Vergleich von Online-Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Die Lohnabrechnung online spart viel Arbeit: Keine Installation von umfangreichen Softwarepaketen mehr, keine verpassten Aktualisierungen mehr. Worauf Unternehmen achten sollten, zeigt ein Vergleich zwischen den Online-Lohn- und Gehaltsabrechnungen von sieben Anbietern. 

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung zählt zu den vielen Angeboten an Unternehmenssoftware, die auch online zur Verfügung stehen. Inzwischen nutzen Unternehmen vom Start-up bis zum DAX-Konzern für ihre Lohnabrechnung internetgestützte Services. Denn da eine Online-Lohnabrechnung webbasiert ist und ohne Installation eines Programms auskommt, bietet sie Vorteile gegenüber lokal installierter Software.

Vorteile einer Online-Softwarelösung:

• Immer aktuell: Da der Anbieter zentral Aktualisierungen vornimmt, braucht sich der Kunde darum nicht zu kümmern. 
• Technisch variabel: Gerade rein webbasierte Lösungen funktionieren auf allen Plattformen und Windowsversionen. 
• Skalierbar: Die Pakete lassen sich um weitere Arbeitnehmer und zusätzliche Funktionen erweitern; die Gehaltsabrechnung wächst also mit. Das kostet oft etwas mehr, bringt aber keine Neuinstallation mit sich. 
• Sicher: Online-Anbieter verfügen über Backup-Systeme gegen Datenverluste, daher sparen webbasierte Lösungen Aufwand für Datensicherung. 

Die Redaktion von Rechnungswesen-Portal.de hat sieben Angebote in einer Übersicht verglichen: 

1. lexoffice Lohn & Gehalt von Lexware 
2. Sage Business Cloud Lohnabrechnung
3. Personio
4. Datev
5. Quick-Lohn
6. Eurodata
7. LohnFix

Voraussetzungen für die Nutzung der Online-Lohnabrechnung

Einige Angebote setzen die Installation eines Client-Programms auf dem Rechner voraus. Das ist beispielsweise bei Quick-Lohn der Fall. Die Daten werden dabei zunächst vor Ort in das Erfassungsprogramm eingegeben und anschließend zum Anbieter geschickt. Rein webbasierte Programme funktionieren ohne Software auf dem eigenen PC, denn Daten und Anwendung laufen auf dem Server des Betreibers. Mithilfe eines Internetbrowsers kann der Nutzer darauf zugreifen und seine Daten bearbeiten; Kosten entstehen pro Lohn- oder Gehaltsabrechnung und Mitarbeiter. Die Lohnabrechnung funktioniert bei webbasierten Angeboten plattformübergreifend auf allen Betriebssystemen und Browsern. Im Einzelfall kann es jedoch zu Einschränkungen kommen. 

Inhalte

Im Vordergrund der Online Lohn- und Gehaltsabrechnung steht natürlich die gesetzeskonforme Berechnung der Netto-Löhne und Gehälter. Daneben müssen Meldungen zur Sozialversicherung sowie Lohnsteueranmeldungen erstellt und zum elektronischen Versand bereitgestellt werden. Alle Programme des Vergleichs beinhalten diese Funktionen und bieten in der Regel sogar eine Schnittstelle zum Zahlungsverkehr an.

Zudem können Fehlzeiten der Mitarbeiter infolge von Krankheit oder Urlaub verwaltet werden. Die automatische Erstellung von Erstattungsanträgen für Lohnfortzahlung oder Mutterschaftsgeld wird jedoch nicht in jedem Online-System angeboten. Eine Reihe von standardisierten Lohnarten ist bereits bei allen Anbietern angelegt.

Besondere Lohnarten, wie die Berechnung von Altersteilzeit oder Baulohn sind nicht standardmäßig integriert, werden aber von mehreren Programmen bereitgestellt. Ein Vorteil gegenüber den herkömmlichen Desktop-Lösungen ist die nicht mehr notwendige manuelle Pflege der Sozialversicherungs- und Umlagesätze der jeweiligen Krankenkassen. Diese werden zentral durch den Softwareanbieter aktualisiert.

