Auf die Ziffer reduziert - Steuerliche Nummern

Der Einfachheit halber ordnet der Staat Menschen und Unternehmen Ziffern- und Buchstabenfolgen zu. Wann und wo muss man welche Nummer angeben, wie und wo bekomme ich die benötigte Nummer? Rechnungswesen-Portal löst das Nummernrätsel.

Besonders im täglichen Geschäftsverkehr, beispielsweise beim Schreiben von Rechnungen, ist die Angabe bestimmter Nummern gesetzlich vorgeschrieben. Behörden können Anfragen und Aufträge ohne Angabe der richtigen Nummer oft nur verzögert oder gar nicht bearbeiten. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Nummern beim Kontakt mit Finanzbehörden vor. 

Die Steuernummer

Jeder, der schon mal eine Steuererklärung abgegeben oder Kontakt mit dem Finanzamt hatte, wird dieser Nummer bereits begegnet sein, denn jede steuerpflichtige natürliche und juristische Person wird bei ihrem zuständigen Finanzamt unter einer eigenen Steuernummer geführt.

Auf Antrag vom zuständigen Finanzamt 

Die Steuernummer wird auf Antrag beim erstmaligen Kontakt mit dem Finanzamt vergeben. Welches Finanzamt dabei zuständig ist, richtet sich bei natürlichen Personen nach dem Wohnsitz und bei juristischen Personen (Personen- und Kapitalgesellschaften) nach dem jeweiligen Firmensitz. Im Alltag begegnet man der Steuernummer meist auf Rechnungen. Sie ist vorgeschriebener gesetzlicher Bestandteil und muss bei der Rechnungserstellung vom Gewerbetreibenden ausgewiesen werden. Hat die gewerbliche Person jedoch zusätzlich noch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, so kann diese alternativ zur Steuernummer auf der Rechnung ausgewiesen werden (siehe unten). 

Aufbau der Steuernummer

Prinzipiell ist die Steuernummer nach folgendem Muster aufgebaut: (F)FF/ BBB(B)/ UUU(U) P 

Die ersten 2 bzw. 3 Ziffern sind mit den letzten Ziffern der Bundesfinanzamtsnummer identisch und geben Aufschluss über das zuständige Finanzamt. Die folgenden 3 Ziffern (4 in Nordrhein Westfalen) sind die Bezirknummer und deuten auf den zuständigen Bereich innerhalb des Finanzamtes hin. Die nächste Ziffernfolge (normalerweise 4, 3 in Nordrhein Westfalen) ist die persönliche Unterscheidungsnummer des Steuerpflichtigen. Die letzte Zahl ist eine einstellige Prüfziffer, die aus den vorangegangenen Ziffern berechnet wird. 

Beispiele: Die Steuernummer 079 / 123 / 12347 verrät uns, dass der Steuerpflichtige beim zuständige Finanzamt Rostock (Finanzamtsnummer: 4079) im Bereich 123 (z.B. Buchstabe A-B) unter der Nummer 1234 geführt ist. Die letzte Ziffer 7 ist lediglich eine Prüfzahl. 

Die Umsatzsteuer – Identifikationsnummer 

Diese Nummer ist besonders für Unternehmer interessant, die ihre Waren und/oder Dienstleistungen über die europäischen Landesgrenzen hinaus anbieten bzw. kaufen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen von § 27a UStG vergeben. Sie ermöglicht eine eindeutige Kennzeichnung eines Umsatzsteuerpflichtigen und dient innerhalb des europäischen Binnenmarktes zur Abrechnung der angefallenen Umsatzsteuer durch die Finanzämter. So soll eine Versteuerung innergemeinschaftlicher Erwerbe sichergestellt werden. 

Eine Pflicht-Nummer bei grenzüberschreitendem Handel

Jeder, der innerhalb der Europäischen Union grenzüberschreitenden gewerblichen Handel betreibt, benötigt demzufolge eine USt-ID, die online oder schriftlich beim Bundeszentralamt für Steuern unter Angabe von Namen und Anschrift des Antragstellers, zuständiges Finanzamt und Steuernummer unter der der Antragsteller umsatzsteuerlich geführt wird, beantragt werden kann. Die Beantragung erfolgt am einfachsten über die Internetseite www.bzst.bund.de. Voraussetzung für die Erteilung der USt-ID ist, dass die Person oder Gesellschaft bereits bei einem deutschen Finanzamt umsatzsteuerlich geführt wird.

Auf Rechnungen entweder Steuernummer oder USt-ID

Die USt-IDNr. ist mit Datum des Bekanntgabeschreibens sofort gültig und kann statt der Steuernummer fortan auf Rechnungen ausgewiesen werden. Sie erlischt mit schriftlichem Antrag auf Beendigung beim Bundeszentralamt für Steuern oder mit Ende der umsatzsteuerlichen Erfassung.

