Buchhaltung und Controlling in kleinen Unternehmen: Zwischen Pflicht, Kür und Überlebensfaktor

"Das macht doch unser Steuerberater …"

Klingt dieser Satz vertraut? In vielen kleinen Unternehmen werden die Themen Rechnungswesen und Controlling noch immer vernachlässigt. Die Buchhaltung läuft über das Steuerbüro, Kennzahlen werden eher sporadisch erhoben – wenn überhaupt. Das ist nachvollziehbar: Zeit und Ressourcen sind knapp, der Fokus liegt auf dem Tagesgeschäft. Wer denkt schon an Kennzahlen, wenn das Tagesgeschäft brummt und es wichtiger scheint, Rechnungen zu schreiben und neue Aufträge zu gewinnen?

Doch wer sein Unternehmen nur aus dem Bauch heraus steuert, riskiert mehr als nur ein paar Prozent Gewinn. Fehlendes Controlling ist einer der häufigsten Schwachpunkte in kleinen und mittleren Unternehmen – mit spürbaren Folgen für Liquidität, Rentabilität und Zukunftsfähigkeit. Es ist ein Teufelskreis: Je mehr die Zahlen vernachlässigt werden, desto schwieriger wird es, auf Veränderungen zu reagieren und das Unternehmen in die richtige Richtung zu lenken.

Ein Blick auf die typischen Risiken bei fehlendem Controlling und unzureichendem Rechnungswesen zeigt, dass es um mehr als nur um Zahlen geht. Das Fehlen von Transparenz und Kontrolle führt in vielen Fällen zu finanziellen Engpässen und verpassten Chancen. Dieser Beitrag soll Ihnen als Unternehmer helfen, die Wichtigkeit der Buchhaltung und eines funktionierenden Controllings zu verstehen. Als externer Berater im Bereich Prozessoptimierung und Controlling können Sie die Struktur und die Inhalte nutzen, um Ihren Kunden die Bedeutung dieser Themen näher zu Bringen.

Buchhaltung ist Pflicht - Controlling ist Kür und beides braucht man

Im unternehmerischen Alltag wird Buchhaltung oft mit Controlling verwechselt. Doch die beiden Aufgaben sind grundsätzlich unterschiedlich und unverzichtbar:

• Buchhaltung blickt zurück: Sie dokumentiert, was war, sorgt für ordentliche Berichterstattung gegenüber den Gesellschaftern und dem Finanzamt. 
• Controlling schaut nach vorn: Es hilft zu planen, zu steuern und zu entscheiden.

Ohne eine funktionierende Buchhaltung fehlt die Grundlage. Ohne Controlling fehlt die Perspektive. Gerade in kleinen Unternehmen, in denen Entscheidungen oft schnell und intuitiv getroffen werden, kann ein einfacher Controlling-Überblick über Liquidität, Kosten und Rentabilität bereits den Unterschied machen – zwischen sicher navigieren und auf Sicht fliegen. Wer seine Zahlen kennt, kann diese nicht nur auswerten, sondern auch gezielt steuern. So können Sie frühzeitig auf mögliche Engpässe reagieren und Chancen gezielt nutzen.

Doch das bedeutet nicht, dass Controlling in kleinen Unternehmen gleich komplex und aufwendig sein muss. Es gibt einfache, aber äußerst wirksame Methoden, um auch mit wenigen Ressourcen eine funktionierende Steuerung zu etablieren.

Eine kompakte Einführung in die Grundlagen des Controllings in KMU bietet dieser Fachbeitrag auf Controlling-Portal.de.

Was passiert, wenn man die Wichtigkeit von Buchhaltung und Controlling ignoriert?

Die Folgen schlechter Buchhaltungsprozesse und von unterschätztem Controllings zeigen sich oft erst spät – dann aber umso deutlicher:

