Umsatzsteuersonderprüfung - worauf achtet das Finanzamt?

Viele Unternehmen sind überrascht, wenn plötzlich ohne ersichtlichen Grund eine Umsatzsteuersonderprüfung ins Haus steht. Dabei kommt sie häufiger vor, als man denkt. Wichtig ist für Unternehmer und Steuerberater gleichermaßen, dass schnell reagiert wird. In Bezug auf die üblichen Betriebsprüfungen gibt es einige Unterschiede, die hier erläutert werden sollen. Es handelt sich bei der Umsatzsteuer-Sonderprüfung um eine besondere Form der Außenprüfung.

Die etwas andere Form der Betriebsprüfung

Eine Umsatzsteuersonderprüfung kommt meist deshalb überraschend, weil sie kurzfristig per Telefon oder per Post angemeldet wird. Alle umsatzsteuerlich relevanten Sachverhalte können im Rahmen einer solchen Prüfung überprüft werden. Im Fokus hat der Prüfer dabei unter anderem

• den Vorsteuerabzug
• die in Anspruch genommenen Steuerbefreiungen
• die Einhaltung der innerhalb der EU geltenden Regelungen in Bezug auf die Umsatzsteuer.

Unternehmen müssen wissen, dass nicht nur das eigene Unternehmen geprüft wird, sondern auch Kontrollmitteilungen an die Finanzämter innerhalb der EU versendet werden. Im Gegensatz dazu kann es auch zu einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung kommen, weil das eigene Finanzamt eine solche Kontrollmitteilung erhalten hat.

Für ein Unternehmen kann eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung zu einer prekären Lage führen. Will das Unternehmen einen Vorsteuerabzug geltend machen, denn das Finanzamt aber infrage stellt, wird es die Erstattung so lange verweigern, bis das Prüfungsergebnis vorliegt. Das Gleiche trifft auf die Umsatzsteuer-Nachschau zu. Hilfreich ist es bereits bei der Abgabe der Umsatzsteuererklärung eine Begründung für vorliegende Abweichungen zu liefern.
Das kann eine rechtliche Begründung sein, aber auch das Beifügen von entsprechenden Dokumenten und Anhängen. So können im Zweifel Diskussionen mit dem Finanzamt vermieden werden. Noch schwieriger wird es, wenn von der Ansicht des Finanzamts bei einer umsatzsteuerrechtlichen Beurteilung abgewichen wird. Hier ist ein entsprechendes Anschreiben vorsorglich immer der Steuererklärung beizufügen. In einzelnen Fällen kann sonst die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens drohen. 

Der Ablauf der Umsatzsteuersonderprüfung

Umsatzsteuer-Sonderprüfungen werden unabhängig von regulären Betriebsprüfungen durchgeführt. Das Finanzamt zieht sich einzelne Sachverhalte heraus, um diese dann zu prüfen. Beliebt ist die Prüfung des Vorsteuerabzugs, aber auch Vorsteueraufteilungen, wie etwa bei Gebäuden. Es werden also nur umsatzsteuerrechtliche Faktoren geprüft. Das kann allerdings auch mehrmals innerhalb eines Jahres sein. Selten einmal wird ein ganzes Jahr geprüft, meist sind es einzelne Monate, manchmal auch Quartale. Anlass kann beispielsweise eine Auffälligkeit in der Umsatzsteuer-Voranmeldung sein. Werden Umsatzsteuer-Voranmeldungen häufiger berichtigt, so wird das Finanzamt ebenfalls misstrauisch. Das Gleiche gilt für hohe Vorsteuererstattungsansprüche, den sogenannten Vorsteuerüberhang.

Auch bei einer Umsatzsteuersonderprüfung muss eine schriftliche Prüfungsanordnung ergehen. Diese muss mindestens zwei Wochen vor der Prüfung bekannt gegeben worden sein. Enthalten muss sie den Zeitraum der Prüfung, welche Sachverhalte geprüft werden und ob der Prüfer digital auf die Buchhaltungsunterlagen zugreifen möchte. Überwiegend meldet sich der Steuerprüfer per Telefon beim Steuerberater oder dem Unternehmer selbst und vereinbart einen Termin. Bei der Umsatzsteuer-Nachschau erscheint der Prüfer ohne vorherige Anmeldung. Auch für die Umsatzsteuersonderprüfung gilt, dass nach der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung keine Selbstanzeige mit strafbefreiender Wirkung mehr möglich ist. 

