Registrierkasse 2020: Neue steuerliche Anforderungen

Wolff von Rechenberg
Der Fiskus nimmt die Registrierkasse aufs Korn. Händler und Dienstleister mit Bargeschäften müssen zum 1. Januar 2020 neue Anforderungen an Registrierkassen oder elektronische Kassensysteme erfüllen.

Die Finanzverwaltung hat die Anforderungen an die Registrierkasse in der sogenannten Kassenrichtlinie fixiert (BMF-Schreiben vom 26. November 2010: "Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften"). Durch diese und andere Regelungen wurden die Vorschriften für den Umgang mit Registrierkassen und elektronischen Kassensystemen immer weiter verschärft:
  • Alle Registrierkassen und elektronischen Kassensysteme müssen steuerlich relevante Daten vollständig speichern (Verkaufspreis, Zahlungssumme, Artikel, Nutzerkennungen etc.).
  • Stammdatenänderungen, wie z.B. Artikelpreisänderungen, müssen in der Kasse gespeichert sein.
  • Seit 2018 gilt Einzelaufzeichnungspflicht. Der sogenannte Z-Bon bei Kassenabschluss am Ende des Tages reicht seitdem als Beleg nicht mehr aus. Ausnahme ist die offene Ladenkasse (s. unten).
  • Händler müssen eine Verfahrensdokumentation zum Kassensystem vorlegen können. Die muss neben den organisatorischen Maßnahmen unter anderem Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten und Programmieranleitungen enthalten.
  • Ebenfalls seit 2018 erlaubt die Kassennachschau dem Finanzamt unangemeldete Kontrollen der Kassensysteme. 

Das Jahr 2020 bringt weitere Anforderungen an die Registrierkasse beziehungsweise an elektronische Kassensysteme:
  • Ab dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet sein, die Manipulationen verhindern soll.
  • Ab dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet den Händler zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons.

Alle Daten aus dem Kassensystem müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungspflicht gilt auch für alle Angaben und Unterlagen zum Kassensystem sowie für die Verfahrensdokumentation. Die Unterlagen muss der Unternehmer oder ein von ihm benannter Stellvertreter bei einer Prüfung unverzüglich vorlegen können.


Jeder Einzelbeleg muss die folgenden Angaben enthalten:
  • Datum und Uhrzeit, 
  • Bediener/Verkäufer, 
  • genaue Artikelbezeichnung, 
  • Einzelverkaufspreis, 
  • verkaufte Menge bzw. Anzahl, 
  • Gesamtpreis, 
  • Umsatzsteuersatz und -betrag (Wahlrecht bis EUR 250,-: Gesamtpreis und Steuersatz), 
  • Zahlungsart.

Alle Daten müssen nach den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) gespeichert werden. Das betrifft insbesondere die Unveränderbarkeit, damit der Unternehmer einen Beleg nicht nachträglich ändern kann. Auch diese Unmöglichkeit, Kassenbelege nachträglich zu ändern, muss der Händler dokumentieren und bei einer Prüfung vorlegen. Auf einem Rechner abgelegte Dateien in üblichen Formaten von Word oder Excel erfüllen diese Anforderungen nicht. Auch ein auf dem Rechner gespeichertes PDF kann jederzeit verändert werden und genügt daher nicht den GoBD.

Händler, Gastronomen oder Dienstleister sollten dringen prüfen, ob ihre Registrierkassen oder elektronischen Kassensystemen diesen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung entsprechen. Bei Problemen bleibt der Weg zum Steuerberater und zum Hersteller der Kasse oder zum IT-Dienstleister, der das Kassensystem wartet.

Alternative: Offene Ladenkasse

Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Kassenvariante vor. Der Unternehmer kann frei wählen, ob er für seine Bargeschäfte eine Registrierkasse, ein elektronisches Kassensytem oder eine offene Ladenkasse verwendet. Offene Ladenkassen, auch "Schubladenkassen" genannt, finden sich häufig bei Kleinhändlern oder in Kiosken und Imbissbuden.
Wichtig: Wer eine digitale Kasse betreibt, darf im selben Geschäftsraum keine offene Ladenkasse besitzen. Unternehmer müssen sich für eine Form entscheiden.

Erlaubt ist die Kombination aber durchaus, wenn die Registrierkasse und die Schubladenkasse räumlich voneinander getrennt betrieben werden.
Beispiel: Ein Bäcker, der in seinem Ladengeschäft eine Registrierkasse betreibt, darf an seinem Stand auf dem Wochenmarkt eine offene Ladenkasse betreiben.

Händler, die eine offene Ladenkasse betreiben sind von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit. In den GoBD heißt es:
Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Absatz 1 Satz 1 AO aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird (§ 146 Absatz 1 Satz 3 und 4 AO, vgl. AEAO zu § 146, Nr. 2.1.4).

