Registrierkasse 2017: Regeln für Kassensysteme

Ab 2017 keine Gnade mehr für Registrierkassen. Die strengen Vorgaben für elektronische Kassensysteme gelten dann auch für ältere Modelle. Die Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2016. Bis dahin müssen Registrierkassen oder andere elektronische Kassensysteme nachgerüstet oder ausgetauscht sein.

Betroffen sind Unternehmer, die mit Hilfe von Registrierkassen (auch PC-Kassen/PC-gestützten Kassensystemen), Wagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern ihre Bareinnahmen ermitteln. Überall dort, wo üblicherweise Bargeldgeschäfte vorkommen gelten strenge Kriterien für die Aufbewahrung von Unterlagen und Belegen: im Einzelhandel, in der Gastronomie oder auch bei Taxiunternehmen. Bis zum Jahresende 2016 haben Unternehmer noch Zeit, Kassen oder Kassensysteme auf den neuesten Stand zu bringen oder neue Lösungen anzuschaffen. Denn ab dem 1. Januar 2017 gelten die strengen Regeln auch für ältere Geräte oder Systeme.

Die Regeln im Einzelnen:
  • Alle mit Registrierkasse oder PC-Kassensystem erstellten Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
  • Es zählen nur noch die Daten: Unterlagen in ausgedruckter Form – beispielsweise Papierbons - akzeptiert das Finanzamt nicht mehr. 
  • Diese Daten muss der Unternehmer zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung des Finanzamts jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar vorlegen können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).
  • Die Daten müssen gemäß § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist nicht erlaubt. 

 Unternehmer müssen also alle steuerlich relevanten Einzeldaten sowie die mit dem Gerät elektronisch erzeugte Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahren – für 10 Jahre. Der Tagesendsummenbon (Z-Bon) gilt nicht mehr als Beleg, wenn die darin enthaltenen Einzelbelege nicht ebenfalls gespeichert sind.

Keine Registrierkassenpflicht

Unternehmer, die bisher keine Registrierkasse und kein PC-gestütztes Kassensystem besaßen, dürfen auch weiterhin darauf verzichten. Die Schubladenkasse bleibt auch ab 2017 zulässig. Das Bundesfinanzministerium hält eine solche Pflicht insbesondere auf Wochenmärkten, Gemeinde- oder Vereinsfesten für unverhältnismäßig. Außerdem sei der Kontrollaufwand für eine solche Pflicht zu hoch. Unternehmer, die eine Ladenkasse führen, sollten jedoch auf zwei Grundsätze achten:
  • Tagesbericht handschriftlich (!) verfassen.
  • Excel-Tabellen vermeiden, da sie beim Finanzamt nicht als manipulationssicher gelten.

Geltransfers in Münze und Schein finden ohne eine automatische Aufzeichnung statt. Finanzbeamte vermuten - wohl nicht zu unrecht - bei Bargeldgeschäften das größte Potential für Betrügereien. Bei einer Betriebsprüfung richten Prüfer ihr Augenmerk daher besonders auf Bargeldgeschäfte. Unternehmer sollten daran denken, wenn Sie eine Ladenkasse oder das Kassenbuch führen. Hier sollte man besonders gründlich arbeiten.

letzte Änderung W.V.R. am 31.08.2016
Erstellt: 31.08.2016 12:02:21
Geändert: 31.08.2016 14:15:22
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  BMF, Hamburger Existenzgründungsinitiative (hei), IHK Mittelfranken (Nürnberg)
Bild:  panthermedia.net / Oleg Dudko

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Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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