Umsatzsteuer-Sonderprüfungen finden überwiegend im Unternehmen selbst statt. Größtenteils möchte der Prüfer das Unternehmen auch besichtigen. In Ausnahmefällen kann die Prüfung auch in den Räumen der Finanzbehörde stattfinden. Es ist immer ratsam, zu Beginn der Prüfung mit dem Steuerprüfer ein einleitendes Gespräch zu führen. Dabei kann ihm ein Überblick über das Unternehmen gegeben werden. Des Weiteren kann der Ablauf der Prüfung Teil dieses Gespräches sein und Einzelheiten abgestimmt werden. So kann der Verlauf beschleunigt werden. Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist abgeschlossen, wenn das Finanzamt die Prüfung ausdrücklich für beendet erklärt und ein Prüfbericht vorliegt. Wurden im Rahmen der Prüfung die Besteuerungsgrundlagen geändert, so kann der Unternehmer sein Recht auf eine Schlussbesprechung wahrnehmen. In diesem Rahmen können die verschiedenen Prüfungsfeststellungen noch einmal besprochen und zusammengefasst werden.

Gesetzliche Grundlage für diese Form der Prüfung sind die §§ 5 - 12, 20 - 24, 29 und 30 der Betriebsprüfungsordnung. Zuständig ist das Finanzamt, in dem das Unternehmen seinen Firmensitz hat. Hat ein Unternehmen unterschiedliche Betriebe, ist in der Regel das Finanzamt zuständig, in dem sich der Unternehmensschwerpunkt befindet. Während des gesamten Prüfungszeitraumes sollte das Unternehmen oder der Steuerberater den Kontakt zum Steuerprüfer halten. So fällt es leichter, auftretende Unklarheiten sofort zu besprechen. Nach der Prüfung ergeht ein sogenannter Änderungsbescheid, wenn sich steuerrelevante Änderungen im Rahmen der Prüfung ergeben haben. Möglich wäre auch eine Kontrollmitteilung an das Finanzamt, welches für die Körperschaftssteuer oder Einkommenssteuer zuständig ist.

Wird die Steuerfestsetzung für die geprüften Steuerzeiträume geändert, kommt es wie bereits erwähnt zu einer Prüfungsfeststellung. Meist führt das zu einer Umsatzsteuernachzahlung. Unternehmen sollten aber wissen, dass auch eine Verpflichtung des Steuerprüfers dahingehend besteht, zugunsten des Unternehmens eine Korrektur vorzunehmen. So kommt es manchmal tatsächlich auch zu Erstattungen der Umsatzsteuer. Alle Umsatzsteuer-Sonderprüfungen finden zeitnah statt. Mehrheitlich werden daher keine Erstattungs- oder Nachzahlungszinsen anfallen. 

Verfahrensrechtlich ergeben sich Besonderheiten in Bezug auf die Einordnung der Änderungsbescheide für die Umsatzsteuer. Der Vorbehalt der Nachprüfung gemäß § 164 AO bleibt in Kraft. Gleichzeitig tritt die Änderungssperre nicht ein. (§ 173 Abs. 2 Satz 1 AO) Unternehmen müssen sich also darauf einstellen, dass im Rahmen der Umsatzsteuer-Sonderprüfung geänderte Bescheide auch in der Zukunft noch geändert werden können. Das kann etwa im Rahmen der regulären Betriebsprüfung geschehen. 

Wann droht eine Umsatzsteuersonderprüfung?

