Finanzbuchhaltung - Definition und Aufgaben

Die Finanzbuchhaltung ist zentrales Element des betrieblichen Rechnungswesens. In dieser Abteilung wird die externe Rechnungslegung durchgeführt, während in der Kostenrechnung die interne Rechnungslegung abgewickelt wird. Die ordnungsmäßige Buchführung ist Voraussetzung für die korrekte Information von Anteilseignern und Gläubigern über die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens. 

In der Finanzbuchhaltung werden sämtliche Geschäftsvorfälle des Unternehmens abgebildet. Dies erfolgt nach der Methode der doppelten Buchhaltung teils nach vom Gesetz (Handelsgesetzbuch) festgelegten, teils aus bewährter kaufmännischer Praxis abgeleiteten Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. 

Die Buchung der Geschäftsvorfälle wird heute ausnahmslos mit Hilfe von Buchhaltungssoftware durchgeführt. Es wird auf Konten gebucht, die im Kontenrahmen des Unternehmens erfasst sind und sich nach den verschiedenen Bereichen des Unternehmens in Aktiv- und Passiv sowie Aufwands- und Ertragskonto gliedern. 
Alle Vermögensgegenstände, die zur langfristigen Nutzung im Unternehmen bestimmt sind, werden dem Anlagevermögen zugeordnet, das mit Hilfe einer separaten Anlagenbuchhaltung geführt wird. Zum Anlagevermögen gehören beispielsweise Grundstücke und Gebäude, Maschinen, der Fuhrpark und auch langfristige Geldanlagen. Am Jahresende wird der Anlagenspiegel aufgestellt, er informiert über die Wertentwicklung des Vermögens, indem er einen Überblick über Anschaffungskosten, Zugänge, Abgänge und die Abschreibungen gibt.

Alle laufenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden in der Buchhaltung erfasst und gebucht, bei größeren regelmäßigen Buchungsmengen wird oft eine separate Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung geführt.
Jede Lieferantenrechnung wird zunächst mit einem Eingangsstempel versehen, der das Empfangsdatum dokumentiert. Anschließend wird die Rechnung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit überprüft und gegebenenfalls beanstandet. Daraufhin wird die Rechnung gebucht, das heißt nach den Regeln der doppelten Buchführung auf zwei Konten, jeweils im Soll und Haben, erfasst. Dabei wird ein Aufwandskonto (beispielsweise das Konto Energieeinsatz bei Stromlieferungen) sowie ein Lieferantenkonto (bei diesem Beispiel der entsprechende Energielieferant) angesprochen. Das Aufwandskonto sammelt alle entsprechenden Kosten, so dass genau erfasst wird, wie viel Geld für die betreffende Aufwandsart ausgegeben wurde. Das Lieferantenkonto weist nach der Buchung eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten auf, diese wird beim nächsten Überweisungslauf durch Gegenbuchung auf einem Bankkonto ausgeglichen.

Ausgangsrechnungen, also Rechnungen, die das Unternehmen selbst an Dritte nach Lieferung oder Leistungserbringung stellt, gelangen in der Regel über eine automatisierte Schnittstelle aus der Warenwirtschaft in die Finanzbuchhaltung. Der Verkauf von Waren oder Dienstleistungen wird dabei auf einem Ertragskonto erfasst, das dem getätigten Umsatz entspricht (beispielsweise Verkauf Kühlschränke bei einem Haushaltsgerätehersteller), die Gegenbuchung erfolgt als Forderung auf dem Debitorenkonto des Empfängers. Das Ertragskonto gibt Auskunft darüber, wie hoch die Umsätze mit bestimmten Waren oder Dienstleistungen in einer Periode sind. Das Kundenkonto wird durch die Buchung des Zahlungseingangs, in der Regel auf der Bank, ausgeglichen. In der Debitorenbuchhaltung werden alle offenen Forderungen laufend überwacht, so dass beim Ausbleiben der Zahlung zeitnah gemahnt werden kann.

In der Personalbuchhaltung erfolgt die Buchung sämtlicher Lohn- und Gehaltsleistungen sowie weiterer damit verbundener Zahlungen (beispielsweise Abführung von Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträgen). Die Aufwendungen werden über eine Schnittstelle auf die entsprechenden Finanzbuchhaltungskonten wie Löhne, Gehälter, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung oder Verbindlichkeiten gegenüber Arbeitnehmern und Sozialversicherungsträgern übertragen.

Nach Ablauf eines Geschäftsjahres wird der Jahresabschluss, bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anhang, erstellt. Dabei werden die Zahlen von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung durch die Buchung der Abschlüsse sämtlicher Konto und spezifische Jahresabschlussbuchungen (wie Rückstellungen oder Vorratsbewertung) ermittelt.

letzte Änderung R. am 11.05.2021 Autor(en):  Enrico Reimus, Wolff von Rechenberg, Alexander Wildt