Bewirtung - Bewirtungskosten richtig buchen

Kosten für Bewirtung sind steuerlich absetzbar. Bei einer Bewirtung aus geschäftlichem Anlass allerdings nur zu 70 Prozent. In voller Höhe können Unternehmer jedoch die Vorsteuer absetzen. Die Bewirtungskosten müssen im Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit stehen, betrieblich veranlasst und in der Höhe angemessen sein. So schreibt es der Gesetzgeber vor. Das deutet schon an, dass es mit dem Abheften von Restaurantquittungen nicht erledigt ist.

Was sind Bewirtungskosten?

Unter Bewirtungskosten versteht man das Anbieten und den Verzehr von Speisen, Getränken und Genussmitteln. Dabei muss der Verzehr eindeutig im Vordergrund stehen.

Beispiel: Ein Unternehmer lädt Geschäftspartner zum Essen ein. Die Kosten für die Mahlzeit kann er zu 70 Prozent steuerlich absetzen. Die vom Restaurant ausgewiesene Umsatzsteuer kann er hingegen in voller Höhe von seiner Vorsteuer abziehen. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden(BFH Urteil vom 10. Februar 2005 V R 76/03).

Diese Regeln gelten nicht nur für das Essen selbst und für den Wein, der dazu gereicht wird. Auch eine Zigarre nach dem Essen zählt zu den Bewirtungskosten. Zu den Bewirtungskosten zählen auch Beträge, die zwangsläufig mit der Bewirtung im Zusammenhang stehen: Trinkgelder oder Garderobengebühren beispielsweise. Allerdings müssen diese Beträge in einem untergeordneten Verhältnis zu den Bewirtungskosten insgesamt stehen.

Was sind angemessene Bewirtungskosten?

Welche Bewirtungskosten als angemessen gelten und welche nicht, das beziffert der Gesetzgeber leider nicht in exakten Zahlen. Das Finanzamt wird anhand der Einkommensteuerrichtlinien entscheiden (R 4.10 EStR): 

• Üblichkeit in der Branche und vergleichbaren Betrieben,
• Größe des Unternehmens,
• Umsatz und Gewinn,
• Bedeutung des Repräsentationsaufwandes für den Geschäftserfolg.

Als Richtgröße können wir davon ausgehen: Geht der Unternehmer mit seinen Geschäftspartnern nach dem Essen noch ins Casino oder in den Nachtclub, bleibt er auf den Kosten sitzen.

Was fällt nicht unter Bewirtungskosten?

Nicht alle angebotenen Speisen oder Getränke gelten als Bewirtungskosten. Das Gebäck bei einem Meeting kann der Unternehmer als Betriebsausgabe voll absetzen.

Beispiel: Ein Unternehmen lädt Geschäftspartner zu einem Meeting ein. Man spricht bei Kaffee und Gebäck. Ein Akt der Höflichkeit, dessen Kosten der Gastgeber in voller Höhe als Betriebsausgabe steuerlich absetzen kann. Zum Abschluss stößt man mit einem Glas Sekt an. Ebenfalls ein Akt der Höflichkeit - und selbstverständlich voll absetzbar. Selbst teuren Champagner erkennt das Finanzamt als Aufmerksamkeit an. Serviert der Gastgeber allerdings Würstchen, so fallen diese unter Bewirtungskosten.

Ebenfalls keine Bewirtungskosten sind Produkt- oder Warenverkostungen im Betrieb, beim Kunden, beim Zwischenhändler oder bei Messeveranstaltungen. Weil hier ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte besteht, handelt es sich um Werbeaufwand. Die Kosten dafür können unbeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden. Dabei darf aber nur das Produkt angeboten werden.

Beispiel: Ein Winzer lädt zu einer Weinverkostung ein. Natürlich kann er den Wein als Werbeaufwand vollständig steuerlich absetzen. Das gilt auch für das Stück Brot zum Wein, das als Aufmerksamkeit voll steuerlich absetzbar ist. Bietet der Winzer seinen Gästen jedoch eine kleine Mahlzeit an, handelt es sich dabei um Bewirtungskosten.

Ob es sich bei den Kosten für einen Akt der Geselligkeit also um Bewirtungskosten handelt oder nicht, hängt eher vom Anlass der Veranstaltung ab als von den Kosten. Auch der Ort spielt eine Rolle. Wer Geschäftsfreunde im eigenen Haus oder der Wohnung bewirtet, kann dies nicht als Bewirtungskosten absetzen.

Was gilt als Anlass der Bewirtung?

Das Steuerrecht unterscheidet bei Bewirtungskosten zwischen dem geschäftlichen Anlass und dem betrieblichen Anlass. Eine Bewirtung von Geschäftspartnern ist geschäftlich veranlasst. Bewirtet ein Arbeitgeber Mitarbeiter des Unternehmens, handelt es sich um einen betrieblichen Anlass.

Das ist wichtig für die steuerliche Absetzbarkeit. Bewirtungskosten aus betrieblichem Anlass kann das Unternehmen zu 100 Prozent von der Steuer absetzen. Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass können nur zu 70 Prozent geltend gemacht werden.

Als Bewirtungen aus betrieblichem Anlass gelten auch Betriebsfeiern oder Bewirtungen im Rahmen von Lehrgängen für Mitarbeiter. Achtung: Das bewirtende Unternehmen kann ausschließlich die eigenen Arbeitnehmer aus betrieblichem Anlass bewirten. Selbst die Bewirtung von Arbeitnehmern eines gesellschaftsrechtlich verbundenen Unternehmens gilt schon als geschäftlicher Anlass.

Welche Regelung gilt für gemischte Aufwendungen?