Kann das Finanzamt auftretende Fragen nicht vom Schreibtisch aus klären, kann eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung die Folge sein. In der Praxis treten diese Fragen meist dann auf, wenn das Unternehmen einen hohen Vorsteuerabzug geltend macht. Das Gleiche gilt für Vorsteueraufteilungen bei Grundstücken und Gebäuden. Auch wenn das Finanzamt eine Schein- oder Briefkastenfirma vermutet, kann eine Prüfung ins Haus stehen. Ändert sich beispielsweise der Anteil der privaten Nutzung für Gebäude, sollten Unternehmen die geltend gemachte Vorsteuer sofort anpassen. Auch darauf hat das Finanzamt ein Auge. 

Manchmal ist das Finanzamt auch dahingehend misstrauisch, dass es bei einer Existenzgründung erst davon überzeugt werden muss, dass das Unternehmen tatsächlich existiert. Erkennt das Finanzamt die Unternehmereigenschaft nicht an, verweigert es auch die Steuer-Nummer. Ursache sind vorwiegend Kontrollmitteilungen anderer Finanzämter im In- und Ausland. Ohne Steuer-Nummer kann der Unternehmer aber keine Ausgangsrechnungen erstellen. In diesem Fall hilft häufig ein Einspruch.

Für innergemeinschaftliche Erwerbe gilt, dass das Finanzamt prüft, ob die Umsatzsteuerjahreserklärung mit den gemeldeten Daten für Lieferungen aus anderen EU-Staaten übereinstimmt. Nimmt beispielsweise nur ein EU-Geschäftspartner keine Zusammenfassende Meldung vor, treten Differenzen auf, die überprüft werden. Das Gleiche gilt, wenn nicht alle EU-Umsätze in der Umsatzsteuerjahreserklärung erfasst wurden. Auch innergemeinschaftliche Lieferungen werden durch eine Abstimmung mit der Zusammenfassenden Meldung überprüft. 

Der Steuerprüfer richtet sein Augenmerk auch gern auf den Leistungsort, gerade wenn es um innergemeinschaftliche Dienstleistungen, innergemeinschaftliche Beförderungen, aber auch Vermittlungsumsätze geht. In diesen Fällen wird er prüfen, wo sich der Leistungsort befindet. Liegt er im Ausland, können Kontrollmitteilungen an das dort zuständige Finanzamt versendet werden. Der Geschäftspartner rückt in das Visier des dortigen Steuerprüfers. 

Bei Bauunternehmen wird im Allgemeinen geprüft, ob Teil- oder Abschlagszahlungen zeitgerecht versteuert wurden. 

Was passiert bei Unregelmäßigkeiten?

Wie bei jeder Betriebsprüfung haben aufgedeckte Unregelmäßigkeiten auch bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung Konsequenzen. So kann die Prüfung auf Voranmeldungzeiträume ausgedehnt werden, die in der Vergangenheit oder Zukunft des Prüfungszeitraumes liegen. Auch die Anordnung einer regulären Betriebsprüfung ist möglich. Manchmal lässt sich durch eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung auch der Anfangsverdacht für eine Steuerstraftat oder zumindest einer Ordnungswidrigkeit konstruieren. In so einem Fall muss der Unternehmer über die Einleitung eines solchen Verfahrens informiert werden. Häufig sind derartige Steuerstraftaten auf fehlende Fachkompetenz und/oder Kontrollsysteme zurückzuführen. Interne Kontrollsysteme sind deshalb für ein Unternehmen ein Muss. Ein Fehler in Sachen Umsatzsteuer bleibt nämlich häufig lange unentdeckt und führt dann zu hohen Umsatzsteuernachzahlungen. Das kann mit Kontrollsystemen vermieden werden.

letzte Änderung B.W. am 21.03.2023 Autor(en):  Birgit Wichmann

Autor:in

Birgit Wichmann Birgit Wichmann ist seit zehn Jahren Autorin, Texterin und Lektorin. Sie schreibt als ausgebildete Steuerberaterin in Deutschland mit mehr als 30 Jahren Erfahrung als Bilanzbuchhalterin, kaufmännische Leiterin und kaufmännische Geschäftsführerin Fachartikel zum Thema Steuern/Rechnungswesen für verschiedene Onlineportale, textet für Websites und Onlinemagazine. Als mehrfache Bestsellerautorin mit vier Preisverleihungen hat sie sich auf historische Romane und Kinderbücher spezialisiert.

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