Registrierkasse 2017: Regeln für Kassensysteme

Ab 2017 keine Gnade mehr für Registrierkassen. Die strengen Vorgaben für elektronische Kassensysteme gelten dann auch für ältere Modelle. Die Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2016. Bis dahin müssen Registrierkassen oder andere elektronische Kassensysteme nachgerüstet oder ausgetauscht sein.

Betroffen sind Unternehmer, die mit Hilfe von Registrierkassen (auch PC-Kassen/PC-gestützten Kassensystemen), Wagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern ihre Bareinnahmen ermitteln. Überall dort, wo üblicherweise Bargeldgeschäfte vorkommen gelten strenge Kriterien für die Aufbewahrung von Unterlagen und Belegen: im Einzelhandel, in der Gastronomie oder auch bei Taxiunternehmen. Bis zum Jahresende 2016 haben Unternehmer noch Zeit, Kassen oder Kassensysteme auf den neuesten Stand zu bringen oder neue Lösungen anzuschaffen. Denn ab dem 1. Januar 2017 gelten die strengen Regeln auch für ältere Geräte oder Systeme.
Die Regeln im Einzelnen:
  • Alle mit Registrierkasse oder PC-Kassensystem erstellten Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
  • Es zählen nur noch die Daten: Unterlagen in ausgedruckter Form – beispielsweise Papierbons - akzeptiert das Finanzamt nicht mehr. 
  • Diese Daten muss der Unternehmer zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung des Finanzamts jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar vorlegen können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).
  • Die Daten müssen gemäß § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist nicht erlaubt. 

 Unternehmer müssen also alle steuerlich relevanten Einzeldaten sowie die mit dem Gerät elektronisch erzeugte Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahren – für 10 Jahre. Der Tagesendsummenbon (Z-Bon) gilt nicht mehr als Beleg, wenn die darin enthaltenen Einzelbelege nicht ebenfalls gespeichert sind.

Keine Registrierkassenpflicht

Unternehmer, die bisher keine Registrierkasse und kein PC-gestütztes Kassensystem besaßen, dürfen auch weiterhin darauf verzichten. Die Schubladenkasse bleibt auch ab 2017 zulässig. Das Bundesfinanzministerium hält eine solche Pflicht insbesondere auf Wochenmärkten, Gemeinde- oder Vereinsfesten für unverhältnismäßig. Außerdem sei der Kontrollaufwand für eine solche Pflicht zu hoch. Unternehmer, die eine Ladenkasse führen, sollten jedoch auf zwei Grundsätze achten:
  • Tagesbericht handschriftlich (!) verfassen.
  • Excel-Tabellen vermeiden, da sie beim Finanzamt nicht als manipulationssicher gelten.

Geltransfers in Münze und Schein finden ohne eine automatische Aufzeichnung statt. Finanzbeamte vermuten - wohl nicht zu unrecht - bei Bargeldgeschäften das größte Potential für Betrügereien. Bei einer Betriebsprüfung richten Prüfer ihr Augenmerk daher besonders auf Bargeldgeschäfte. Unternehmer sollten daran denken, wenn Sie eine Ladenkasse oder das Kassenbuch führen. Hier sollte man besonders gründlich arbeiten.

letzte Änderung W.V.R. am 06.12.2019
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  BMF, Hamburger Existenzgründungsinitiative (hei), IHK Mittelfranken (Nürnberg)
Bild:  panthermedia.net / Oleg Dudko

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Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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26.04.2017 10:01:50 - Gast

Hallo zusammen, leider habe ich nirgendwo Informationen darüber gefunden, wie es sich bei folgendem Fall verhält: - über eine Laptop Kasse wird die Ware eingegeben. Summe und Rückgeld werden regulär berechnet. - es wird ein Bon über einen Bondrucker ausgestellt - es gibt jedoch keine Kasse an sich. Die Einnahmen und Ausgaben erfolgen weiterhin über eine Geldkassette, es gibt also keine Kassenschublade. Es geht nur um eine Vereinfachung des Kassierens, das manuelle Schreiben einer Rechnung würde damit entfallen. Gilt die Kasse dann immer noch als offene Ladenkasse?
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26.04.2017 11:24:12 - wvr

Liebe Leser, wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir nicht in Einzelfällen Hilfe leisten können. Fragen zu Einzelfällen stellen Sie deshalb bitte in unserem Forum. Dort können sie von anderen Nutzern gefunden und beantwortet werden. Vielen Dank Die Redaktion
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24.08.2017 14:42:20 - Alexandra Schott

Hallo, wie bereits aus dem Beitrag hervorgeht gelten seit dem 1.1.2017 die GoBD für alle elektronischen Kassensysteme verpflichtend. Eine Registrierkassenpflicht (wie in Österreich) gibt es in Deutschland bis dato nicht. Trotzdem kommen ständig neue Anforderungen an die Buchhaltung und die Kasse (nahezu jährlich). Offene Ladenkassen sind zwar noch erlaubt, diese sind aber anfälliger für Prüfungen vom Finanzamt. Die Rede ist von der Kassennachschau. Diese werden ab dem 1.1.2018 in ganz Deutschland durchgeführt. Offene Kassen sind dabei ein beliebtes Ziel. Denn gelten als steuerlich leichter manipulierbar und werden desalb genauer geprüft. Ab dem 1.1.2020 kommt auch eine technische Sicherheitseinrichtung die für elektronische Registrierkassen zu zertifizieren ist. In diesem Fall gibt es auch eine Übergangsregelung. Nichtsdestotrotz versucht man nach und nach die altmodischen Kassen durch ein modernes Kassensystem zu ersetzen. Von der Registrierkassenpflicht ist dabei zwar nich die Rede, aber es zielt mehr oder weniger auf das gleiche Prinzip ab (wie in Österreich). Infos aus: http://www.registrierkassenpflicht-deutschland.com/
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