Das befreit Händler mit offener Ladenkasse natürlich nicht von der Pflicht zu gründlichen Aufzeichnungen. Auch bei ihnen kann jederzeit eine Kassennachschau stattfinden. Die Ladenkasse sollte in diesem Fall unbedingt "kassensturzfähig" sein. Das heißt: Aus dem gezählten Kassenbestand müssen sich die Tageseinnahmen richtig und nachvollziehbar durch Rückrechnung (retrograd) ergeben.

Unternehmer mit offener Ladenkasse sollten einen möglichst detaillierten täglichen Kassenbericht anfertigen. Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) rät in einer Handreichung zum Thema, den Kassenbericht täglich nach Geschäftsschluss (!) stets mit Datum und Uhrzeit zu unterschreiben.
Wichtig: Einen Kassenbericht in Word oder Excel wird das Finanzamt nicht akzeptieren, weil nachträgliche Änderungen nicht auszuschließen sind. Parallel sollte der Händler dann ein handschriftlich geführtes Kassenbuch vorlegen können.

Der Kassenbericht sollte folgende Angaben enthalten:
Tagesendbestand (durch Zählen bei Geschäftsschluss ermittelt)
./. Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages)
= Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben)
+ Kassenausgaben des Tages in Bar
+ Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
+ Private Barentnahmen
./. Private Bareinlagen
./. Sonstige Tageseinnahmen
= Summe der Kasseneinnahmen

Quelle: DIHK-Infoblatt: Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen




letzte Änderung W.V.R. am 21.04.2024
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  panthermedia.net / Oleg Dudko


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten und Urteile aus dem Rechnungswesen und Steuern. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Rechnungswesen- Newsletter

Buchführung, Bilanzierung und Rechnungswesen bilden den Schwerpunkt der News und Fachbeiträge im Newsletter. Daneben werden ERP- bzw. Buchführungssoftware, Rechnungswesen- Seminare und Tagungen für Buchhalter bzw. Bilanzbuchhalter, Stellenangebote und Literaturtipps vorgestellt.
Werden Sie jetzt monatlich über neue Fachbeiträge, Excel-Tools und aktuelle Urteile informiert! zur Newsletter-Anmeldung >>

Über 2.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Buchhalter-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Forum für Rechnungswesen und Buchhaltung.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Rechnungswesen.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Buchhalter oder Bilanzbuchhalter? Mit einer Stellenanzeige auf Rechnungswesen-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern und und diskutieren ihre Fragen.

Riesen- Ressource

Auf Rechnungswesen-Portal.de sind bereits über 700 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Buchhalter, u.a. auch Kurse zum Bilanzbuchhalter zusammengestellt.

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Planung:
4 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 149,- EUR statt 227,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Controlling:
6 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 189,- EUR statt 286,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS FiBu Paket:

8 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 39,- EUR statt 49,- EUR bei Einzelkauf
Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Stellenanzeigen

Sachbearbeiter Buchhaltung (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit
Für unsere Buchhaltungsabteilung suchen wir ab sofort einen engagierten Buchhalter (m/w/d), der unser Team verstärkt und einen wichtigen Beitrag zu einer präzisen Finanzbuchführung und einem reibungslosen Rechnungswesen leistet. Du arbeitest sorgfältig, verantwortungsbewusst und eigenstän... Mehr Infos >>

Buchhalter / Finanzbuchhalter (m/w/d)
Stellen Sie sich vor, Sie sind Teil eines bodenständigen Unternehmens, das seit 1936 mit Herz und Verstand Landwirte, Gartenbauer und Gewerbetreibende begleitet. Wir legen viel Wert darauf, nah am Menschen zu sein: nah an unseren fast 600 Mitarbeitenden und nah an unseren Mandantinnen und Mandant... Mehr Infos >>

Stellvertretende Leitung Finanzbuchhaltung (m/w/d)
Seit Generationen kümmern wir uns um die Erfassung und Abrechnung von Heizenergie, Wasser und Strom in den verschiedensten Immobilienarten. Dank unserer digitalen Messtechniken können wir Kunden und Kundinnen verlässliche Daten über ihren Energieverbrauch zur Verfügung stellen und machen damit Ei... Mehr Infos >>

Bilanz-/Hauptbuchhalter (m/w/d)
Der Verkehr ist unsere Welt. Die Produkte und Systeme von SWARCO machen ihn sicherer, flüssiger und komfortabler. 5.500 MobilitätsexpertInnen arbeiten weltweit an den Verkehrslösungen für morgen und übermorgen. Zu besetzen ist eine Stelle als Bilanz‑​/Hauptbuchhalter (m/w/d) Mehr Infos >>

Finanzkoordination für Drittmittelprojekte (m/w/d)
Die Ludwig-Maximilians-Universität München ist eine der führenden Univer­sitäten in Europa mit einer über 500-jährigen Tradition. Sie steht für anspruchs­volle aka­demische Aus­bildung und heraus­ragende For­schung. Das Referat beschäftigt sich mit Drittmitteln, die eine wichtige Finanzierungs­qu... Mehr Infos >>

