Wie KI-Software die Buchhaltung schon heute unterstützen kann

Erfahrene Buchhalter haben sich über Jahre viel Wissen über ihre Profession angeeignet. Personen mit einer raschen Auffassungsgabe lernen dabei sehr schnell – doch künstliche Intelligenz (KI) lernt noch schneller. Das heißt nicht, dass Buchhalter irgendwann nicht mehr gebraucht werden; aber sie werden von sich wiederholenden und fehleranfälligen Tätigkeiten entlastet, sodass sie sich höherwertigen, vor allem analytischen und beratenden Aufgaben zuwenden können. Die Angebote KI-gestützter Software und damit auch die Anwendungsfälle nehmen zu, weshalb dieser Artikel einen ersten Überblick zu diesem Thema bietet.

Weshalb sich die Buchhaltung für den KI-Einsatz eignet

KI-Lösungen bietet vor allem dann Vorteile, wenn es um Standardaufgaben und große Datenmengen geht. Zu den Standardaufgaben in der Buchhaltung zählen u. a. die Prüfung von Belegen und Spesenabrechnungen, die Erzeugung von Buchungstexten, die Vergabe von Schlagwörtern und die Verknüpfung von Dokumenten (KI-gestützte Software für das Rechnungswesen ist in diesem Artikel dargestellt). Bei all diesen Vorgängen gibt es zahlreiche Konstanten, weshalb teilweise schon vor dem Einsatz von KI-Software regelbasierte Automatisierungen vorgenommen wurden. KI-Software bietet hier beispielsweise den Vorteil, dass sie aus vorhandenen Vorgängen den spezifischen Workflow in dem Unternehmen, in dem sie eingesetzt wird, sehr schnell erlernt.

In der Buchhaltung kommt es in besonderem Maße auf Genauigkeit, Zuverlässigkeit, das Vermeiden von Fehlern und die Einhaltung von Regeln an. Denn eine Buchführung, die nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht, kann einem Unternehmen durch Steuernachforderungen oder sogar strafrechtliche Konsequenzen erheblichen Schaden zufügen. KI kann sowohl bei der Fehlervermeidung als auch bei der Suche nach Fehlern helfen, denn Mustererkennung in großen Datenmengen wie auch das Erkennen von Abweichungen ist eine KI-Kernkompetenz.

Einstieg: Nutzung von Chatbots wie ChatGPT

Die Nutzung von KI in der Buchhaltung kann niederschwellig beginnen, etwa mit einem Chatbot. Bekannte Chatbots sind beispielsweise:

• ChatGPT von OpenAI
• Gemini von Google
• Copilot von Microsoft
• Meta AI (LLaMA) von Meta
• DeepSeek von Hangzhou DeepSeek Artificial Intelligence Basic Technology Research
• Claude von Anthropic
• Perplexity.ai von Perplexity AI

Wenn man eine Anfrage an einen Chatbot stellt, einen sogenannten „Prompt“, dann sollte man Folgendes beachten:

• Der Prompt sollte in Hochdeutsch und ohne Dialektausdrücke verfasst sein, weil der Chatbot sonst fehleranfällig ist. Auch sollten Rechtschreibung und Grammatik korrekt sein, um eine hochwertige Antwort zu erhalten.
• Für eine brauchbare Antwort sollten alle wichtigen Informationen im Prompt enthalten sein.
• Die Formulierung sollte sehr präzise sein: Statt „Kannst du bitte versuchen, die Daten zu analysieren …“ einfach: „Analysiere die Daten …“
• Die Antwort fällt genauer aus, wenn man dem Chatbot den Zusammenhang nennt, z. B.: „Es geht um Reisekostenabrechnungen im Zusammenhang mit einem Messebesuch.“
• Man kann dem Chatbot eine Rolle zuweisen: „Als Buchhalter des Unternehmens …“
• Wenn es sinnvoll ist, kann auch eine Zielgruppe genannt werden: „Die Informationen sollen für Auszubildende geeignet sein.“
• Damit die Antwort nicht zu lang wird, kann man sie auf eine konkrete Wörterzahl begrenzen.
• Es kann auch die Ausgabeart angegeben werden: Neben Fließtext kann das eine Tabelle, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung oder ein Code für eine Excel-Formel sein.
• Wenn die Antwort nicht zufriedenstellend ist, sollten die Fragestellung und/oder die Kontextinformationen abgeändert werden, um iterativ ein gutes Ergebnis zu erzielen.
• Wenn man die Antwort in einem bestimmten Format benötigt, kann man dem Chatbot auch Beispiele in Form von PDF-Dateien geben.