Aufbau der USt-ID

Das Aufbauschema der einzelnen USt-IDNr. der EU-Mitgliedstaaten ist leicht unterschiedlich. Sie beginnen jedoch immer mit einem Präfix, bestehend aus zwei Großbuchstaben, die als Länderkürzel auf dasjenige EU-Land verweisen, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat (z.B. "DE" für Deutschland). Nach dem Länderkürzel folgen höchsten 12 zusammenhängende Zeichen, deren Anzahl und Aufbau in jedem Land unterschiedlich ist. Dabei können sowohl Zahlen als auch Buchstaben enthalten sein.

Eine Ausnahme dieses Schemas stellen so genannte EU-USt-IDNr. dar. Sie beginnen mit dem Präfix "EU" und werden an Unternehmen vergeben, deren Sitz sich außerhalb der Europäischen Gemeinschaft befindet und die ausschließlich Leistungen gegenüber im EU-Gebiet ansässigen Nichtunternehmen erbringen.

Prüfen einer USt-ID

Im täglichen Geschäftsverkehr erhalten deutsche Unternehmer teilweise viele unterschiedliche USt-IDNr. von ausländischen Unternehmen.  Die USt-IDNr. dient der Sicherheit. Der Unternehmer kann mit ihrer Hilfe gegenüber den Finanzbehörden nachweisen, dass er die Voraussetzung für die Anwendung verschiedenster umsatzsteuerlicher Regelungen (z.B. der Umsatzsteuerbefreiung in Deutschland) erfüllt und dass es sich bei seinem Geschäftspartner tatsächlich um einen umsatzsteuerlich geführten Unternehmer handelt.

Damit Unternehmen Sicherheit über den ausländischen Geschäftspartner erlangen können, gibt es ein Prüfverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern. Im sogenannten Bestätigungsverfahren kann der Unternehmer einen Antrag stellen. Er erhält daraufhin Auskunft über die Gültigkeit der USt-IDNr. (einfache Bestätigungsanfrage) sowie bei der qualifizierten Bestätigungsanfrage zusätzlich den Namen und die Anschrift der Person, der die USt-IDNr. von einem anderen EU-Staat zugeteilt wurde. Der Antrag kann schriftlich, telefonisch oder per Fax beim Bundeszentralamt gestellt werden. Die einfache Bestätigungsanfrage kann auch online unter www.bzst.bund.de geprüft werden.

Die Identifikationsnummer für Privatpersonen

Die Identifikationsnummer für Privatpersonen ist die Nummer, die ein jeder Bundesbürger einmal erhält und die ihn sein Leben lang begleitet. Diese Nummer darf gemäß § 139 Abgabenordnung (AO) das Finanzamt dann verwenden, wenn die Steuernummer nicht ausreicht, beispielsweise wenn Ehepartner gemeinsam zur Einkommensteuer veranlagt sind. Andere oder nicht-staatliche Stellen dürfen die Identifikationsnummer nur für den Datenaustausch mit dem Finanzamt abfragen.

Die persönliche Identifikationsnummer erlischt erst 20 Jahre nach dem Tod der Person. Eventuelle steuerliche Nachforderungen der Behörden können auch noch lange nach dem Tod der betreffenden Person exakt zugeordnet und den Erben gegenüber geltend gemacht werden. Die Nummer enthält 10 Ziffern und eine zusätzliche Prüfziffer.

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (§ 139c AO)

Die wirtschaftliche Identifikationsnummer ist für Unternehmer das Pendant zur persönlichen Identifikationsnummer. Sie wird als bundeseinheitliches Identifikationsmerkmal an wirtschaftlich tätige Personen vergeben. Diese Nummer hat nichts mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu tun. Verwechslungsgefahr besteht aufgrund der Tatsache, dass beide Nummern mit dem Präfix "DE" beginnen. Analog der persönlichen Identifikationsnummer wird dem Bundeszentralamt für Steuern durch die zuständigen Meldebehörden alle, für die Identifizierung des Gewerbetreibenden nötigen Informationen, wie Firmenname, Rechtsform, Gründungsdatum, zuständige Finanzbehörde usw. übermittelt.

Das Bundeszentralamt speichert und aktualisiert die Daten fortlaufend und vergibt die wirtschaftliche Identifikationsnummer an den Gewerbetreibenden. Im Geschäftsalltag spielt die Wirtschafts-ID nur eine untergeordnete Rolle. Unter Gewerbetreibenden haben sich Steuernummer und USt-IdNr. durchgesetzt.

Quelle: Grieger Mallison Steuerberatungsgesellschaft mbH letzte Änderung Wolff von Rechenberg am 04.04.2023 Bild:  © panthermedia.net / Heinz-Jürgen Landshoeft