Sachbearbeiter (m/w/d) Kreditorenbuchhaltung / Rechnungsprüfung
Scheidt & Bachmann kennst du nicht? Und ob! Wenn du schon einmal mit der Bahn gefahren bist, in einem Parkhaus geparkt, an einer Tankstelle bezahlt oder einen Ticketautomaten benutzt hast, bist du mit hoher Wahrscheinlichkeit bereits mit unseren Produkten in Berührung gekommen. Weltweit entwickel... Mehr Infos >>

Mitarbeiter:in Buchhaltung & Controlling (w/m/d)
Die Stiftung Erinnerung, Verantwortung und Zukunft (Stiftung EVZ) ist eine Stiftung öffentlichen Rechts. Sie unterstützt Überlebende nationalsozialistischer Verfolgung und stärkt das Engagement ihrer Nachkommen, agiert gemeinsam mit jungen Menschen für lebendiges Erinnern an die Schicksal... Mehr Infos >>

Accountant General Ledger (gn) Vollzeit/Teilzeit
Deine Aufgabe bei DKV Mobility? Als Teil einer führenden europäischen B2B Plattform für On-the-Road Paymentlösungen, arbeitest Du in einem spannenden Umfeld. Unsere Aufgaben definieren sich durch unseren Purpose: To drive the transition towards an efficient and sustainable future of mobility. Wir... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Veranstaltungs-Tipp

290-2.jpg       
Die E-Rechnung ist ab 2025 Pflicht: Tipps zur Umsetzung!
Ab 1.1.25 gelten zahlreiche gesetzliche Neuregelungen zur Umsetzung der E-Rechnung im B2B-Bereich. Bei der Umsetzung gibt es aber häufig noch viele Detail- und Praxisfragen. Im Webinar der Haufe Akademie erhalten Sie einen Überblick über alle wesentlichen Neuerungen und Anwendungshinweise zur neuen E-Rechnungspflicht.  Mehr Infos >>

JOB- Letter

 jobletter.jpg
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.

Kostenverfolgung Bauprojekte

Kostenverfolgung-Bauprojekte.jpg
Mit diesem einfachen Excel-Tool lässt sich die Kostenverfolgung für Bauprojekte leicht gestalten. Sie pflegen separate Listen für das Budget, Hauptaufträge, Nachträge, erwartete Kosten und Rechnungen und bekommen diese Kosten in einer Übersicht auf einem separaten Blatt nach Vergabeeinheiten und Kostengruppen zusammengefasst.

Jetzt hier für 20,- EUR downloaden >>

Software-Tipp

Fibunet_logo_290px.jpg
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungspotenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Mehr Informationen >>

Weitere Rechnungswesen-Software-Lösungen im Marktplatz >>

Bewerber Beurteilung

Mit diesem Excel-Tool können Sie Ihre Bewerber nach mehreren Kriterien beurteilen. Viele wichtige Kriterien sind bereits enthalten, jedoch können Sie diese auch selber bestimmen. Mehr Informationen >>

RS-Anlagenverwaltung

Mit dieser auf Excel basierenden Anlagenverwaltung können Sie ihr Anlagevermögen (Inventar) verwalten. Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert. Abschreibungen und Restbuchwerte Ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>
Ditz_Nachhaltigkeit_ChatGPT.jpg

eBook: Nachhaltigkeit mit ChatGPT

Nachhaltigkeit und KI sind keine Gegensätze, sondern verstärken sich gegenseitig. Für Controller bietet das Buch eine unschätzbare Hilfestellung. Mit einem klaren Bezug zum Controlling bietet es Ihnen die Werkzeuge, um ESG- und CSRD-Anforderungen erfolgreich zu erfüllen und gleichzeitig die Potenziale von künstlicher Intelligenz (KI) wie ChatGPT auszuschöpfen.

Jetzt hier für 8,99 EUR downloaden >>

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen. Mehr Infos und Download >>

Excel Tool

Anlagenverwaltung in Excel: Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert, Abschreibungen und Rest- Buchwerte ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Eine AfA- Tabelle, mit der Sie die Nutzungsdauer ihrer Anlagegüter ermitteln können, ist integriert. mehr Informationen >>

Erfolgreich mit Fernstudium

Fernkurse.jpgEin modernes Fernstudium bietet viele Vorteile. Sie selbst bestimmen, wann und wo Sie lernen - umfassend betreut von einem Team kompetenter Fernlehrer. Wir stellen Ihnen einige interessante Fernkurse bzw. Studiengänge zum Bilanzbuchhalter detailliert vor >>

Software-Tipp

Baukostenrechner-150px.jpgDer Excel-Baukostenrechner unterstützt Sie in der Kalkulation der Kosten Ihres Hausbaus mit einer detaillierte Kosten- und Erlösplanung. Zusätzlich bietet Ihnen dieses Excel-Tool einen Plan / IST-Vergleich sowie verschiedene andere Auswertungen.. Preis 30,- EUR Mehr Infos und Download >>