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E-Rechnung im Überblick

Stefan Parsch
Grundsätzlich sind seit 01.01.2025 alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, bei Leistungen zwischen Unternehmen (business to business, B2B) standardisierte elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu verwenden. Doch es gibt Übergangsfristen und Ausnahmen. Die wichtigsten Informationen sowie oft gestellte Fragen (frequently asked questions, FAQ) zur E-Rechnung sind im Folgenden übersichtlich zusammengestellt.


Verpflichtungen nach Zeitpunkten

Ab 01.01.2025
  • gilt im Inland die E-Rechnung als Standardrechnung, die ohne Zustimmung des Empfängers gestellt werden kann (§ 14 Abs. 1 Satz 2 UStG – Umsatzsteuergesetz), 
  • dürfen andere elektronische Formate, wie PDF oder E-Mail, nur noch mit Zustimmung des Empfängers versendet werden (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG), 
  • sind alle Unternehmen, auch diejenigen, für die Übergangsfristen gelten, dazu verpflichtet, den Empfang von E-Rechnungen zu ermöglichen; hierfür gilt eine Ausnahme nur für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, siehe § 34a UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung).

Bis 31.12.2026
  • können alle Unternehmen weiterhin Papierrechnungen ohne Zustimmung des Empfängers versenden (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).

Bis 31.12.2027
  • können Unternehmen die im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz (nach § 19 Abs. 2 UStG) von nicht mehr als 800.000 € erzielt haben, Papierrechnungen und – nach Zustimmung des Empfängers – Rechnungen in sonstigen elektronischen Formaten ausstellen und verschicken (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG), 
  • können Rechnungen in einem elektronischen Format, das nicht den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entspricht (siehe nächsten Absatz), übermittelt werden, wenn sie in einem elektronischem Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der EU-Kommission vom 19.10.1994 vorliegen (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG); EDI steht für Electronic Data Interchange.

Ab 01.01.2028
  • sind alle Unternehmer, mit Ausnahme der Kleinunternehmer, zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet, 
  • können Rechnungen nach dem EDI-Verfahren nur noch übermittelt werden, wenn das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG).

Verwendbare Standards

Die maßgeblichen Vorgaben sind in der Richtlinie 2014/55/EU niedergelegt, sie kommen in der Norm EN 16931 zum Tragen. Der Richtlinie entsprechen in Deutschland derzeit folgende Standards:
  • XRechnung 
  • ZUGFeRD ab der Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (ZUGFeRD bietet neben dem XML-Format, wie bei der XRechnung, auch eine visuelle Darstellung der Rechnung.) 
  • Peppol-BIS Billing, Factur-X (Frankreich) (Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 15.10.2024, Randnummer 26)

Softwarelösungen

Inzwischen gibt es zahlreiche Softwarelösungen, die die Standards integriert haben, einige sind sogar kostenlos. Die folgende Aufzählung orientiert sich im Wesentlichen an Angaben der Industrie- und Handelskammer (IHK) München und Oberbayern (ohne Gewähr für die Funktionalität, Geeignetheit und Zuverlässigkeit der genannten Lösungen).

Kostenpflichtige Softwarelösungen sind u. a.:

Weitere Dienstleistungen rund um die E-Rechnung bieten:
  • Anzeigeprogramm und Schreibprogramm für E-Rechnungen von Pivotfox, 
  • Validierung von E-Rechnungen als Onlineservice von Portinvoice (zehn Rechnungen pro Tag kostenlos), 
  • PDF-zu-E-Rechnung Konvertierer sowie E-Rechnungsempfang- und -Archivierung von RechnungsHub, 
  • digitale Zeiterfassung und Rechnungserstellung von ZEIT.IO

