Nachweis- und Aufzeichnungspflichten bei Bewirtungskosten

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Gemeinsame Mahlzeiten mit Geschäftspartnern oder guten Kunden sind fester Bestandteil des Geschäftslebens. Deshalb können die Kosten dafür großenteils als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Da jedoch die Grenze zu den Kosten der persönlichen Lebensführung leicht überschritten werden kann, ist bei den Bewirtungskosten eine Reihe von Formalien zu beachten. Kommen Unternehmer den Nachweis- und Aufzeichnungspflichten nicht akkurat nach, streichen die Finanzbehörden diese Kosten schnell von der Liste der Betriebsausgaben.

Geschäftliche Bewirtung

Die Ausgaben für die Bewirtung von Geschäftspartnern und Kunden dürfen nur zu 70 % als Betriebskosten vom Gewinn abgezogen werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Deshalb ist es sinnvoll, diese geschäftliche Bewirtung von der betrieblichen Bewirtung, von Aufmerksamkeiten und Verkostungen abzugrenzen. Denn die Kosten für diese drei Ausgabenarten können in der Regel zu 100 % steuerlich geltend gemacht werden.

Eine betriebliche Bewirtung liegt vor, wenn ein Unternehmer Essen und Getränke, eventuell auch ein Unterhaltungsprogramm für seine eigenen Mitarbeiter bezahlt und ein betrieblicher Anlass (Firmenjubiläum, Betriebsfeier, Lehrgänge) dafür gegeben ist. Wenn Angehörige der Mitarbeiter zu einer Betriebsfeier eingeladen werden, kann ein Unternehmer die Kosten auch für diese Gäste 100%ig als Betriebsausgaben verbuchen (R 4.10 Abs. 7 S. 4 EStR). Sobald jedoch ein Mitarbeiter eines anderen Unternehmens (selbst eines eng kooperierenden) aus geschäftlichem Anlass bei einer Bewirtung anwesend ist, gilt das Essen für alle Teilnehmer als geschäftlich veranlasst. Dann kann es nur zu 70 % als Betriebsausgabe geltend gemacht werden (R 4.10 Abs. 7 S. 3 EStR).

Letzte Änderung W.V.R am 26.03.2020
Autor(en): Stefan Parsch