Vergleich von Online-Lohn- und -Gehaltsabrechnungen

Die Lohnabrechnung online spart viel Arbeit: Keine Installation von umfangreichen Softwarepaketen mehr, keine verpassten Aktualisierungen mehr. Worauf Unternehmen achten sollten, zeigt ein Vergleich zwischen den Online-Lohn- und -Gehaltsabrechnungen von neun Anbietern.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung zählt zu den vielen Angeboten an Unternehmenssoftware, die auch online zur Verfügung stehen. Inzwischen nutzen Unternehmen vom Start-up bis zum DAX-Konzern für ihre Lohnabrechnung internetgestützte Services. Denn da eine Online-Lohnabrechnung webbasiert ist und ohne Installation eines Programms auskommt, bietet sie Vorteile gegenüber lokal installierter Software.

Vorteile einer Online-Softwarelösung:

• Immer aktuell: Da der Anbieter zentral Aktualisierungen vornimmt, braucht sich der Kunde darum nicht zu kümmern. 
• Technisch variabel: Gerade rein webbasierte Lösungen funktionieren auf allen Plattformen und Windowsversionen. 
• Skalierbar: Die Pakete lassen sich um weitere Arbeitnehmer und zusätzliche Funktionen erweitern; die Gehaltsabrechnung wächst also mit. Das kostet oft etwas mehr, bringt aber keine Neuinstallation mit sich. 
• Sicher: Online-Anbieter verfügen über Backup-Systeme gegen Datenverluste, daher sparen webbasierte Lösungen Aufwand für Datensicherung. 

Die Redaktion von Rechnungswesen-Portal.de hat neun Angebote in einer Übersicht verglichen: 

1. Lexware Office Lohn & Gehalt
2. Sage Business Cloud Lohnabrechnung
3. Personio Payroll
4. DATEV Lohn- und Gehaltsabrechnung comfort
5. Quick-Lohn
6. edlohn (Eurodata)
7. Paychex Europe Payroll​‌‍‌‌‌‍‌​​‍​
8. ADP EasyPay
9. HeavenHR 2.0

Voraussetzungen für die Nutzung der Online-Lohnabrechnung

Einige Angebote setzen die Installation eines Client-Programms auf dem Rechner voraus. Das ist beispielsweise bei Quick-Lohn der Fall. Die Daten werden dabei zunächst vor Ort in das Erfassungsprogramm eingegeben und anschließend zum Anbieter geschickt. Rein webbasierte Programme funktionieren ohne Software auf dem eigenen PC, denn Daten und Anwendung laufen auf dem Server des Betreibers. Mithilfe eines Internetbrowsers kann der Nutzer darauf zugreifen und seine Daten bearbeiten; Kosten entstehen pro Lohn- oder Gehaltsabrechnung und Mitarbeiter. Die Lohnabrechnung funktioniert bei webbasierten Angeboten plattformübergreifend auf allen Betriebssystemen und Browsern. Im Einzelfall kann es jedoch zu Einschränkungen kommen. 

Inhalte

Im Vordergrund der Online-Lohn- und -Gehaltsabrechnung steht natürlich die gesetzeskonforme Berechnung der Nettolöhne und -gehälter. Daneben müssen Meldungen zur Sozialversicherung sowie Lohnsteueranmeldungen erstellt und zum elektronischen Versand bereitgestellt werden. Alle Programme des Vergleichs beinhalten diese Funktionen und bieten in der Regel sogar eine Schnittstelle zum Zahlungsverkehr an.

Zudem können Fehlzeiten der Mitarbeiter infolge von Krankheit oder Urlaub verwaltet werden. Die automatische Erstellung von Erstattungsanträgen für Lohnfortzahlung oder Mutterschaftsgeld wird jedoch nicht in jedem Onlinesystem angeboten. Eine Reihe von standardisierten Lohnarten ist bereits bei allen Anbietern angelegt.

Besondere Lohnarten, wie die Berechnung von Altersteilzeit oder Baulohn sind nicht standardmäßig integriert, werden aber von mehreren Programmen bereitgestellt. Ein Vorteil gegenüber den herkömmlichen Desktop-Lösungen ist die nicht mehr notwendige manuelle Pflege der Sozialversicherungs- und Umlagesätze der jeweiligen Krankenkassen. Diese werden zentral durch den Softwareanbieter aktualisiert.

Möglichkeiten für den Datenexport von Lohnabrechnungen

Achten sollten Nutzer auch auf die Funktionen zum Datenexport. Eine Online-Lohnabrechnung sollte einen Zugriff gemäß den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) für die digitale Betriebsprüfung zulassen, das verlangen die Mitwirkungspflichten eines Steuerzahlers gegenüber dem Finanzamt. Doch auch für den Fall eines Anbieterwechsels empfiehlt es sich, auf eine Möglichkeit des Datenexports zu achten.