Zu den kostenlosen Softwarelösungen (mit Nutzungseinschränkungen) gehören:
  • Accountable: kostenlose Lösung für Selbstständige 
  • B2Brouter (revisionssichere Speicherung gegen Aufpreis) 
  • DATEV: kostenlose Bestellung der E-Rechnungsplattform (kostenpflichtige Hinzubuchungen möglich) 
  • kivitendo: Open-Source-Warenwirtschaft mit integriertem Import und Export von ZUGFeRD-Rechnungen 
  • OMNIZON NETWORKS: kostenlose Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format (Empfang von Rechnungen nur kostenlos, wenn beide Parteien das kostenpflichtige Programm der Firma verwenden)

Kostenfreie Lösungen nur zum Ansehen von E-Rechnungen:

Für Rechnungen an Einrichtungen des Bundes und einiger Bundesländer stehen:
  • die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und 
  • die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) kostenlos zur Verfügung; OZE steht hier für Onlinezugangsgesetz. 

Welche Plattform genutzt werden kann, wird dem Auftragnehmer in der Regel bei der Beauftragung mitgeteilt.

Erlaubte Übertragungswege

  • Übermittlung von E-Rechnungen per E-Mail, über die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, durch gemeinsamen Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbunds, per Download über ein Internetportal (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 36) 
  • Den Fragen und Antworten zur E-Rechnung auf der BMF-Internetseite (Stand: 05.02.2025) zufolge kann die Übergabe auch auf einem USB-Stick erfolgen; dies war in früheren Veröffentlichungen teilweise aus Sicherheitsgründen abgelehnt worden. 
  • Für den Empfang von E-Rechnungen genügt ein E-Mail-Postfach (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 40). 
  • Der konkrete Übertragungsweg muss zwischen den Geschäftspartnern vereinbart werden; dabei gilt das Zivilrecht.

Oft gestellte Fragen (FAQ)

Wie ist die E-Rechnung definiert?
Bis Ende 2024 galt noch alles als E-Rechnung, was in einem elektronischen Format vorlag. Seit 01.01.2025 ist die Definition gesetzlich fixiert: "Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht" (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das strukturierte elektronische Format muss dabei der EN 16931 und der "Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU" entsprechen oder die richtige und vollständige Extraktion der Daten nach diesen Vorgaben ermöglichen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).

Welche Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gibt es?
Unbefristet erlaubt als "sonstige Rechnungen" sind weiterhin: 
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UstDV) 
  • Fahrausweise (§ 34 UstDV) 
  • steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG 
  • Rechnungen von Kleinunternehmern, die nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind (§ 34a UstDV)

Wann ist ein Unternehmen inländisch?
Dieser Status ist von Bedeutung, weil die E-Rechnungspflicht derzeit nur greift, wenn der Unternehmer/das Unternehmen im Inland ansässig ist. Nach dem UStG gilt ein Unternehmen als inländisch, wenn es in Deutschland seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte hat. Wenn dies nicht der Fall ist, wird ein Unternehmer seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland hat, als inländisch angesehen (§ 14 Abs. 3 Satz 3 UStG).

Muss bei Barbezahlung über 250 € auch eine E-Rechnung ausgestellt werden?
Bei Einkäufen im Baumarkt oder größeren Geschäftsessen können schon mal Beträge über der Kleinbetragsgrenze von 250 € zustande kommen, die bar bezahlt werden. Da es dafür keine Ausnahmeregelung gibt, gilt auch hier die Pflicht zur E-Rechnung, sofern der Rechnungssteller auf die Nutzung der Übergangsregelung verzichtet. Das BMF empfiehlt auf seiner Fragen-und-Antworten-Seite, zunächst eine sonstige Rechnung ausstellen zu lassen, die in bar beglichen wird. Diese Rechnung kann dann nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Denn nur dann kann der Rechnungsempfänger die Vorsteuer aus der Rechnung geltend machen.




letzte Änderung S.P. am 15.04.2025
Autor(en):  Stefan Parsch
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Andriy Popov


Autor:in
Herr Stefan Parsch
Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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