Online-Buchhaltung - Webbasierte Buchhaltungssoftware im Vergleich

Buchführung, Rechnungen, Umsatzsteuervoranmeldung, EÜR – Jedes Unternehmen und jeder Selbstständige weiß von der Notwendigkeit der Buchführung, um die Finanzen jederzeit kontrollieren zu können. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware kann ein Unternehmer viel Handarbeit und viel Zeit sparen. Immer mehr setzen sich dabei so genannte Cloud-Lösungen bzw. Online-Lösungen durch. Für diese Software ist keine Software auf dem Rechner nötig. Sondern man erledigt die Buchführung komfortabel über den Internetbrowser. Mehrere Unternehmen bieten eine Online-Buchhaltung an.

Für den Vergleich wurden folgende 10 Programme herangezogen:

• Collmex Komplettpaket basic (Collmex GmbH)
• WebFiBu Basispaket (SAS-Office GmbH)
• OnlineFiBu Premium Pro (B+O|tax Steuerberatungsgesellschaft UG)
• Der Online-Steuerberater Online-Buchhaltung (Steuerkanzlei Dr. jur. dipl. oec. Norbert Stölzel)
• freeFIBU small (Wieland Direkt Steuerberatungsgesellschaft mbH)
• Sage One Finanzen & Buchhaltung (Sage Software GmbH)
• Debitoor Premium Pro (Debitoor GmbH)
• lexoffice Buchhaltung & Finanzen (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG)
• Kontolino! Standard (Joachim Tuchel)
• Papierkram Pro (odacer finanzsoftware GmbH)

Geringe Voraussetzungen

Webbasierte Buchhaltungsprogramme bieten den großen Vorteil, dass die Verwaltung von jedem Ort aus möglich ist. Das Programm und die Daten werden in der Cloud also Online gespeichert. Dies erleichtert vor allem die Arbeit im Home-Office.

Da kein physisches Programm auf dem Rechner installiert wird, fallen die Anschaffungskosten für die Buchhaltungssoftware weg. Dafür berechnen die meisten Anbieter von Cloud-Lösungen eine monatliche Gebühr. Besonders für kleine Unternehmen und Selbstständige gibt es aber auch kostenlose Softwarelösungen.

Einen weiteren Vorteil stellt die Aktualität der Programme dar. Während bei Desktoplösungen der Anwender regelmäßige Updates installieren muss, um immer die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, werden bei webbasierten Softwarelösungen diese Aktualisierungen durch den Anbieter durchgeführt und das Programm ist stets up-to-date.

Einzig eine stabile Internetverbindung ist Voraussetzung für die Nutzung. Dies sollte zur heutigen Zeit aber kein Hindernis darstellen.
Sicherheit und Backups

Der größte Knackpunkt, der gegen den Einsatz der webbasierten Lösung spricht, dürfte die Datensicherheit darstellen. Hier empfehlen wir einen genaueren Blick auf die jeweiligen Anbieter zu werfen. Die meisten versprechen eine tägliche Sicherung der Daten. Die Backups werden dabei in der Regel auf mehreren Festplatten, oft an unterschiedlichen Standorten gesichert. Diese Sicherung erfolgt automatisch durch den Anbieter.

Wichtig bei einer Online-Buchhaltung ist die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Erfüllung der Anforderungen der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Man sollte also darauf achten, dass die Buchhaltungs-Daten auch noch zehn Jahre später abrufbar sind. Ein Betriebsprüfer des Finanzamtes muss in der Lage sein, den GDPdU entsprechend, eine Prüfung vorzunehmen.

Programminhalte

Mittlerweile gibt es eine große Auswahl an Online-Softwarelösungen für die Buchhaltung. Viele haben sich dabei auf spezielle Zielgruppen konzentriert und bieten einen dementsprechenden Funktionsumfang. Das bedeutet aber auch, dass es kaum ein Programm gibt, dass alle Funktionen ausführen kann. So ist beispielsweise der Lohnbereich häufig gar nicht vertreten oder muss kostenpflichtig hinzugebucht werden. Auch das Modul Mahnwesen / Faktura ist nicht bei allen Anbietern verfügbar. Positiv hingegen ist die Integrierung von Elster mithilfe der die Programme Umsatzsteuervoranmeldungen versenden.

Vor der Entscheidung für ein spezielles Onlineprogramm sollte auf jeden Fall ein Blick auf dessen Funktionsumfang geworfen werden. Oft gibt es unterschiedliche Programmpakete, die sich bei den angebotenen Modulen und letztlich auch im Preis unterscheiden. Jedoch lassen sich fast alle Programme kostenlos testen oder bieten gar kostenlose Versionen an. So können diese ohne Eingabe von Registrierungsdaten oder persönlichen Informationen unter die Lupe genommen werden.

Komponenten

Viele Programme unterscheiden sich in den Details der angebotenen Komponenten. So begrenzen einige Anbieter die Zahl der monatlichen oder jährlichen Buchungen und stellen höhere Buchungszeilen in Rechnung. Das gleiche gilt häufig auch für die Zahl der Rechnungen, die mit dem Programm gestellt und verschickt werden können.

Auch die Anzahl der unterschiedlichen Nutzer der Buchhaltungssoftware sowie deren Nutzungsmöglichkeiten unterscheidet sich zum Teil stark. Zum Beispiel stellen einige Programme einen gesonderten Zugang für den Steuerberater zur Verfügung, der dann zu jeder Zeit einen Blick auf die Buchführung des Unternehmens werfen kann.

Außerdem sollte insbesondere bei Online-Software auf einen guten Support geachtet werden. Hilfreich sind dabei vor allem elektronische Unterstützungen (E-Mail-Support) sowie Nutzerforen, in denen sich Anwender miteinander austauschen können.

Preise

Die Preise variieren je nach Anbieter und gewünschten Programmumfang sehr stark. So gibt es Online-Buchhaltungs-Programme bzw. Programmpakete, die kostenlos genutzt werden können. Je größer der Funktionsumfang der Cloud-Software, desto höher auch die monatlichen Gebühren.

Selten wird eine Einrichtungsgebühr in Rechnung gestellt. Die monatlichen Fixkosten betragen durchschnittlich zwischen sechs und zwölf Euro. Dafür decken die Online-Programme einen Großteil der benötigten Buchhaltungsarbeiten ab. Das macht die Online-Programme zu einer preiswerten Alternative zu den installierbaren Buchhaltungsprogrammen, zumal der einmalige Kaufpreis komplett wegfällt.

Fazit

In den letzten Monaten und Jahren haben sich die webbasierten Buchführungsprogramme enorm weiterentwickelt. Diese Weiterentwicklung spiegelt sich nicht nur im Funktionsumfang sondern vor allem auch im Bedienkomfort wider. Besonders Nicht-Buchhalter profitieren von den neuen Möglichkeiten.

Die eierlegende Wollmilchsau gibt es jedoch nicht. Jedes Programm im Test hat seine spezifischen Vorteile und bietet sich für bestimmte Nutzergruppen an. Die Nutzung der kostenlosen Testversionen sollte daher immer vor der endgültigen Entscheidung stehen. So kann man sich einen Überblick über die Vor- und Nachteile der Programme verschaffen.


Der Vergleich im Detail:

Eine Übersicht für Buchhaltungssoftware finden Sie hier >>

letzte Änderung Torsten Elsner, Sarah Depold am 16.09.2019 Bild:  © PantherMedia / Wavebreakmedia ltd.

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