Wenn unbeteiligte Privatpersonen an einer Veranstaltung teilnehmen, liegt kein rein geschäftlicher oder betrieblicher Anlass mehr vor. Die Finanzämter schlugen die Bewirtung damit dem Bereich der privaten Lebensführung zu und lehnten die steuerliche Absetzbarkeit ab. Eine Aufteilung der Kosten sah das Steuerrecht nicht vor. Der Bundesfinanzhof kippte 2009 das Aufteilungsverbot (BFH GrS 1/06). Das Bundesministerium der Finanzen hat 2010 auf den Richterspruch reagiert und die Besteuerung abgewandelt (BMF-Schreiben vom 6. Juli 2010 - IV C 3 - S 2227/07/100003:002):

• Eine Aufteilung der Aufwendungen kommt nur in Betracht, wenn der Steuerpflichtige die betriebliche oder berufliche Veranlassung im Einzelnen umfassend dargelegt und nachgewiesen hat. Bestehen gewichtige Zweifel an einer betrieblichen oder beruflichen (Mit)-Veranlassung der Aufwendungen, so kommt für die Aufwendungen schon aus diesem Grund ein Abzug insgesamt nicht in Betracht.
• Die Aufteilung gemischt veranlasster Aufwendungen hat nach einem an objektiven Kriterien orientierten Maßstab der Veranlassungsbeiträge zu erfolgen. Ist eine verlässliche Aufteilung nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich, erfolgt die Aufteilung im Wege der Schätzung. Fehlt es an einer geeigneten Schätzungsgrundlage oder sind die Veranlassungsbeiträge nicht trennbar, gelten die Aufwendungen als insgesamt privat veranlasst.

Wer beispielsweise Geschäftspartner oder Mitarbeiter in Begleitung von Privatpersonen einlädt, sollte den Anlass der Veranstaltung gut begründen können. Außerdem sollte der Gastgeber schon im Vorfeld planen, wie er später berufliche und private Anteile voneinander trennen will.

Wie soll man Bewirtungskosten steuerlich absetzen?

Um die Kosten von der Steuer absetzen zu können, müssen entsprechende Restaurantrechnungen vorliegen. Folgende Bedingungen müssen die Abrechnungen erfüllen:

• Maschinell erstellt durch eine Registrierkasse
• Ort der Veranstaltung
• Datum
• Anzahl der Teilnehmer
• Grund für die Bewirtung
• Kosten der Bewirtung
• Unterschrift des Gastgebers

Bei einem Rechnungsbetrag über 150 Euro muss der Gastwirt den Namen sowie die Anschrift des Gastgebers und die detaillierte Listung aller verzehrten Speisen auf der Rechnung vermerken. Die Kosten für Bewirtung müssen auf ein separates Konto gebucht werden. 

Gehen die erforderlichen Angaben nicht aus der Rechnung hervor, dann muss der Bewirtende die fehlenden Angaben auf einem gesonderten Schriftstück beifügen. Rechnung und Schriftstück sollten idealerweise Vermerke enthalten, die erklären, dass die beiden Dokumente zusammen gehören, rät die Steuerberaterkanzlei Dr. Jost und Kollegen. Diese Vorgehensweise gilt für den Abzug von Bewirtungskosten als Betriebsausgaben. Für den Vorsteuerabzug reicht die Angabe "Speisen und Getränke" sowie der Rechnungsbetrag (weiterführender Beitrag zu den Anforderungen an einen Bewirtungsbeleg).

Fallen Bewirtungskosten aus betrieblichem Anlass an, sollte der Arbeitgeber den Anlass begründen. Das kann beispielsweise durch die Tagesordnung einer Besprechung oder den Themenplan eines innerbetrieblichen Seminars geschehen. Es kommt darauf an, dass der Arbeitgeber deutlich macht, dass der Bewirtung kein geschäftlicher Anlass zugrunde lag.

Achtung! Sobald ein Teilnehmer der Bewirtung kein Mitarbeiter des eigenen Unternehmens ist, liegt kein betrieblicher Anlass mehr vor. Selbst wenn alle übrigen Teilnehmer Mitarbeiter waren.

Außerdem muss der Arbeitgeber deutlich machen, dass dem Essen ein außerordentlicher Anlass zugrunde lag. In der Regel gilt eine Bewirtung von Mitarbeitern als Leistung zum Arbeitslohn. Dann fallen Lohnsteuer und Sozialversicherung an, wenn die Kosten der Bewirtung 50 Euro pro Arbeitnehmer übersteigen.

Regelungen für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer haben generell keine Möglichkeit die Kosten für eine Veranstaltung, wie zum Beispiel das Feiern einer Beförderung, abzusetzen. Durch Urteile des BFH (Az.  VI R 25/03, VI R 52/03) ist es jetzt unter bestimmten Umständen möglich. Zum Beispiel kann ein Arbeitnehmer die Kosten der Bewirtung von unterstellten Arbeitnehmern absetzen, wenn diese einen leistungsabhängigen Einfluss auf das Gehalt des Arbeitnehmers haben. Die Kosten der Bewirtung von Geschäftsfreunden können zu 70 Prozent als Werbungskosten abgesetzt werden, wenn der Arbeitgeber diese nicht erstattete.

(Stand: 2022)

Quelle: Hans-Ulrich Lamm: T@x 2007, Buhl, Jost-Steuerberater.de, Handwerkskammer Hamburg, Verlag Dashöfer letzte Änderung W.V.R. am 20.12.2022 Autor(en):  Wolff von Rechenberg, Alexander Wildt Bild:  panthermedia.net / pressmaster

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	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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