Sicherheit der webbasierten Programme

Die Betreiber der webbasierten Programme werben mit Sicherheit. Sie verfügen über eine Datensicherung und schützen den Benutzerzugang mit SSL-Verschlüsselung. Sollten Daten trotzdem verloren gehen, können diese mithilfe der regelmäßigen Backups leicht wiederhergestellt werden – der Kunde kann also zumindest für die Lohnabrechnung entsprechende Technik sparen. Einen großen Vorteil bieten Online-Lohnabrechnungen durch ihre Aktualität. Alle Programmupdates nimmt der Betreiber vor. Der Kunde muss nichts herunterladen, kann neue Funktionen sofort nutzen und verpasst keine Änderung im Arbeits- oder Steuerrecht.

Wichtig ist eine Prüfung, wer auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung zugreifen darf. Dies schreibt auch die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vor. Diese ordnet Personaldaten einer höheren Schutzklasse zu als beispielsweise Kontaktdaten im Marketing. Der Zugriff auf Personaldaten muss daher auf jene Personen beschränkt werden, die mit diesen Daten arbeiten müssen. Sonst könnte sich ein Unbefugter die Daten verschaffen oder manipulierte Daten wieder in das System einspielen. Nutzer von Angeboten mit umfangreichen Import- und Exportmöglichkeiten sowie mehreren Benutzerzugängen sollten zudem besonders gut auf betriebsinterne Richtlinien zum Datenschutz achten.

Welchen Support bieten die Anbieter?

Wichtig sind ein E-Mail-Support und/oder eine Kundenhotline, und das möglichst kostenlos. Telefonisch leisten die meisten Anbieter Hilfe über kostenlose Hotlines oder sind unter günstigen Festnetzanschlüssen erreichbar. Foren, in denen sich die Nutzer untereinander helfen, sowie Schulungen runden das Serviceangebot der Unternehmen ab.

Kosten für eine Online-Lohnabrechnung

Die Kosten für die Nutzung der Online-Dienste fallen monatlich an. Darin ist eine gewissen Anzahl von Gehaltsabrechnungen enthalten. Darüber hinaus erheben einige Anbieter zusätzliche Gebühren. In jedem Fall sollten Unternehmen die Kosten abwägen. Denn für einige Euro mehr kann man die Lohnabrechnung möglicherweise komplett auslagern. Ein aufmerksames Studieren der AGB ist in jedem Fall erforderlich, auch um Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen vergleichen zu können.

Fazit

Die Firmen bieten eine kostenlose Testphase ihrer Software an, die für einen guten Programmüberblick auch in Anspruch genommen werden sollte. Ob die Software in Bedienkomfort und Funktionsumfang den eigenen Vorstellungen entspricht, kann auf diese Weise überprüft werden. 

Wer sich nicht ständig um neue Gesetze und Aktualisierungen der Software kümmern möchte, ist mit einer webbasierten Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung sehr gut beraten. Firmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung komplett auslagern möchten, sollten allerdings bedenken, dass sich die Lohnabrechnung auch im Internet nicht von selbst macht. Einige Arbeitsstunden werden auch weiterhin dafür anfallen. Wer die auch noch sparen will, sollte die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung an ein Lohnbüro auslagern.

Der Vergleich im Detail

Produkt	Lexware Office Lohn & Gehalt
Eigenschaften	Firmendaten- und Mitarbeitendendatenverwaltung Lohn- und Gehaltsabrechnung aller Beschäftigungsarten und Entgeltarten Umgang mit Abwesenheiten Lexware Office Urlaubskonto automatische Erstellung und Versand aller Pflichtmeldungen an die Krankenkassen, das Finanzamt und die Berufsgenossenschaften Bereitstellung aller notwendigen Dokumente, Self Service für Ihre Arbeitnehmer – Lohnabrechnung digital bereitstellen Mitarbeitende direkt aus lexoffice bezahlen Bereitstellung eines SEPA-Überweisungsträgers (Lohnsammler) zur Zahlung der Löhne und Gehälter und Abgaben Kurzarbeit-Assistent: Kurzarbeit einfach beantragen und abrechnen Kostenloser Support durch zertifizierte Entgeltabrechner - für eine problemlose Lohn- und Gehaltsabrechnung Steuerfachkraft zur Zusammenarbeit einladen
Anbieter	Haufe-Lexware GmbH & Co. KG
Preis	gestaffelt nach Mitarbeitern, 12,90 Euro für 2 Mitarbeiter, 39,90 Euro für 10 Mitarbeiter, zum Angebot >>

