Welche Unterstützung KI-Software bei Buchungen leisten kann

Künstliche Intelligenz (KI) soll Buchungsvorgänge deutlich vereinfachen – das geben zumindest entsprechende Softwareanbieter an. Einerseits werden KI-Unterstützungsfunktionen in bestehende Buchhaltungssoftware integriert, andererseits gibt es neue Programme und Module, die verschiedene Funktionen beinhalten. Die Unterstützung reicht von der Erkennung relevanter Daten auf Belegen über die Zuordnung zu Sachkonten und die Abgrenzungsbuchung bis hin zu Berechnungen rund ums Skonto. Der Artikel bietet einen ersten Überblick über Funktionen und Anbieter.

Weshalb sich Buchungsvorgänge für eine Unterstützung durch KI eignen

Bei Buchungen, etwa in einem Standardkontenrahmen, gibt es viele Arbeitsschritte, die sich wiederholen. Repetitive Aufgaben sind gut geeignet für eine Automatisierung und für eine KI-Unterstützung. Hinzu kommt, dass bei diesen Tätigkeiten große Präzision gefragt ist, weil Verarbeitungs- oder Buchungsfehler zeitaufwendig gefunden und korrigiert werden müssen.


Während bei der Automatisierung feste Regeln für ein konstantes Abarbeiten der einzelnen Arbeitsschritte bestehen, geht die KI darüber hinaus: Sie kann beispielsweise bei einem eingescannten Beleg nicht nur die Zeichen über OCR (Optical Character Recognition) erfassen und in ein bearbeitbares Format überführen, sondern auch den Inhalt interpretieren und mit vorhandenen Daten verknüpfen, etwa mit einer Bestellung und/oder einem Debitorenkonto.

Damit dies gut funktioniert, muss die Buchhaltung möglichst weitgehend digitalisiert sein. Zudem sollten die Dateien in einem einheitlichen System vorhanden sein; neben einem Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Programm separate Excel-Listen zu führen, ist in der Regel kontraproduktiv. Anhand von Korrekturen durch die Buchhalter lernt die KI die spezifischen Workflows in einem Unternehmen schnell kennen und anzuwenden.

Über den niederschwelligen Einstieg in die KI-Nutzung mit Chatbots, wie ChatGPT, informiert dieser Artikel. Wie man KI-Systeme erfolgreich einführt und dabei die Belegschaft mitnimmt, beschreibt ein weiterer Beitrag.

KI-Einsatz bei konkreten Aufgaben

Unterstützung bei der Belegerfassung und -erkennung

Das Scannen von Belegen und die Texterfassung per OCR ist in vielen Unternehmen bereits Standard. Aber schon bei diesem Schritt kann KI hilfreich sein: Bei teilweise verblassten Belegen auf Thermopapier oder Verschmutzungen kann KI kaum oder nicht lesbare Stellen ergänzen. Dies muss natürlich, wie alle KI-generierten Ergebnisse, noch von Menschen überprüft werden.

Üblicherweise lesen KI-Programme die Daten zum leistenden Unternehmen, die Steuernummer, das Ausstellungsdatum und alle weiteren relevanten Daten nach § 14 Abs. 4 EStG (Einkommensteuergesetz) sowie den Rechnungsbetrag aus einer Rechnung aus. Fortschrittliche KI-Software kann auch unterschiedliche Mehrwertsteuersätze und Belege in verschiedenen Sprachen verarbeiten. Sinnvoll ist auch eine Sortierung nach Dokumententyp (z. B. Eingangsrechnung, Spesenbeleg).

Damit ein Beleg auch nach Jahren noch schnell wiedergefunden werden kann, etwa bei einer Betriebsprüfung, ist eine automatische Benennung sämtlicher Belege nach einem einheitlichen System sinnvoll. So könnte der Dateiname die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und den Aussteller enthalten.

