Vergleich von Online-Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Die Online-Lohnabrechnung online spart viel Arbeit: Keine Installation, keine verpassten Aktualisierungen mehr. Worauf Unternehmen achten sollten, zeigt ein Vergleich zwischen den Online-Lohn- und Gehaltsabrechnungen von sechs Anbietern. 

Ein überarbeiteter Lohnbuchhalter ringt zum Monatsende mit Gesetzestexten und Formularen für die Lohnabrechnung? Das Bild gehört der Vergangenheit an. Heute überlassen Unternehmen vom Start-Up bis zum DAX-Konzern die Lohnabrechnung dem PC – oder dem Internet. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung zählt zu den vielen Angeboten, die auch online zur Verfügung stehen. Die Online-Lohnabrechnung kommt ohne Installation eines Programms aus. Ein webbasierter Dienst bietet Vorteile gegenüber installierter Software:

• So ist sie immer aktuell, da der Anbieter zentral Aktualisierungen vornimmt. Der Kunde braucht sich darum nicht zu kümmern.
  
• Wenig technische Probleme. Gerade rein webbasierte Lösungen funktionieren auf allen Plattformen und Windowsversionen.
  
• Die Gehaltsabrechnung wächst mit. Die Pakete lassen sich um weitere Arbeitnehmer und zusätzliche Funktionen erweitern. Das kostet meist Geld, bringt aber sonst keine Neuinstallation mit sich.
  
• Webbasierte Lösungen sparen Aufwand für Datensicherung. Online-Anbieter verfügen über Backup-Systeme gegen Datenverluste.
  

Die Redaktion von Rechnungswesen-Portal.de hat sechs Angebote in einer Übersicht verglichen:

• absLohn.Abrechnung von absLohn.de
  
• aeveo
  
• lexlohn von Lexware
  
• Lohn24.de
  
• Sage One Lohn & Gehalt von Sage
  
• SBlohn.de
  

Die Daten wurden auf den Internetseiten der Anbieter erhoben. Weitere Informationen erfragten wir bei den Anbietern direkt.

Voraussetzungen

Einige Angebote setzen die Installation eines Client-Programms auf dem Rechner voraus. Das ist beispielsweise bei absLohn der Fall. Die Daten werden dann vor Ort eingegeben und zum Anbieter geschickt. Webbasierte Programme brauchen keine Software auf dem eigenen PC. Daten und Anwendung laufen auf dem Server des Betreibers. Von dort aus kann der Nutzer mithilfe eines Internetbrowsers auf seine Daten zugreifen und diese bearbeiten. Programmnutzer zahlen pro Lohn- oder Gehaltsabrechnung und Mitarbeiter.

Die Lohnabrechnung funktioniert bei ausschließlich webbasierten Angeboten plattformübergreifend auf allen Betriebssystemen und Browsern. Im Einzelfall kann es jedoch zu Einschränkungen kommen. So legt lexlohn von Lexware den Nutzer offiziell auf Windows und den Microsoft-Browser Internet Explorer fest. Kunden mit dem freien Betriebssystem Linux können außerdem die Online-Lohnabrechnung von absLohn.de nicht nutzen. Das erklärte der Anbieter auf Anfrage.

Tipp: Nutzer sollten im Vorfeld alle technischen Voraussetzungen mit dem Anbieter ihrer Wahl klären und die von den Anbietern vorgesehenen Testphasen nutzen.

Inhalte

Im Vordergrund der Online Lohn- und Gehaltsabrechnung steht natürlich die gesetzeskonforme Berechnung der Netto-Löhne und Gehälter. Daneben müssen Meldungen zur Sozialversicherung sowie Lohnsteueranmeldungen erstellt und zum elektronischen Versand bereitgestellt werden. Alle Programme des Vergleichs beinhalten diese Funktionen und bieten in der Regel sogar eine Schnittstelle zum Zahlungsverkehr an.

Ebenso können Fehlzeiten der Mitarbeiter infolge von Krankheit oder Urlaub verwaltet werden. Die automatische Erstellung von Erstattunganträgen für Lohnfortzahlung oder Mutterschaftsgeld wird jedoch nicht in jedem Online-System angeboten. Eine Reihe von standardisierten Lohnarten ist bereits bei allen Anbietern angelegt.

Besondere Lohnarten, wie die Berechnung von Altersteilzeit, Baulohn und Kurzarbeit, sind nicht standardmäßig integriert und werden nur in wenigen Programmen bereitgestellt. Ein Vorteil gegenüber den herkömmlichen Desktop-Lösungen ist die nicht mehr notwendige manuelle Pflege der Sozialversicherungs- und Umlagesätze der jeweiligen Krankenkassen. Diese werden zentral durch den Softwareanbieter aktualisiert.