Die Chatbots basieren in der Regel auf einem großen Sprachmodell (Large Language Model, LLM), sodass sie sich gut für das Verfassen von Texten eignen. So könnte der Chatbot E-Mails an Kollegen, Vorgesetzte oder Kunden schreiben, beispielsweise eine „Bitte um weitere Angaben zu einem Vorgang“ oder das „Erstellen eines Monatsberichts zu einem bestimmten Kunden“. Zumindest bei ChatGPT kann man auch buchhalterisches Basiswissen abrufen und Verständnisfragen stellen. Gut funktioniert auch die Abfrage einer Schritt-für-Schritt-Anleitung für bestimmte Tätigkeiten, etwa die Buchung in einem Standardkontenrahmen.

Man kann Chatbots aber auch für andere Aufgaben in der Buchhaltung nutzen. Beispielsweise können bei der kostenlosen Version von ChatGPT bis zu zehn PDF-Dokumente hochgeladen werden. Das reicht schon, um eine kleine Vertragsdatenbank zu erstellen. Ein dazugehöriger Prompt könnte beispielsweise lauten: „Entnimm den Dokumenten wichtige Daten, wie verantwortliche Person, Datum der Vertragsschließung, Kündigungsfrist, monatliche Zahlung und gib sie in einer Tabelle aus“. Zu einer Belegsammlung könnte man sich ein Deckblatt erstellen lassen, auf dem wichtige Inhalte zusammengefasst sind, etwa mit dem Prompt: „Entnimm den Dokumenten das Belegdatum, die Art des Belegs, die Summe mit und ohne Mehrwertsteuer und gib sie, geordnet nach dem Datum, in einer Excel-Datei aus“.

ChatGPT datenschutzkonform nutzen

In diesem Zusammenhang ist darauf zu achten, dass Chatbots entsprechend dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU genutzt werden. Das bedeutet vor allem, dass keine personenbezogene Daten, wie Namen, Anschriften oder E-Mail-Adressen, verwendet werden dürfen. Windows Office 365 bietet beispielsweise die Möglichkeit, ein Word-Dokument nach persönlichen Daten in den versteckten Metadaten zu durchsuchen.

Eine datenschutzkonforme Nutzung von ChatGPT könnte z. B. erreicht werden durch:

• Anonymisierung: An die Stelle konkreter Kundennamen könnten Platzhalter, wie „Kunde 001“, Kunde 002“ usw., treten.
• Pseudonymisierung: Alle Personen und/oder Unternehmen könnten eine eindeutige Identifikationsnummer (ID) erhalten, deren Auflösung im Unternehmen verbleibt.

Der Softwarehersteller MILE Incube GmbH bietet eine Lösung an, mit der die aufwendige Anonymisierung und Pseudonymisierung vermieden werden kann. Alternativ können firmeninterne GPTs, auch „CompanyGPTs“ genannt, genutzt werden. Für den deutschen Markt werden beispielsweise Join CompanyGPT, Omnifact und kamium als datenschutzkonforme Chatbot-Nutzungsplattformen angeboten.

Für seine kostenpflichtigen Businessprodukte verpflichtet sich OpenAI zu Datenschutz und -sicherheit, garantiert Eigentum und Kontrolle an den eingesetzten Unternehmensdaten und unterstützt die Compliance-Anforderungen der Firmenkunden. ChatGPT kann dann über eine digitale Schnittstelle (API – Application Programming Interface) genutzt werden.

