Registrierkasse 2020: Neue steuerliche Anforderungen

Der Fiskus nimmt die Registrierkasse aufs Korn. Händler und Dienstleister mit Bargeschäften müssen zum 1. Januar 2020 neue Anforderungen an Registrierkassen oder elektronische Kassensysteme erfüllen.

Die Finanzverwaltung hat die Anforderungen an die Registrierkasse in der sogenannten Kassenrichtlinie fixiert (BMF-Schreiben vom 26. November 2010: "Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften", s. Webtipps). Durch diese und andere Regelungen wurden die Vorschriften für den Umgang mit Registrierkassen und elektronischen Kassensystemen immer weiter verschärft:
  • Alle Registrierkassen und elektronischen Kassensysteme müssen steuerlich relevante Daten vollständig speichern (Verkaufspreis, Zahlungssumme, Artikel, Nutzerkennungen etc.).
  • Stammdatenänderungen, wie z.B. Artikelpreisänderungen, müssen in der Kasse gespeichert sein.
  • Seit 2018 gilt Einzelaufzeichnungspflicht. Der sogenannte Z-Bon bei Kassenabschluss am Ende des Tages reicht seitdem als Beleg nicht mehr aus. Ausnahme ist die offene Ladenkasse (s. unten).
  • Händler müssen eine Verfahrensdokumentation zum Kassensystem vorlegen können. Die muss neben den organisatorischen Maßnahmen unter anderem Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten und Programmieranleitungen enthalten.
  • Ebenfalls seit 2018 erlaubt die Kassennachschau dem Finanzamt unangemeldete Kontrollen der Kassensysteme. 

Das Jahr 2020 bringt weitere Anforderungen an die Registrierkasse beziehungsweise an elektronische Kassensysteme:
  • Ab dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet sein, die Manipulationen verhindern soll.
  • Ab dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet den Händler zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons.

Alle Daten aus dem Kassensystem müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungspflicht gilt auch für alle Angaben und Unterlagen zum Kassensystem sowie für die Verfahrensdokumentation. Die Unterlagen muss der Unternehmer oder ein von ihm benannter Stellvertreter bei einer Prüfung unverzüglich vorlegen können.

Jeder Einzelbeleg muss die folgenden Angaben enthalten:
  • Datum und Uhrzeit, 
  • Bediener/Verkäufer, 
  • genaue Artikelbezeichnung, 
  • Einzelverkaufspreis, 
  • verkaufte Menge bzw. Anzahl, 
  • Gesamtpreis, 
  • Umsatzsteuersatz und -betrag (Wahlrecht bis EUR 250,-: Gesamtpreis und Steuersatz), 
  • Zahlungsart.

Alle Daten müssen nach den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, s. Webtipps) gespeichert werden. Das betrifft insbesondere die Unveränderbarkeit, damit der Unternehmer einen Beleg nicht nachträglich ändern kann. Auch diese Unmöglichkeit, Kassenbelege nachträglich zu ändern, muss der Händler dokumentieren und bei einer Prüfung vorlegen. Auf einem Rechner abgelegte Dateien in üblichen Formaten von Word oder Excel erfüllen diese Anforderungen nicht. Auch ein auf dem Rechner gespeichertes PDF kann jederzeit verändert werden und genügt daher nicht den GoBD.

Händler, Gastronomen oder Dienstleister sollten dringen prüfen, ob ihre Registrierkassen oder elektronischen Kassensystemen diesen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung entsprechen. Bei Problemen bleibt der Weg zum Steuerberater und zum Hersteller der Kasse oder zum IT-Dienstleister, der das Kassensystem wartet.

Alternative: Offene Ladenkasse


Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Kassenvariante vor. Der Unternehmer kann frei wählen, ob er für seine Bargeschäfte eine Registrierkasse, ein elektronisches Kassensytem oder eine offene Ladenkasse verwendet. Offene Ladenkassen, auch „Schubladenkassen“ genannt, finden sich häufig bei Kleinhändlern oder in Kiosken und Imbissbuden.
Wichtig: Wer eine digitale Kasse betreibt, darf im selben Geschäftsraum keine offene Ladenkasse besitzen. Unternehmer müssen sich für eine Form entscheiden.

Erlaubt ist die Kombination aber durchaus, wenn die Registrierkasse und die Schubladenkasse räumlich voneinander getrennt betrieben werden.
Beispiel: Ein Bäcker, der in seinem Ladengeschäft eine Registrierkasse betreibt, darf an seinem Stand auf dem Wochenmarkt eine offene Ladenkasse betreiben.

Händler, die eine offene Ladenkasse betreiben sind von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit. In den GoBD heißt es:
Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Absatz 1 Satz 1 AO aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird (§ 146 Absatz 1 Satz 3 und 4 AO, vgl. AEAO zu § 146, Nr. 2.1.4).

Das befreit Händler mit offener Ladenkasse natürlich nicht von der Pflicht zu gründlichen Aufzeichnungen. Auch bei ihnen kann jederzeit eine Kassennachschau stattfinden. Die Ladenkasse sollte in diesem Fall unbedingt "kassensturzfähig" sein. Das heißt: Aus dem gezählten Kassenbestand müssen sich die Tageseinnahmen richtig und nachvollziehbar durch Rückrechnung (retrograd) ergeben. Unternehmer mit offener Ladenkasse sollten einen möglichst detaillierten täglichen Kassenbericht anfertigen. Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) rät in einer Handreichung zum Thema, den Kassenbericht täglich nach Geschäftsschluss (!) stets mit Datum und Uhrzeit zu unterschreiben.
Wichtig: Einen Kassenbericht in Word oder Excel wird das Finanzamt nicht akzeptieren, weil nachträgliche Änderungen nicht auszuschließen sind. Parallel sollte der Händler dann ein handschriftlich geführtes Kassenbuch vorlegen können.

Der Kassenbericht sollte folgende Angaben enthalten:
Tagesendbestand (durch Zählen bei Geschäftsschluss ermittelt)
./. Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages)
= Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben)
+ Kassenausgaben des Tages in Bar
+ Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
+ Private Barentnahmen
./. Private Bareinlagen
./. Sonstige Tageseinnahmen
= Summe der Kasseneinnahmen

Quelle: DIHK-Infoblatt: Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen (s. Webtipps)

letzte Änderung W.V.R. am 06.12.2019
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  panthermedia.net / Oleg Dudko

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Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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