• Liquiditätsengpässe werden zu spät erkannt, was zu unangenehmen Überraschungen bei Zahlungsausfällen führen kann. Wenn Sie wissen, wann größere Zahlungen fällig sind, können Sie rechtzeitig mit Ihren Kunden sprechen oder Zahlungen strecken. 
• Preise werden nach Bauchgefühl kalkuliert, statt auf Basis von Deckungsbeiträgen. Eine ordentliche Kalkulation ist der Schlüssel zur Rentabilität. Wer seine Kosten genau kennt, kann gezielt steuern, welche Produkte oder Dienstleistungen profitabel sind. 
• Fehlende Transparenz über rentable und unrentable Aufträge oder Kunden. Ein erfolgreicher Unternehmer muss wissen, welche Kunden oder Aufträge wirklich den Gewinn bringen – und welche das Unternehmen ins Minus ziehen. 
• Investitionen werden aus dem Gefühl heraus getätigt, ohne solide Zahlenbasis. Wer blind investiert, riskiert, das Unternehmen in eine unsichere Zukunft zu steuern. Eine klare Planung zeigt auf, wie Investitionen sich langfristig auszahlen. 
• Finanzierungen scheitern, weil keine belastbaren Planungen vorliegen. Bankgespräche und Investitionsanträge erfordern klare Zahlen. Ohne die entsprechenden Kennzahlen sind Investoren oder Banken oft skeptisch.

Die unterschätze Rolle der Buchhaltung

Buchhaltung wird in vielen kleinen Unternehmen zu oft als bloße Pflicht angesehen. "Das müssen wir für das Finanzamt machen!". Doch in Wahrheit ist die Buchhaltung der Ausgangspunkt und die Basis für drei wichtige Bereiche:

1. Die Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle im Unternehmen dient vor allem der Erstellung des handelsrechtlichen Jahresabschlusses. Dieser dient der Pflichterfüllung externen Berichterstattung gegenüber Anteilseignern und stellt die Grundlage für Gewinnausschüttungen dar. 
2. Aufbauend auf dem handelsrechtlichen Jahresabschluss werden Steuerbilanz und die Steuererklärungen erstellt. Sie dienen der Erfüllung der steuerlichen Pflichten des Unternehmens gegenüber dem Finanzamt. 
3. Das Controlling und damit die Unternehmenssteuerung bauen auf der (handelsrechtlichen) Buchhaltung auf.

Im Controlling ist der Unternehmer frei und muss sich nach keinen gesetzlichen Vorschriften richten. Daher kann der Unternehmer sich auch der vielen anderen mittlerweile bestehenden Zahlenquellen bedienen, um das Controlling aussagekräftiger zu gestalten.

Die Besonderheit der Buchhaltung ist jedoch, dass sie ein in sich geschlossenes System darstellt. Ist das System der Buchhaltung richtig aufgesetzt haben die Zahlen und Werte eine hohe Qualität, sind doppelt abgeglichen und geprüft. Damit haben sie einen qualitativen Vorsprung gegenüber Werten aus anderen Systemen und sind damit von besonderer Bedeutung für das Controlling.

Controlling muss nicht kompliziert sein

Controlling wird oft mit aufwendigen Reports und teurer Software verbunden. Doch gerade kleine Unternehmen profitieren von einfachen Ansätzen. Ein unkompliziertes, aber systematisches Controlling kann bereits viel bewirken:

• Monatliche Auswertung der wichtigsten Kennzahlen: Liquidität, Umsatz, Kosten, offene Posten – wer hier regelmäßig ein Auge auf die Zahlen wirft, ist immer einen Schritt voraus. 
• Plan-Ist-Vergleiche: Wo stehen wir aktuell – und wo wollten wir eigentlich stehen? Ein einfacher Vergleich von Plandaten mit den Ist-Daten zeigt, wo Abweichungen bestehen und gibt frühzeitig Aufschluss über notwendige Anpassungen. 
• Deckungsbeitragsrechnung: Welche Leistungen oder Produkte sind wirklich profitabel? Diese Kennzahl hilft herauszufinden, welche Geschäftsfelder den größten Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten und welche man gegebenenfalls optimieren oder aus dem Portfolio nehmen sollte.

Der Aufbau eines solchen Controllings funktioniert auch ohne große IT-Infrastruktur – Excel reicht für den Einstieg völlig aus. Wichtig ist: Die Zahlen müssen verlässlich sein und regelmäßig angeschaut werden. Der Schlüssel liegt in der kontinuierlichen Auseinandersetzung mit den Zahlen und der Bereitschaft, diese zu hinterfragen.

Ein sinnvoller Einstieg für viele ist das externe Controlling für kleine und mittlere Unternehmen , das von spezialisierten Dienstleistern angeboten wird. Es bringt Struktur und Transparenz ins Unternehmen, ohne gleich eine eigene Controlling-Abteilung aufzubauen.

Praxisbeispiel: Der Handwerksbetrieb

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis verdeutlicht, wie einfach Controlling sein kann und welche positiven Auswirkungen es auf ein Unternehmen hat: Ein Handwerksbetrieb in der Region hatte in den letzten Jahren Umsatzsteigerungen verzeichnet, doch die Liquidität war oft ein Problem. Das Unternehmen führte ein simples monatliches Liquiditätscontrolling ein.