KI-Einsatz bei konkreten Aufgaben

Vorteile des KI-Einsatzes

Der Einsatz von KI-gestützter Software bringt, unabhängig von einem bestimmten Aufgabenbereich, verschiedene Vorteile gegenüber einer händischen oder teilweise automatisierten Buchhaltung:

• Die KI-Software kann Routineaufgaben, wie das Zuordnen eines Geschäftsvorfall zu einem konkreten Buchungsvorgang und Vorschlagen einer entsprechenden Buchung, übernehmen.
• Dadurch ergibt sich eine erheblich schnellere Verarbeitung von Geschäftsvorfällen, etwa der Verarbeitung und Buchung von Belegen. Bei wiederkehrenden Aufgaben, zu denen die KI regelmäßig zu 100 % korrekte Buchungsvorschläge macht, kann zu einer Dunkelverarbeitung, also ohne Freigabe durch den Buchhalter in jedem Einzelfall, übergegangen werden, was die Prozesse weiter beschleunigt.
• Erfahrungen mit KI-gestützter Buchhaltungssoftware zeigen, dass die Fehlerquote deutlich sinkt, weil Zahlendreher oder falsche Zuordnungen vermieden werden. Es ergibt sich ein geringeres Risiko einer Fehlbuchung und damit eine höhere Datenqualität.
• Die KI-Software kann auch strikter als jeder Mensch die Einhaltung von Compliance-Regelungen überwachen, sowohl die firmeninternen, etwa zu Spesenabrechnungen, als auch die gesetzlichen Vorgaben.
• Insgesamt führt dies zu einer Steigerung von Präzision und Effizienz in der Buchhaltung.

Diese Vorteile stehen unter zwei Vorbehalten:

• Die Effizienzsteigerung kann nur gelingen, wenn die benötigten Daten strukturiert und vollständig digital (digitalisiert) vorliegen.
• Die Einführung KI-gestützter Systeme in der Buchhaltung ist, je nach Anwendung, mit teilweise hohen Kosten verbunden, sowohl für die Software (und eventuell neue Hardware) als auch für die Schulung der Beschäftigten.

Beispiele für Aufgabenfelder

Eine Aufgabe für die KI ist die Erfassung und Prüfung von Spesenabrechnungen und anderen Belegen. Teilweise wird die Restaurantquittung für ein Geschäftsessen nur mit dem Smartphone fotografiert, um den Rest kümmert sich das KI-System. Dabei ist die Verarbeitung nicht trivial. Zunächst wird per OCR (Optical Character Recognition) aus der Fotodatei ein bearbeitbares Dokument erstellt, in dem die Zahlen und Buchstaben erfasst werden. Die KI kann Fehler in dieser Erfassung (z. B. „neito“ statt „netto“) korrigieren, dann feststellen, dass es sich um einen Restaurantbeleg handelt und wesentliche Daten (z. B. Name und Adresse des Lokals, verzehrte Speisen und Getränke, Einzelpreise und Summen, Mehrwertsteuer, Teilnehmer des Geschäftsessens) extrahieren. Anschließend kann die KI-Software den Beleg an das ERP-System zur weiteren Verarbeitung übermitteln.

Ein weiteres hilfreiches Tool ist bei Geschäftsvorfällen die Erzeugung von Buchungsvorschlägen. Teilweise können diese Vorschläge aus einem Drop-down-Menü ausgewählt werden, in dem vergleichbare frühere Buchungen angezeigt werden. Je nach verwendetem Kontenrahmen werden dabei konkrete Kontonummern genannt sowie Schlagwörter und konkrete Buchungstexte vorgeschlagen. Dabei ist die KI sehr stringent und generiert einheitliche Buchungstexte, sodass eine spätere Suche nach bestimmten Bilanzposten vereinfacht wird. Teilweise schlägt das Programm, z. B. bei der Buchung von Darlehen, Buchungen sowohl für den Zinsaufwand als auch für die Tilgungsrate mit passenden Beträgen vor.

