Online-Buchhaltung - Webbasierte Buchhaltungssoftware im Vergleich

Buchführung, Rechnungen, Umsatzsteuervoranmeldung, EÜR – um die Finanzen jederzeit kontrollieren zu können, ist für Unternehmen und Selbstständige eine korrekte Buchführung unverzichtbar. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware lässt sich viel Aufwand und damit viel Zeit sparen. Immer häufiger wird solche Software als Cloud- beziehungsweise Online-Lösung angeboten. Der Vorteil: Die Software muss nicht auf dem Rechner installiert werden, sondern ermöglicht die Buchführung online - komfortabel über den Internetbrowser.  

Für den Vergleich wurden folgende sieben Online-Buchhaltungsprogramme herangezogen:

• Collmex Komplettpaket basic (Collmex GmbH)
• BuchhaltungsButler Business (Buchhaltungsbutler GmbH)
• freeFIBU (Wieland Direkt Steuerberatungsgesellschaft mbH)
• Sage One Finanzen & Buchhaltung (Sage Software GmbH)
• Debitoor Abo L Plan (Debitoor GmbH)
• lexoffice Buchhaltung & Berichte (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG)
• Kontolino! Standard (Joachim Tuchel)

Geringe Voraussetzungen

Webbasierte Buchhaltungsprogramme bieten den großen Vorteil, dass die Verwaltung von jedem Ort aus möglich ist. Das Programm und die Daten werden in der Cloud gespeichert, sind also über das Internet jederzeit verfügbar. Das erleichtert vor allem die Arbeit im Home-Office.

Einen weiteren Vorteil stellt die Aktualität der Online-Programme dar. Während Anwender bei Desktop-Lösungen regelmäßige Updates installieren müssen, um immer die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, werden bei webbasierten Softwarelösungen diese Aktualisierungen durch den Anbieter durchgeführt. So sind die Cloud-Programme stets auf neuestem Stand. Einzig eine stabile Internetverbindung ist Voraussetzung für die Nutzung. Dies sollte zur heutigen Zeit aber kein Hindernis darstellen.

Weiterer Punkt: Da kein physisches Programm auf dem Rechner installiert wird, fallen die Anschaffungskosten für die Buchhaltungssoftware weg. Dafür berechnen die meisten Anbieter von Lösungen für Online-Buchhaltung eine monatliche Gebühr, deren Höhe je nach Anbieter und Funktionsumfang unterschiedlich ausfällt. Oft bieten die verschiedenen Anbieter auch unterschiedlich ausgestattete Pakete mit verschiedenen Preisstufen an.

Sicherheit und Backups

Der größte Knackpunkt, der gegen den Einsatz der webbasierten Lösung spricht, dürfte die Datensicherheit darstellen. Hier empfehlen wir, einen genaueren Blick auf die jeweiligen Anbieter zu werfen. Die meisten versprechen eine tägliche Sicherung der Daten. Die Backups werden dabei in der Regel auf mehreren Festplatten beziehungsweise in unterschiedlichen Rechenzentren gesichert, oft an unterschiedlichen Standorten. Diese Sicherung erfolgt automatisch durch den Anbieter.

Wichtig bei einer Online-Buchhaltung ist die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Erfüllung der Anforderungen der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Man sollte also darauf achten, dass die Buchhaltungs-Daten auch noch zehn Jahre später abrufbar sind. Ein Betriebsprüfer des Finanzamtes muss in der Lage sein, den GDPdU entsprechend eine Prüfung vorzunehmen.

Programminhalte

Mittlerweile gibt es eine große Auswahl an Online-Softwarelösungen für die Buchhaltung. Viele haben sich dabei auf spezielle Zielgruppen konzentriert und bieten einen dementsprechenden Funktionsumfang. Das bedeutet aber auch, dass es kaum ein Programm gibt, das alle Funktionen ausführen kann. So ist beispielsweise der Lohnbereich nicht immer vertreten oder muss kostenpflichtig dazugebucht werden. Auch das Modul Mahnwesen/Faktura ist nicht bei allen Anbietern verfügbar. Positiv hingegen sind integrierte Schnittstellen, beispielsweise um über Elster die Umsatzsteuervoranmeldungen versenden oder um Buchhalter und Steuerberater den Zufgriff ermöglichen zu können.

Vor der Entscheidung für ein spezielles Onlineprogramm sollte auf jeden Fall ein Blick auf dessen Funktionsumfang geworfen werden. Oft gibt es unterschiedliche Programmpakete, die sich bei den angebotenen Modulen und letztlich auch im Preis unterscheiden. Jedoch lassen sich fast alle Programme kostenlos testen oder bieten gar kostenlose Versionen an. So können diese ohne Eingabe von Registrierungsdaten oder persönlichen Informationen unter die Lupe genommen werden.

Komponenten

Viele Online-Buchhaltungs-Programme unterscheiden sich in den Details der angebotenen Komponenten. So begrenzen einige Anbieter die Zahl der monatlichen oder jährlichen Buchungen und stellen höhere Buchungszeilen in Rechnung. Das gleiche gilt häufig auch für die Zahl der Rechnungen, die mit dem Programm gestellt und verschickt werden können.

Auch die Anzahl der unterschiedlichen Nutzer der Online-Buchhaltungssoftware sowie deren Nutzungsmöglichkeiten unterscheidet sich zum Teil stark. Zum Beispiel stellen einige Programme einen gesonderten Zugang für den Steuerberater zur Verfügung, der dann zu jeder Zeit einen Blick auf die Buchführung des Unternehmens werfen kann.

Außerdem sollte insbesondere bei Online-Software auf einen guten Support geachtet werden. Hilfreich sind dabei vor allem elektronische Unterstützungen (E-Mail-Support) sowie Nutzerforen, in denen sich Anwender miteinander austauschen können.

Preise für Online-Buchhaltungsprogramme

Die Preise variieren je nach Anbieter und gewünschten Programmumfang sehr stark. Je größer der Funktionsumfang der Cloud-Software, desto höher auch die monatlichen Gebühren – die monatlichen Fixkosten liegen bei 9 Euro aufwärts. Dafür decken die Online-Programme einen Großteil der benötigten Buchhaltungsarbeiten ab. Das macht die Online-Programme zu einer preiswerten Alternative zu den installierbaren Buchhaltungsprogrammen, zumal der einmalige Kaufpreis komplett wegfällt.

Fazit

Webbasierte Buchführungsprogramme haben sich vor allem bei Funktionsumfang und Bedienkomfort enorm weiterentwickelt. Besonders Nicht-Buchhalter profitieren von den diesen Möglichkeiten. Die eierlegende Wollmilchsau gibt es allerdings nicht, daher sollte bei jedem in Frage kommenden Programm die Nutzung der kostenlosen Testversionen vor der endgültigen Entscheidung stehen. So lässt sich am einfachsten ein Überblick über die Vor- und Nachteile der Programme gewinnen.


Der Vergleich im Detail (Bitte Bilder klicken!):




Zur besseren Lesbarkeit können Sie die Tabelle hier als PDF downloaden >>

Eine Übersicht für Buchhaltungssoftware finden Sie hier >>

letzte Änderung Petra Hannen, Torsten Elsner, Sarah Depold am 25.09.2020 Bild:  © PantherMedia / Wavebreakmedia ltd.

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