Export

Achten sollten Nutzer auch auf die Funktionen zum Datenexport. Eine Online-Lohnabrechnung sollte einen Zugriff gemäß den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) für die digitale Betriebsprüfung zulassen, das verlangen die Mitwirkungspflichten eines Steuerzahlers gegenüber dem Finanzamt. Doch auch für den Fall eines Anbieterwechsels empfiehlt es sich, auf eine Möglichkeit des Datenexports zu achten.

Sicherheit

Die Betreiber der webbasierten Programme werben mit Sicherheit. Sie verfügen über Datensicherung und schützen den Benutzerzugang mit SSL-Verschlüsselung. Sollten Daten trotzdem verloren gehen, können diese mithilfe der regelmäßigen Backups leicht wiederhergestellt werden. Der Kunde kann zumindest für die Lohnabrechnung entsprechende Technik sparen. Einen großen Vorteil bieten Online-Lohnabrechnungen durch ihre Aktualität. Alle Programmupdates nimmt der Betreiber vor. Der Kunde muss dafür nichts herunterladen. Er kann sofort neue Funktionen nutzen und verpasst keine Änderung im Arbeits- oder Steuerrecht.

Nutzer sollten genau darauf achten, wer auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung zugreifen darf. So könnte ein Unbefugter sich die Daten verschaffen oder manipulierte Daten wieder in das System einspielen. Nutzer von Angeboten mit umfangreichen Import- und Exportmöglichkeiten sowie mehreren Benutzerzugängen sollten besonders gut auf betriebsinterne Richtlinien zum Datenschutz achten.

Support

Der E-Mail-Support sowie die Kundenhotline sollten im monatlichen Preis inbegriffen sein. In unserem Vergleich beschränkt Lexware die Anzahl der Anfragen auf drei im Monat. Telefonisch leisten die meisten Anbieter Hilfe über kostenlose Hotlines, oder sie sind unter günstigen Festnetzanschlüssen erreichbar. Auch hier müssen Kunden von Lexware etwas tiefer in die Tasche greifen. 1,99 Euro in der Minute berechnet der Anbieter für Anrufe auf der Service-Hotline.

Auch absLohn leistet gebührenpflichtig telefonische Soforthilfe. 50 Cent zahlt der Kunde von absLohn.Abrechnung. Kunden von Sage können ihre Fragen auch in einem Forum stellen. Dort helfen sich die Nutzer untereinander. Sage ist der einzige Anbieter unseres Vergleichs, der ein Forum betreibt. Workshops zu den eigenen Lohnabrechnungssystemen runden das Serviceangebot der Unternehmen ab.

Preise und Vertrag

Die Kosten für die Nutzung der Online-Dienste werden in der Regel monatlich pro Mitarbeiterabrechnung ermittelt. Es kommt jedoch auch auf den Umfang der genutzten Dienstleistung an. So ist es einerseits möglich eine Abrechnung ab 2,90 Euro selbst durchzuführen und auszudrucken, andererseits für wenige Euro mehr, die Lohnabrechnung komplett auszulagern. Ein aufmerksames Studieren der AGB ist jedoch in jedem Fall erforderlich. Zum Teil sind Hinweise zu Vertragslaufzeiten und längeren Kündigungsfristen nicht auf den ersten Blick ersichtlich.

In unserem Vergleich verlangt nur Lexware für das Programm Lexlohn eine zusätzliche Grundgebühr. Jedoch zählt das Programm dennoch keineswegs zu den teuersten im Vergleich. Dafür beliefert Lexware die Lexlohn-Kunden mit monatlichen Newslettern zu Lohn- und Steuerthemen. In einem digitalen Archiv kann der Nutzer auch in älteren Newslettern stöbern.

Fazit

Die Mehrheit der Firmen bietet eine kostenlose Testphase ihrer Software an, die für einen guten Programmüberblick auch in Anspruch genommen werden sollte. Ob die Software in Bedienkomfort und Funktionsumfang den eigenen Vorstellungen entspricht, kann auf diese Weise überprüft werden. Wer sich nicht ständig um neue Gesetze und Aktualisierungen der Software kümmern möchte, ist mit einer webbasierten Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung sehr gut beraten.

Firmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung komplett auslagern möchten, sollten allerdings bedenken, dass sich die Lohnabrechnung auch im Internet nicht von selbst macht. Einige Arbeitsstunden werden auch weiterhin dafür anfallen. Wer die auch noch sparen will, sollte die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung an ein Lohnbüro auslagern.
 

Der Vergleich im Detail

Für die Tabelle als PDF klicken Sie bitte auf das Bild.

Eine Übersicht für Lohnpropgramme bzw. Software für Gehaltsabrechnung finden Sie hier >>

Aktualisiert am: 10.09.2014

letzte Änderung Sarah Depold / Wolff von Rechenberg am 09.08.2017 Bild:  Panthermedia.net / Phovoi R

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