Produkt	Sage Business Cloud Lohnabrechnung
Eigenschaften	Mitarbeitertypen: Vom Minijobber bis zum angestellten Geschäftsführer Entgeltarten: Lohn, Sonn- und Feiertagszuschläge, Urlaubsgeld und mehr Die Stammdatenprüfung untersucht alle Eingaben auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Der intelligente Abrechnungsassistent unterstützt die Anwender und führt sie sicher in drei Schritten durch die Lohnabrechnung. Alle erforderlichen gesetzlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenkassen, Berufsgenossenschaft und Sozialversicherung werden automatisch versendet. Nach der Abrechnung stehen alle abrechnungsrelevanten Dokumente strukturiert zur Verfügung. Zugriff für Steuerberater und Mitarbeiter Schnittstellen zu Sage-Software und externen Anbietern, wie Collmex, freeFIBU oder DATEV
Anbieter	Sage GmbH
Preis	gestaffelt nach Mitarbeitern, 6,50 Euro für 1 Mitarbeiter, 54,00 Euro für 10 Mitarbeiter, zum Angebot >>

Produkt	Personio Payroll
Eigenschaften	präzise und rechtskonforme Lohnabrechnung - alle HR-, Lohn- und Gehaltsdaten an einem Ort – mit eingebauter Compliance Für jeden Bedarf der passende Plan – selbstständig oder mit Expertenunterstützung abrechnen. direkter Zugang zu präzisen und vollständigen Gehaltsabrechnungsdaten Es ist klar, wie die Lohnabrechnung berechnet und durchgeführt wird. Änderungen sind unmittelbar auf den Lohnzetteln ersichtlich. intuitive und nutzerfreundliche Lösung, die alle Berechnungsregeln und Regularien kennt Immer pünktlich: Durch automatisierte Abläufe sind Anwender jederzeit bereit, die Gehaltsabrechnung durchzuführen. sicherheitsgeprüfte Software: ITSG-Zertifikat
Anbieter	Personio SE & Co. KG
Preis	gestaffelt nach Mitarbeitern, Preise auf Anfrage, zum Angebot >>

Produkt	DATEV Lohn- und Gehaltsabrechnung comfort
Eigenschaften	Abrechnung durchgängig vor Ort am PC für beliebig viele Arbeitnehmer Lohndaten am PC erfassen und bearbeiten, Lohnauswertungen aufbereiten und Zahlungen direkt übermitteln. Sonderformen, z. B. Kurzarbeitergeld und Baulohn, werden problemlos abgerechnet. Personalauswertungen mit dem Programmteil "Daten-Analyse-System Personalwirtschaft" Mithilfe des Berichtsassistenten oder -editors lassen sich Berichte aufbereiten. Die abrechnungsrelevanten Daten leiten Anwender mit einem Klick über die DATEV-Cloud mittels einer schnellen und sicheren Verbindung an alle Institutionen weiter. Abo-Auftrag, mit dem automatisch die Daten ins Lohnprogramm übernommen werden (z. B. geänderte Beitragssätze der Krankenkassen) Lohnauswertungen können den Mitarbeitern direkt über das Online-Portal "Arbeitnehmer online" zur Verfügung gestellt werden. sicherheitsgeprüfte Software: ITSG-Zertifikat
Anbieter	DATEV eG
Preis	Preisberechnung auf Anfrage, zum Angebot >>

Produkt	Quick-Lohn
Eigenschaften	Der Versand der elektronischen Meldungen an das Finanzamt, die Krankenkassen und die Berufsgenossenschaften als auch der Empfang von Rückmeldungen erfolgt vollautomatisch. Anträge auf Kurzarbeitergeld, Saisonkurzarbeitergeld und die Erstattung der ergänzenden Leistungen werden elektronisch über das Meldecenter an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt. Mit Beginn der Abrechnung können Anwender per DLS-Datei Firmen-, Krankenkassen- und Mitarbeiterdaten einmalig von anderen Lohnprogrammen übernehmen. Schätzverfahren (Beitragsnachweise auf Vormonatsbasis): Damit senden Anwender pünktlich und ohne Aufwand die Beitragsnachweise und können die restliche Lohnabrechnung durchführen, wenn sie alle Stundenzettel erhalten haben. Das Programm erkennt automatisch, ob ELStAM-An- oder Abmeldungen zu erzeugen sind und weist Anwender auf eventuelle Unstimmigkeiten hin. kompetenter Kundensupport, umfangreiche Online-Hilfe, Erklärvideos, Webinare, Erste-Schritte-Anleitungen, individuelle Schulungen und FAQs Berücksichtigung aller Belange des Bauhaupt- und Baunebengewerbes: z.B. SOKA-Meldungen, 13. Monatseinkommen bei Dachdeckern, Abrechnungen gegenüber der Malerkasse ITSG-Zertifikat
Anbieter	Quick-Lohn Software GmbH
Preis	Basispreis pro Monat, bis 5 Mitarbeiter: 18 Euro (ohne Baulohn), 26 Euro (mit Baulohn), zum Angebot >>