Zudem beinhalten viele KI-Software-Angebote Funktionen, die die Transparenz beim Buchen erhöhen. Beispielsweise können Belege mit anderen Dokumenten zum selben Vorgang verknüpft werden, etwa der Bestellung, dem Lieferschein oder weiteren Belegen. Zur Übersichtlichkeit trägt eine Tabelle bei, in der alle Belege nach bestimmten Ordnungskriterien (Belegart, Lieferant, Zeitraum usw.) aufgeführt sind. Auch die Dokumentation aller Veränderungen im Verarbeitungsprozess (Audit Trail) sorgt für Transparenz und Qualitätssicherung.

Hinzu kommt in den meisten Fällen eine GoBD-konforme Archivierung; dabei werden steuerrelevante Daten und Belege digital revisionssicher, nachvollziehbar und unveränderbar über zehn Jahre aufbewahrt (GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Nicht zuletzt sind die KI-Funktionen zur Unterstützung bei der Belegerfassung und -erkennung hilfreich bei der Fehlervermeidung. Gerade beim Abtippen längerer Zahlenreihen, z. B. einer IBAN, unterlaufen Menschen nicht selten Fehler; der KI in der Regel nicht. Auch zeigt die KI sofort an, wenn eine Rechnung versehentlich zweimal im System gelandet ist. Allgemein ist das Erkennen von Abweichungen und Anomalien weiterer Vorteil von KI-Software. Bei Auffälligkeiten werden in vielen Anwendungen die entsprechenden Belege in einen Ordner für die manuelle Nachbearbeitung verschoben. So wird sichergestellt, dass kein Beleg aufgrund von Unstimmigkeiten verlorengeht.

Unterstützung bei der Zuordnung zu Sachkonten, Kostenstellen und Freigabeberechtigten

Viele KI-Anwendungen schlagen für bestimmte Geschäftsvorfälle anhand der Belege passende Konten vor, z. B. aus dem verwendeten Standardkontenrahmen. Teilweise genügen ERP-Daten aus drei Monaten, um die KI in geeigneter Weise zu trainieren. Wenn die Vorschläge vom Bearbeiter verändert werden, lernt dies die KI für künftige, ähnlich gelagerte Fälle.

Manche Anwendungen gehen über die Vorkontierung hinaus und geben auch die zugehörigen Kostenstellen und die freigebende Person an. Mit zunehmender Nutzungszeit erhöht sich die Trefferquote. Einige KI-Softwareprodukte ermöglichen zudem die Zuordnung zu weiteren Bereichen, etwa zu Sparten, Projekten, Aufträge oder Filialen. Dabei können Belege auch verschiedenen Bereichen prozentual zugeordnet werden.

Teilweise bieten Softwarelösungen auch strukturierte Buchungstexte an. Dies beschleunigt nicht nur die Verarbeitung, sondern hilft auch bei der Suche nach Geschäftsvorfällen oder Belegen.

Unterstützung bei der Abgrenzungsbuchung

Bei der Rechnungsabgrenzung werden Aufwand und Ertrag demjenigen Geschäftsjahr zugeordnet werden, dem sie wirtschaftlich zugehören (periodengerechte Abgrenzung). Dies gilt unabhängig von dem Zeitpunkt, an dem die Zahlung geleitet wird. Wenn beispielsweise ein Unternehmen ein Abonnement für ein Software-as-a-Service(SaaS)-Angebot zu einem festen monatlichen Betrag abschließt und komplett bezahlt, dann müssen die Ausgaben den jeweiligen Monaten zugeordnet werden. Läuft das Abo beispielsweise über zwei Jahre, dann sind für bis zu zwei Jahre in die Zukunft entsprechende Buchungen vorzunehmen.

Einige Softwarehersteller bieten hier eine KI-Lösung an: Das Programm bereitet die entsprechenden Buchungen vor und der Buchhalter muss diese Vorschläge nur noch prüfen und per Klick die Durchführung anordnen. Die Berechnung der Leistungszeiträume erfolgt dabei ohne manuellen Aufwand.

Unterstützung bei der Nutzung von Skontoangeboten

Wenn ein Lieferant Skonto bei schneller Zahlung anbietet, ist das oft attraktiv – wenn die Liquidität des eigenen Unternehmens eine solche Zahlung erlaubt. Manche KI-Anwendungen bieten an zu berechnen, ob sich ein Skontoangebot unter Berücksichtigung der eigenen Liquidität lohnt.

