Wie KI-Software die Buchhaltung schon heute unterstützen kann

Erfahrene Buchhalter haben sich über Jahre viel Wissen über ihre Profession angeeignet. Personen mit einer raschen Auffassungsgabe lernen dabei sehr schnell – doch künstliche Intelligenz (KI) lernt noch schneller. Das heißt nicht, dass Buchhalter irgendwann nicht mehr gebraucht werden; aber sie werden von sich wiederholenden und fehleranfälligen Tätigkeiten entlastet, sodass sie sich höherwertigen, vor allem analytischen und beratenden Aufgaben zuwenden können. Die Angebote KI-gestützter Software und damit auch die Anwendungsfälle nehmen zu, weshalb dieser Artikel einen ersten Überblick zu diesem Thema bietet.

Weshalb sich die Buchhaltung für den KI-Einsatz eignet

KI-Lösungen bietet vor allem dann Vorteile, wenn es um Standardaufgaben und große Datenmengen geht. Zu den Standardaufgaben in der Buchhaltung zählen u. a. die Prüfung von Belegen und Spesenabrechnungen, die Erzeugung von Buchungstexten, die Vergabe von Schlagwörtern und die Verknüpfung von Dokumenten (KI-gestützte Software für das Rechnungswesen ist in diesem Artikel dargestellt). Bei all diesen Vorgängen gibt es zahlreiche Konstanten, weshalb teilweise schon vor dem Einsatz von KI-Software regelbasierte Automatisierungen vorgenommen wurden. KI-Software bietet hier beispielsweise den Vorteil, dass sie aus vorhandenen Vorgängen den spezifischen Workflow in dem Unternehmen, in dem sie eingesetzt wird, sehr schnell erlernt.

In der Buchhaltung kommt es in besonderem Maße auf Genauigkeit, Zuverlässigkeit, das Vermeiden von Fehlern und die Einhaltung von Regeln an. Denn eine Buchführung, die nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht, kann einem Unternehmen durch Steuernachforderungen oder sogar strafrechtliche Konsequenzen erheblichen Schaden zufügen. KI kann sowohl bei der Fehlervermeidung als auch bei der Suche nach Fehlern helfen, denn Mustererkennung in großen Datenmengen wie auch das Erkennen von Abweichungen ist eine KI-Kernkompetenz.

Über den niederschwelligen Einstieg in die KI-Nutzung mit Chatbots, wie ChatGPT, informiert dieser Artikel. Wie man KI-Systeme erfolgreich einführt und dabei die Belegschaft mitnimmt, beschreibt ein weiterer Beitrag.

KI-Einsatz bei konkreten Aufgaben

Vorteile des KI-Einsatzes

Der Einsatz von KI-gestützter Software bringt, unabhängig von einem bestimmten Aufgabenbereich, verschiedene Vorteile gegenüber einer händischen oder teilweise automatisierten Buchhaltung:

• Die KI-Software kann Routineaufgaben, wie das Zuordnen eines Geschäftsvorfall zu einem konkreten Buchungsvorgang und Vorschlagen einer entsprechenden Buchung, übernehmen.
• Dadurch ergibt sich eine erheblich schnellere Verarbeitung von Geschäftsvorfällen, etwa der Verarbeitung und Buchung von Belegen. Bei wiederkehrenden Aufgaben, zu denen die KI regelmäßig zu 100 % korrekte Buchungsvorschläge macht, kann zu einer Dunkelverarbeitung, also ohne Freigabe durch den Buchhalter in jedem Einzelfall, übergegangen werden, was die Prozesse weiter beschleunigt.
• Erfahrungen mit KI-gestützter Buchhaltungssoftware zeigen, dass die Fehlerquote deutlich sinkt, weil Zahlendreher oder falsche Zuordnungen vermieden werden. Es ergibt sich ein geringeres Risiko einer Fehlbuchung und damit eine höhere Datenqualität.
• Die KI-Software kann auch strikter als jeder Mensch die Einhaltung von Compliance-Regelungen überwachen, sowohl die firmeninternen, etwa zu Spesenabrechnungen, als auch die gesetzlichen Vorgaben.
• Insgesamt führt dies zu einer Steigerung von Präzision und Effizienz in der Buchhaltung.

Diese Vorteile stehen unter zwei Vorbehalten:

• Die Effizienzsteigerung kann nur gelingen, wenn die benötigten Daten strukturiert und vollständig digital (digitalisiert) vorliegen.
• Die Einführung KI-gestützter Systeme in der Buchhaltung ist, je nach Anwendung, mit teilweise hohen Kosten verbunden, sowohl für die Software (und eventuell neue Hardware) als auch für die Schulung der Beschäftigten.

Beispiele für Aufgabenfelder

Eine Aufgabe für die KI ist die Erfassung und Prüfung von Spesenabrechnungen und anderen Belegen. Teilweise wird die Restaurantquittung für ein Geschäftsessen nur mit dem Smartphone fotografiert, um den Rest kümmert sich das KI-System. Dabei ist die Verarbeitung nicht trivial. Zunächst wird per OCR (Optical Character Recognition) aus der Fotodatei ein bearbeitbares Dokument erstellt, in dem die Zahlen und Buchstaben erfasst werden. Die KI kann Fehler in dieser Erfassung (z. B. „neito“ statt „netto“) korrigieren, dann feststellen, dass es sich um einen Restaurantbeleg handelt und wesentliche Daten (z. B. Name und Adresse des Lokals, verzehrte Speisen und Getränke, Einzelpreise und Summen, Mehrwertsteuer, Teilnehmer des Geschäftsessens) extrahieren. Anschließend kann die KI-Software den Beleg an das ERP-System zur weiteren Verarbeitung übermitteln.

