Warum Arbeitsvertrag und Reisekostenabrechnung begeistern sollen

Begeisternde Dokumente – kann es so etwas überhaupt geben? Falls Sie jetzt spontan an Ihre letzte Steuererklärung oder an einen staubtrockenen Arbeitsvertrag denken, werden Sie vermutlich entgeistert mit dem Kopf schütteln. Diese Reaktion begegnet mir immer wieder, und meine Antwort darauf: Natürlich gibt es begeisternde Dokumente! Und Ihr Unternehmen sollte sie auch verwenden! Weshalb das für Ihren Erfolg so wichtig ist und was Sie sich überhaupt unter dem Begriff vorstellen dürfen, erfahren Sie in diesem Beitrag.


Weshalb sich begeisternde Dokumente direkt auf Ihren Ruf auswirken

Wirklich jeder Kontaktpunkt mit Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern wirkt sich auf das Ruf des Unternehmens auf. Was nicht begeistert, muss weg oder geändert werden. So einfach ist das. Zumindest in der Theorie, denn in der Praxis werden bestimmte Bestandteile gerne vergessen. Ganz vorne mit dabei: sämtliche Dokumente.

Und das ist grob fahrlässig, denn wenn Sie sich an Ihre eigenen Erfahrungen als Kunde oder Bewerber zurückerinnern, wissen Sie, wie anstrengend und demotivierend es sein kann, sich durch eine Flut langweiliger Paragrafen kämpfen zu müssen. Sicher ist Ihnen dabei auch schon einmal die Lust vergangen und Sie haben einen Antrag oder ein Formular frustriert beiseite gelegt. Der Eindruck, den das dafür verantwortliche Unternehmen in einer solchen Situation hinterlässt: katastrophal.

Mehr Begeisterung für Stellenbeschreibung, Arbeitsvertrag und Reisekostenabrechnung

Wie geht es also besser? Logisch: Indem Sie sicherstellen, dass von der Fahrtkostenabrechnung bis zum Reklamationsformular wirklich jedes einzelne Dokument die Erwartungen übertrifft! Schon der Arbeitsvertrag muss den neuen Mitarbeiter begeistern und zum Unternehmensgeist passen.

Suchen Sie sich doch einmal Ihren eigenen Arbeitsvertrag heraus. Oder besser noch: Stellen Sie ihn sich vor. Das ist dank der diesbezüglichen Einfallslosigkeit der meisten Anwälte und Personalchefs ganz einfach. Zunächst steht ganz oben in Sperrschrift das Wort Arbeitsvertrag, und dann folgt der erste Absatz, in dem letztlich immer dasselbe steht: „Zwischen der Firma xy, im Folgenden Arbeitgeber genannt, und yz, im Folgenden Arbeitnehmer genannt, wird folgender Arbeitsvertrag geschlossen …“

Na? Sind Sie schon eingeschlafen? So uninspiriert wie diese Formulierung klingt, wäre das durchaus nachvollziehbar.

Dennoch könnte ich an dieser Stelle unter Umständen noch ein Auge zudrücken, wenn die nächsten Paragrafen besser würden – doch das werden sie in der Regel nicht. Statt auf ungewöhnliche Formulierungen, die „menscheln“, stößt der Leser auf gähnende Langeweile. Von Begeisterung keine Spur.

Warum jede Zeile zählt

Kennen Sie das? Verwenden Sie möglicherweise selbst solche Verträge, die völliger Standard sind? Dann ändern Sie etwas daran, und vor allem: Lassen Sie sich nicht einreden, das sei unmöglich. Bereits mit ein wenig Kreativität können Sie es schaffen, Arbeitsverträgen – und natürlich auch allen anderen Dokumenten – Geist einzuhauchen. Und sei es nur, indem Sie Ihre Vision beschreiben. Werden Sie also aktiv und überlegen Sie sich, wie Sie neuen Kollegen bereits bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags zeigen, dass sie mit Ihrem Unternehmen die richtige Wahl getroffen haben.