Beispielsweise offeriert ein Lieferant die Gewährung von 2,5 % Skonto bei einer Zahlung innerhalb von sieben Tagen; anderenfalls liegt die Zahlungsfrist bei 30 Tagen. Der effektive Jahreszins dieses Nachlasses kann so berechnet werden: ((2,5 / (100 – 2,5)) × (360 / (30 – 7)) × 100 = 40,13 %. Selbst wenn also diese schnelle Zahlung mit Finanzierungskosten von 10 % per annum verbunden sind, ist das Skonto ein sehr attraktives Angebot. KI kann dabei unterstützen, Skontoangebote mit aussagekräftigen Zahlen zu hinterlegen und sie konsequenter zu nutzen.

Anbieter von KI-Tools und -Modulen für die Unterstützung von Buchungen

Das Angebot KI-gestützter Software ist derzeit noch sehr heterogen. Deshalb lohnt sich ein Blick auf die Funktionen, die eine Software anbietet. Teilweise kommen die KI-Funktionen auch frei Haus, etwa als neue Features in der bewährten ERP-Software. Die folgende Liste, die mithilfe des KI-Modus der Google-Suche erstellt wurde, zählt einige Anbieter von KI-Software und deren Funktionen im Hinblick auf Buchungen auf. Weder bei den Anbietern noch bei den Features besteht ein Anspruch auf Vollständigkeit.

• bimetrics: KI-Agenten für komplexe Regeln; semantische Beleginterpretation; automatisierte Splitbuchungen; Massenverarbeitung (bis zu 100 Belege gleichzeitig)
• BuchhaltungsButler: selbstlernende Belegerkennung; intelligente Kontierung; automatischer Zahlungsabgleich
• Candis: automatisierte Klassifizierung des Dokuments; intelligente Vorkontierung; Data Fencing (Lernen ausschließlich aus Daten der eigenen Organisation); Prüfung von Pflichtangaben
• DATEV: Automatisierungsservice Bank (z. B. Verknüpfung von IBAN mit Sachkonto); lernende Algorithmen; Qualitätsanzeige (schnelle Identifizierung kritischer Fälle)
• Docyt: 360-Grad-Kategorisierung; Continuous Reconciliation (Echtzeitabgleich von Ledger und Bankkonten); Anomalieerkennung; Echtzeit-Reporting
• FastBill: Belegassistent & Scanning; automatische Kategorisierung; Bankabgleich
• GetMyInvoices: KI-basierte OCR-Erkennung; automatisierter Rechnungsimport (aus über 10.000 Online-Portalen); Dunkelverarbeitung (Kombination mit Robotic Process Automation – RPA)
• Lexware Office: intelligente Buchungshilfe; automatischer Zahlungsabgleich; vollautomatisierte Prozesse
• Integral: KI-Agenten für die Umsetzung komplexer Buchungsregeln; intelligente Belegseparation; Buchungsvorschläge ohne definierte Regeln
• LucaNet: Copilot für schnelle Finanzdatenabfragen; automatisierte Quellenkonsolidierung
• Sage (Sage AI & Sage Copilot): dialogorientierte Buchhaltung, Umsatzsteuer-Assistent, Fehlererkennung; automatisierte Rechnungsbearbeitung
• SAP Joule (KI-Copilot): KI-Agent für Debitorenbuchhaltung; automatischer Kontoauszugsabgleich; kontextbezogene Einblicke; prädiktive Analysen
• sevDesk: smarte Belegerkennung (OCR); automatisierte Kategorisierung; Bank-Transaktions-Matching
• weclapp: Verzahnung von ERP- und Buchhaltungsprozessen; KI-gestützte Datenerfassung; Prozessunterstützung
• WISO MeinBüro: intelligenter Bankabgleich; Finanzprognosen

letzte Änderung S.P. am 24.04.2026 Autor(en):  Stefan Parsch

Autor:in

	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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