![]( "Registrierkasse 2020: Neue steuerliche Anforderungen")
Der Fiskus nimmt die
Registrierkasse aufs Korn. Händler und Dienstleister mit
Bargeschäften müssen zum 1. Januar 2020 neue Anforderungen an Registrierkassen oder elektronische
Kassensysteme erfüllen.
Die Finanzverwaltung hat die Anforderungen an die Registrierkasse in der sogenannten
Kassenrichtlinie fixiert (BMF-Schreiben vom 26. November 2010: "Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften"). Durch diese und andere Regelungen wurden die Vorschriften für den Umgang mit Registrierkassen und elektronischen Kassensystemen immer weiter verschärft:
- Alle Registrierkassen und elektronischen Kassensysteme müssen steuerlich relevante Daten vollständig speichern (Verkaufspreis, Zahlungssumme, Artikel, Nutzerkennungen etc.).
- Stammdatenänderungen, wie z.B. Artikelpreisänderungen, müssen in der Kasse gespeichert sein.
- Seit 2018 gilt Einzelaufzeichnungspflicht. Der sogenannte Z-Bon bei Kassenabschluss am Ende des Tages reicht seitdem als Beleg nicht mehr aus. Ausnahme ist die offene Ladenkasse (s. unten).
- Händler müssen eine Verfahrensdokumentation zum Kassensystem vorlegen können. Die muss neben den organisatorischen Maßnahmen unter anderem Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten und Programmieranleitungen enthalten.
- Ebenfalls seit 2018 erlaubt die Kassennachschau dem Finanzamt unangemeldete Kontrollen der Kassensysteme.
Das Jahr 2020 bringt weitere Anforderungen an die
Registrierkasse beziehungsweise an
elektronische Kassensysteme:
- Ab dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet sein, die Manipulationen verhindern soll.
- Ab dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet den Händler zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons.
Alle Daten aus dem Kassensystem müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Diese
Aufbewahrungspflicht gilt auch für alle Angaben und Unterlagen zum Kassensystem sowie für die Verfahrensdokumentation. Die Unterlagen muss der Unternehmer oder ein von ihm benannter Stellvertreter bei einer Prüfung unverzüglich vorlegen können.
Anzeige
RS Controlling-System: Das RS- Controlling-System bietet
Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist- Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalflussrechnung analysieren.
Alle Funktionen im Überblick >>.
Jeder Einzelbeleg muss die
folgenden Angaben enthalten:
-
Datum und Uhrzeit,
- Bediener/Verkäufer,
- genaue Artikelbezeichnung,
- Einzelverkaufspreis,
- verkaufte Menge bzw. Anzahl,
- Gesamtpreis,
- Umsatzsteuersatz und -betrag (Wahlrecht bis EUR 250,-: Gesamtpreis und Steuersatz),
- Zahlungsart.
Alle Daten müssen nach den
"Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) gespeichert werden. Das betrifft insbesondere die
Unveränderbarkeit, damit der Unternehmer einen Beleg nicht nachträglich ändern kann. Auch diese Unmöglichkeit, Kassenbelege nachträglich zu ändern, muss der Händler dokumentieren und bei einer Prüfung vorlegen. Auf einem Rechner abgelegte Dateien in üblichen Formaten von Word oder Excel erfüllen diese Anforderungen nicht. Auch ein auf dem Rechner gespeichertes PDF kann jederzeit verändert werden und genügt daher nicht den GoBD.
Händler, Gastronomen oder Dienstleister sollten dringen prüfen, ob ihre Registrierkassen oder elektronischen Kassensystemen diesen Anforderungen an eine
ordnungsgemäße Kassenführung entsprechen. Bei Problemen bleibt der Weg zum Steuerberater und zum Hersteller der Kasse oder zum IT-Dienstleister, der das Kassensystem wartet.
Alternative: Offene Ladenkasse
Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte
Kassenvariante vor. Der Unternehmer kann frei wählen, ob er für seine Bargeschäfte eine Registrierkasse, ein elektronisches Kassensytem oder eine offene Ladenkasse verwendet. Offene Ladenkassen, auch "Schubladenkassen" genannt, finden sich häufig bei Kleinhändlern oder in Kiosken und Imbissbuden.
Wichtig: Wer eine digitale Kasse betreibt, darf im selben Geschäftsraum keine offene Ladenkasse besitzen. Unternehmer müssen sich für eine Form entscheiden.
Erlaubt ist die Kombination aber durchaus, wenn die Registrierkasse und die Schubladenkasse
räumlich voneinander
getrennt betrieben werden.
Beispiel: Ein Bäcker, der in seinem Ladengeschäft eine Registrierkasse betreibt, darf an seinem Stand auf dem Wochenmarkt eine offene Ladenkasse betreiben.
Händler, die eine
offene Ladenkasse betreiben sind von der
Einzelaufzeichnungspflicht befreit. In den GoBD heißt es:
Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Absatz 1 Satz 1 AO aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird (§ 146 Absatz 1 Satz 3 und 4 AO, vgl. AEAO zu § 146, Nr. 2.1.4).
