E-Rechnung wird ab 2025 zur Standardrechnung

Alle Unternehmer, auch Selbstständige und Freiberufler, sollten sich zeitnah mit dem Thema „E-Rechnung“ (elektronische Rechnung) beschäftigen. Zwar gelten für das Stellen von Rechnungen Übergangsfristen bis Ende 2026 und für kleinere Unternehmen bis Ende 2027. Aber den Empfang von E-Rechnungen müssen Unternehmen schon ab 01.01.2025 ermöglichen. Denn ab diesem Zeitpunkt wird die E-Rechnung die neue Standardrechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B – Business to Business) sein. Deshalb sind Unternehmen dann nicht mehr auf die Zustimmung ihres Geschäftspartners angewiesen, wenn sie eine E-Rechnung stellen wollen, was noch bis Ende 2024 erforderlich ist.

Erwartungen an die E-Rechnung

Die Europäische Union setzt große Hoffnungen in die E-Rechnung. Sie soll ein modernes europäisches Mehrwertsteuersystem ermöglichen, das die Unternehmen entlastet und den Mehrwertsteuerbetrug eindämmt. Dazu veröffentlichte die EU-Kommission Ende 2022 den Richtlinien-Entwurf COM (2022)701 zu „VAT in the Digital Age“ (kurz: ViDA; „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“). Die digitale Übermittlung von Rechnungen soll ein elektronisches Meldesystem ermöglichen, das nahezu in Echtzeit die zuständigen Finanzbehörden über die in der Rechnung ausgewiesenen Beträge der Mehrwert-/Umsatzsteuer informiert. Dieses Verfahren soll die Möglichkeiten für Mehrwertsteuerbetrug deutlich einschränken.

Doch auch die Unternehmen sollen profitieren. So soll es künftig eine einmalige Mehrwertsteuerregistrierung in der EU geben, anstelle der gegenwärtig teilweise aufwendigen Verfahren. In dem geplanten Meldesystem soll auch die „zusammenfassende Meldung“ aufgehen. Zudem rechnet die EU-Kommission damit, dass 4,3 Milliarden Euro an Verwaltungskosten durch die Einhaltung der neuen Steuervorschriften eingespart werden können. Der Verzicht auf Briefpost soll zu weiteren Einsparungen in Höhe von 1,9 Milliarden Euro führen.

Wer in Deutschland Aufträge von Bundeseinrichtungen übernimmt, ist bereits seit 27.11.2020 verpflichtet, E-Rechnungen mit einem Betrag von mehr als 1000 € im Format XRechnung zu stellen (§ 3 i. V. m. § 11 Abs. 3 ERechV – E-Rechnungsverordnung). Einige Bundesländer haben sich dem angeschlossen, sodass bei Geschäften mit der öffentlichen Verwaltung (Business to Government – B2G – oder Business to Administration – B2A) teilweise eine Verpflichtung zur Stellung von E-Rechnungen existiert. Zum 01.01.2025 kommt nun die Einführung der E-Rechnung als Standardrechnung bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B) hinzu, niedergelegt im Wachstumschancengesetz, dem der Bundesrat am 22.03.2024 zugestimmt hat. Für die Rechnungen im Geschäft mit Privatkunden (B2C – Business to Customer) gelten die Vorgaben im Wachstumschancengesetz nicht.

Die E-Rechnung soll künftig Bestandteil eines komplett digitalisierten Beschaffungsprozesses werden, der E-Beschaffung. Die Erfassung eines Bedarfs und die Bestellung sollen erst digitalisiert und dann schrittweise automatisiert werden. Die E-Rechnung könnte dann vom Empfänger automatisiert mit den Daten der Bestellung abgeglichen, auf Plausibilität und Korrektheit (Format u. a.) geprüft und dann nach der Freigabe durch den zuständigen Mitarbeiter automatisiert beglichen werden.

Soweit die Vision, doch schon für die E-Rechnung führt die Seite „www.e-rechnung-bund.de“ mehrere Vorteile auf. So profitiere der Rechnungsteller durch eine vereinfachte Rechnungsstellung (digitaler Prozess), verkürzte Durchlaufzeiten und eine schnellere Bearbeitung durch den Geschäftspartner. Durch die automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen dürfte die Prozessqualität steigen und die Rechnungstellung wird wegen der genutzten Onlineportale ortunabhängiger. Der Rechnungsempfänger kann Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes Einlesen der Rechnungsdaten optimieren und die Fehleranfälligkeit verringern. Er kann Personal einsparen und/oder die Rechnungsbearbeitung dezentralisieren – immer vorausgesetzt, dass die digitalisierten und automatisierten Systeme einwandfrei funktionieren.

Gesetzliche Definition von „E-Rechnung“

Im allgemeinen Sprachgebrauch ist eine „elektronische Rechnung“ jede Rechnung, die der Rechnungsteller auf elektronischem Weg verschickt. Eine Papierrechnung, die eingescannt und dann als PDF per E-Mail versendet wird, wäre demnach eine E-Rechnung.

Der Gesetzgeber hat die Definition einer E-Rechnung nun präzisiert. Nach Art. 23 Nr. 1 des Wachstumschancengesetzes ist ab 01.01.2025 für die E-Rechnung ein „strukturiertes elektronisches Format“ vorgeschrieben, das der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (DIN EN 16931-1) und der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen muss. Derzeit erfüllen die Formate XRechnung sowie ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ab der Version 2.1.1 diese Vorgaben. Ein Unternehmen und sein Handelspartner können jedoch auch andere Formate vereinbaren, wenn die Daten in ein gesetzeskonformes Format überführt werden können.

Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD übermitteln die entscheidenden Rechnungsdaten im Format XML (Extensible Markup Language), das für Maschinen und über Visualisierungsprogramme auch für Menschen lesbar ist. Bei ZUGFeRD sind die XML-Daten in ein PDF eingebunden, deshalb wird es auch als „hybrides Format“ bezeichnet. Dabei hat jedoch laut einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 02.10.2023 (III C 2 – S 7287) der XML-Inhalt Vorrang vor dem Inhalt der Bilddatei, falls es Abweichungen zwischen den beiden gibt.

Verpflichtungen für Unternehmen durch aktuelle Gesetzgebung

Die Einführung der E-Rechnung als verpflichtende Standardrechnung hat Folgen für die Rechnungstellung. Bisher muss ein Rechnungssteller das Einverständnis des Rechnungsempfängers einholen, wenn er ihm eine E-Rechnung schicken möchte. Ab 01.01.2025 braucht der Rechnungssteller nur noch das Einverständnis des Empfängers, wenn er ihm eine E-Rechnung schickt, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Denn für eine Übergangszeit bis Ende 2026 sind noch eingescannte Rechnungen und andere elektronische Formate erlaubt (Art. 23 Nr. 7 Wachstumschancengesetz). Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von maximal 800.000 € gibt es für diese Regelung eine Fristverlängerung bis Ende 2027. Bis dahin gilt auch die Frist für die Übermittlung im elektronischen Datenaustausch (EDI).

Auch Rechnungen auf Papier sind allgemein bis Ende 2026 möglich und zwar ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers. Für kleinere Unternehmen (bis zu einem Jahresumsatz von 800.000 €) verlängert sich die Frist bis Ende 2027 (Art. 23 Nr. 7 Wachstumschancengesetz).

Ausnahmeregelungen

Ausgenommen von der Pflicht zur Stellung von E-Rechnungen sind Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung), also Rechnungen mit einem Bruttobetrag von maximal 250 Euro. Ebenfalls nicht betroffen von der E-Rechnungspflicht sind Fahrausweise.

Obwohl die Pflicht zur E-Rechnung vor allem vor dem Hintergrund der Umsatzsteuererhebung vorangetrieben wird, wird es ab 01.01.2028 keine Ausnahme für Unternehmer geben, die wegen der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) keine Umsatzsteuer bei ihren Kunden erheben. Auch sie sind dann zur Verwendung von E-Rechnungen verpflichtet.

Kostengünstige und kostenlose Lösungen

Für die Verwendung der XRechnungen im B2A-/B2G-Geschäftsverkehr hat der Staat zwei Online-Plattformen eingerichtet, die Unternehmer kostenfrei nutzen können: die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE), wobei OZG für „Onlinezugangsgesetz“ steht. Die ZRE dient Rechnungsempfängern der unmittelbaren Bundesverwaltung zum Empfang von E-Rechnungen, während die OZG-RE für Bundesbehörden, die nicht direkt einem Bundesministerium unterstellt sind, sowie für Bundesländer und Landkreise E-Rechnungen entgegennimmt. Nutzer können selbst erstellte XRechnungen über die Plattformen versenden oder die XRechnungen direkt auf dem Portal erstellen.

Mehrere Verbände fordern, dass eine ähnliche staatliche Einrichtung auch für die B2B-E-Rechnungen geschaffen wird. Bisher gibt es dazu jedoch keine konkreten Pläne. Aber es gibt kostengünstige und sogar kostenlose Lösungen für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Einen aktuellen Überblick über entsprechende Tools bietet die Seite https://www.gruenderkueche.de/fachartikel/xrechnung-erstellen-so-funktioniert-es-diese-tools-gibt-es.... Ebenfalls zahlreiche Lösungen für die E-Rechnung stellt die Seite https://www.heise.de/download/specials/Rechnungsprogramme-fuer-Freiberufler-Handwerker-und-Unternehm... vor. Hier ist allerdings der Stand 2022, so dass geprüft werden sollte, ob die erstellten E-Rechnungen auch den neuen gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Eine in der Basisversion kostenfreie Lösung ist im Folgenden beispielhaft vorgestellt: B2Brouter (https://www.b2brouter.net/de/). Der Gründer und Geschäftsführer von B2Brouter Global, Oriol Bausà, übernahm eine tragende Rolle bei der Ausarbeitung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) und war an der Schaffung des PEPPOL-Netzwerks beteiligt. PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement OnLine“ („europaweites öffentliches Beschaffungswesen online“). Das PEPPOL-Netzwerk ermöglicht die grenzübergreifende Abwicklung von Beschaffungsprozessen elektronisch, standardisiert und automatisiert. Als Mitglied in Standardisierungsorganisationen wie OASIS und UN/CEFACT bleibt B2Brouter Global im Hinblick auf die korrekten Formate immer auf dem neuesten Stand.

Die kostenlose Basisvariante der cloudbasierten Plattform B2Brouter bietet den Versand von E-Rechnungen der Formate XRechnung und ZUGFeRD in unbegrenzter Anzahl. Einziger Nachteil: Die Rechnungen werden nur drei Monate lang gespeichert. Um die revisionssichere Speicherung der Rechnungen muss sich der Nutzer also selbst kümmern. In der Variante „Professional“ für 100 Euro im Jahr ist die Speicherung der Rechnungen über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von zehn Jahren enthalten. Wer sich dies sparen möchte, kann die preisgünstigste Lösung der revisionssicheren Speicherung nutzen: Die Rechnungen quartalsweise auf eine CD-R zu brennen, damit sie nicht verändert werden können. Teilweise bieten aber Business-Lösungen die revisionssichere Speicherung an.

letzte Änderung S.P. am 10.07.2025 Autor(en):  Stefan Parsch Bild:  Bildagentur PantherMedia / Rawpixel

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	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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