Oftmals kann die KI-Software automatisch erkennen, um welche Art Beleg es sich bei einem Dokument handelt und ob es sich eventuell um eine Dublette handelt. Sie kann selbst einen standardisierten Namen vergeben, der beispielsweise das Datum, die Art des Belegs und die beteiligte Person oder Firma enthält. Auf diese Weise ist ein Dokument später einfach auffindbar. Bei einem entsprechend eingerichteten Workflow kann die KI das Dokument einem bestimmten Ordner zuordnen oder auch einen neuen Ordner erstellen. Gegebenenfalls kann das Programm das Dokument auch mit anderen Dokumenten desselben Vorgangs oder ähnlicher Vorgänge verknüpfen. Das wird anfangs nicht immer im Sinne der Buchhalter sein, aber das System lernt mit jeder Korrektur durch die Buchhalter.

Anbieter von KI-Tools und -Modulen in der Buchhaltung

Das Angebot KI-gestützter Software ist derzeit noch sehr heterogen. Deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf die Funktionen, die eine Software anbietet. Teilweise kommen die KI-Funktionen auch frei Haus, etwa als neue Features in der bewährten ERP-Software. Die folgende Liste, die mithilfe des KI-Modus der Google-Suche erstellt wurde, zählt einige Anbieter von KI-Software und deren wichtigste Funktionen auf. Weder bei den Anbietern noch bei den Features besteht ein Anspruch auf Vollständigkeit.

• bimetrics: KI-Belegerfassung und Datenextraktion, KI-Agenten und individuelle Automatisierung, intelligentes Banking und Zahlungsabgleich, Effizienz- und Workflow-Tools, Dokumentenmanagement
• BlackLine: Autocertification (Zertifizierung von Kontenabstimmungen bei Erfüllung bestimmter Kriterien), Smart Matching (Abgleich von Millionen Transaktionen zwischen Haupt- und Nebenbüchern), Verity AI für schnellere Abschlüsse und intelligente Prozessautomatisierung
• BuchhaltungsButler: intelligente Belegerkennung, automatisierte Vorkontierung, smartes Beleg-Matching, lernende Algorithmen, smarte To-do-Listen, GoBD-Konformität, zahlreiche Schnittstellen
• Candis: automatisierte Datenerfassung, KI-Assistent, Vorkontierung und Workflowlogik, dynamische Freigabeprozesse, zahlreiche Schnittstellen, Vertragsmanagement, digitale Kreditkarten
• DATEV KI-Services: Erzeugung von Buchungsvorschlägen direkt aus digitalen Belegen, Namens- und Sortiervorschläge für hochgeladene Dokumente, Einspruchsgenerator (Begründungen für Einsprüche gegen Steuerbescheide auf Basis von Sachverhalten und Rechtsrecherchen?
• Diamant/4: Dunkelverarbeitung (vollautomatische Prozesse vom Belegeingang über die Vorkontierung bis zur Freigabe), Sprachsteuerung für Vorgänge im Controlling
• Finmatics: Belegverarbeitung (Trennung von PDF-Seiten und Sortierung von Belegen), Buchungsvorschläge (Vorkontierung und Extraktion von Rechnungsmerkmalen, z. B. USt-ID, IBAN), Trainingscenter (kontinuierliches Lernen aus manuellen Korrekturen der Steuerfachkräfte)
• sevDesk: intelligente Belegerkennung, automatischer Zahlungsabgleich, Buchungsvorschläge, Echtzeit-Auswertungen, Steuer-Automatisierung (Vorbereitung der Umsatzsteuer-Voranmeldung)
• Yokoy: automatisches Auslesen und Validieren von über 300 Datenpunkten pro Beleg zur Betrugsprävention, Codierung von Positionen auf der Basis historischer Daten und der Arbeitsweise von Teams, Compliance-Check (Prüfung von Spesenbelegen gegen interne Unternehmensrichtlinien)

letzte Änderung S.P. am 19.03.2026 Autor(en):  Stefan Parsch

Autor:in

	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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