Was beim Wechsel der Buchhaltungssoftware zu beachten ist

"Never touch a running system", lautet ein geflügeltes Wort unter IT-Profis. Doch manchmal ergibt sich der Wunsch oder die Notwendigkeit, auf eine andere Software umzusteigen, selbst wenn es um ein zentrales System wie die Buchhaltungssoftware geht. Ein solcher Wechsel ist immer mit Aufwand verbunden, doch dieser kann minimiert werden, wenn einige Aspekte beachtet werden.

Anlässe für einen Wechsel der Buchhaltungssoftware

Als Anlässe für einen Wechsel kommen vielfältige Gründe in Betracht. Manchmal wird die Software vom Anbieter nicht mehr unterstützt, es kommen keine Updates mehr. Dann ist es aus Gründen der Sicherheit (wenn keine Sicherheitslücken mehr geschlossen werden) und wegen fehlender Aktualisierungen hinsichtlich der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geboten, sich eine neue Software zu suchen.

Oft aber ist der Wechselwunsch in der dynamischen Entwicklung des Unternehmens verbunden: Ein Start-up ist größer geworden und benötigt nun mehr Funktionen, etwa beim Reporting. Oder die organisatorische Struktur und/oder die Entwicklungsstrategie des Unternehmens ändert sich. Auch könnte es sein, dass Buchhaltungsvorgänge zunehmend von mobilen Geräten erledigt werden, was beim vorhandenen Programm Probleme verursacht.

Hier könnte beispielsweise der Umstieg auf eine Cloud-Lösung hilfreich sein, was oft auch mit einem Anbieterwechsel einhergeht. Zudem könnte neue Software in anderen Unternehmensbereichen eine Integrationsfähigkeit verlangen, die die aktuelle Buchhaltungssoftware nicht oder nicht im benötigten Umfang bietet. Eine (Teil-)Automatisierung einiger Buchhaltungsprozesse kann ebenfalls einen Softwarewechsel notwendig machen.

Zum Teil kommen neue Anforderungen aber auch von außen, etwa in Form neuer gesetzlicher Vorgaben oder regulatorischer Standards. Wiederkehrende Anfragen von Partnern oder Kunden, die mit der derzeitigen Software nur unter Schwierigkeiten zu beantworten sind, können zum Wunsch nach einem Softwarewechsel führen.

Was vor dem Wechsel kommt

Wenn man die Buchhaltung nicht outsourcen möchte – was ja auch eine Lösung wäre – dann sollte man zunächst die Anforderungen an die neue Software zusammentragen. Dabei ist es sehr hilfreich, auch die Nutzer der Software einzubeziehen, denn durch ihren täglichen Umgang mit der Software erkennen sie Bedarfe, die die Geschäftsführung womöglich nicht auf dem Schirm hat. Diese Anforderungen können auch in einem Lastenheft dokumentiert werden.

Dabei sollte nicht nur der Funktionsumfang der Software betrachtet werden. Eine wichtige Rolle spielen können ebenfalls

• eine einfache Bedienung,
• relevante Schnittstellen (z. B. zu den Geschäftsbankkonten, zum Steuerberater, zu anderer Unternehmenssoftware),
• ein guter, womöglich kostenfreier Kundenservice,
• die Art der Belegverwaltung,
• branchenbedingte Anforderungen,
• die Automatisierung von Prozessen und
• die Unterstützung durch künstliche Intelligenz (KI).

Selbst wenn die beiden letztgenannten Aspekte aktuell vielleicht noch nicht relevant ist, wäre es gut zu wissen, ob die Software um entsprechende Module erweitert werden kann.

Bei der Auswahl der Software muss dann der Anforderungskatalog oder das Lastenheft mit den Angeboten verschiedener Hersteller abgeglichen werden. Als erster Einstieg bieten sich Überblicks- und Vergleichsartikel an, beispielsweise beim Rechnungswesen-Portal. Viele Hersteller bieten eine kostenlose Testphase an. Dies sollte man nutzen, um mit älteren, aber echten Daten die Arbeit mit der Software und die Funktionalitäten zu prüfen.

Ist dann die Entscheidung für eine Software gefallen, gilt es, die Beschäftigten auf den Softwarewechsel vorzubereiten. Dazu ist eine frühzeitige und klare Kommunikation hilfreich. Auch sollte genügend Zeit für Schulungen eingeplant werden. Solche Schulungen können z. B. per Online-Plattform durchgeführt werden. Unter Umständen können Hauptnutzer (Key User) intensiver geschult werden, sodass sie in der Einarbeitungsphase andere Nutzer bei der Anwendung unterstützen können. Sollte es in der Belegschaft eine Zurückhaltung gegenüber dem neuen System geben, können Motivationsprogramme oder Bonuszahlungen für eine aktive Teilnahme am Lernprozess und an der Einarbeitung in Betracht gezogen werden.