Ein weiteres hilfreiches Tool ist bei Geschäftsvorfällen die Erzeugung von Buchungsvorschlägen. Teilweise können diese Vorschläge aus einem Drop-down-Menü ausgewählt werden, in dem vergleichbare frühere Buchungen angezeigt werden. Je nach verwendetem Kontenrahmen werden dabei konkrete Kontonummern genannt sowie Schlagwörter und konkrete Buchungstexte vorgeschlagen. Dabei ist die KI sehr stringent und generiert einheitliche Buchungstexte, sodass eine spätere Suche nach bestimmten Bilanzposten vereinfacht wird. Teilweise schlägt das Programm, z. B. bei der Buchung von Darlehen, Buchungen sowohl für den Zinsaufwand als auch für die Tilgungsrate mit passenden Beträgen vor.

Oftmals kann die KI-Software automatisch erkennen, um welche Art Beleg es sich bei einem Dokument handelt und ob es sich eventuell um eine Dublette handelt. Sie kann selbst einen standardisierten Namen vergeben, der beispielsweise das Datum, die Art des Belegs und die beteiligte Person oder Firma enthält. Auf diese Weise ist ein Dokument später einfach auffindbar. Bei einem entsprechend eingerichteten Workflow kann die KI das Dokument einem bestimmten Ordner zuordnen oder auch einen neuen Ordner erstellen. Gegebenenfalls kann das Programm das Dokument auch mit anderen Dokumenten desselben Vorgangs oder ähnlicher Vorgänge verknüpfen. Das wird anfangs nicht immer im Sinne der Buchhalter sein, aber das System lernt mit jeder Korrektur durch die Buchhalter.

Anbieter von KI-Tools und -Modulen in der Buchhaltung

Das Angebot KI-gestützter Software ist derzeit noch sehr heterogen. Deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf die Funktionen, die eine Software anbietet. Teilweise kommen die KI-Funktionen auch frei Haus, etwa als neue Features in der bewährten ERP-Software. Die folgende Liste, die mithilfe des KI-Modus der Google-Suche erstellt wurde, zählt einige Anbieter von KI-Software und deren wichtigste Funktionen auf. Weder bei den Anbietern noch bei den Features besteht ein Anspruch auf Vollständigkeit.

• bimetrics: KI-Belegerfassung und Datenextraktion, KI-Agenten und individuelle Automatisierung, intelligentes Banking und Zahlungsabgleich, Effizienz- und Workflow-Tools, Dokumentenmanagement
• BlackLine: Autocertification (Zertifizierung von Kontenabstimmungen bei Erfüllung bestimmter Kriterien), Smart Matching (Abgleich von Millionen Transaktionen zwischen Haupt- und Nebenbüchern), Verity AI für schnellere Abschlüsse und intelligente Prozessautomatisierung
• BuchhaltungsButler: intelligente Belegerkennung, automatisierte Vorkontierung, smartes Beleg-Matching, lernende Algorithmen, smarte To-do-Listen, GoBD-Konformität, zahlreiche Schnittstellen
• Candis: automatisierte Datenerfassung, KI-Assistent, Vorkontierung und Workflowlogik, dynamische Freigabeprozesse, zahlreiche Schnittstellen, Vertragsmanagement, digitale Kreditkarten
• DATEV KI-Services: Erzeugung von Buchungsvorschlägen direkt aus digitalen Belegen, Namens- und Sortiervorschläge für hochgeladene Dokumente, Einspruchsgenerator (Begründungen für Einsprüche gegen Steuerbescheide auf Basis von Sachverhalten und Rechtsrecherchen?
• Diamant/4: Dunkelverarbeitung (vollautomatische Prozesse vom Belegeingang über die Vorkontierung bis zur Freigabe), Sprachsteuerung für Vorgänge im Controlling
• Finmatics: Belegverarbeitung (Trennung von PDF-Seiten und Sortierung von Belegen), Buchungsvorschläge (Vorkontierung und Extraktion von Rechnungsmerkmalen, z. B. USt-ID, IBAN), Trainingscenter (kontinuierliches Lernen aus manuellen Korrekturen der Steuerfachkräfte)
• sevDesk: intelligente Belegerkennung, automatischer Zahlungsabgleich, Buchungsvorschläge, Echtzeit-Auswertungen, Steuer-Automatisierung (Vorbereitung der Umsatzsteuer-Voranmeldung)
• Yokoy: automatisches Auslesen und Validieren von über 300 Datenpunkten pro Beleg zur Betrugsprävention, Codierung von Positionen auf der Basis historischer Daten und der Arbeitsweise von Teams, Compliance-Check (Prüfung von Spesenbelegen gegen interne Unternehmensrichtlinien)

letzte Änderung S.P. am 17.04.2026 Autor(en):  Stefan Parsch

Autor:in

	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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