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Oder nehmen wir ein anderes Beispiel: die klassische Stellenbeschreibung. Haben Sie sie vor Augen? Dann ahnen Sie auch, weshalb bei vielen potenziellen Bewerbern der Eindruck entsteht, dass sie selbst mit wenig Engagement eine Chance haben. Wer mit Durchschnitt um Personal wirbt, darf sich schließlich nicht wundern, wenn er dafür auch nur Durchschnitt bekommt. Überdurchschnittliches Engagement oder gar Begeisterung? Fehlanzeige! Will ein Unternehmen Top-Leute anziehen, muss es sich bei bereits bei der Stellenanzeige von der Konkurrenz unterscheiden.

Und noch ein Tipp: Hüten Sie sich vor standardisierten Aufgabenbeschreibungen (auch die können Sie sich vermutlich vorstellen), und gehen Sie neue Wege. Statt der klassischen Aufzählung, was ein Mitarbeiter zu tun hat, ist es beispielsweise ratsam, die Unternehmensvision in den Mittelpunkt zu stellen. Denn wenn Ihr neuer Mitarbeiter genau weiß, dass seine wesentliche Pflicht darin besteht, die Kunden Ihres Unternehmens zu begeistern, wird er sich auch nicht zu schade dafür sein, einmal den Müll vom Boden des Empfangsbereichs aufzuheben. Seine Aufgabenbeschreibung kann nicht mehr als Ausrede herhalten. Das übergeordnete Ziel ist klar.

Haben Sie an alles gedacht?

Wo fangen Sie nun genau an, wenn Sie Ihren Dokumenten Leben einhauchen möchten? Im ersten Schritt fragen Sie sich bitte, wo die schriftlichen Kontaktpunkte Ihres Unternehmens mit Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern liegen. An welchen Stellen kommen Formulare, Anträge oder sonstige Dokumente ins Spiel, deren lieblose Formulierungen sich negativ auf Ihren Ruf als begeisterndes Unternehmen auswirken könnten? Verabschieden Sie sich bewusst von Ihrer Betriebsblindheit und suchen Sie nach Brüchen zwischen Ihrem Selbstverständnis und der tatsächlich erzielten Außenwirkung. Prüfen Sie jede Kleinigkeit – von Verträgen über Stellenbeschreibungen und Urlaubsformulare bis hin zu Erstattungsanträgen. Und dann werden Sie aktiv!

Denn eines ist klar: Wer sich hinter formalen Standards versteckt, darf keine Begeisterung erwarten. Und Fahrlässigkeiten wie maschinell erstellte Dokumente, die ohne Unterschrift gültig sind, haben in einem Unternehmen, das sich Begeisterung auf die Fahnen geschrieben hat, nichts verloren. Nehmen Sie sich wirklich jeden einzelnen Touchpoint vor – und denken Sie dabei auch an „unangenehme“ Dokumente wie Abmahnungen. Denn wie glaubwürdig ist ein Unternehmen, wenn es sich einerseits Werte wie eine offene Kommunikation und gegenseitigen Respekt auf die Fahnen schreibt und andererseits einen langjährigen Mitarbeiter mit lieblosen Standardfloskeln abmahnt? Begeisterte Unternehmen punkten in allen Bereichen mit ihren Werten. Deshalb sollten Sie im Kopf behalten: Nur wenn Sie es schaffen, den Geist Ihres Unternehmens auch in Ihre Dokumente einfließen zu lassen, wirken Sie in nahezu allen Situationen authentisch.



letzte Änderung R.R.S. am 17.06.2020
Autor(en):  Ralf R. Strupat

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Der Autor:
Herr Ralf R. Strupat
Ralf R. Strupat ist Umsetzungsexperte für gelebte Begeisterung. Seit fast zwanzig Jahren in Unternehmen beratend, trainierend und aktiv begleitend unterwegs – nah an der Basis bei Themen, die Führungskräfte bewegen. Ganzheitlich, praxis- und lebensnah wie kaum ein anderer – mit Werkzeugen die sofort einsetzbar sind. 
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