Dank dieser einfachen Maßnahme konnte der Betrieb die Zahlungseingänge und -ausgänge besser steuern und hat nun einen klaren Überblick, wann welcher Zahlungseingang zu erwarten ist. Dies hat nicht nur die Liquidität stabilisiert, sondern auch die Planungssicherheit erhöht.

Zusätzlich wurde eine Deckungsbeitragsrechnung eingeführt, um die Rentabilität von einzelnen Projekten zu überprüfen. Das Ergebnis: Die Firma konnte unrentable Projekte identifizieren und ihre Angebote und Preise entsprechend anpassen. Die Rentabilität stieg merklich.

So gelingt der Einstieg in eine saubere Buchhaltung und Controlling – auch ohne großes Budget

1. Zuständigkeit klären Wer im Unternehmen kümmert sich um die Zahlen? Wer sammelt Daten, wer wertet aus? Wer ist zuständig für Vorkontierung und Arbeit mit den Beratern. Wichtig: Es muss nicht alles intern passieren – externe Unterstützung kann viel entlasten. Steuerberater oder spezialisierte Controlling-Dienstleister bieten eine gute Möglichkeit, das Thema zu entlasten. Definieren Sie jedoch klar die Zuständigkeiten für die jeweiligen Aufgaben. 
2. Übersichtliche und aussagekräftige Richtlinien erstellen Erstellen Sie eine Richtlinie darüber, auf welchem Konto die jeweiligen Geschäftsvorfälle erfasst werden sollen. Dies sichert langfristig die Qualität und eine Konsistenz in der Erfassung – insbesondere bei übergreifender Zusammenarbeit. 
3. Relevante Kennzahlen definieren Nicht zu viel auf einmal: 3–5 Kennzahlen reichen für den Anfang. Wichtig ist, dass sie zum Unternehmen passen und regelmäßig genutzt werden. Liquidität und Rentabilität sollten auf jeden Fall auf der Liste stehen. 
4. Routinen schaffen Ein fester monatlicher Finanzcheck – ob alleine oder im Team – bringt mehr als ein komplexer Quartalsbericht, der nie gelesen wird. Setzen Sie sich feste Zeiten, in denen die Zahlen überprüft und besprochen werden. 
5. Zahlen besprechen, nicht nur erfassen Zahlen brauchen Kontext. Woher kommt die Abweichung? Was bedeutet sie für Entscheidungen im Alltag? Nur so wird aus der Zahlensammlung ein Steuerungsinstrument. 
6. Vom Rückblick zur Vorschau Nicht nur "Was war letzten Monat?" – sondern: "Was kommt in den nächsten drei?" Ein einfacher Forecast auf Monatsbasis macht Planungen greifbarer.

Fazit: Controlling ist keine Bürokratie, sondern Unternehmensführung

Gerade in kleinen Unternehmen entscheidet sich der Erfolg oft im Alltag – bei Entscheidungen über Preise, Aufträge, Personal oder Investitionen. Wer seine Zahlen kennt, trifft diese Entscheidungen besser. So können Unternehmer Risiken minimieren, Chancen maximieren und ihre Zukunft aktiv gestalten.

Buchhaltung ist die Grundlage für ein funktionierendes Controlling. Die Einhaltung von Vorschriften und Buchungsrichtlinien bedeuten nicht zusätzliche Bürokratie. Es bedeutet: Steuern statt Reagieren. Planen statt Hoffen. Und das geht auch ohne große Tools, wenn man sich traut hinzusehen.

letzte Änderung A.R. am 28.04.2025 Autor(en):  Herr Alexander Rodosek

Autor:in

Herr Alexander Rodosek ist Mitgründer der Plattformen meinBafoeg.de und dasElterngeld.de. Als Geschäftsführer leitet er in seinem Unternehmen die Bereiche Recht und Finanzen. Rodosek absolvierte ein Wirtschaftsrechtstudium (LL.B.) in Köln und erwarb den Master in Wirtschaftsprüfung, Steuern, Recht und Finanzen (M.Sc.). Er verfügt über Berufserfahrung in der Versicherungswirtschaft, verfasst regelmäßig Fachbeiträge für Controlling-Portal.de und arbeitet als wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Fakultät für Wirtschafts- und Rechtswissenschaften der TH Köln.

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