Möglichkeiten für den Daten-Export von Lohnabrechnungen

Achten sollten Nutzer auch auf die Funktionen zum Datenexport. Eine Online-Lohnabrechnung sollte einen Zugriff gemäß den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) für die digitale Betriebsprüfung zulassen, das verlangen die Mitwirkungspflichten eines Steuerzahlers gegenüber dem Finanzamt. Doch auch für den Fall eines Anbieterwechsels empfiehlt es sich, auf eine Möglichkeit des Datenexports zu achten.

Sicherheit der webbasierten Programme

Die Betreiber der webbasierten Programme werben mit Sicherheit. Sie verfügen über eine Datensicherung und schützen den Benutzerzugang mit SSL-Verschlüsselung. Sollten Daten trotzdem verloren gehen, können diese mithilfe der regelmäßigen Backups leicht wiederhergestellt werden – der Kunde kann also zumindest für die Lohnabrechnung entsprechende Technik sparen. Einen großen Vorteil bieten Online-Lohnabrechnungen durch ihre Aktualität. Alle Programmupdates nimmt der Betreiber vor. Der Kunde muss nichts herunterladen, kann neue Funktionen sofort nutzen und verpasst keine Änderung im Arbeits- oder Steuerrecht.

Wichtig ist eine Prüfung, wer auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung zugreifen darf. Dies schreibt auch die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vor. Diese ordnet Personaldaten einer höheren Schutzklasse zu als beispielsweise Kontaktdaten im Marketing. Der Zugriff auf Personaldaten muss daher auf jene Personen beschränkt werden, die mit diesen Daten arbeiten müssen. Sonst könnte sich ein Unbefugter die Daten verschaffen oder manipulierte Daten wieder in das System einspielen. Nutzer von Angeboten mit umfangreichen Import- und Exportmöglichkeiten sowie mehreren Benutzerzugängen sollten zudem besonders gut auf betriebsinterne Richtlinien zum Datenschutz achten.

Welchen Support bieten die Anbieter?

Wichtig sind ein E-Mail-Support und/oder eine Kundenhotline, und das möglichst kostenlos. Telefonisch leisten die meisten Anbieter Hilfe über kostenlose Hotlines oder sind unter günstigen Festnetzanschlüssen erreichbar. Foren, in denen sich die Nutzer untereinander helfen, sowie Schulungen runden das Serviceangebot der Unternehmen ab.

Kosten für eine Online-Lohnabrechnung

Die Kosten für die Nutzung der Online-Dienste fallen monatlich an. Darin ist eine gewissen Anzahl von Gehaltsabrechnungen enthalten. Darüber hinaus erheben einige Anbieter zusätzliche Gebühren. In jedem Fall sollten Unternehmen die Kosten abwägen. Denn für einige Euro mehr kann man die Lohnabrechnung möglicherweise komplett auslagern. Ein aufmerksames Studieren der AGB ist in jedem Fall erforderlich, auch um Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen vergleichen zu können.

Fazit

Die Firmen bieten eine kostenlose Testphase ihrer Software an, die für einen guten Programmüberblick auch in Anspruch genommen werden sollte. Ob die Software in Bedienkomfort und Funktionsumfang den eigenen Vorstellungen entspricht, kann auf diese Weise überprüft werden. 

Wer sich nicht ständig um neue Gesetze und Aktualisierungen der Software kümmern möchte, ist mit einer webbasierten Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung sehr gut beraten. Firmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung komplett auslagern möchten, sollten allerdings bedenken, dass sich die Lohnabrechnung auch im Internet nicht von selbst macht. Einige Arbeitsstunden werden auch weiterhin dafür anfallen. Wer die auch noch sparen will, sollte die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung an ein Lohnbüro auslagern.
 

Der Vergleich im Detail

Hier können Sie den Vergleich der Anbieter für Online-Lohnabrechnung auch als PDF herunterladen. Alternativ können Sie das folgende Bild anklicken.

Zur Vergrößerung klicken Sie bitte auf das Bild.

Eine Übersicht für Lohnpropgramme bzw. Software für Gehaltsabrechnung finden Sie hier >>

Download des vollständigen Beitrages: Download

letzte Änderung Sarah Depold / Wolff von Rechenberg, Update 2022 am 15.12.2022