Das befreit Händler mit offener Ladenkasse natürlich nicht von der Pflicht zu gründlichen Aufzeichnungen. Auch bei ihnen kann jederzeit eine Kassennachschau stattfinden. Die Ladenkasse sollte in diesem Fall unbedingt "
kassensturzfähig" sein. Das heißt: Aus dem gezählten Kassenbestand müssen sich die Tageseinnahmen richtig und nachvollziehbar durch Rückrechnung (retrograd) ergeben.
Unternehmer mit offener Ladenkasse sollten einen möglichst
detaillierten täglichen Kassenbericht anfertigen. Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) rät in einer Handreichung zum Thema, den Kassenbericht täglich nach Geschäftsschluss (!) stets mit Datum und Uhrzeit zu unterschreiben.
Wichtig: Einen Kassenbericht in Word oder Excel wird das Finanzamt nicht akzeptieren, weil nachträgliche Änderungen nicht auszuschließen sind. Parallel sollte der Händler dann ein handschriftlich geführtes Kassenbuch vorlegen können.
|
Der Kassenbericht sollte folgende Angaben enthalten:
|
|
Tagesendbestand (durch Zählen bei Geschäftsschluss ermittelt)
|
|
./. Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages)
|
|
= Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben)
|
|
+ Kassenausgaben des Tages in Bar
|
|
+ Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
|
|
+ Private Barentnahmen
|
|
./. Private Bareinlagen
|
|
./. Sonstige Tageseinnahmen
|
|
= Summe der Kasseneinnahmen
|
Quelle: DIHK-Infoblatt: Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen
letzte Änderung W.V.R. am 21.04.2024
Autor(en):
Wolff von Rechenberg
Bild:
panthermedia.net / Oleg Dudko
|
Autor:in
Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter
Tragen Sie sich für den
kostenfreien und unverbindlichen
Newsletter von Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten und Urteile aus dem Rechnungswesen und Steuern. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern.
Beispiel-Newsletter >>
Jetzt Newsletter gratis erhalten
Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen?
Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten.
Mehr Infos >>
Der Bereich Finanz- und Rechnungswesen unterstützt als zuverlässiger und kompetenter Dienstleister und Berater innerhalb der Unternehmensgruppe alle Unternehmensbereiche mit den Themen Jahresabschluss, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Betriebskostenmanagement, Kostenrechnung und Finanzmanag... Mehr Infos >>
FingerHaus – mit mehr als 950 Mitarbeitenden sind wir nicht nur ein bedeutender Arbeitgeber in der Region Waldeck-Frankenberg, sondern auch einer der größten und innovativsten familiengeführten Hersteller von Holzfertighäusern. 17.000 begeisterte Hausbesitzer, weit mehr als 200 Jahre Erfahrun... Mehr Infos >>
Das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik (Albert-Einstein-Institut) ist die weltweit größte Forschungseinrichtung zur Allgemeinen Relativitätstheorie und darüber hinausgehenden Themen. Das Institut befindet sich in Potsdam‑Golm und in Hannover. Mehr Infos >>
Occhio ist Marktführer im Bereich hochwertiger Designleuchten und zählt zu den führenden Premiummarken in Deutschland. Unsere Produkte stehen europaweit für ikonisches Design, herausragende Lichtqualität und maximalen Joy of Use. Getragen von einem leidenschaftlichen Team gestalten wir die Zukunf... Mehr Infos >>
Die GROTH-GRUPPE und ihre Baugesellschaften sind Komplettanbieter für das Bauen im Norden. Regionale Präsenz verbunden mit der Leistungsfähigkeit der gesamten Gruppe ist unsere Stärke. Wir erbringen mit über 400 Mitarbeitern Bauleistungen für jeden Bedarf aus einer Hand. Mehr Infos >>
Wir bei Bucher Automation in Tettnang sind Spezialisten für die Industrieautomation. Unsere Produkte kommen überall dort zum Einsatz, wo automatisierte Lösungen für Produktionsprozesse in der Glasherstellung und im Recycling gefragt sind. Dabei setzen wir nicht nur auf neueste Technologie und... Mehr Infos >>
Die HNVG gewährleistet Versorgungssicherheit für über 300.000 Bürger und Unternehmen in Heilbronn und in der Region. Wir sind ein verlässlicher Partner für über 40 Städte und Gemeinden, wenn es um Ingenieurdienstleistungen, Erdgas, Wärme, Wasser oder ums Abwasser geht. Mehr Infos >>
Tipps, Charts und Diagramme für Ihre tägliche Arbeit mit Microsoft Excel® im Controlling. Präsentiert von Controlling-Portal.de. Sogenannte Dashboards werden heute vom Management erwartet. Möglichst auf einem Blatt sollen alle wichtigen Kennzahlen auf einem Blick erfassbar sein.
Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen. Mehr Infos und Download >> 
RS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht: 
+ 49 (0) 3381 315759