Produkt	edlohn
Eigenschaften	Abrechnungen und Probeabrechnungen Sofortmeldungen nach § 28a Absatz 4 SGB IV abrechnungsunabhängige Meldungen vollautomatische Meldungen und Bescheinigungen (BEA, AAG, EEL …) Abrechnung von Kurzarbeitergeld flexible Arbeitszeitmodelle hohe Abrechnungstiefe Pfändungsverwaltung Teilnahme am ELStAM-Verfahren, euBP, digitaler Lohnnachweis zentrale Pflege der Abrechnungsparameter durch eurodata Baulohnabrechnung
Anbieter	eurodata AG
Preis	faires Preis- und Onboarding-Konzept, Preise auf Anfrage, zum Angebot >>

Produkt	Paychex Europe Payroll​‌‍‌‌‌‍‌​​‍​
Eigenschaften	cloudbasierte Software mit Kosteneffizienz (keine Wartungs- und Aktualisierungskosten), Flexibilität und Mobilität robuste Sicherheitsmaßnahmen und Backup-Strategien, um Datenverlust zu verhindern, ITSG-Zertifizierung Hosting in sicheren Rechenzentren in Deutschland geringer Schulungsaufwand durch intuitive Nutzerführung, informative How-To-Anleitungen und Beschreibungen im Hilfecenter Open-API-Integrationen: Paychex Europe Payroll kann an andere cloudbasierte Systeme, z. B. Zeiterfassungs- und HR-Systeme, gekoppelt werden. Die Software für die Lohnabrechnung in der Cloud ist in Englisch und Deutsch verfügbar. Bei Kapazitätsengpässen und Fachkräftemangel übernimmt Paychex Full Service zeitweise die Entgeltabrechnung.
Anbieter	Paychex Europe Germany GmbH
Preis	ab 19 Euro Grundgebühr und 2,90 Euro pro Mitarbeiter und Monat ohne zusätzliche Implementierungskosten, zum Angebot >>

Produkt	ADP EasyPay
Eigenschaften	Zugriff auf die Unternehmensdaten in Echtzeit zuverlässige und genaue Aktualisierungen, Berichte jederzeit erstellbar Die gesamte Kommunikation mit der Sozialversicherung, den Krankenkassen und den Finanzämtern erfolgt über ADP. digitalisierte Entgeltabrechnung: niedrigere CO₂-Bilanz, bessere Mitarbeitererfahrung einheitliche Plattform zur Optimierung der Entgeltabrechnung und zur Prozessautomatisierung benutzerfreundliches Portal und ein eigenes, eindeutiges Konto 2.500 Sicherheitsexperten auf der ganzen Welt optionales Modul zur Verwaltung der Zeit- und Anwesenheitserfassung
Anbieter	ADP Employer Services GmbH
Preis	nur für Services bezahlen, die man wirklich benötigt, Angebot auf Anfrage, zum Angebot >>

Produkt	HeavenHR 2.0
Eigenschaften	Für spezielle Fachfragen steht Anwendern jederzeit ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite – für optimale Unterstützung. Intelligente Assistenten begleiten Anwender Schritt für Schritt und gewährleisten die Einhaltung aller steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben – ganz ohne Fachwissen. Anwender können jederzeit eine Live-Vorschau der Lohnabrechnung mit allen Dokumenten einsehen, sowie Lohnabrechnungen simulieren. Änderungen lassen sich direkt in der Software vornehmen und die Auswirkungen in Echtzeit einsehen. integrierte Lösung, bei der alle Meldungen an Sozialversicherungsträger und Finanzamt übermittelt werden Personalverwaltung und Entgeltabrechnung auf einer Plattform vereint
Anbieter	HeavenHR GmbH
Preis	gestaffelt nach Mitarbeitern, 12,50 Euro für 1 Mitarbeiter, 125,00 Euro für 10 Mitarbeiter, zum Angebot >>

letzte Änderung Sarah Depold / Wolff von Rechenberg / Stefan Parsch, Update 2025 am 11.08.2025 Bild:  Bildagentur PantherMedia / Yuri Arcurs