Umsetzung des Wechsels

Als idealer Zeitpunkt für den Wechsel der Buchhaltungssoftware wird meist der Wechsel des Geschäftsjahres, also in der Regel auch des Kalenderjahres genannt. So kann der Jahresabschluss noch in der alten Software gemacht und können die Buchungen fürs neue Geschäftsjahr gleich in der neuen Software vorgenommen werden. Auch Berichte/Reportings sind beim Softwarewechsel zum Geschäftsjahreswechsel einfacher zu generieren.

Es gibt aber auch Gründe, die gegen den Wechsel zu diesem Zeitpunkt sprechen. So am Ende des Geschäftsjahres sowohl die Buchhaltung des eigenen Unternehmens als auch die Steuerberater mit Jahresabschlüssen beschäftigt. Oft bleibt da nur wenig Zeit für eine (entspannte) Einarbeitung in die neue Software. Auch die Softwareanbieter haben um den Jahreswechsel besonders viel zu tun, sodass der Kundenservice vielleicht nicht in der Qualität gewährleistet werden kann, die unterjährig möglich ist.

Wichtig ist allerdings, die Umsatzsteuer-Voranmeldungen zu berücksichtigen. Bei kleineren Unternehmen, die die Voranmeldungen quartalsweise vornehmen, wäre deshalb ein Softwarewechsel zum Quartalsende sinnvoll. Bei größeren Unternehmen mit einer monatlichen Voranmeldung kann der Wechsel zu jedem Monatsende vollzogen werden.


Meist bietet die Software mehrere Möglichkeiten, Daten vom alten System auf das neue System zu migrieren. Dabei sollte gut überlegt werden, wie viele Daten auf das neue Programm übertragen werden sollen: nur die Summen und Salden der verschiedenen Konten oder die komplette Buchhaltung mehrerer Jahre. Letzteres könnte sinnvoll sein, wenn man die alte Software gar nicht mehr nutzen will, außer im Falle einer Betriebsprüfung (siehe nächsten Abschnitt). In jedem Fall sollten die Daten nach der Migration geprüft und mit dem alten Datenbestand abgeglichen werden.


Für die Einarbeitung sollte man mehrere Wochen bis Monate einplanen. Manche finden es hilfreich, im neuen und im alten System parallel zu arbeiten, andere wollen sich ganz auf die neue Software konzentrieren. Den Mitarbeitern sollte der Umstieg so leicht wie möglich gemacht werden. In größeren Unternehmen könnten Mitarbeiter des Anbieters oder externe Berater für die ersten Wochen hilfreich sein, oder aber ein kleines internes Team, eine Art "schnelle Eingreiftruppe", wenn Buchhalter bei einer neuen Funktion nicht weiterkommen.

Was im Hinblick auf Betriebsprüfungen zu beachten ist

Die Abgabenordnung schreibt in § 147 Abs. 6 AO vor, in welcher Weise die Buchhaltungsdaten bei Betriebsprüfungen den Prüfern zur Verfügung gestellt werden müssen. Dies kann durch den unmittelbaren Datenzugriff im Softwaresystem des Steuerpflichtigen geschehen. Beim mittelbaren Zugriff teilen die Prüfer genau mit, in welche Daten sie Einsicht nehmen möchten; diese Daten werden von Beschäftigten des Unternehmens zusammengestellt und dann als digitale Dateien oder Ausdrucke zur Verfügung gestellt. Schließlich gibt es noch die Datenträgerüberlassung, also die Datenübergabe per USB-Stick oder Daten-DVD.

Im Falle eines Softwarewechsels genügt es fünf Jahre nach der Umstellung (oder Auslagerung), dass die für die Steuerprüfung relevanten Daten lediglich auf einem Datenträger übergeben werden (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO). Dies bedeutet aber im Umkehrschluss, dass Unternehmen bei Betriebsprüfungen bis fünf Jahre nach dem Softwarewechsel den direkten Datenzugriff im System gewährleisten müssen. Entsprechend lange muss die alte Software betriebsbereit gehalten werden.

Nach dem neuen § 147a AO kann das Finanzministerium "einheitliche digitale Schnittstellen und Datensatzbeschreibungen für den standardisierten Export von Daten bestimmen". Dies könnte für Unternehmen künftig mehr Aufwand, aber auch mehr Rechtssicherheit (bei Betriebsprüfungen) bedeuten. Eine entsprechende Verordnung gibt es jedoch bisher noch nicht.

letzte Änderung S.P. am 04.09.2025 Autor(en):  Stefan Parsch Bild:  Panther Media / pannawat

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	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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