung an den Kunden geschickt hat und nicht erst dann, wenn der Kunde tatsächlich gezahlt hat.

Ist-Besteuerung für Härtefälle

Eine Ausnahme von der Soll-Besteuerung macht das Finanzamt für Freiberufler. So müssen beispielsweise Ärzte, Rechtsanwälte oder Kreative ihre Umsatzsteuer erst dann angeben, wenn die Zahlungen eingegangen sind. Auch Unternehmen können die Ist-Besteuerung beantragen, wenn ihnen sonst Liquiditätsengpässe drohen. Voraussetzung: Der Umsatz darf im vergangenen Jahr 500.000 Euro nicht überschritten haben. Selbst dann besteht kein Rechtsanspruch auf eine Ist-Besteuerung.


Ausnahme Kleinunternehmer

Der Gesetzgeber verschont Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer. Sie können den §19 UStG in Anspruch nehmen, auch "Kleinunternehmerklausel" genannt. Nur wenn er in einem Steuerjahr mehr als 22.000 Euro Umsatz erwirtschaftet hat und im darauffolgenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro Jahresumsatz erwirtschaftet, ist ein Unternehmer wirklich umsatzsteuerpflichtig.

Freiwillig kann ein Unternehmer auch unterhalb dieser Grenze Umsatzsteuer abführen. Dieser Schritt sollte jedoch genau überlegt sein. Wer einmal eine Rechnung mit Mehrwertsteuer gestellt hat, muss dabei bleiben.
Achtung! Unternehmer, die die Kleinunternehmerklausel in Anspruch nehmen wollen, sollten dies ausdrücklich auf jeder Rechnung vermerken.


Zeitraum für die Umsatzsteuervoranmeldung

Je höher das Umsatzsteueraufkommen des Vorjahres desto kürzer ist das Intervall der Umsatzsteuer-Voranmeldungen.  
Umsatzsteuer im Vorjahr bis 7.500 Euro: Vierteljährliche Voranmeldung
Umsatzsteuer im Vorjahr über 7.500 Euro: Monatliche Voranmeldung
Umsatzsteuer im Vorjahr bis 1.000 Euro: Das Finanzamt kann von der Voranmeldepflicht befreien.

Achtung! Existenzgründer müssen im ersten Jahr ihre Voranmeldung monatlich abgeben. Egal, wie viel Umsatzsteuer sie abführen. Es sei denn, sie können sich auf die Kleinunternehmerklausel berufen.

Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss elektronisch per Elster abgegeben werden. Das erfordert seit Jahresbeginn 2013 eine Anmeldung auf dem Elster Portal. Die Umsatzsteuervoranmeldung muss bis zum 10. Tag nach einem Voranmeldezeitraum beim Finanzamt vorliegen.

Wer regelmäßig in Zeitdruck kommt, sollte eine Fristverlängerung beantragen. Auch dies geschieht elektronisch per Elster. Die Fristverlängerung muss erst am 10. Tag nach dem Folgemonat eingegangen sein. Wer monatlich voranmeldet, muss die Dauerfristverlängerung bis zum 10. Februar abgeben - zusammen mit 1/11 der Umsatzsteuerlast des vergangenen Jahres.

Das Finanzamt verrechnet diese Sondervorauszahlung am Ende des Jahres mit der Voranmeldung für Dezember. Wer vierteljährlich meldet, muss die Dauerfristverlängerung bis zum 10. April beantragen.

Umsatzsteuersätze

Das Steuerrecht kennt zwei Umsatzsteuersätze: Der reguläre Steuersatz beträgt 19 Prozent, der ermäßigte 7 Prozent. Eigentlich sollte der ermäßigte Steuersatz Dinge des täglichen Bedarfs auch für arme Familien erschwinglich halten. Die Wirklichkeit sieht anders aus.
Beispiel: Der ermäßigte Steuersatz gilt inzwischen auch für Hotelübernachtungen. Wichtig für Unternehmen, die Hotelquittungen verbuchen müssen. Für die Übernachtung gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent, für das Frühstück der reguläre Steuersatz von 19 Prozent.

Umsatzsteuer bei Geschäften im Ausland

Liefert oder verkauft ein Unternehmer an Unternehmen ins Ausland, muss er nur dann Umsatzsteuer berechnen, wenn der Lieferort außerhalb der EU-Gebietes liegt. Ansonsten handelt es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung.

Das betrifft jedoch nur Lieferungen an Unternehmen. Ist der Empfänger eine Privatperson im EU-Gebiet, muss der Unternehmer in Deutschland die hierzulande geltende Umsatzsteuer aufschlagen und in der Umsatzsteuervoranmeldung angeben.

Fallen bei der Umsatzsteuervoranmeldung  

Bei der Umsatzsteuer versteht das Finanzamt besonders wenig Spaß. Die Finanzbeamten beobachten aufmerksam, wenn ein Steuerzahler seine Umsatzsteuervoranmeldung auch nur einen Tag zu spät abgibt. Treten solche Verspätungen weiterhin auf, steht der Prüfer vor der Tür.

Ebenso schnell kommt ein Prüfer, wenn sich ein Unternehmer oder Selbstständiger bei der Umsatzsteuervoranmeldung vertut. Deshalb sollten Unternehmer ihre Umsatzsteuervoranmeldung und ihre Umsatzsteuerjahreserklärung planen, um rechtzeitig fertig zu werden. Vor der Abgabe sollte der Unternehmer lieber einmal zu viel prüfen und auf folgende Fallen achten:
  1. Sind überall die richtigen Steuersätze angegeben (7 oder 19 Prozent)?
  2. Weichen die Beträge in der Jahreserklärung von denen in den monatlichen oder vierteljährlichen Voranmeldungen ab?  




Quelle: BMF, Haufe, bwr-media
letzte Änderung W.V.R. am 28.11.2023
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  PantherMedia / Sonja Wittke


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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